PDCA cyclus: uitleg en toepassing

PDCA cyclus: in dit artikel wordt de PDCA cyclus of PDCA cirkel praktisch uitgelegd. Na het lezen begrijp je de basis van deze krachtige probleem aanpak tool.

Wat is de PDCA cyclus?

In procesmatig werken, zal er binnen organisaties altijd worden aangestuurd op resultaten. Maar hoe kunnen organisaties zichzelf daadwerkelijk sturen om de beoogde resultaten te behalen? De PDCA cyclus kan hier bij helpen.

De oorspronkelijke bedenker van de PDCA cyclus is Walter Shewhart (1939). In de jaren vijftig ontwikkelde William Edwards Deming door op het eerdere werk vanWalter Shewhart en ontwikkelde zo de PDCA cyclus. Deze zogenoemde Deming Cirkel is een goed controlemiddel om de kwaliteit van veranderingen en verbeteringen binnen de organisatie te bewaken.

Acroniem

De PDCA cyclus staat voor de afkorting van de vier belangrijkste stappen in de cirkel: Plan, Do, Check en (Re-) Act.

Wat is PDCA cyclus / de PDCA cirkel

Het PDCA model heeft een cyclisch karakter, waardoor er continu aandacht voor kwaliteitsverbetering is. Na evaluatie en eventuele bijsturing, begint de PDCA cyclus weer van voren af aan. Het model wordt vaak op organisatieniveau gebruikt, maar is evengoed inzetbaar op operationeel niveau.

Door de PDCA cyclus zijn medewerkers goed in staat om hun eigen manier van werken te beoordelen en daar waar nodig, te verbeteren. Omdat iedereen op de werkvloer deel uitmaakt van het totale proces, heeft dat een positieve invloed op de gehele organisatie.

Waar wordt de PDCA cyclus toegepast?

Het PDCA cyclus is een handig hulpmiddel voor verschillende zaken binnen een organisatie. De cyclus wordt dan ook in een groot aantal situaties toegepast. Het meest effectief is de PDCA cyclus wanneer het wordt toegepast op de volgende zaken:

• Het verkennen en testen van veranderingen op procesniveau binnen de organisatie.
• Het voorkomen en verspillen van ineffectieve oplossingen voordat veranderingen binnen heel de organisatie worden doorgevoerd.
• Het continue verbeteren van Total Quality Management (TQM)
• Het continue verbeteren van Six Sigma oplossingen

Het belangrijkste voordeel van de PDCA cyclus is dat deze kan worden toegepast in verschillende bedrijfstakken, organisatietypes en industrieën.

Hoe pas je de PDCA cyclus toe?

De verschillende stappen binnen de PDCA cyclus kunnen bij complexe processen als aparte subprocessen worden gezien.

Figuur 1 – PDCA cyclus model

Bij eenvoudige processen richten de stappen van de PDCA cyclus zich op aparte activiteiten:

Plan (plannen)

In het plan binnen de PDCA cyclus staat de verbetering van de werkzaamheden centraal. Wat is de gewenste output / situatie (Soll) en hoe wil men dat bereiken. Het is van belang om vooraf goede SMART doelen op te stellen, die in overeenstemming zijn met alle stakeholders. Daarnaast moet er vooraf serieus naar de beschikbare middelen worden gekeken.

In dit stadium van de PDCA cyclus wordt alles gepland dat moet gebeuren. Afhankelijk van de grootte van de organisatie of het project, kan een groot deel van de middelen zoals tijd toegewezen worden aan de inspanningen van het team om deze planning mogelijk te maken. Het ontwikkelen van de planning bestaat meestal uit enkele stappen, en zorgt ervoor dat er zo weinig mogelijk bijzonderheden op kunnen treden tijdens het project.

Voordat overgegaan wordt op de volgende fase van de PDCA cyclus, is het belangrijk dat een aantal essentiële vragen zijn beantwoord:

• Wat zijn problemen die wij tegen kunnen komen gedurende het project?
• Welke middelen hebben wij hierbij nodig?
• Welke middelen hebben wij voorhanden?
• Wat zijn de eisen en wensen van de verschillende belanghebbenden?
• Welke voorwaarden zijn er gesteld aan het project?
• Wat zijn de precieze doelen van het project?

