Business case

Business case - ToolsHero

In dit artikel wordt het concept business case praktisch uitgelegd. Na het lezen begrijp je de basis van deze krachtige project management tool.

Introductie

Elk bedrijf richt zich op een zo goed mogelijke verhouding tussen de kosten en de baten.

Een business case kan hierbij helpen.

Met dit gestructureerde document kan er een goede en duidelijke kosten baten analyse gegeven worden, waarin er een zakelijke afweging wordt gemaakt om een project al dan niet te laten starten.

Business case: de uitgebreide vorm

In een business case worden de kosten nauwkeurig afgewogen tegen de baten.

Deze project management methode kan zowel op een eenvoudige als op een uitvoerige manier worden uitgevoerd.

In uitgebreide vorm zal er worden stilstaan bij de uitgangspunten van het project, de verschillende beslissingscriteria, externe factoren, verwacht rendement, de toegevoegde waarde en de mogelijke risico’s.

Bovendien zal er ook uitvoerig bij de financiering van een project worden stilgestaan.

Aan de hand van zo´n uitgebreide vorm zal worden bepaald of een project wel of niet uitgevoerd gaat worden.

Actueel

In de meeste gevallen is een business case geen statisch document, maar continu in beweging.

Gedurende het project dient actuele informatie bijgehouden te worden en in de business case te worden aangepast.

Door actualisering blijft de zakelijke rechtvaardiging van een project geldig en kunnen er direct recente veranderingen worden toegepast.

Elke business case kan met aanpassingen en herzieningen te maken krijgen.

Daarbij moet wel opgemerkt worden, dat een dergelijke herziening tot een wijziging en soms zelfs tot eindiging van een project kan leiden.

Onderdelen business case

In elke goede business case moeten de volgende onderdelen in ieder geval aan de orde komen:

Referentiekader

Uitleg over de achtergrond en oorsprong van het project en de huidige status. De gewenste investering krijgt een projectnaam.

Context

Hierin worden de bedrijfsdoelen en de bedrijfsmogelijkheden geschetst, zodat het duidelijk wordt waar deze business case toe leidt.

Winstvoorstel

Behalve een winstberekening, is het ook belangrijk om hierin de resultaatplanning en een uitgebreide kosten / baten analyse op te nemen én de mogelijke (financiële) risico’s te belichten.

Een bekende financiële parameter die vaak wordt meegenomen in een business case is de Return On Investment (ROI).

Deze financiële parameter wordt gebruikt om de verhouding tussen het rendement en de investering aan te geven.

Oplevering

Behalve het resultaat, worden ook de mogelijke voordelen benoemd en de impact van het project zowel intern als extern.

Werklast

Er dient een inschatting gemaakt worden, van inzet van middelen en de werkindeling van personele inzetbaarheid.

Afwegingen

Het is belangrijk om in zo´n vroeg mogelijk stadium een business case op te stellen. In eerste instantie hoeft dat lang niet een gedetailleerd document te zijn. Het is wel verstandig om vooraf, enkele afwegingen te maken:

Kosten besparend of winst opleveren?

Waar ligt de nadruk. Gaat het om het genereren van winst of om bezuinigingsmaatregelen.

In geval van bezuinigingen, is het vaak moeilijk vooraf een inschatting te maken. In geval van een winstdoelstelling, worden de activiteiten gerelateerd aan omzetstijging.

Operationeel of strategisch?

Belangrijk om vooraf te weten of de business case geïntegreerd wordt als essentieel onderdeel van de bedrijfsstrategie of dat het meer afdelingsgericht is en het door een team uitgevoerd gaat worden.

Kwaliteit of kwantiteit?

Gaat het om omzetverhoging (kwantiteit) of richt het zich meer op betere werkprocessen en een (interne) toegevoegde waarde voor de gehele organisatie (kwaliteit)?

Stappenplan

In de meeste organisaties zijn het de (financiële) managers die zich bezig houden met het opstellen en schrijven van een Business Plan.

Globaal kunnen hier drie stappen voor genomen worden:

Aanleiding

Waarvoor wordt het Business Plan opgesteld? Wat moet er verbeterd worden.

Door een uitvoerige SWOT analyse krijgt men goed inzicht in de sterke en zwakke punten van de organisatie en in de externe uitdagingen en bedreigingen.

Kosten / baten analyse

Door vooraf goed inzicht in de kosten en baten van de organisatie te hebben en in de mogelijke investeringen en opbrengsten, wordt het duidelijk waar de gewenste investering toe kan leiden.

Investeringsbeslissing

Vooraf is het belangrijk om inzicht in de financiering te hebben. Hoe staat de organisatie er financieel voor en welk rendement voorziet de organisatie na uitvoering van de investering?

Is een business case project gerelateerd? Dan is het verstandig om direct aandacht te besteden aan risico’s voor het project en de bijbehorende risico reductie maatregelen.

In sommige omgevingen is een business case met een cashflow planning (wanneer geeft men welke bedragen uit) erg gewenst.

Dit is weer handig om een meer betrouwbare terugverdientijd te kunnen berekenen. Gedurende het project zal men op gezette tijden controleren of de business case nog steeds valide is.

Dit kan leiden tot de beslissing om, als de business case niet meer valide blijkt te zijn, het project te pauzeren of soms zelfs te stoppen.

Het is dus belangrijk om tijdens het project de business case af en toe tegen het licht te houden, onder het mom van ‘beter ten halve gekeerd dan ten hele gedwaald’.

Voor het opstellen van een objectieve business case, kan er naast interne stakeholders ook gebruikt worden gemaakt van de expertise van externe bureaus.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Hoe pas jij een business case toe? Herken je het bovenstaande voor een goede uitwerking of heb je aanvullingen? Wat zijn volgens jou andere succes criteria of factoren die kunnen bijdragen aan het opstellen van een goede business case?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Als je het artikel handig of praktisch vond voor jouw eigen kennis, deel dit vooral met jouw netwerk aan vrienden en zakenrelaties. Je kunt ons ook vinden op Facebook en Twitter.

Meer informatie

  1. Epstein, M. J., & Roy, M. J. (2003). Making the business case for sustainability. Journal of Corporate Citizenship, 2003(9), 79-96.
  2. Leatherman, S., Berwick, D., Iles, D., Lewin, L. S., Davidoff, F., Nolan, T., & Bisognano, M. (2003). The business case for quality: case studies and an analysis. Health affairs, 22(2), 17-30.
  3. Robinson, G., & Dechant, K. (1997). Building a business case for diversity. The Academy of Management Executive, 11(3), 21-31.
  4. Sheen, R. (2015). HBR Guide to Building Your Business Case. Harvard Business Review (Kindle).

Citatie voor dit artikel:
Mulder, P. (2012). Business Case. Retrieved [insert date] from ToolsHero: https://www.toolshero.nl/project-management/business-case-methode/

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/project-management/business-case-methode/”>ToolsHero: Business Case</a>

Interessant artikel?
Geef je waardering of deel het artikel via social media!

Business case, 4 / 5 (1 votes)

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here