Business case: de uitleg plus voorbeeld

Business case: in dit artikel wordt het concept business case praktisch uitgelegd. Naast de uitleg van de betekenis en de uitgebreide vorm, wordt ook het belang van actualiteit uitgelegd, de type analyses in een business case, de besluitvorming, de onderdelen voor het schrijven en opstellen, de stappen, een business case voorbeeld, tips en een template om direct zelf aan de slag te gaan. Veel leesplezier!

Wat is een business case (buca)? Betekenis en uitleg

Elk bedrijf richt zich op een zo goed mogelijke verhouding tussen de kosten en de baten. Een business case (BuCa) kan hierbij helpen. Met dit gestructureerde document kan er een goede en duidelijke kosten baten analyse gegeven worden, waarin er een zakelijke afweging wordt gemaakt om een project al dan niet te laten starten.

Business case: de uitgebreide vorm

In een business case worden de kosten nauwkeurig afgewogen tegen de baten. Deze project management methode kan zowel op een eenvoudige als op een uitvoerige manier worden uitgevoerd.

In uitgebreide vorm zal er worden stilstaan bij de uitgangspunten van het project, de verschillende beslissingscriteria, externe factoren, verwacht rendement, de toegevoegde waarde en de mogelijke risico’s.

Bovendien zal er ook uitvoerig bij de financiering van een project worden stilgestaan. Aan de hand van zo´n uitgebreide vorm zal worden bepaald of een project wel of niet uitgevoerd gaat worden.

Actueel

In de meeste gevallen is een business case geen statisch document, maar continu in beweging. Gedurende het project dient actuele informatie bijgehouden te worden en in het dynamische document te worden aangepast.

Door actualisering blijft de zakelijke rechtvaardiging van een project geldig en kunnen er direct recente veranderingen worden toegepast. Elke business case kan met aanpassingen en herzieningen te maken krijgen.

Daarbij moet wel opgemerkt worden, dat een dergelijke herziening tot een wijziging en soms zelfs tot eindiging van een project kan leiden.

Analyses in een business case

In de meeste gevallen kan een BuCa opgedeeld worden in zes elementen. Het document begint met een management samenvatting. Daarna volgt de strategische context, inclusief missie en doelstellingen. Ook wordt het product of de service waar het om gaat toegelicht.

In alle gevallen moet een overtuigend argument worden aangedragen waaruit blijkt dat verandering noodzakelijk is. Daarna wordt er een economische analyse uitgevoerd, om het rendement op de investering vast te stellen. Dit wordt gedaan met financiële hulptools. Als laatste volgt een risicoanalyse. Je vindt al deze elementen terug in de template.

Bij het werken met de business case zijn verschillende managers betrokken. De managementbenadering omvat het toewijzen van verschillende rollen, de bestuursstructuur, etc.

Besluitvorming rond een business case

Deze project management methode wordt geëvalueerd en herzien bij zogenoemde decision gates, naarmate er accuratere schattingen en informatiebronnen beschikbaar komen. Een goedgekeurde business case geeft overzichtelijk weer hoe beslissingen van het bestuur invloed hebben op het rendement van de investering, en hoe het hoogste rendement behaald kan worden.

Door deze benaderingen samen te voegen wordt de business case simpelweg een overzicht van de aanbevolen opties met onderbouwing en bewijs om de beslissing te ondersteunen.

Wanneer de presentatie met succes is ontvangen, resulteert dit in de formele opstart van een project, portfolio of programma. De sponsor is eigenaar van de business case en het project.

Business case opstellen en schrijven: de onderdelen

In elke goede buca moeten de volgende onderdelen in ieder geval aan de orde komen:

Referentiekader

Uitleg over de achtergrond en oorsprong van het project en de huidige status. De gewenste investering krijgt een projectnaam.

Context

Hierin worden de bedrijfsdoelen en de bedrijfsmogelijkheden geschetst, zodat het duidelijk wordt waar deze business case toe leidt.

Winstvoorstel

Behalve een winstberekening, is het ook belangrijk om hierin de resultaatplanning en een uitgebreide kosten / baten analyse op te nemen én de mogelijke (financiële) risico’s te belichten. Een bekende financiële parameter die vaak wordt meegenomen in een business case is de Return On Investment (ROI). Deze financiële parameter wordt gebruikt om de verhouding tussen het rendement en de investering aan te geven.

Oplevering

Behalve het resultaat, worden ook de mogelijke voordelen benoemd en de impact van het project zowel intern als extern.

Werklast

Er dient een inschatting gemaakt worden, van inzet van middelen en de werkindeling van personele inzetbaarheid.

Afwegingen

Het is belangrijk om in zo´n vroeg mogelijk stadium een business case op te stellen. In eerste instantie hoeft dat lang niet een gedetailleerd document te zijn. Het is wel verstandig om vooraf, enkele afwegingen te maken:

Kosten besparend of winst opleveren?

