Communicatieplan maken: uitleg plus template

Communicatieplan: in dit artikel wordt het communicatieplan praktisch uitgelegd. Dit artikel bevat de definitie van het concept communicatieplan, een praktisch voorbeeld, een template en handige tips om direct zelf aan de slag te gaan met het communicatieplan. Na het lezen heb je dus op een basisniveau kennis over dit onderwerp. Veel plezier met lezen!

Wat is een communicatieplan? De uitleg

Een communicatieplan is een gestructureerde aanpak om verschillende belanghebbenden van informatie te voorzien. In de gedetailleerde communicatiestrategie wordt vastgelegd wie welke specifieke informatie moet krijgen, wanneer die informatie geleverd moet worden en welke kanalen hiervoor gebruikt moeten worden.

Een communicatieplan is als een routekaart om de boodschap over een product of dienst over te brengen op het publiek, zowel intern, binnen de organisatie als, naar de externe omgeving. Welke boodschap dat is, hangt af van het bedrijf, de sector en het aanbod.

Wordt er bijvoorbeeld een nieuw product of initiatief gelanceerd moet dit overgebracht worden aan de mensen die dit willen weten. De tool zorgt ervoor dat een organisatie een duidelijk en specifieke boodschap kan verzenden met meetbare resultaten. Ook interne projecten hebben baat bij een duidelijk communicatieplan.

Het identificeert wie verantwoordelijk is voor het genereren en beheren van (vertrouwelijke) informatie. Het gaat in een communicatieplan niet alleen om het eenzijdig overbrengen van informatie, maar ook om het stellen van vragen en wedervragen. Communicatie is immers tweerichtingsverkeer.

Communicatieplan: de basis stappen

Het ontwikkelen van een communicatieplan kan tijdrovend zijn, maar het aantal voordelen is groter dan de nadelen. Aan het begin van een project tijd en inspanning investeren kan een flinke tijdwinst opleveren omdat duidelijk wordt wat er precies moet gebeuren in het proces zelf. Er zijn verschillende redenen voor het creëren van een communicatieplan. Voorbeelden zijn:

• Doelgroep informeren over een probleem in de organisatie
• Werven van nieuw personeel
• Aankondiging van evenementen
• Eerbetuigingen
• Successen
• Rectificaties
• Organisatorische crises

Gebruik de onderstaande stappen als format om een effectief communicatieplan te schrijven.

1. Doel identificeren

Denk vooraf na over het doel van de boodschap die gecommuniceerd moet worden. Mogelijk wordt de beste communicatiestrategie anders afhankelijk van de boodschap. Zorg in er in ieder geval voor dat, in geval van een te communiceren doelstelling, de boodschap of doelstelling SMART is. Definieer de algemene en specifieke communicatiedoelstellingen.

2. Situatieanalyse

Projecten vinden niet plaats in een vacuüm, dus is het belangrijk om de algemene projectomgeving te begrijpen en in acht te nemen. Voer een audit uit om te bepalen wat de situatie is met de huidige communicatie. Betrek bij deze interne analyse de communicatiemedewerkers of adviseurs, praat met verschillende afdelingen van de organisatie en geef aan wat je wilt bereiken.

3. Ken het publiek

Afhankelijk van het doel van het communicatieplan wordt het bericht aan een bepaald publiek gestuurd. Het is belangrijk om te weten wie dit publiek is. Maak een lijst met alle doelgroepen van de organisaties zoals leden, klanten, werknemers, management, overheidsfunctionarissen, partners, etc.

4. Het bericht opstellen

Bepaal vervolgens wat er precies gecommuniceerd moet worden. Houd hierbij rekening met de inhoud, stemming, taal en structuur. De boodschap moet uitgewerkt worden met het oog op het publiek. Het is daarom raadzaam om de inhoud van de boodschap uit te werken om het vervolgens effectief over te dragen.

De toon van het bericht zal deels bepalen hoe het publiek erop gaat reageren. Als de toon te agressief is, of anderszins extreem, zal het publiek er niet veel aandacht aan schenken. Een te positieve toon zal meestal meer bereiken dan het oproepen van negatieve emoties zoals woede of angst.

Probeer ook het taalniveau af te stemmen op het publiek. Differentieer hierbij tussen formeel of informeel, eenvoudig of complex, aanhalen en citeren van bekende personen of juist persoonlijk zonder daarbij anderen te betrekken. Als het bericht te informeel is kan het publiek het gevoel krijgen dat er tegen hen gepraat wordt op een manier die niet normaal voor de zender van het bericht is. Is het bericht te formeel kan publiek het gevoel krijgen dat er helemaal niet tegen hen gepraat wordt. Eenvoudige, duidelijke taal die effectief uitdrukt wat er bedoeld wordt is dan geschikter.

