Business Process Reengineering (BPR)

Business Process Reengineering (BPR) - ToolsHero

In dit artikel wordt het concept van Business Process Reengineering (BPR) praktisch uitgelegd. Na het lezen begrijp je de basis van deze krachtige kwaliteitsmanagement methode.

Wat is Business Process Reengineering (BPR)?

Business Process Reengineering of kortweg BPR, in het Nederlands bedrijfsproces-herontwikkeling, is een methodologie en techniek waarmee organisaties hun bedrijfsprocessen ingrijpend veranderen met als doel om efficienter en moderner te worden. De verstrekkende maatregelen die genomen worden na het besluit om een proces te herstructureren hebben niet alleen betrekking op formele procedures of andere bestaande processen, maar kunnen ook voor ingrijpende veranderingen zorgen in managementstijl en bedrijfscultuur.

De grondlegger van het concept Business Process Reengineering is Michael Hammer. Michael Hammer publiceerde in 1990 het artikel ‘Reengineering Work: Don’t Automate, Obliterate’. Met die titel geeft Hammer aan dat alleen het automatiseren van processen niet genoeg is. Hammer ontwikkelde het concept BPR verder met James Champy waarna zij in 1993 hun fameuze boek ‘Reengineering the company, a manifesto for business revolutions’ publiceerden. In de meest extreme vorm betekent Business Process Reengineering (BPR) het volledig opnieuw opbouwen van processen. Alleen dan kan het volledig potentieel bereikt worden en zal de organisatie baat hebben bij de veranderingen.

De essentie van BPR is het aanzetten tot procesdenken: de verschuiving van taakgerichtheid naar procesgerichtheid om vervolgens alle processen te verwijderen die geen waarde creëren voor de klant. Zo worden verbeteringen bereikt die de prestatiemaatstaven zoals kosten, efficiëntie, kwaliteit en service ten goede komen.

Waarom Business Process Reengineering (BPR)?

Organisaties die aan Business Process Reengineering (BPR) doen nemen als eerste de organisatie en zijn omgeving onder de loep. Doelstellingen spelen een leidende rol in het vormgeven van nieuwe processen of het veranderen van bestaande processen. Business Process Reengineering (BPR), uitgevonden door IT’er Michael Hammer, wordt vooral toegepast in de informatietechnologie, maar is een gestandaardiseerd model dat gebruikt kan worden om menig proces of organisatie te optimaliseren. Voordelen van het gebruik van BPR zijn:

Verkorten van doorlooptijden

Met name in de informatietechnologie is er veel potentieel dat nog niet gebruikt wordt. Verouderde processen, zoals het handmatig uitvoeren van administratieve zaken, kunnen met een investering volledig geautomatiseerd worden. De investeringen worden terugverdiend door de lagere loonkosten.

Productiviteit vergroten

Het doel van Business Process Reengineering (BPR) is om achterhaalde processen te moderniseren en vaak levert dat tijdwinst op. De organisatie kan bijvoorbeeld na het uitvoeren van BPR ontdekken dat een bepaald proces door twee werknemers uitgevoerd kan worden in plaats van vier. Het is hierbij wel van belang dat de werknemers zelf input leveren en met suggesties komen; zij weten immers als geen ander hoe de bedrijfsprocessen werken.

Kwaliteit en klantgerichtheid verbeteren

Door het veranderen van taakgerichtheid naar procesgerichtheid wordt de klant in het middelpunt gezet. Dit heeft als voordeel dat alle irrelevante processen al snel boven tafel komen waarna ze makkelijk kunnen worden verwijderd of aangepast.

Concurrentiepositie verbeteren

Normaal gesproken worden wijzigingen die worden doorgevoerd in een organisatie maar langzaam opgemerkt. Om de concurrentie bij te blijven, en de klantbehoeften te bevredigen, moet er echter wel adequaat gehandeld worden. Business Process Reengineering (BPR) is daarvoor bij uitstek geschikt omdat de ingrijpende wijzigingen in een relatief kort tijdsbestek worden doorgevoerd.

Implementeren van nieuwe technologie

Een online webshop kan er bijvoorbeeld voor kiezen om een uitgebreid helpcenter met een interactieve Q&A te implementeren. De bezoeker kan met behulp van steekwoorden zijn of haar vraag stellen en de computer gaan kijken of daar een gestandaardiseerd antwoord voor te geven is. Op deze manier wordt dus aan de werknemer van de klantenservice voorbijgegaan zodat deze zich met iets anders bezig kan houden.

Een keerzijde van het zo snel mogelijk aanpassen van de bedrijfsprocessen om zo efficiënter te werk te kunnen gaan is dat sommige werknemers meer tijd nodig hebben om aan te passen dan anderen. Als een werknemer op maandagmorgen hoort dat zijn volledige taakbeschrijving op de schop is gegaan kan dit overweldigend overkomen. Het is daarom van groot belang dat de wijzigingen die worden doorgevoerd goed gecommuniceerd worden richting de medewerker en dat er zo nodig begeleiding verzorgt wordt.

Business Process Reengineering (BPR) - ToolsHero

Stappen in het veranderingsproces

1. Creëer een visie

Voordat een proces herzien of aangepast wordt moet er een duidelijk beeld gevormd worden over de reden van de verandering. Belangrijk is dat de klant centraal staat in deze visie. Vervolgens moeten de doelstellingen verduidelijkt worden in kwalitatieve en kwantitatieve termen. Als de doelstellingen helder zijn is het zaak om de werknemers ervan te overtuigen dat de wijzigingen nodig zijn.

