Kritische succesfactoren (KSF)

Kritische succesfactoren (KSF): in dit artikel worden Kritische succesfactoren (KSF) praktisch uitgelegd. Het artikel begint met de betekenis van KSF’s, gevolgd door informatie over de relatie van dit concept met strategisch plannen. Daarna lees je over de verschillende gebieden waar deze worden ingezet en vind je enkele praktische kritische succesfactoren voorbeelden. Veel leesplezier!

Wat zijn Kritische succesfactoren (KSF)?

Betekenis

Kritische succesfactoren (KSF’s), of Critical Succes Factors (CSF), zijn prestatie indicatoren voor mogelijkheden, activiteiten of condities die nodig zijn om een doelstelling te behalen binnen een project of missie.

KSF’s zijn verschillend voor elke organisatie en weerspiegelen huidige en toekomstige doelstellingen. Of het nu om een café gaat, een verzekeringskantoor of aannemersbedrijf, het is essentieel om de koers af te stemmen op de dingen die de organisatie helpt om haar missie te volbrengen.

Deze sleutelvariabelen hebben vaak een enorme impact op de mate waarin een bedrijf succesvol en effectief is in de missie om strategische doelen te bereiken en zijn cruciaal in de strijd om concurrentievoordeel te behalen.

Deze prestatie indicatoren zijn dus van vitaal belang voor het succes van een organisatie. Ze kunnen opgesteld worden voor een bepaalde afdeling van een organisatie, voor de organisatie als geheel, maar altijd zijn ze direct gelinkt aan de bedrijfsstrategie en worden ze opgesteld door het hogere management.

Het concept van KSF’s werd ontwikkeld en geïntroduceerd door D. Ronald Daniel, werkzaam voor McKinsey & Co, in 1961.

Een decennium later verfijnde en populariseerde John F. Rockart het concept.

Sindsdien wordt het concept op grote schaal gebruikt om organisaties te begeleiden bij het ontwikkelen en implementeren van strategieën en projecten.

Relatie kritische succesfactoren (KSF) en strategisch plannen

John F. Rockart benadrukt dat KSF’s bedoeld zijn om kritieke punten in de organisatie bloot te leggen, met name op gebied van management. Hij was van mening dat deze prestatie indicatoren de ontwikkeling van de organisatie verbeterd, en de waarde van procedures vergroot door criteria te onthullen die het bereiken of falen van een bepaald organisatorisch doel in de weg kunnen staan.

Rockart onderkende ook dat KSF’s essentieel zijn in het strategisch planningsproces. Volgens hem zijn het kenmerken van een bedrijf die gemarkeerd moeten worden om concurrentievoordeel te behalen.

Ondanks dat kritische succesfactoren geen concrete bijdrage leveren aan de voortgang van de strategie, leveren zij wel een behoorlijke bijdrage aan de planningsprocedure van de strategie.

Wanneer de KSF’s gecombineerd worden met een complete strategische planningsmethode fungeren ze als kwesties die essentieel zijn in het behalen van succes van een organisatie.

Bronnen voor het bepalen van kritische succesfactoren (KSF)

Kritische succesfactoren (KSF) komen voort uit vijf belangrijke bronnen of gebieden die van invloed zijn op een organisatie.

Deze gebieden verschillen van elkaar, aangezien verschillende situaties tot verschillende kritische succesfactoren (KSF) leiden. Rockart en Bullen schreven over de volgende vijf belangrijkste bronnen van KSF:

Industrie KSF

Deze factoren zijn afhankelijk van de specifieke branchekarakteristieken. Deze factoren moet de organisatie blijven monitoren om te kunnen blijven concurreren in de markt. Zo vereist een chemiebedrijf bijvoorbeeld specifieke technologie en kan een kledingproducent niet zonder katoen.

Deze KSF’s kunnen alle concurrenten in een bepaalde branche beïnvloeden, maar ook individuele organisaties.

Concurrentiestrategie en industriepositie KSF

Niet alle bedrijven in een bepaalde branche hebben dezelfde KSF’s.

De huidige positie en fase van ontwikkeling heeft invloed op welke kritische succesfactoren opgesteld worden, alsmede de beschikbare middelen en capaciteiten.

De totale waarde van een organisatie, de doelgroep en andere factoren zal elk management andere kritische succesfactoren laten optekenen.

Omgevingsfactoren KSF

De externe omgeving van een organisatie bepaald een groot gedeelte van het ontwerp van de kritische succesfactoren (KSF). Voor een analyses van deze externe omgeving kan een PEST-analyse gebruikt worden. Deze economische, regelgevende, politieke en demografische factoren creëren KSF’s voor elk bedrijf.

Op deze macro-omgevingsfactoren heeft de organisatie lang niet altijd invloed, maar moeten zeker in overweging genomen worden. Managers werkzaam in de productie moeten bijvoorbeeld kwaliteit kunnen garanderen en de voorraad op peil houden.

Management KSF

Ook individuele of relatief kleine aspecten binnen een organisaties kunnen voor nieuwe KSF’s zorgen. Als bepaalde verantwoordelijkheden binnen een managementfunctie als cruciaal worden beschouwd voor de prestatie van een organisatie als geheel moet dit nauwlettend in de gaten worden gehouden en worden gemeten.

