Project Charter: uitleg en voorbeeld template

Project charter: in dit artikel wordt het project charter praktisch uitgelegd. Dit artikel bevat de definitie, de 10 elementen van de project charter en praktische tips om zelf aan de slag te gaan. Tevens kun je in dit artikel een project charter template. Veel leezplezier!

Wat is een project charter?

Een project charter (PC) verwijst naar een kort formeel document waarin de doelstelling verklaring van een project is opgenomen. Deze verklaring beschrijft belangrijke projectdoelen, de rollen van teamleden inclusief verantwoordelijkheden, en de belangrijkste stakeholders en hun belangen.

Eveneens worden mijlpalen, budgets en mogelijke risico’s opgenomen in dit document.

Veel organisaties beschouwen het project charter als een essentieel onderdeel van projectplanning. Het is echter niet hetzelfde als een projectplan. Deze laatst genoemde gaat dieper in op de details van individuele taken binnen een project.

Definitie project charter volgens PMBOK

Het belang van het project charter is de laatste jaren gegroeid. De laatste editie van A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), voegde een compleet nieuw proces toe: ‘develop project charter’. Hierdoor wint het document aan populariteit. PMBOK definieert een project charter als volgt:

‘Een project charter is een formeel uitgegeven document door de projectinitiator of sponsor die formeel het bestaan van een project autoriseert en de projectmanager de bevoegdheid geeft organisatorische middelen toe te passen op projectactiviteiten.’

Een goede PC moet:

• De essentie van het project bevatten
• Zorgen dat alle belanghebbenden en sponsors op een lijn zitten
• Zorgen voor een gedeeld begrip van het project
• Fungeren als een contract tussen het projectteam, de sponsor en de belangrijkste stakeholders
• Helpen goedkeuring van projectsponsors te krijgen wanneer buy-in nog plaats zal vinden

Belangrijke toepassingen project charter

De drie belangrijkste toepassingen van de PC zijn:

1. Om het project te autoriseren. Project charters hebben allemaal een vergelijkbaar format waardoor het mogelijk is om verschillende projecten met elkaar te vergelijken op basis van Return on Investment.
2. Het project charter fungeert als primair verkoopdocument voor het project.
3. Het project charter fungeert als een centraal focuspunt gedurende het hele project (Scope Control).

Wie is verantwoordelijk voor het opstellen van het project charter?

Een veelvoorkomende misvatting is dat de sponsor van het project volledig verantwoordelijk is voor het schrijven van het project charter.

In werkelijkheid hebben sponsors vrijwel nooit tijd om hieraan te werken. Daarom delegeren zij meestal om een ander persoon dit werk te laten doen. Daarvoor wordt dikwijls de projectmanager geselecteerd. Het is wel de sponsor die uiteindelijk het voltooide project charter autoriseert.

In het project charter wordt naast de bovenstaande zaken ook de verantwoordelijkheden en autoriteit van de projectmanager vastgesteld. Dit helpt het team op dezelfde pagina te houden, nog voordat het project van start gaat.

10 elementen project charter met voorbeeld

In het onderstaande gedeelte van dit artikel staan alle elementen van een project charter praktisch uitgelegd.

Figuur 1 – De elementen uit de project charter

Als je lid bent van Toolshero kun je tevens een project charter voorbeeld template downloaden. Hierin staan alle onderdelen voor je klaar, en kan je direct beginnen met het creëren van jouw persoonlijke project charter.

Hieronder volgt nu eerst een korte omschrijving van alle onderdelen met concrete vragen en voorbeelden.

1. Projectbeschrijving

Het eerste gedeelte van een PC biedt basisgegevens zoals:

• Naam van het project
• Datum waarop het document is opgesteld
• Auteur
• Projectsponsors
• Projectmanager

Daarnaast wordt ook het doel van het project uitgelegd. Meestal wordt er verwezen naar een business case, het contract dat aan de basis van het project ligt, of wordt een beschrijving gemaakt van waarom de uitvoering van het project belangrijk is voor de organisatie.

Enkele vragen die de opsteller van het document in overweging moet nemen zijn:

• Lost dit project een organisatorisch probleem op?
• Gaat het project om een nieuwe trend?
• Ondersteund het project de algemene strategie van de organisatie?

2. Projectdetails

Het tweede element van een project charter is een iets gedetailleerdere projectbeschrijving met daarin de missie en de reikwijdte van het project. Later wordt nog ingegaan op de exacte doelstelling van het project, maar neem in deze sectie de volgende zaken mee:

• Noem enkele doelstellingen van het project. Gebruik daar SMART-doelen voor.
• Schets de formele grenzen van het project aan door te beschrijven hoe het een bedrijf kan veranderen.
• Beschrijf alle producten die het project uiteindelijk produceert.

Op het moment dat deze zaken zijn opgenomen in het project charter kan overgegaan worden op de volgende elementen.