Waar ligt de nadruk. Gaat het om het genereren van winst of om bezuinigingsmaatregelen. In geval van bezuinigingen, is het vaak moeilijk vooraf een inschatting te maken. In geval van een winstdoelstelling, worden de activiteiten gerelateerd aan omzetstijging.

Operationeel of strategisch?

Belangrijk om vooraf te weten of de business case geïntegreerd wordt als essentieel onderdeel van de bedrijfsstrategie of dat het meer afdelingsgericht is en het door een team uitgevoerd gaat worden.

Kwaliteit of kwantiteit?

Gaat het om omzetverhoging (kwantiteit) of richt het zich meer op betere werkprocessen en een (interne) toegevoegde waarde voor de gehele organisatie (kwaliteit)?

Lean en business case

Een veelgemaakte fout is om de business case te behandelen als een orakel dat resultaten in de toekomst verzekert. De buca dient te worden gezien als een theoretische en strategische hypothese die door middel van onderzoek wordt ondersteund met bewijs.

Om dit te garanderen is het belangrijk dat de case gefocust, nuttig en praktisch blijft. Hieronder staan enkele tips om de business case zo te schrijven dat deze in overeenstemming is met de Lean management principes.

Houd de buca strategisch

Zorg ervoor dat zoveel mogelijk strategische elementen worden opgenomen in de buca. Analyseer huidige markt- en industriefactoren, en stem de projectstrategie hierop af.

Onderscheid feiten van hypotheses

Identificeer en rangschik risicovolle aannames. Geef vervolgens prioriteit aan deze aannames, en evalueer de risico’s die vast zitten aan het inzetten van deze aannames.

Feiten zijn alleen feiten wanneer de uitslag van een bepaald experiment keer op keer hetzelfde is. Sommige feiten kunnen ook ophouden waar te zijn als omgevingsfactoren veranderen. Houd ook hier rekening mee.

Controleer en herzie

Voor het project uit door middel van een reeks iteraties. Een product en bedrijfsmodel evolueren naarmate het pad naar de klant verkleind wordt. Als er in de loop van de maanden niks veranderd kan dit een aanknopingspunt zijn dat het team onvoldoende met de markt- en industriefactoren bezig is. Begin klein, en voeg diepte toe naarmate het project vordert.

Een business case maken

In de meeste organisaties zijn het de (financiële) managers die zich bezig houden met het opstellen en schrijven van een Business Plan.

Globaal kunnen hier drie stappen voor genomen worden. Werk het onderstaande stappenplan door om te beginnen met het gebruik van business cases in jouw werkomgeving.

Stap 1: Aanleiding vaststellen

Waarvoor wordt het Business Plan opgesteld? Wat moet er verbeterd worden. Door een uitvoerige SWOT analyse krijgt men goed inzicht in de sterke en zwakke punten van de organisatie en in de externe uitdagingen en bedreigingen.

Stap 2: Kosten-baten analyse uitvoeren

Door vooraf goed inzicht in de kosten en baten van de organisatie te hebben en in de mogelijke investeringen en opbrengsten, wordt het duidelijk waar de gewenste investering toe kan leiden.

Stap 3: Investeringsbeslissing maken

Vooraf is het belangrijk om inzicht in de financiering te hebben. Hoe staat de organisatie er financieel voor en welk rendement voorziet de organisatie na uitvoering van de investering? Is een business case project gerelateerd? Dan is het verstandig om direct aandacht te besteden aan risico’s voor het project en de bijbehorende risico reductie maatregelen.

In sommige omgevingen is een business case met een cashflow planning (wanneer geeft men welke bedragen uit) erg gewenst. Dit is weer handig om een meer betrouwbare terugverdientijd te kunnen berekenen.

Gedurende het project zal men op gezette tijden controleren of de business case nog steeds valide is. Dit kan leiden tot de beslissing om, als de business case niet meer valide blijkt te zijn, het project te pauzeren of soms zelfs te stoppen. Het is dus belangrijk om tijdens het project de business case af en toe tegen het licht te houden, onder het mom van ‘beter ten halve gekeerd dan ten hele gedwaald’.

Voor het opstellen van een objectieve business case, kan er naast interne stakeholders ook gebruikt worden gemaakt van de expertise van externe bureaus.

Business case voorbeeld

Hieronder volgt een korte toelichting op de vier basisonderdelen van een business case. Daarnaast vind je een voorbeeld van een business case in de vorm van een praktisch template. De business case bestaat grofweg uit zes secties.

Afhankelijk van het project en de grootte hiervan kunnen onderdelen worden weggelaten of toegevoegd.

