Swim lane diagram: de uitleg

In dit artikel wordt de swim lane diagram praktisch uitgelegd. Naast wat het is (definitie, betekenis en oorsprong), belicht dit artikel ook de structuur en elementen van een zwembaandiagram, inclusief een voorbeeld, hoe deze methode te gebruiken, de stappen om er een te maken, de voordelen van het gebruik van deze methode en een downloadbare Swim lane diagram template om meteen aan de slag te gaan. Veel plezier met lezen!

Wat is een swim lane diagram?

Een swim lane diagram is een processtroomdiagram, of cross-functional diagram, waarbij het proces onderverdeeld wordt in categorieën. Het verschil met een normale flowchart is dat de swim lane diagram precies laat zien wie wat moet doen in een proces.

Een zwembaan of stroom vertegenwoordigt de activiteiten die uitgevoerd moeten worden door een specifieke afdeling of entiteit.

De naam van de diagram is aangenomen vanwege de gelijkenis tussen de horizontale lijnen van de diagram en de banen in een zwembad. Swim lane diagrammen vallen onder Business Process Mapping (BPM).

De verschillende stroken zijn bedoeld om verbindingen, communicatie en overdracht tussen bijvoorbeeld verschillende afdelingen of collega’s weer te geven. Door het proces op deze manier te visualiseren wordt duidelijk waar het proces inefficiënt is, en wie verantwoordelijk is voor een bepaalde taak.

De introductie van deze diagram vond plaats rond 1940. Het ging hier om een variatie van flowcharts met meerdere kolommen. Deze werden gebruikt om processen weer te geven waaraan gewerkt werd met meerdere afdelingen. In 1990 schreven Geary Rummler en Alan Brache hun boek Improving Process.

Hierin werd de swim lane diagram voor het eerst beschreven. Om deze reden krijgt deze diagram ook wel eens de naam Rummler-Brache-diagrammen. Ook de dokter en ingenieur Binner wordt gecrediteerd met het ontwikkelen van de diagram. In de jaren tachtig was de diagram onderdeel van zijn proefschrift over vereisten van de informatietechnologie.

In de computerwereld van het modelleren werd het concept in 1993 geïntroduceerd. Later introduceerde ook Microsoft Visio de swim lane diagram in de software.

Opbouw en elementen swim lane diagram

Deze diagram verschilt van andere stroomschema’s omdat activiteiten gegroepeerd staan in verschillende banen. Parallelle lijnen verdelen de diagram in verschillende banen. Elke baan kan gelabeld worden naar de keuze van de gebruiker, maar vertegenwoordigt doorgaans een persoon of afdeling.

In de afbeelding is te zien hoe de activiteiten samen het hele proces vormen, te beginnen vanaf boven. Pijlen tussen de verschillende elementen geven aan hoe informatie of materiaal wordt overgedragen op een ander subonderdeel. In de diagram worden standaardsymbolen voor stroomschema’s.

Figuur 1- een voorbeeld van een Swim lane diagram

De diagram kan ook omgedraaid worden zodat de categorieën aan de linkerkant staan weergegeven. Dat kan makkelijk zijn in gebruik, aangezien veel diagrammen breder zijn dan lang. Ook geeft het een beter zich op de stroom van informatie of goederen.

Gebruik swim lane diagram

Deze diagram wordt gebruikt in veel organisaties waarbij meerdere afdelingen samenwerken aan een bepaald proces. De eenvoudigheid van de tool maakt het een geschikt ondersteuningsmiddel voor veel interdisciplinaire taken.

De tool zorgt er met name voor dat werknemers afweten van elkaars taken. Dat helpt overlap te voorkomen en stimuleert samenwerkingen.

Bovendien zorgt een duidelijk overzicht van verschillende processen voor een beter overzicht van procesvertragingen of beperkingen in capaciteit. Deze kunnen vervolgens worden opgelost, wat de prestaties en kwaliteit van het proces verhoogt en de kosten verminderd.

De diagram wordt onder andere gebruikt voor:

• Productontwikkeling
• Marketing en sales
• Supply chain management (logistiek)
• Soortgelijke processen

Stappenplan swim lane diagram

Het maken van een diagram is niet moeilijk, en kan uitgevoerd worden met zowel computersoftware als pen en papier. Zorg ervoor dat iedereen die betrokken is bij het bedrijfsproces aanwezig is bij de uitvoering. Het doel van het tekenen van een swim lane diagram is onder andere om inzicht te krijgen in de efficiëntie. Denk daarom vooraf na over de gewenste uitkomst, en de verwachte resultaten.

Figuur 2 – stappenplan voor het opstellen van een Swim lane diagram

Stap 1: identificeren partijen & opzet diagram

De eerste stap is het opschrijven van alle deelnemers aan het proces. Gebaseerd op het aantal verschillende betrokken partijen trek je een aantal horizontale of verticale lijnen; de swim lane diagram kan zowel horizontaal als verticaal gebruikt worden.

De entiteiten die betrokken worden in het proces moeten gelabeld worden. Het kan gaan om bijvoorbeeld afdelingen, teams, subgroepen, individuen, sleutelspelers, bedrijven of kantoren.

Let op dat er niet teveel entiteiten worden opgenomen in de swim lane diagram. Doorgaans ligt het aantal tussen vier en twaalf. Meer zou de diagram chaotisch maken, en minder maakt de diagram overbodig.