2. Selecteer een team

Om de kans op mislukking te minimaliseren moet er een vaardig team gevormd worden dat aan de slag gaat met de veranderingen. Omdat creativiteit belangrijk is in het analyseren van huidige en ontwikkelen van nieuwe bedrijfsprocessen is het waardevol om een divers team op te stellen. Zo wordt er vanuit verschillende perspectieven gekeken naar het probleem en wordt er een accurate diagnose gevormd in de volgende stappen.

3. Selecteer en begrijp huidig proces

Het complete huidige proces dient in kaart te worden gebracht om het te kunnen optimaliseren. Dit kan door het gebruiken van flowcharts en software. Vervolgens kunnen KPI’s gelinkt worden aan het betreffende proces om te kunnen monitoren of het proces wel het gewenste effect heeft. Alle zaken die geen waarde toevoegen aan het proces kunnen zo geïdentificeerd worden. Deze KPI’s worden in de volgende fasen vergeleken met de dezelfde indicatoren, maar dan voor het nieuwe proces.

4. Ontwikkel nieuw proces

Wanneer uit de KPI’s blijkt dat een huidig proces inefficiënt of ineffectief is moet er een nieuw proces uitgetekend worden. De klantgerichte visie uit stap 1 is hier leidend.

5. Implementeer nieuw proces

Als de ontwikkeling en planning van het nieuwe proces afgerond is kan er op kleine schaal getest gaan worden. Zo nodig kunnen er dan nog aanpassingen doorgevoerd worden. De resultaten en effecten moeten met de KPI’s nauwlettend in de gaten geworden houden. Als blijkt dat het nieuwe proces beter werkt dan het vorige kan het op grotere schaal worden doorgevoerd.

6. Evalueer

In een hoog dynamische omgeving verandert er veel en daarom kunnen soms ook de indicatoren een verschillend beeld geven door de tijd heen. Door te evalueren worden inconsistenties eerder opgemerkt en kan er adequaat geanticipeerd op worden.

Business Process Reengineering voorbeeld

Een van de meest bekende voorbeelden van organisaties die Business Process Reengineering (BPR) gebruikten in een poging om efficiënter worden is Ford, een autofabrikant. In de jaren tachtig van de vorige eeuw ging de auto-industrie door een recessie en de managers bij Ford besloten om de bedrijfsprocessen eens grondig te analyseren. Hen viel op dat op de boekhoudafdeling ruim 500 mensen werkten. Ter vergelijking: bij hun concurrent Mazda werkten er ongeveer 100 op dezelfde afdeling.

Ondanks dat Ford een groter bedrijf was besloten zij om het grote aantal medewerkers op die afdeling terug te dringen tot enkele honderden mensen. Ford stelde een team samen dat aan de slag ging met het analyseren van de processen.

Oorspronkelijk moesten er voor alle bestelde materialen losse facturen opgemaakt worden die van de afdeling inkoop naar de boekhouding werden gestuurd. Wanneer de materialen geleverd werden ontving Ford een rekening van de leverancier. Deze werd vergeleken met de factuur die de afdeling inkoop naar de boekhouding stuurde en vervolgens werd er handmatig betaald.

In plaats van kleine wijzigingen door te voeren ontwikkelde Ford een compleet nieuw proces. In dit nieuwe proces speelde informatietechnologie een belangrijke rol. Zij ontwikkelden een database waarin een melding gemaakt werd wanneer de inkoopafdeling een order geplaatst had. Op het moment dat de materialen geleverd werden voerde een magazijnmedewerker deze in op de computer. De computer kon in een fractie van een seconde verifiëren of de geleverde materialen in orde waren en vervolgens werd er automatisch betaald.

Dankzij deze veranderingen in de bedrijfsprocessen verlaagde Ford het aantal administratieve medewerkers met 75%.

Samenvattend

Business Process Reengineering (BPR) is een management strategie waarmee organisaties in staat zijn om kosten te besparen, de klantgerichtheid te verhogen en de concurrentiepositie te verhogen. Door bestaande bedrijfsprocessen te analyseren en opnieuw op te bouwen kunnen zowel kleine als grote organisaties ingrijpend innoveren en veranderen. Met name in de IT infrastructuur is er nog veel winst te halen en kunnen er grote stappen worden gezet. BPR is vaak een gevoelig onderwerp bij de medewerkers in een organisatie omdat efficiëntere processen vaak downsizing met zich meebrengt. Het is daarom zaak dat de hele organisatie achter de plannen staat en dat er helder en open over gecommuniceerd wordt.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Herken jij de uitleg over Business Process Reengineering of BPR? Denk jij ook dat het herontwikkelen van bedrijfsprocessen nodig is om de concurrentie voor te blijven? Heb jij nog aanvullingen of tips om efficiënter bedrijfsprocessen vorm te geven?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Als je het artikel handig of praktisch vond voor jouw eigen kennis, deel dit vooral met jouw netwerk aan vrienden en zakenrelaties. Je kunt ons ook vinden op Facebook, LinkedIn en Twitter.

Meer informatie

  1. Hammer, M. (1990). Reengineering work: don’t automate, obliterate. Harvard business review, 68(4), 104-112.
  2. Hammer, M., & Champy, J. (2009). Reengineering the Corporation: Manifesto for Business Revolution. A. Zondervan.
  3. Grover, V., Jeong, S. R., Kettinger, W. J., & Teng, J. T. (1995). The implementation of business process reengineering. Journal of Management Information Systems, 12(1), 109-144.

Citatie voor dit artikel:
Janse, B. (2018). Business Process Reengineering (BPR). Retrieved [insert date] from ToolsHero: https://www.toolshero.nl/kwaliteitsmanagement/business-process-reengineering-bpr/

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/kwaliteitsmanagement/business-process-reengineering-bpr/>ToolsHero: Business Process Reengineering (BPR)</a>

Interessant artikel?
Geef je waardering of deel het artikel via social media!

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here