5. Communicatiemedium kiezen

In deze stap moet bepaald worden welk mediakanaal, of mediakanalen, het meest effectief zijn om het bericht over te brengen. Houd hierbij rekening met het beoogde publiek. Welke media gebruiken zij? Het publiek wordt eenvoudiger bereikt door het medium te gebruiken wat zij vaak gebruiken. Stel jezelf de volgende vragen:

• Aan welke media geeft de doelgroep de voorkeur?
• Hoe kunnen doelgroepen worden bereikt die niet of nauwelijks gebruik maken van de geselecteerde media?
• Is er een risico dat de informatie, of een gedeelte ervan, niet goed overkomt via het gekozen medium?
• Zijn er middelen beschikbaar voor de gekozen vorm van communicatie?
• Moet er de optie zijn voor wederzijdse communicatie? Of is het een mededeling via eenrichtingsverkeer?

6. Stel een tijdschema op

Om de communicatiedoelstellingen te halen moeten de te nemen stappen gepland en getimed worden. Bepaal wanneer het bericht voor het eerst verstuurd gaat worden, hoe en wanneer het gedeeld gaat worden door welke personen en hoelang het bericht in omloop moet blijven. Herhaling kan er voor zorgen dat het publiek de boodschap beter gaat begrijpen.

7. Feedback

Gedurende het hele proces van een communicatieplan is het belangrijk op feedback te vergaren. Mogelijk moet het bericht worden aangepast omdat het publiek de boodschap niet goed interpreteert, of zijn er fouten gemaakt. Maar ook als het bericht effectief is moet dit opgemerkt worden.

Communicatie stopt niet op het moment dat de verzendknop ingedrukt wordt. Neem de tijd om te monitoren of de communicatie effectief was. Vraag mensen of ze het bericht snapten, of check of ze na een maand nog iets van de boodschap onthouden hebben. Zijn de resultaten niet bevredigend, voer dan de nodige aanpassingen uit om een volgende keer effectiever te communiceren.

Communicatieplan: communicatieplanning en technologie in projecten

Het gebruik van verschillende communicatiemiddelen stimuleert betrokkenheid van verschillende belanghebbenden. Van relatief eenvoudige methoden zoals telefoon of e-mail, tot meer complexe methoden zoals samenwerking platforms op het internet, verschillende belanghebbenden hebben verschillende behoeften wat betreft communicatie. Wanneer in het proces van het schrijven van het communicatieplan wordt bepaald dat een relatief ingewikkeld medium wordt gekozen om de boodschap over te brengen is het raadzaam om een handleiding toe te voegen met daarin een stappenplan voor het publiek hoe ze toegang kunnen krijgen tot de informatie.

Het is belangrijk dat de juiste technologie wordt gebruikt voor de juiste situatie. Wanneer informatie gedeeld moet worden met belanghebbenden met betrekking tot een project, kunnen telefoontjes, telefoonconferenties, e-mails of virtuele vergaderingen gebruikt worden.

Moet er worden gebrainstormd over problemen of nieuwe ideeën, is het misschien beter om een samenwerkingsportaal te gebruiken waarin ideeën of losse flodders opgeslagen en gedeeld kunnen worden. Verder kan een dergelijk portaal gebruikt worden voor het opslaan van documentatie, statusrapporten, aantekeningen of het bijhouden van de planning met burndown charts.

Communicatieplan template

Nu je hebt gelezen over het communicatieplan kun je zelf aan de slag gaan. We helpen je graag op weg met een communicatieplan template.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Herken jij de uitleg over het communicatieplan? Ga jij in de toekomst dit plan gebruiken om effectiever te communiceren? Wat zijn volgens jou factoren die bijdragen aan een effectief proces voor communicatieplanning? Heb jij tips of aanvullingen?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. Coombs, W. T. (2014). Ongoing crisis communication: Planning, managing, and responding. Sage Publications.
2. Ferguson, S. D. (1999). Communication planning: An integrated approach (Vol. 1). Sage.

Citatie voor dit artikel:
Janse, B. (2019). Communicatieplan. Retrieved [insert date] from Toolshero: https://www.toolshero.nl/communicatie-modellen/communicatieplan/

Oorspronkelijke publicatiedatum: 05/02/2019 | Laatste update: 10/05/2023

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/communicatie-modellen/communicatieplan/”>Toolshero: Communicatieplan</a>

Tags: business communicatie communicatieve vaardigheden