Stap 2: stel beginpunt vast

In deze stap wordt het beginpunt van de diagram vastgesteld. Visualiseer de start van het proces door de juiste standaardsymbolen te gebruiken.

Het beginpunt wordt opgenomen in een van de getekende banen of rijstroken. Soms is het startpunt van het proces een entiteitsbesluit vanuit het hogere management, bij het tekenen van een verkoopproces is dit de order van de klant.

Stap 3: voltooi de diagram

Voeg vervolgens meer stappen toe aan de swim lane diagram. Elke stap wordt met een lijn en een pijl verbonden met de stap ervoor.

Zijn er meerdere acties of stappen in een bepaalde verticale rijstrook, teken deze dan van boven naar beneden.

Ga van links naar rechts en andersom wanneer de volgende stap een reactie is op een activiteit van een andere entiteit.

Schrijf in het symbool van elke stap wat de actie precies inhoudt. De pijlen tussen de stappen geven de stroom van informatie of materiaal weer. Voer dit uit tot alle stappen zijn opgenomen in de diagram.

Het tekenen van de swim lane diagram klinkt eenvoudig, maar het vaststellen van de juiste volgorde kan complex zijn.

De volgorde is meestal chronologisch, maar de uitkomst van acties van verschillende entiteiten kunnen andere uitkomsten hebben. Dat kan leiden tot een lus in de acties, en de overzichtelijkheid in gevaar brengen.

Stap 4: proces optimaliseren

Wanneer het proces is uitgetekend in de swim lane diagram kan het proces geoptimaliseerd worden. Dit is een van de belangrijkste stappen in het creëren van een swim lane diagram. Door het bedrijfsproces goed te bestuderen moet u de acties kiezen uit de diagram die essentieel zijn voor het voltooien van het proces.

Het hebben van teveel taken kan ervoor zorgen dat de verschillende onderdelen tijd en moeite verspillen. Dit kan efficiënter worden vormgegeven.

Gebruik hiervoor Business Process Re-engineering (BPR). Het hebben van te weinig acties in de stroomdiagram kan ook tot efficiëntie leiden; het leidt tot geen of ongewenste resultaten.

Voordelen swim lane diagram

Het gebruik van zwembaandiagrammen heeft verschillende voordelen wanneer het wordt toegepast op bedrijfsprocessen. Enkele staan hieronder toegelicht:

Versimpelen complexe bedrijfsprocessen

Veel processen zijn gecompliceerd en niet duidelijk vanwege de hoge dichtheid van verschillende activiteiten, en onduidelijkheid over volgorde. Zwembaandiagrammen brengen structuur aan in deze processen, en brengen informatie over het proces op een visuele manier over op de gebruiker.

Bij correct gebruik kan het mappen van bedrijfsprocessen inzicht geven over de betrokken partijen, hun doelstellingen, hun capaciteiten en over de manier waarop zij communiceren en informatie overdragen.

Verbeteren van communicatie

Het bedrijfsproces gevisualiseerd door de swim lane diagram biedt een precies weergave van de hele interne werkomgeving.

Hierdoor worden alle connecties tussen verschillend afdelingen duidelijk. Het komt vaak voor dat bijvoorbeeld de IT-afdeling verbonden is met vrijwel elke afdeling.

Een knelpunt bij de IT-afdeling kan dan zorgen voor problemen in het hele bedrijf. Bij identificatie van deze hoge mate van afhankelijkheid kunnen maatregelen getroffen worden om de effecten van een eventuele fout in IT te minimaliseren. Dit bespaart middelen en zorgt ervoor dat werknemers te allen tijde hun werk goed kunnen uitvoeren.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Herken jij de uitleg over swim lane diagrammen? Gebruik jij business process mapping (BPM) om bedrijfsprocessen in jouw organisatie te visualiseren en optimaliseren? Wat is volgens jou nog meer belangrijk bij het gebruik van diagrammen voor bedrijfsprocessen? Welke andere vormen van business process mapping ken jij? Heb jij tips of opmerkingen?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Als je het artikel handig of praktisch vond voor jouw eigen kennis, deel dit vooral met jouw netwerk of meld je aan voor onze gratis nieuwsbrief.

Meer informatie

1. Hunt, V. D. (1996). Process mapping: how to reengineer your business processes. John Wiley & Sons.
2. Rohwer, D. (2013). U.S. Patent No. 8,402,480. Washington, DC: U.S. Patent and Trademark Office.
3. Rummler, G. A., & Brache, A. P. (1995). Improving performance. San Francisco: Jossey-Bass.
4. Rummler, G. A., & Brache, A. P. (2004). Business process management in US firms today. Rummler-Brache Group.

Citatie voor dit artikel:
Janse, B. (2019). Swim lane diagram. Retrieved [insert date] from Toolshero: https://www.toolshero.nl/probleem-oplossen/swim-lane-diagram/

Oorspronkelijke publicatiedatum: 01/05/2020 | Laatste update: 26/01/2024

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/probleem-oplossen/swim-lane-diagram/”>Toolshero: Swim lane diagram</a>

Article by:

Ben Janse

Ben Janse is een young professional en werkzaam als Content Manager bij Toolshero. Daarnaast houdt hij zich binnen zijn studie International Business aan de Hogeschool Rotterdam bezig met het analyseren en ontwikkelen van managementmodellen. Dankzij zijn theoretische en praktische kennis weet hij hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden waardoor de essentie van elk artikel goed naar voren komt.