1. Executive Summary

Afhankelijk van de lengte en diepte van de business case is het verstandig om een samenvatting van het project op hoog niveau op te nemen. De executive summary is het allereerste deel van de business case, maar wordt als laatste geschreven.

In feite is het een zeer bondige samenvatting van de hele business case met daarin essentiële informatie over de ins en outs van het project.

Het zou kunnen zijn dat de persoon die de business case in handen krijgt, alleen de samenvatting leest en dan beslist om het verslag daadwerkelijk te lezen. Zorg dus voor een kwalitatief goed document. De eerste indruk kan zeer belangrijk zijn.

2. Financiën

Het financiële gedeelte van de business case is bedoeld voor mensen die over het budget moeten beslissen, of deze goedkeuren. Het financiële gedeelte, plus de eerste helft van de projectdefinitie is zeer belangrijk voor hen.

Bij het voorbereiden van de financiële beoordeling (financial appraisal), wordt doorgaans advies gevraagd aan vak experts over de inhoud en presentatie aan het financiële publiek.

Het doel van de financiële beoordeling is om alle financiële implicaties van het project te identificeren, ervoor te zorgen dat het project betaalbaar blijft en cashflows te voorspellen.

Investeerders en andere beoordelaars zullen zoeken naar gegevens over het rendement (return on investment).

Daarnaast is er de gevoeligheidsanalyse binnen het financiële gedeelte. Deze analyse heeft vooral betrekking op de risico’s rond het project, en kijkt naar alternatieven door de impact van veronderstellingen te analyseren waarvoor onzekerheid bestaat. In feite laat de gevoeligheidsanalyse het management experimenteren met mogelijke scenario’s.

3. Projectdefinitie

De projectdefinitie is eigenlijk een projectplan in uitgedunde vorm. Het beslaat tevens het grootste gedeelte van de business case. Dit gedeelte neemt de lezer mee naar het wat en waarom van het project of het initiatief.

Het eerste hoofdstuk bestaat uit achtergrondinformatie over het project, gevolgd door de doelstellingen/ probleem. In verdere onderdelen wordt antwoord gegeven op een aantal belangrijke vragen, zoals:

• Wat is het doel van dit project?
• Wat is er nodig om het vastgestelde probleem op te lossen?
• Hoe ondersteunt dit project of dit initiatief de bedrijfsdoelstellingen?

Ook worden de voordelen en beperkingen van het initiatief gewogen en in het document verwerkt.
Andere onderdelen die terugkomen in de business case zijn:

• Identificatie en beoordeling van alternatieven
• Reikwijdte, impact, en afhankelijkheden
• Marktbeoordeling
• Initiële projectplanning
• Risicobeoordeling
• Projectbenadering
• Aankoopstrategie

4. Projectorganisatie

Het laatste deel van de business case is vooral interessant voor de projectleider en het algemeen management van de organisatie. Het bestaat vooral uit informatie over wie er verantwoordelijk zijn voor het afleveren van specifieke werkpakketten, en hoe het project is opgezet. Daarnaast bestaat deze sectie uit informatie over:

• Rollen en verantwoordelijkheden
• Projectnormen
• Projectbestuur
• Besluitvorming
• Rapportage

Overige onderdelen vind je in de downloadbare template.

Business case template

Gebruik het downloadbare template om direct aan de slag te gaan.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Hoe pas jij een business case toe? Herken je het bovenstaande voor een goede uitwerking of heb je aanvullingen? Wat zijn volgens jou andere succes criteria of factoren die kunnen bijdragen aan het opstellen van een goede buca?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. Epstein, M. J. & Roy, M. J. (2003). Making the business case for sustainability. Journal of Corporate Citizenship, 2003(9), 79-96.
2. Leatherman, S., Berwick, D., Iles, D., Lewin, L. S., Davidoff, F., Nolan, T. & Bisognano, M. (2003). The business case for quality: case studies and an analysis. Health affairs, 22(2), 17-30.
3. Robinson, G. & Dechant, K. (1997). Building a business case for diversity. The Academy of Management Executive, 11(3), 21-31.
4. Sheen, R. (2015). HBR Guide to Building Your Business Case. Harvard Business Review.

Citatie voor dit artikel:
Janse, B. (2020). Business case. Retrieved [insert date] from Toolshero: https://www.toolshero.nl/project-management/business-case-methode/

Gepubliceerd op: 23/03/2020 | Laatste update: 15/12/2023

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/project-management/business-case-methode/”>Toolshero: Business case</a>

Article by:

Ben Janse

Ben Janse is een young professional en werkzaam als Content Manager bij Toolshero. Daarnaast houdt hij zich binnen zijn studie International Business aan de Hogeschool Rotterdam bezig met het analyseren en ontwikkelen van managementmodellen. Dankzij zijn theoretische en praktische kennis weet hij hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden waardoor de essentie van elk artikel goed naar voren komt.