Business Process Mapping (BPM)

Business Process Mapping: in dit artikel wordt Business Process Mapping (BPM) praktisch uitgelegd. Na het lezen zal je de basis begrijpen van deze krachtige quality management tool.

Wat is Business Process Mapping (BPM)?

Business Process Mapping (BPM) is het in kaart brengen van de stappen die een bedrijf neemt om een bepaald proces te voltooien. BPM kan uitgevoerd worden op elk willekeurig proces, zoals het inkopen van grondstoffen, het recruitmentproces voor nieuwe medewerkers of de verzending van aangekochte producten.

Elk bedrijf heeft tal van processen om hun dagelijkse activiteiten te vervullen. Een accuraat inzicht krijgen over hoe deze processen werken en welke impact ze hebben heeft is belangrijk om het bedrijf goed te beheren en efficiënter te maken.

Het in kaart brengen van bedrijfsprocessen met Business Process Mapping wordt vaak verward met procesmodellering. In procesmodellering zijn professionals geconcentreerd op het analyseren en optimaliseren van de processen door de doelstellingen van het bedrijf uit te lijnen met de vereisten van het proces.

Zij gebruiken hier de tool Business Process Re-engineering (BPR) voor. Business Process Mapping (BPM) heeft vooral als doel om blauwdrukken te creëren over alles wat er omgaat in een bedrijf, zodat bij bijvoorbeeld nieuw personeel geen cruciale kennis verloren gaat. Deze blauwdrukken zijn echter wel noodzakelijk om vervolgens over te kunnen gaan op het herstructureren van bedrijfsprocessen met BPR.

Business Process Mapping (BPM) werd voor het eerst gebruikt in een presentatie van Frank en Lillian Gilbreth voor The American Society of Mechanical Engineers (ASME) in 1921. Zij gebruikten hierin de flow process chart, die al snel werd overgenomen als de technische norm om processen te visualiseren. In die tijd was het maken van dergelijke flowcharts duur en tijdrovend, tegenwoordig zijn er talloze gratis softwaretools om deze flowcharts te ontwerpen.

Procesoptimalisatie

Organisaties gebruiken Business Process Mapping (BPM) om verschillende redenen, maar in de eerste plaats is het een benadering van kwaliteitsmanagement. Bedrijven willen altijd effectiever te werk gaan en het vastleggen van alle bedrijfsprocessen is daarin een eerste stap.

Grondige documentatie maakt het mogelijk om de processen nauwkeurig te monitoren, met daarin als eerste stap het definiëren van hoe het proces in de meest ideale omstandigheden zou moeten verlopen. Vervolgens kunnen degenen die het proces onderzoeken vaststellen welke uitzonderingen gemaakt moeten worden en hoe deze behandeld moeten worden.

De visualisatie van processen heeft als grote voordeel dat het initiatieven vereenvoudigd om deze efficiënter te maken. Managers zien direct hoe het proces in elkaar zit en hoe het gestroomlijnd kan worden om efficiënter het doel te bereiken. De onderdelen die verantwoordelijk zijn voor kwaliteitsproblemen kunnen worden vastgesteld en procesverbeteringen kunnen worden doorgevoerd om fouten te voorkomen.

Symbolen in Business Process Mapping (BPM)

Aangezien een bedrijfsproces vaak uit veel onderdelen bestaat, en elk onderdeel een verschillend karakter heeft, wordt in Business Process Mapping (BPM) vaak gebruik gemaakt van flowcharts. Een flowchart bestaat uit processymbolen en een lijn.

Voor elk soort element in een flowchart wordt een ander symbool gebruikt. Het meest gebruikte symbool in een flowchart is een rechthoek, deze vertegenwoordigd een proces. Een beslissing wordt gevisualiseerd met een pijlvormig symbool. De symbolen komen uit een internationale standaard voor het tekenen van procesmappen, de Unified Modeling Language, kortweg UML.

Veel van deze symbolen worden gebruikt in zeer specifieke en technische situaties. Voor basisprocessen zijn de basis flowchart symbolen voldoende. De meest gebruikte symbolen worden hieronder weergegeven.

Stappenplan Business Process Mapping (BPM)

1. Identificeer het proces en stel het begin en einde vast

Hoewel de beslissing om processen uit te tekenen een goede stap is, is de eerste echte stap het kiezen van het proces waarmee gewerkt gaat worden. Het is raadzaam om de belangrijkste processen als eerste uit te tekenen.

Er zijn verschillende categorieën processen die prioriteit nodig hebben. Zo kunnen er reactieve processen zijn die voor knelpunten zorgen in de dagelijkse activiteiten die aangepakt moeten worden. Op hoger niveau kunnen er strategische processen worden uitgetekend. Ook processen waarbij de klantgerichtheid in het middel staan zijn belangrijk in BPM.