Do (doen)

Hier gaat het om de uitvoering en realisatie van de geplande verbeteringen van het gehele proces. Tijdens de uitvoering vindt er continu meting en registratie van de output plaats en wordt er relevante informatie verzameld.

In dit stadium is het tijd om actie te ondernemen. Het plan is vastgesteld, doorgenomen, verspreid en gecontroleerd, en nu wordt alles toegepast wat in de vorige fase van de PDCA cyclus is besloten. Houd er rekening mee dat ondanks een goede planning er onverwachte problemen kunnen optreden. Om deze reden is het raadzaam om grote veranderingen bijvoorbeeld eerst door te voeren in een gecontroleerde compactere omgeving.

Standaardisatie zorgt ervoor dat het plan soepel toe te passen is. Zorg ervoor dat iedereen in het team en in de organisatie zijn of haar rollen en verantwoordelijkheden kent.

Na een gecontroleerde implementatie kunnen de veranderingen op grote schaal worden doorgevoerd. In deze fase van de PDCA cyclus wordt het probleem actief opgelost, voornamelijk door de juiste mensen op de juiste plek in te zetten met de juiste kennis en middelen.

Check (controleren)

In deze controlefase van de PDCA cyclus worden de resultaten van verbetering gemeten en vergeleken met de gewenste situatie. Bij grote verschillen (´plannings-gap´) is het belangrijk om snel te reageren en de oorzaak van mogelijke verschillen op te sporen.

Check, of het controleren van resultaten is waarschijnlijk de belangrijkste fase van de PDCA cyclus. Er moet voldoende aandacht worden geschonken aan deze fase om ervoor te zorgen dat terugkerende fouten vermeden worden, en dat continue verbetering in relatie tot de bedrijfsprocessen plaatsvindt.

In deze fase van de PDCA cyclus wordt actief gecontroleerd, en geëvalueerd of het oorspronkelijke plan goed werkte. Bovendien kan het projectteam in deze fase problematische gebieden van het project identificeren en in de toekomst elimineren en verbeteren.

• Controleer of de norm wordt nageleefd en of het team zich aan het originele plan houdt.
• Kijk wat er goed werkt, wat effectief is, en wat er fout gaat bij het uitvoeren van het project.
• Vraag bij elke stap: waarom werkt dit? En: waarom werkt dit niet?
• Verbeter de bedrijfsprocessen.

(Re-) Act (bijsturen)

Na detectie van resultaatverschillen, is het van belang om daadwerkelijk bij te sturen. Er worden maatregelen genomen om het oorspronkelijk geplande resultaat alsnog te behalen.

De vierde en laatste fase van de PDCA cyclus betreft het bijsturen. In de vorige drie stappen is het plan ontwikkeld, toegepast en gecontroleerd. Nu is het tijd om te handelen, en de koers bij te sturen. Indien alles gaat volgens plan, en de resultaten zijn goed hoeft er niet worden afgeweken van de huidige koers. Vaak is dit echter wel nodig. Als de doelstellingen worden gehaald is het plan goedgekeurd. Elke keer dat een nieuwe wijziging wordt gedaan aan het plan, of een compleet nieuw plan wordt geïmplementeerd is het zaak dat de vier stappen van de PDCA cyclus opnieuw doorlopen worden.

De Plan Do Check Act (PDCA) cyclus is eenvoudig, maar krachtig. Het raamwerk dient voor het oplossen van problemen op alle niveaus van het bedrijf. Ook kan het onderdeel uitmaken van het volledige planningsproces op topmanagement-niveau.

Met name het repetitieve karakter van de cyclus helpt het projectteam oplossingen vinden en deze te testen. Ten slotte is het belangrijk om te benadrukken dat de PDCA cyclus enige tijd nodig heeft als het goed moet worden toegepast, en is daarom minder geschikt voor het oplossen van belangrijke en urgente problemen.

