Business Process Improvement (BPI)

Business Process Improvement (BPI): in dit artikel wordt Business Process Improvement (BPI) praktisch uitgelegd. Na het lezen begrijp je de basis van deze krachtige kwaliteitsmanagementtool.

Wat is Business Process Improvement (BPI)?

Business Process Improvement (BPI) is een managementpraktijk waarbij leiders verschillende methodes voorhanden hebben om procedures en processen te analyseren, problemen te identificeren, en waar nodig effectiviteit, efficiëntie of nauwkeurigheid verbeteren.

Bij verbetering van de bedrijfsprocessen, Business Process Improvement (BPI), hoort ook het nauwkeurig mappen van activiteiten en vaardigheden van werknemers. Hierdoor kunnen zaken worden verbeterd zoals soepele procedures, efficiënte workflow, en algemene bedrijfsgroei.

Activiteiten en processen kunnen uitgetekend worden met Business Process Mapping (BPM).

Competenties van werknemers worden vastgelegd met competency management. Business Process Improvement (BPI) is minder radicaal dan Business Process Reengineering (BPR), waar het proces opnieuw vormgegeven wordt.

Veel organisaties gebruiken Business Process Improvement om manieren te ontdekken waardoor minder tijd nodig is om processen uit te voeren. Behalve tijdswinst is het belang verspilling en wrijving (inefficiënties) tegengaan, en de kwaliteit van producten of diensten te verbeteren.

Op kleinere schaal gebruiken bedrijfsleiders soms Business Process Improvement (BPI) om ervoor te zorgen dat de regels beter nageleefd worden, of om de klanttevredenheid te verbeteren. BPI helpt organisaties ook om makkelijker te kunnen voldoen aan de eisen van de klant, zowel B2B als B2C.

Bij een effectieve toepassing helpt BPI bij kwaliteitsverbeteringen in de bedrijfsprocessen, serviceverbetering, kostenverlaging, productiviteits- en/ of efficiëntieverbetering.

Hulpmiddelen Business Process Improvement (BPI)

Het management of de leidinggevenden met de verantwoordelijkheid voor procesverbetering benaderen dit doorgaans met behulp van verschillende methoden, technieken of filosofieën.

Deze zijn door de tijd heen ontwikkeld om processen te helpen beheren en verbeteren, en te ondersteunen bij het structureren van de activiteiten die komen kijken bij Business Process Improvement.

Voorbeelden van methoden die worden gebruikt voor BPI-activiteiten zijn onder anderen Six Sigma (DMAIC methode), Lean Management, Total Quality Management (TQM), Agile Management en Kaizen (5S-model).

Andere methoden die gebruikt worden ter ondersteuning van Business Process Improvement (BPI) zijn:

• SIPOC-analyse
• Value stream mapping (VSM)
• Mind mappen
• Business Process Mapping (BPM)
• Cause & Effect Analysis

Het primaire doel van deze methoden is het ondersteunen van BPI-activiteiten, en de ondernemingen helpen om uitdagingen te overwinnen, obstakels weg te nemen, en vermijden dat geplande verbeteringen niet op de bedrijfsdoelstellingen zijn afgestemd.

Business Process Improvement (BPI) algemene cyclus

Zoals beschreven hierboven zijn er veel verschillende methoden voor het verbeteren van bedrijfsprocessen. Het algemene idee hierachter is echter hetzelfde: oude processen analyseren en manieren vinden om deze te verbeteren.

Het volgende stappenplan is typisch voor Business Process Improvement (BPI):

1. Identificeer

Procesverbetering wordt uitgevoerd om verschillende redenen. Enkele redenen zijn: het najagen van constante verbetering, kostenverlaging, optimalisatie en tegenvallende prestaties. Wat de reden ook is, voorafgaand aan optimalisatie moet er eerst daadwerkelijk een proces geselecteerd worden.

2. Mappen

Als het proces geselecteerd is dient het proces volledig uitgeschreven of uitgetekend te worden. Business Process Mapping (BPM) is het visueel afbeelden van een proces.

Identificeer relevante informatie over het proces en de verschillende subonderdelen hierin, en noteer de verschillende stappen. Vervolgens moet het rijtje in de juiste (chronologische) volgorde staan, en worden aan de activiteiten de juiste standaardsymbolen toegekend. Hierna wordt als het ware de flowchart afgetekend door met verschillende lijnen en pijlen de onderdelen te verbinden.

3. Analyseer

Na de selectie en mapping dient het proces geanalyseerd te worden. Dat kan aan de hand van een aantal vragen. Enkele vragen zijn:

• Zijn er stappen in het proces die niet nodig zijn?
• Zijn er stappen in het proces die onnodig lang duren?
• Zijn er stappen in het proces die omgedraaid kunnen worden voor tijdswinst?
• Is er een oorzaak zichtbaar van vertragingen of gemiste deadlines?
• Welke stappen zijn het belangrijkst voor productkwaliteit?
• Aan welke stappen hangt een zwaar financieel belang?
• Op welke manier kunnen we de stap efficiënter maken?

De kern van de analyse is waarom. Gebruik daarom de 5 Why’s methode.

4. Optimaliseer

Zodra de inefficiënties of problemen in het oude proces zijn geïdentificeerd is de fase hiervoor, moet er een beslissing gemaakt worden over hoe het proces gewijzigd kan worden. Dat hangt af van verschillende situatiefactoren.

In deze fase gaat het team of de manager de onderliggende oorzaken van een probleem aanpakken. Zodra de oorzaak is bepaald worden er oplossingen bedacht.