3. Organisatie projectteam

Zet in deze sectie uiteen wie aan het project werkt, wie toezicht houdt op het project en de groep, en een overzicht van de rollen van verschillende teamleden. Houd het kort en bondig. Gedetailleerde functiebeschrijvingen worden opgenomen in het latere projectplan.

Gebruik hiervoor een projectorganisatieschema die de structuur van een organisatie weergeeft, en de relaties tussen iedereen die betrokken is bij het project.

4. Stakeholders

Naast de teamleden, de projectmanager en de sponsor zijn er ook nog andere belanghebbenden.

Stakeholder management is een essentieel onderdeel in project planning. Geef in deze sectie een lijst met mensen en afdelingen die bij het project betrokken zijn.

Ga niet te diep in op de kern van elke taak in het project, maar erken in plaats daarvan algemene rollen en betrokkenheid van anderen. Denk bij het maken van de lijst ook aan:

• Hoofdprojectmanagers
• Partners
• Klanten
• Uitbestede medewerkers

5. Doelstellingen

In deze sectie wordt de volgende vraag beantwoord: ‘Hoe weten wij wanneer het project klaar is?’

De sectie bevat wat van het project verwacht wordt, en hoe het projectteam weet of dat is bereikt. Noteer ook wie verantwoordelijk zal zijn om te autoriseren dat het projectdoel is bereikt. Dit voorkomt problemen aan het einde van het project waarbij niemand bereid blijkt om het werk als voltooid af te tekenen. Neem de volgende zaken op:

• Definieer hier het projectsucces en som de Critical Succes Factors op.
• Belangrijke vereisen of deliverables. Beschrijf de belangrijkste vereisten van belanghebbenden en de belangrijkste projectresultaten.

6. Budget

Op het moment dat het project charter wordt opgesteld zijn misschien nog niet alle details bekend over alle projecttaken, en dus kan er geen volledig en accuraat projectbudget samengesteld worden.

Maak daarom met alle bovenstaande informatie een ruwe schets van hoeveel het kost om het project binnen de afgesproken tijd op te leren. De werkelijke kosten kunnen verschillen. Neem daarom budgetbeperkingen mee, of een overzicht van verwachte mogelijke kosten.

7. Risico’s

Zelfs het meest zorgvuldig geplande project kan in de problemen komen. In dit gedeelte van het project charter wordt een eerste vroege versie van het risicologboek opgenomen.

Documenteer hier alle risico’s die op dit moment geïdentificeerd zijn, zodat het managementteam en de sponsors kunnen zien wat het project in de toekomst mogelijk kan beïnvloeden.

Een risico is de kans op een gebeurtenis of toestand die het project kan beïnvloeden. Niet alle risico’s zijn negatief. In dit geval wordt echter sneller gesproken van een kans.

8. Mijlpalen

Neem mijlpalen op hoog niveau op in deze sectie van het project charter. Het kan zijn dat nog niet alle informatie bekend is op dit moment, maar noteer in ieder geval de geschatte begin- en einddatum van het project. Vermeld ook drop-dead datums, en voeg de mijlpalen toe aan een overzichtelijk Gantt diagram.

In plaats van een Gantt diagram kan er ook een tijdlijn, kalander of ander document gebruikt worden dat de projectplanning visualiseert met details over elke mijlpaal of fase.

9. Autoriteitsniveau project manager

Tenzij ergens anders duidelijk de bevoegdheden van de project manager zijn vastgelegd, is het de moeite waard om deze sectie van het project charter te gebruiken om op te nemen wat de projectmanager kan doen zonder de goedkeuring van een senior.

Over het algemeen heeft dit betrekking op ingestelde tolerantieniveaus op het budget en het tijdspan. Bijvoorbeeld: de project manager heeft een tolerantie van 15% op het budget, en een tolerantie van 8% op het tijdschema.

Elke afwijking buiten deze limieten moet worden gerapporteerd worden aan en goedgekeurd worden door de projectsponsor/ senior.

Verder kan deze sectie uitgebreid worden door te specificeren welke autoriteit de project manager heeft over het aannemen en ontslaan van de medewerkers in het project team.

10. Goedkeuringssectie

Het laatste gedeelte van de PC is het goedkeuringsgedeelte. De project manager en de project sponsor moeten het document dateren en ondertekenen. Het maakt hiervoor niet uit of dit digitaal gebeurt, of op papier. Bewaar in beide gevallen een kopie voor het geval daar nog een keer op gewezen moet worden.

Project charter voorbeeld template

Wil je de verschillende elementen van het project charter direct gaan gebruiken? Download het project charter template waarin onderdelen voor je klaar staan zodat je direct kan beginnen met het creëren van jouw persoonlijke project charter.

Project charter is niet altijd slechts één document

In het ideale geval is een project charter een enkel document met verwijzingen naar andere documenten die de zakelijke behoefte, de planning en andere belangrijke aspecten aankaarten.

Als de sponsor project gerelateerde documenten heeft goedgekeurd, en de toestemming is verleend, dan vormt de verzameling aan goedgekeurde documenten feitelijk het charter.