Beantwoord in deze fase van de PDCA cyclus de volgende vragen:

• Welke mogelijkheden zijn er om verbeteringen door te voeren?
• Welke kansen kunnen wij nog benutten?
• Is het meten van de prestaties nauwkeurig? En hoe meten wij nog nauwkeuriger de resultaten van oplossingen?
• Is er training nodig om succesvolle implementatie mogelijk te maken?
• Welke middelen hebben wij nodig om de ontwikkelde oplossingen op volledige bedrijfsschaal te implementeren?

Pro-Act

In complex besturende processen wordt ook nog een Pro-Act fase meegenomen in de PDCA cyclus. De Pro-Act fase is een ontwerpfase, waarbij onderzocht wordt hoe een nieuwe visie en/of strategie ontwikkeld kan worden.

Er wordt gekeken naar nieuwe mogelijkheden om goede resultaten te behalen. Alle verzamelde informatie kan worden gebruikt in de Re-Act – of in de Plan-fase.

PDCA cyclus: elk niveau

Binnen alle managementniveaus wordt de PDCA cyclus eerder onbewust dan bewust toegepast. Daarbij richt de directie zich meer op de primaire bedrijfsprocessen en richt het middenkader zich op de daaruit voortvloeiende subprocessen.

Interactie tussen het proces zelf en het uiteindelijk resultaat is op elk niveau van groot belang. Eerst komt de opdrachtenstroom op gang, waar het resultaat uit voortkomt.

Pas na evaluatie wordt er eventueel bijgestuurd of ingegrepen om vervolgens weer te starten met een opdrachtenstroom. Op die manier wordt de kwaliteit continu gewaarborgd door de PDCA cyclus.

Ondersteunde Lean management tools

Vanwege het repetitieve karakter van de PDCA-cyclus is deze goed te combineren met verschillende tools uit de Lean management wereld. Met name in de eerste fase, planning, zijn de volgende tools effectief:

5S-principe

Dit hulpmiddel bestaat uit vijf principes, te weten: sort, set, shine, standardize, en sustain. Door dit systeem toe te passen in de planningsfase wordt accuraatheid gegarandeerd.

Gemba Walk

De Gemba Walk is een excellente methode voor management om op dagelijkse basis een ronde te lopen door de werkomgeving in hun bedrijf en inefficiënties en afval te identificeren. Belangrijke onderdelen hierin zijn het stellen van vragen en het tonen van respect richting de werknemers.

Andon

Andon is een special system ontworpen on managers en operators op de hoogte te brengen van problemen die acuut optreden, zodat onmiddellijk corrigerende maatregelen genomen kunnen worden.

Poka-yoke

Poka-yoke komt uit het Japans en betekent zoveel als foutbestendigheid, of onbedoelde foutpreventie.

Een Poka-yoke is een mechanisme in een proces dat de operator helpt om fouten te vermijden. Het doel is om alle defecten te elimineren (zero defects), te corrigeren of te managen wanneer zij zich voordoen.

Het is oorspronkelijk bedacht door Shigeo Shingo, als onderdeel van het Toyota-productiesysteem.

Mapping

Door middel van Business Process Mapping (BPM), wordt een bedrijfsproces volledige uitgetekend en geanalyseerd.

Mede doordat het proces gevisualiseerd wordt, kunnen sneller inefficiënties en fouten ontdekt worden. Gebruik deze tool in het planningsproces van een project.

Swim Lane Diagram

Een Swim Lane diagram is een soort processtroomdiagram, of stroomschema, die de taakverdeling en verantwoordelijkheden voor sub-processen van een groter bedrijfsproces visueel onderscheiden.

Swim Lane diagrammen kunnen zowel horizontaal als verticaal worden opgesteld.

Single-minute Exchange of Dies (SMED)

SMED is een van de vele Lean-productiemethoden of inefficiënties en afval in een productieproces te verminderen. Het biedt een snelle en accurate manier om het proces om te zetten van een huidige situatie naar een volgende product.

Deze snelle omschakeling is de sleutel tot het verminderen van de grootte van batches, en daarmee het verminderen van ongelijke stromen, productieverlies en variabiliteit van de output van een productie-eenheid.

Voor- en nadelen van de PDCA-cyclus

De PDCA cyclus kent verschillende voor- en nadelen. Het is belangrijk dat de gebruiker deze in overweging neemt voordat het hulpmiddel wordt ingezet op een enkel of zelfs meerdere projecten.

