ERP systeem: de betekenis en uitleg

ERP systeem: in dit artikel wordt het ERP systeem ofwel Enterprise Resource Planning praktisch uitgelegd. Het artikel bevat de afkorting van ERP, de algemene betekenis en informatie over hoe het systeem is opgebouwd. Ook worden de voordelen van het gebruik ervan vermeld en de valkuilen waarvoor gebruikers moeten oppassen. Veel leesplezier!

Wat is de betekenis van ERP / een ERP systeem?

ERP is een afkorting en staat voor Enterprise Resource Planning. Het is een methode die gebruikt wordt om bedrijfsprocessen onder te brengen in een enkel systeem.

ERP software heeft als doel de productiviteit van organisaties tussen afdelingen te maximaliseren. Daarnaast is het kostenbesparend en lukt het bedrijven die voor ERP kiezen beter om optimaal aan de klantwens te voldoen.

De kracht van ERP ligt in het feit dat het alle processen binnen het bedrijf onderbrengt in 1 informatie- en managementsysteem. Denk hierbij aan logistieke, administratieve en financiële bedrijfsprocessen.

Daarmee is het een geïntegreerde automatiseringsoplossing die breed in een gehele organisatie kan worden ingezet, ongeacht of het om een grote of een kleine onderneming gaat.

Modulaire opbouw van een ERP systeem

Elke organisatie die klaar is voor digitalisering doet er goed aan om te investeren in een ERP systeem.

Het kenmerkende van elk systeem is dat het is opgebouwd uit verschillende modules, die elk een specifiek proces ondersteunen. Denk bijvoorbeeld aan financiële activiteiten, voorraadbeheer, klantinformatie of goederenadministratie.

Elke module wordt standaard geleverd en is daardoor geschikt voor elk soort bedrijf. Daarnaast worden de ERP modules ontworpen op basis van de specifieke behoefte van een marktsegment. Zodoende dat er meerdere toepassingen mogelijk zijn met elk hun eigen taak in het gehele systeem.

Een ERP systeem zorgt ervoor dat al die verschillende informatie in één en dezelfde database wordt opgeslagen en snel met elkaar in verbinding kan worden gebracht. Dat maakt een dergelijk systeem efficiënt en kostenbesparend. Los van elkaar staande applicaties, met ieder hun eigen software zijn immers veel duurder en omslachtiger.

Toch is de implementatie van een nieuw ERP-systeem in beginsel kostbaar. Bedrijven die voor nieuwe systemen kiezen voeren grote veranderingen door waarbij het hele bedrijf betrokken is. ERP leveranciers zijn daarom ook nauw betrokken bij het implementatieproces.

Een ERP systeem is efficiënt

Een ERP-oplossing heeft als hoofddoel dat er efficiënter gewerkt kan worden, waardoor er sprake is van snellere doorlooptijden en kleinere kans op het maken van fouten. Het scheelt immers veel tijd wanneer alle relevante bedrijfsinformatie over processen, producten, mensen en middelen bij elkaar worden gebracht in 1 softwaresysteem.

Verschillende handelingen worden inzichtelijk en gemakkelijker, waardoor in kortere tijd dezelfde werkzaamheden kunnen worden uitgevoerd.

Ook menselijke fouten worden geminimaliseerd door dit digitale systeem. Dat heeft uiteindelijk tot resultaat dat processen sneller verlopen, met beter resultaat tot gevolg.

Door het overzicht van het Enterprise Resource Planning systeem hebben alle medewerkers op elk moment overzicht en inzicht van belangrijke informatie. Daarmee kunnen zij sneller reageren en inspelen op vragen, de oorzaak van problemen achterhalen en ze gemakkelijker oplossen.

Clusteren

Omdat een geïntegreerd systeem gebruik maakt van een database die als informatiebron fungeert, kan alle informatie geclusterd worden, waardoor er een logische samenhang ontstaat.

Gegevens hoeven daardoor maar eenmaal ingevoerd te worden, terwijl ze wel voor meerdere doelen gebruikt kunnen worden.

De database biedt helder inzicht in de samenhang van alle verschillende bedrijfsprocessen. Dit komt de onderlinge samenwerking ten goede en ook de communicatie tussen diverse afdelingen verloopt soepeler daar zij allemaal over dezelfde informatie beschikken.

Alle informatie over onder andere producten, klantvragen, doorlooptijden, aanlevertijden is beschikbaar, waardoor het gemakkelijker wordt om just in time te produceren en te leveren.

Met 1 druk op de knop heeft elke medewerker inzicht in bijvoorbeeld offertes, orders, inkoopgegevens en productiecapaciteit en de verdere relaties tussen alle gegevens. Dat stelt hen in staat om snelle en juiste beslissingen te nemen.

ERP systeem voordelen

De toepassing van een ERP systeem heeft voor bedrijven veel voordelen. Naast het feit dat alle relevante informatie in 1 systeem staat, kunnen medewerkers veel sneller en beter bedrijfsprocessen doorgronden en knelpunten signaleren.