Identificeer waar precies het proces begint en waar het eindigt. Mogelijk zijn er processen met meer dan een einde, stel deze allemaal vast.

2. Verzamel relevantie informatie

Omdat verschillende mensen vaak aan het proces werken is het raadzaam om deze mensen bij Business Process Mapping (BPM) te betrekken; mogelijk kan er tijdwinst gerealiseerd worden. Bestudeer samen met de mensen die onderdeel zijn van het proces de vastgestelde acties uit de vorige stap. Stel vast wie wat wanneer doet en waar.

3. Noteer alle activiteiten tussen het begin en einde en zet ze in de juiste volgorde

Na het vaststellen van het proces met begin- en eindpunt is het zaak om de stappen te beschrijven die het proces tot een einde brengen.

Gebruik voor elke activiteit een actiewerkwoord om de stappen te beschrijven. Wees hierbij zo concreet mogelijk. In een ander document kan er dieper worden ingegaan op de details voor de acties. Zet vervolgens alle stappen in chronologische volgorde.

4. Match de activiteiten met de juiste symbolen

Zorg ervoor dat de juiste symbolen gebruikt worden om de processtappen in kaart te brengen met Business Process Mapping (BPM). Gebruik de basissymbolen uit de afbeelding hierboven of zoek zo nodig geavanceerdere symbolen op die in overeenstemming zijn met de Unified Modeling Language (UML).

5. Teken de flowchart

Nu de stappen uit het proces in de goede volgorde staan en van de juiste symbolen zijn voorzien moeten ze worden verbonden met lijnen. Meestal worden pijlen en lijnen gebruikt.

De flowchart kan getekend worden met pen en papier, maar er zijn ook diverse gratis softwaretools te vinden die Business Process Mapping (BPM) mogelijk maken.

6. Identificeer verbeterpunten

Controleer of de flowchart daadwerkelijk wordt uitgevoerd zoals verwacht en besproken. Ook hier is het raadzaam om dit met het team te doen. Volgen de betrokken personen en onderdelen de ideale flow? Zijn er wellicht ontbrekende of overbodige stappen aan de flowchart toegevoegd?

Vanaf dit moment kan er gekozen worden om een Business Process Re-engineering (BPR) uit te voeren.

Business Process Mapping voorbeeld

In onderstaande flowchart wordt het verkoopproces vereenvoudigd gevisualiseerd van een fietsenwinkel.

Het begin en einde zijn duidelijk aangegeven met cirkels. Het verkoopproces begint met het eerste klantcontact. Het proces eindigt wanneer de klant de fiets besteld heeft en de factuur betaald.

Tussentijdse processen worden weergegeven met rechthoeken en beslissingen worden voorgesteld door pijlvormige symbolen. Via de connectoren en de lijnen met pijlen kan het hele proces gevolgd worden.

Tips voor Business Process Mapping (BPM)

Enkele tips voor het goed mogelijk uitvoeren van Business Process Mapping (BPM) zijn:

• Betrek het team en identificeer stakeholders
• Documenteer zoveel mogelijk informatie bij het onderzoeken van het proces;
• Maar houd de flowchart zo eenvoudig mogelijk
• Pas op met het maken van veronderstellingen
• Gebruik software om de flowchart te tekenen. Aanpassen wordt hierdoor eenvoudiger
• Begin met het einde in gedachten

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Herken jij de uitleg over Business Process Mapping (BPM)? Ga jij processen vastleggen en uittekenen? Wat zijn volgens jou voordelen van of tips voor het gebruik van Business Process Mapping (BPM)? Heb jij tips of aanvullingen?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. Jacka, J. M., & Keller, P. J. (2009). Business process mapping: improving customer satisfaction. John Wiley & Sons.
2. Aldowaisan, T. A., & Gaafar, L. K. (1999). Business process reengineering: an approach for process mapping. Omega, 27(5), 515-524.
3. Biazzo, S. (2002). Process mapping techniques and organisational analysis: Lessons from sociotechnical system theory. Business Process Management Journal, 8(1), 42-52.

Citatie voor dit artikel:
Janse, B. (2019). Business Process Mapping (BPM). Retrieved [insert date] from ToolsHero: https://www.toolshero.nl/kwaliteitsmanagement/business-process-mapping/

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/kwaliteitsmanagement/business-process-mapping/>ToolsHero: Business Process Mapping (BPM)</a>

Published on: 18/05/2019 | Last update: 25/01/2022

Article by:

Ben Janse

Ben Janse is een young professional en werkzaam als Content Manager bij Toolshero. Daarnaast houdt hij zich binnen zijn studie International Business aan de Hogeschool Rotterdam bezig met het analyseren en ontwikkelen van managementmodellen. Dankzij zijn theoretische en praktische kennis weet hij hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden waardoor de essentie van elk artikel goed naar voren komt.