Voordelen Plan-Do-Check-Act-cyclus

• De PDCA cyclus is voornamelijk veelzijdig. Door het algemene karakter is PDCA te gebruiken in veel verschillende zakelijke omgeving. Het aantal toepassingen waarop het instrument kan worden ingezet is veelzijdig. Vaak wordt het middel ingezet in projectmanagement, verandermanagement, productontwikkeling en resource planning.
• Daarnaast is de tool eenvoudig maar krachtig. De PDCA cyclus is zeer eenvoudig en voor iedereen gemakkelijk te begrijpen. Toch herbergt het een krachtige motor die voor zinvolle aanpassingen en verbeteringen zorgt. Tegelijkertijd wordt verspilling geminimaliseerd, en de efficiëntie van verschillende bedrijfsprocessen verhoogd.
• De PDCA cyclus kan ingezet worden om een hogere kwaliteit te bereiken binnen de organisatie. Je krijgt het beste resultaat en bereikt de hoogste kwaliteit met een continue toepassing van de cyclus. Met dit model is het dus mogelijk om altijd een betere kwaliteit te leveren.
• De PDCA cyclus is niet alleen een hulpmiddel om kwaliteit binnen een bedrijf of organisatie te managen, maar ook een hulpmiddel om problemen op te lossen. Met name structurele problemen zijn uitstekend aan te pakken met een continue inzet van deze cyclus.

Nadelen Plan-Do-Check-Act-cyclus

• De tool zelf is eenvoudig en bestaat uit een aantal stappen, maar het hulpmiddel accuraat toepassen kan complex zijn. Juist vanwege het aantal stappen in het model kan procesverbetering traag optreden. Het kost tijd om de verschillende stappen te doorlopen en te controleren. Voornamelijk om deze reden is de PDCA cyclus niet geschikt voor urgente problemen binnen de organisatie.
• Het gebruik van de PDCA cyclus vereist de nodige discipline en inzet. PDCA is geen eenmalige situatiebeoordeling. Het is een continu proces en vereist betrokkenheid en vasthoudendheid. Dat geldt voor organisatieonderdelen over de gehele hiërarchie. Het topmanagement moet zorgen dat aan de bedrijfsonderdelen voldoende middelen worden toegewezen om het hulpmiddel in te zetten, en managers op lagergelegen bedrijfsonderdelen moeten vastberaden zijn om de veranderingen door te voeren en te introduceren aan de andere medewerkers.
• De PDCA cyclus heeft een hoge mate van herhaling. Wanneer het goed en effectief wordt toegepast, kan het zo zijn dat de herhaling van de PDCA cyclus de motivatie en prestatie van het werken vermindert. Hierdoor is het geen tool die de oplossing is in iedere situatie.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Hoe pas jij de PDCA cyclus toe in jouw werkomgeving? Herken je het bovenstaande of heb je aanvullingen? Wat zijn volgens jou succesfactoren die kunnen bijdragen aan goede uitwerking van de PDCA cyclus?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. Moen, R. & Norman, C. (2006). Evolution of the PDCA cycle. Available at http://www.bulsuk.com/2009/02/taking-first-step-with-pdca.html
2. Deming, W. E. (1986). Out of the Crisis. MIT Press Ltd.
3. Shewhart, W. A. (1939). Statistical Method from the Viewpoint of Quality Control. Dover Publications.

Citatie voor dit artikel:
Janse, B. (2020). PDCA cyclus. Retrieved [insert date] from Toolshero: https://www.toolshero.nl/probleem-oplossen/pdca-cyclus-deming/

Oorspronkelijke publicatiedatum: 16/07/2020 | Laatste update: 21/05/2023

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/probleem-oplossen/pdca-cyclus-deming/”>Toolshero: PDCA cyclus</a>

Article by:

Ben Janse

Ben Janse is een young professional en werkzaam als Content Manager bij Toolshero. Daarnaast houdt hij zich binnen zijn studie International Business aan de Hogeschool Rotterdam bezig met het analyseren en ontwikkelen van managementmodellen. Dankzij zijn theoretische en praktische kennis weet hij hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden waardoor de essentie van elk artikel goed naar voren komt.