Zelfs als deze documenten niet expliciet naar elkaar verwijzen kan de verzameling als een charter worden beschouwd. Hieruit blijkt dat het erg afhangt van het doel van het project om wel of geen standaardformaat charter op te stellen.

Bij veel bedrijven die projecten uitvoeren wordt een werkorder gezien als belangrijk onderdeel van het charter. Met deze werkorder krijgen specifieke mensen gezag over organisatorische middelen om het project uit te voeren.

Meerdere charters voor een enkel project

Een typisch project in de zakelijke wereld zal meerdere charters hebben. Een goede projectmanager begrijpt de reikwijdte van de huidige charter, en heeft het vermogen om vooruit te kijken om charters voor de volgende fases vast te stellen.

Volgens bijvoorbeeld PMBOK doorloopt elk project meerdere fasen, en heeft elk van deze fasen een charter.

Veel projectmanagers hebben moeite om het oorspronkelijke charter vast te stellen, maar het identificeren van charters voor elke opvolgende fase is nog lastiger. Dat komt omdat de overgang vaak subtiel is.

Hiërarchie

Sommigen projecten gaan van fase naar fase zonder dat dit wordt opgemerkt. De klant of sponsor heeft weinig inzicht in de fasen en activiteiten van het project, dus is het lastig om ook elke fase te autoriseren.

De sponsor heeft de project manager echter de bevoegdheid gegeven over de interne projectactiviteiten, inclusief de overgang van de ene naar de andere fase. De projectmanager heeft dus in feite de autoriteit gekregen om elke fase binnen het project zelf te autoriseren.

Project communicatieplan

Hoewel het geen vast onderdeel van het project charter is, is een projectcommunicatie een eenvoudig hulpmiddel dat gebruikt kan worden tijdens de eerste charterfase.

Een communicatieplan faciliteert effectieve communicatie tussen de sponsor, klant, team en andere belanghebbenden. Het bevat duidelijke richtlijnen voor hoe informatie wordt gedeeld, en wie er verantwoordelijk is voor communicatie alle communicatieaspecten.

Een communicatieplan speelt een belangrijke rol in elk project omdat:

• Het een schriftelijk overzicht biedt waar iedereen bij kan
• Het duidelijke verwachtingen stelt over hoe en wanneer updates worden gedeeld met verschillende partijen
• Het de zichtbaarheid van het project en de status vergroot
• Het de productiviteit van teamvergaderingen vergroot
• Het ervoor zorgt dat de projectactiviteiten in lijn blijven met de doelstellingen

Maak het charter visueel aantrekkelijk

Belanghebbenden van het project zullen het project charter minstens een keer lezen, zelfs als er alleen maar tekst in staat. Gebruik echter afbeeldingen of andere ontwerpelementen om ervoor te zorgen dat het charter beter en overzichtelijker oogt, en om ervoor te zorgen dat het makkelijk wordt voor mensen om later het nog eens erbij te pakken.

Scheid verschillende secties van het charter overzichtelijk met vakken of geaccentueerde headers voor een betere leesbaarheid. Kijk vervolgens welke elementen van het charter gemakkelijk samen te vatten zijn als een visueel iets.

Met name het gedeelte met mijlpalen is geschikt om te visualiseren met bijvoorbeeld een tijdlijn of Gantt diagram.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Herken jij de uitleg over het project charter? Zie jij overeenkomsten met bijvoorbeeld het Project Initiation Document (PID)? Heb jij al eens geparticipeerd in een projectteam? Werd er toen gebruikt gemaakt van een project charter? Wat is volgens jou nog meer belangrijk om op te nemen in een dergelijke document? Heb jij tips of opmerkingen?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. McKeever, C. (2006). The Project Charter–Blueprint for Success. CrossTalk: The Journal of Defense Software Engineering, 19.
2. Kerzner, H. (2017). Project management metrics, KPIs, and dashboards: a guide to measuring and monitoring project performance. John Wiley & Sons.
3. Ruecker, S., & Radzikowska, M. (2008, February). The iterative design of a project charter for interdisciplinary research. In Proceedings of the 7th ACM conference on Designing interactive systems (pp. 288-294).
4. Wideman, R. M. (2002). Comparing PRINCE2® with PMBoK®. AEW Services, Vancouver, BC, Canada, 13-16.

Citatie voor dit artikel:
Janse, B. (2020). Project Charter. Retrieved [insert date] from Toolshero: https://www.toolshero.nl/project-management/project-charter/

Oorspronkelijke publicatiedatum: 04/04/2020 | Laatste update: 15/12/2023

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/project-management/project-charter/”>Toolshero: Project Charter</a>

Article by:

Ben Janse

Ben Janse is een young professional en werkzaam als Content Manager bij Toolshero. Daarnaast houdt hij zich binnen zijn studie International Business aan de Hogeschool Rotterdam bezig met het analyseren en ontwikkelen van managementmodellen. Dankzij zijn theoretische en praktische kennis weet hij hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden waardoor de essentie van elk artikel goed naar voren komt.