In deze verbeterfase wordt gebrainstormd, pilots doorgevoerd, oplossingen geïmplementeerd en gegevens verzameld om de verbetering meetbaar te maken. Enkele tips bij het optimaliseren zijn:

• Gebruik de juiste cijfers en statistieken om huidige en toekomstige prestaties te meten
• Werk met medewerkers die directe ervaring met het proces hebben
• ‘Begin with the end in mind’, – Stephen Covey
• Definieer exact de veranderingen die doorgevoerd worden
• Gebruik risicoanalyse om in te schatten of en waar er iets fout kan gaan

Een duurzame en gestructureerde verbetering kan leiden tot een innovatieve en elegante oplossing die uiteindelijk de klantervaring verbeterd.

5. Implementeer

Implementatie van Business Process Improvement is een kritische stap voor het toekomstige succes van een initiatief voor verbetering. Als er zaken stuklopen of misgaan kan een bedrijf meer verliezen dan wat het oude proces kostte. Er zijn wel enkele factoren die voor een succesvolle implementatie zorgen.

Implementeer de wijzigingen daarom eerst op kleine schaal. Hiermee wordt het risico beperkt, en kan het nieuwe proces getest worden. Vergelijk daarna de prestaties met het oude proces, en kom tot een conclusie over de effectiviteit van de verbetering. Is de verbetering goed bevonden kan het uitgerold worden in zo nodig de hele organisatie.

Zorg ervoor dat ten alle tijden de informatie die gebruikt wordt in de besluitvorming accuraat is, en indien mogelijk afkomstig van medewerkers die direct in het proces betrokken zijn.

Vergeet niet alle belanghebbenden op de hoogte te brengen indien het gaat om een structureel belangrijk, of fundamenteel bedrijfsproces.

6. Monitor

Nu het procesprobleem is opgelost, of inefficiënties zijn verholpen moet het team ervoor zorgen dat het proces optimaal blijft.

In deze controlefase is het team daarom gericht op het ontwikkelen van een monitorplan, waarbij statistieken over de prestaties van het proces worden bijgehouden. De statistieken, vooraf bepaald in fase 4, dienen als een basis voor het besluit om het proces al dan niet in de toekomst aan te passen.

Soms gaan de dingen niet zoals gepland, en heeft een proces binnen korte tijd opnieuw een herstructurering of wijziging nodig. Zelfs als dat niet het geval is, is Business Process Improvement een continue proces.

Vrijwel altijd zijn er veranderingen door te voeren die leiden tot betere prestaties of kostenverlagingen. Gebruik dan dit stappenplan opnieuw, en gebruik de tools die zijn aangeboden in dit artikel.

Business Process Improvement (BPI) samenvatting

Business Process Improvement (BPI), is een proces waarbij bedrijfsprocessen geanalyseerd, geoptimaliseerd en gecontroleerd worden. Organisaties doen aan BPI om verschillende redenen. Vaak is de reden een tijd- of kostenbesparing door innovatie, verspilling tegengaan of het aanpakken van problemen die uit prestatiegegevens naar boven komen.

Het verbeteren van bedrijfsprocessen is een lang bestudeerd onderwerp, en daarom zijn er verschillende tools beschikbaar die het management ondersteunen bij het doorvoeren van wijzigingen.

Een van de bekendste hieruit is het DMAIC van Six Sigma. Daarnaast wordt in BPI ook Business Process Mapping (BPM) gebruikt, de oorzaak-gevolganalyse, value stream mapping en SIPOC.

Het basisproces BPI bestaat uit een zestal stappen, te beginnen met het selecteren en mappen van een bedrijfsproces. Als het proces duidelijk op papier staat begint het team met de analyse. In de analysefase wordt onder meer de vijf keer waarom-methode toegepast, en wordt nagedacht over mogelijke oorzaken van het probleem.

In stap 4 wordt voor het probleem vastgesteld in stap 3 een oplossing bedacht. De oplossing wordt stapsgewijs doorgevoerd in de voorlaatste stap, waarna het nog enige tijd gemonitord wordt. BPI is een continue proces, en moet worden doorgevoerd op alle mogelijke processen in de organisatie.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Herken jij de uitleg over Business Process Improvement (BPI)? Ben jij bekend met de tools aangeboden in dit artikel? Voor welke bedrijfsprocessen in jouw werkomgeving kun jij BPI gebruiken? Heb jij tips of opmerkingen?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. Adesola, S., & Baines, T. (2005). Developing and evaluating a methodology for business process improvement. Business Process Management Journal, 11(1), 37-46.
2. Andersen, B. (2007). Business process improvement toolbox. ASQ Quality Press.
3. Bhatt, G. D. (2000). An empirical examination of the effects of information systems integration on business process improvement. International Journal of Operations & Production Management, 20(11), 1331-1359.
4. Siha, S. M., & Saad, G. H. (2008). Business process improvement: empirical assessment and extensions. Business Process Management Journal, 14(6), 778-802.
5. Zellner, G. (2011). A structured evaluation of business process improvement approaches. Business Process Management Journal, 17(2), 203-237.

Citatie voor dit artikel:
Janse, B. (2019). Business Process Improvement (BPI). Retrieved [insert date] from toolshero: https://www.toolshero.nl/kwaliteitsmanagement/business-process-improvement-bpi/

Oorspronkelijke publicatiedatum: 09/02/2019 | Laatste update: 10/08/2023

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/kwaliteitsmanagement/business-process-improvement-bpi/”>toolshero: Business Process Improvement (BPI)</a>

Article by:

Ben Janse

Ben Janse is een young professional en werkzaam als Content Manager bij Toolshero. Daarnaast houdt hij zich binnen zijn studie International Business aan de Hogeschool Rotterdam bezig met het analyseren en ontwikkelen van managementmodellen. Dankzij zijn theoretische en praktische kennis weet hij hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden waardoor de essentie van elk artikel goed naar voren komt.