Tijdelijke factoren KSF

Tijdelijke factoren zijn gelinkt aan korte termijn situaties. Hoewel ze belangrijk kunnen zijn, zijn ze dus meestal van korte duur. De tijdelijke of eenmalige factoren zijn vaak het gevolg van een bepaalde gebeurtenis.

Bij het uitbreiden van een organisatie in een nieuwe markt, bijvoorbeeld op een ander continent, kan de KSF betrekking hebben op het uitbreiden en rekruteren van nieuw capabel management.

Dingen die worden gemeten worden vaker uitgevoerd dan dingen die niet worden gemeten. Elke kritische succesfactor (KSF) moet meetbaar zijn en gekoppeld zijn, of te maken hebben met een bepaald bedrijfsdoel.

Ontwikkelen en meten van kritische succesfactoren

Er is een aantal factoren en principes die helpen bij het ontwikkelen van kritische succesfactoren (KSF).

Allereerst moet er een goed beeld geschetst zijn van de organisatie en zijn omgeving. Dit beeld ontstaat nadat de vijf primaire bronnen van KSF’s geanalyseerd zijn, beschreven hierboven. De kennis van de concurrentie en hun strategie is hierin een belangrijke.

Bronnen voor het analyseren van de externe omgeving zijn: nieuwsartikelen, handelsverenigingen, informatie over kopers en leveranciers, analistenrapporten en analyses van de financiële overzichten.

Ontwikkel vervolgens kritische succesfactoren (KSF) die gemeten kunnen worden met waarneembare verschillen. Het hoeven niet per definitie factoren te zijn die kwantitatief gemeten moeten worden, het schrijven van KSF’s in waarneembare termen is voldoende.

Een goede KSF begint met een actiewerkwoord en schetst in zo weinig mogelijk wat er belangrijk is. Actiewerkwoorden zijn bijvoorbeeld: controleren, monitoren, analyseren, bepalen etc. Een voorbeeld van een KSF dat begint met een actiewerkwoord is: ‘monitor vraag en aanbod en toekomstige trends.’ Dit soort KSF’s worden weergegeven als een activiteit.

KSF’s kunnen ook worden weergegeven als een eis, bijvoorbeeld: ‘nadat het verkooptarget van product A is behaald, zal verdere analyse leiden tot concrete vereisten in de ontwikkeling van product B.’

Bepaal vervolgens een manier om te meten of de kritische succesfactoren (KSF) gehaald worden. Als de KSF’s volbracht worden is de kans groter dat de algehele strategie een succes wordt. Neem dus de juiste maatregelen om de projecten nauwkeurig te meten.

Laten we zeggen dat de algehele strategie is om de organisatiegrootte te verdubbelen. Een gerelateerde KSF is dan groei binnen het huidige klantbestand. Als deze KSF niet goed presteert, is het strategische doel in moeilijkheden.

Volg en monitor elke KSF regelmatig. De frequentie hiervan hangt af van de strategie. Een KSF gekoppeld aan het budget of inkomsten kan elk kwartaal bijgehouden worden. Bij een KSF gebonden aan het werven en aannemen van nieuw personaal is twee keer per jaar monitoren voldoende.

Kritische succesfactoren voorbeelden

Onderstaand volgt een aantal voorbeelden van kritische succesfactoren (KSF). In een bepaalde industrie kunnen sommigen irrelevant zijn, in andere industrieën moeten er KSF’s aan worden toegevoegd.

• Vergroot klantloyaliteit
• Voorkom prijsoorlogen
• Investeer in opkomende markten
• Spring snel in op veranderende klantbehoeften en wensen
• Analyseer en begrijp de capaciteit, potentie en strategie van de concurrentie
• Ontwikkel nieuwe technologische hulpmiddelen om het productieproces op te schroeven

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Herken jij de uitleg over kritische succesfactoren (KSF)? Hoe denk jij KSF’s toe te kunnen passen binnen jouw organisatie of maak je er al gebruik van? Wat zijn volgens jou essentiële kritische succesfactoren binnen de industrie van jouw interesse?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. Rockart, J. F. (1979). Chief executives define their own data needs. Harvard business review, 57(2), 81-93.
2. Hong, K. K., & Kim, Y. G. (2002). The critical success factors for ERP implementation: an organizational fit perspective. Information & management, 40(1), 25-40.
3. Leidecker, J. K., & Bruno, A. V. (1984). Identifying and using critical success factors. Long range planning, 17(1), 23-32.

Citatie voor dit artikel:
Janse, B. (2019). Kritische succesfactoren (KSF). Retrieved [insert date] from ToolsHero: https://www.toolshero.nl/strategie/kritische-succesfactoren/

Gepubliceerd op: 23/02/2019 | Laatste update: 14/08/2023

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/strategie/kritische-succesfactoren/”>Toolshero: Kritische succesfactoren (KSF)</a>

Article by:

Ben Janse

Ben Janse is een young professional en werkzaam als Content Manager bij Toolshero. Daarnaast houdt hij zich binnen zijn studie International Business aan de Hogeschool Rotterdam bezig met het analyseren en ontwikkelen van managementmodellen. Dankzij zijn theoretische en praktische kennis weet hij hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden waardoor de essentie van elk artikel goed naar voren komt.