Uiteindelijk komt dat de relatie naar afnemers ten goede en zal de klanttevredenheid toenemen en gaat het de concurrentiepositie versterken.

Omdat gegevens over bijvoorbeeld productie, in- en verkoop, logistiek en financiële administratie met elkaar gekoppeld zijn, kan er snel en adequaat gereageerd worden. Het Enterprise Resource Planning systeem houdt alle veranderingen en aanpassingen automatisch en nauwkeurig bij. Dat biedt duidelijkheid en overzicht en up-to-date informatie over de status van het bedrijf. Handelingen binnen bedrijfsprocessen worden automatisch verwerkt.

Denk bijvoorbeeld aan een ingekomen bestelling via een webshop, die direct verwerkt wordt tot een inkooporder en een planning voor levering aan de afnemer. De kans op fouten neemt daardoor zienderogen af.

Lage voorraadkosten

Hoe meer voorraad een bedrijf op de plank heeft liggen, hoe meer geld dat kost. Een ERP systeem zorgt ervoor dat producerende organisaties precies weten wat zij in een bepaalde periode moeten maken en leveren.

Dat levert een helder inzicht in hun voorraadbeheer; zowel de grondstoffen en halffabricaten die nodig zijn voor productie alsook het gerede eindproduct worden just in time geleverd en staan daardoor niet lang meer op de voorraad.

Een ERP systeem zorgt voor de ideale balans tussen niet te veel, maar ook niet te weinig voorraad.

Wanneer een eindproduct niet op voorraad is, zorgt dat immers voor een verminderde omzet. Door het gehele inkoopproces te automatiseren hebben bedrijven actuele informatie over onder andere grondstoffen, producten, doorlooptijden en aanlevertijden.

Actuele veranderingen monitoren vanuit een ERP systeem

In een oogwenk heeft elke medewerker toegang tot voor hem belangrijke informatie via het ERP systeem. Daardoor kunnen bedrijven beter inspelen en reageren op veranderingen in de markt, hebben zij actuele informatie over wet- en regelgeving en kunnen zij direct inspelen op de klantwens.

Dezelfde actuele data zijn voor iedereen en elke afdeling binnen een bedrijf toegankelijk, waardoor er snel geanticipeerd kan worden op mogelijke veranderingen.

Een ERP systeem zorgen ervoor dat alle verschillende afdelingen met dezelfde actuele databron aan de slag gaan en de meest actuele informatie kunnen gebruiken om op juiste wijze hun werkzaamheden en acties uit te voeren.

Investering

Een ERP systeem kent veel voordelen. Als nadeel geldt de investering die bedrijven moeten doen om een goed ERP systeem aan te schaffen.

Naast de software zelf is het ook belangrijk dat een gerenommeerd ICT-bedrijf het ERP systeem implementeert. Als dit verkeerd wordt aangepakt dan werkt het systeem niet en moeten er onnodige kosten worden gemaakt.

Om te voorkomen dat de investering in rook opgaat, doen bedrijven er goed aan om eerst hun bedrijfsprocessen uit te werken en aan te geven wat zij belangrijk vinden in de koppeling van data en informatie. Op basis van die gegevens kan er dan gekeken worden welke modules van toepassing zouden kunnen zijn.

Zowel directie als management en medewerkers moeten zich er van bewust zijn dat een ERP systeem een andere manier van werken met zich meebrengt en daarmee een verandering in belangrijke bedrijfsprocessen geeft.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Herken de bovenstaande praktische uitleg over Enterprise Resource Planning of heb je aanvullingen? Wordt er binnen jouw bedrijf gebruik gemaakt van een ERP systeem? Wat zijn jouw persoonlijke ervaringen hiermee?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. Hitt, L. M., Wu, D. J., & Zhou, X. (2002). Investment in enterprise resource planning: Business impact and productivity measures. Journal of management information systems, 19(1), 71-98.
2. Shehab, E. M., Sharp, M. W., Supramaniam, L., & Spedding, T. A. (2004). Enterprise resource planning: An integrative review. Business process management journal, 10(4), 359-386.
3. Umble, E. J., Haft, R. R., & Umble, M. M. (2003). Enterprise resource planning: Implementation procedures and critical success factors. European journal of operational research, 146(2), 241-257.

Citatie voor dit artikel:
Mulder, P. (2019). ERP systeem. Retrieved [insert date] from Toolshero: https://www.toolshero.nl/management/erp-systeem/

Oorspronkelijke publicatiedatum: 16/04/2019 | Laatste update: 06/03/2024

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/management/erp-systeem/”>Toolshero: ERP systeem</a>

Article by:

Patty Mulder

Patty Mulder is een management expert op het gebied van competentie ontwikkeling, time management, persoonlijke effectiviteit en zakelijke communicatie. Naast content schrijven, is ze een business coach en verzorgt ze bedrijfstrainingen.