Scope control

Scope control - ToolsHero

In dit artikel wordt scope control praktisch uitgelegd. Na het lezen begrijp je de basis van deze krachtige project management tool.

Wat is scope control?

Scope control maakt deel uit van de Monitor & Controlling Process Group en richt zich op projectmanagement. Het is het proces van het regelen van veranderingen op projectgebied en door PMBOK (Project Management Body of Knowlegde) als methode uitgeroepen. Scope control valt uiteen in Project Scope (projectomvang) en Product Scope (productomvang). Projectomvang laat het totale werk zien, dat gerealiseerd moet worden om tot een gewenst resultaat te komen. Bij productomvang gaat het om alle functies die met het eindresultaat gemoeid zijn, zoals producteigenschappen en -functies, service en kwaliteit. Kort gezegd komt het neer op kwantiteit en kwaliteit.

Voorbeeld project scope control

Wanneer op een braakliggend terrein 100 nieuwbouwwoningen gebouwd gaan worden, dan is er sprake van een gecompliceerd project. De grond moet allereerst bouwrijp worden gemaakt, de fundering moet geheid worden en de riolering moet uitgebreid worden en steen voor steen gaat de bouw vervolgens van start. Als de huizen ook nog elk een eigen indeling en uitstraling krijgen, dan heeft het project veel voeten in de aarde en moet overal aan gedacht worden.

De hoofdaannemer zorgt er in eerste instantie voor dat de bouwplaats begrensd wordt, zodat leveranciers, bouwers en anderen precies weten wat tot het project behoort. Een dergelijke begrenzing komt overeen met de Scope, oftewel reikwijdte. Daarnaast is het de taak van de hoofdaannemer om te bepalen wat er precies voor werkzaamheden moeten worden uitgevoerd, in welke volgorde en hoelang elk onderdeel gaat duren. Dit gaat om de omvang van het project en alle deeltaken. Hij stelt dit in een gedetailleerd plan op, zodat iedereen weet wat er van hem verwacht wordt.

De aannemer zal als projectleider formele goedkeuring aanvragen bij alle belanghebbenden. Zo ontstaan er duidelijk en goed geformuleerde taken en een gedefinieerde eisenpakket, zodat er naar een gezamenlijk eindresultaat gewerkt kan worden.

Projectwijzigingen

Natuurlijk kunnen er in een project tussentijdse wijzigingen plaatsvinden. Het is belangrijk om hier niet star op te reageren, maar mee te bewegen. In het voorbeeld van het bouwproject kan het zomaar voorkomen dat er met andere materialen gebouwd gaat worden, die duurzamer blijken.

Het is dan de projectmanager die het effect van de voorgestelde wijziging beoordeelt. Voordat hij de wijziging analyseert, zijn de volgende ingangen nodig:

Project Scope Statement

In dit document staat de projectomvang, inclusief de belangrijkste leveringen.

Werkonderbrekingsstructuur

Dit geeft de reikwijdte van het project weer en wordt gebruikt om te bepalen welke taken veranderen en worden beïnvloed binnen het project en welk effect dit op de opleverdatum heeft.

Work Breakdown Structure (WBS)

In het WBS woordenboek staan definiëringen van taken, unieke identificatiecodes voor elk onderdeel én mijlpalen.

Dat helpt om de totale omvang van het project te definiëren en om te bepalen hoe een wijziging de resultaten kan gaan beïnvloeden.

Project Scope Management Plan

Dit beschrijft hoe de reikwijdte gecontroleerd kan worden. Als blijkt dat de projectprestaties door de voorgenomen verandering zullen achterblijven, dan zijn corrigerende acties nodig.

Goedgekeurde wijzigingsverzoeken

Met deze verzoeken kan het projectgebied uitgebreid of verminderd worden. Alleen wijzigingen die volgens de overeengekomen procedures zijn verwerkt, kunnen worden doorgevoerd.

Werkprestatie-informatie

Dit geeft informatie over de status van de wijzigingen, inclusief de leveringen, corrigerende en preventieve acties en mogelijke defect reparaties.

Project reikwijdte

Om de reikwijdte van het project te identificeren, zijn de eisen nodig die alle belanghebbenden stellen. Door deze informatie te verzamelen kan er een juiste definitie van de reikwijdte worden opgesteld. Hoe groter een project, hoe meer tijd, moeite en middelen het vergt om eisen te verzamelen. Dat is precies de reden waarom het bepalen van de reikwijdte erg moeilijk is.

Door middel van een scope definitie wordt het duidelijk wat er in het Scope Management Plan (SMP) is opgenomen. Extra toevoegingen aan het project (golden plating) zijn niet toegestaan. Bij wijzigingen in de reikwijdte moet er altijd rekening worden gehouden met alle kennisgebieden van projectmanagement, zoals tijd, kosten, risico, kwaliteit, middelen en klanttevredenheid. Het beheer van de reikwijdte is alleen mogelijk als de doelstellingen duidelijk zijn. Daarnaast moet het voortijdig bepaald worden welke onderdelen aanpassing nodig hebben. Alleen dan zal scope control een positief projectresultaat opleveren.

Project veranderingen controle

Als de noodzaak van procesverandering zich voordoet, dan is het verstandig om deze aanpassingen te controleren. De volgende instrumenten en technieken zijn voorhanden om de veranderingen in Scope Control te controleren:

  • Configuratie managementsysteem – dit is een subsysteem van het projectmanagement en omschrijft de verzameling gedocumenteerde procedures die worden gebruikt om eventuele wijzigingen in de kenmerken van een product te identificeren en te documenteren. Dit systeem bevat ook een methode voor het valideren van goedgekeurde wijzigingen.
  • Wijzigen van controlesysteem – dit bevat formele procedures die bepalen hoe de projectleveringen en documentatie beheerd en gewijzigd moeten worden. Het gaat hier om het indienen, beoordelen, volgen en autoriseren van voorgestelde wijzigingen.
  • Variatie analyse – om een project te beheersen, zijn tussentijdse metingen nodig. Informatie uit de projectprestatieverslagen kunnen gebruik worden om eventuele variaties te beoordelen. Projectmanagers gebruiken deze informatie om te beslissen of er corrigerende maatregelen nodig zijn.
  • Her-planning – een nieuwe planning is nodig wanneer er kans aanwezig is, dat de voorgestelde wijzigingen de bestaande projectdocumenten gaan beïnvloeden. Bij nieuwe planning moeten de documenten worden aangepast in het WBS woordenboek.

Aandachtspunten

Willekeurige wijzigingen kunnen ervoor zorgen dat de projectleider de controle over een project verliest. Door veranderingen en aanpassingen goed te beheersen, kunnen projectmanagers alle belanghebbenden goed aansturen en het project op tijd en binnen het voorgenomen budget opleveren.

Om de wijzigingen op juiste wijze te herzien, zijn er een aantal aandachtspunten die hierbij kunnen helpen:

  1. Updates Project Scope Statement – nadat de wijzigingen zijn goedgekeurd, moet het Project Scope Statement worden bijgewerkt, zodat eventuele toekomstige wijzigingen meteen kunnen worden beoordeeld.
  2. Updates WBS woordenboek – het WBS-woordenboek moet in overeenstemming zijn met de andere planningsdocumenten, waarin alle goedgekeurde wijzigingen zijn opgenomen.
  3. Updates basisbeginsel van reikwijdte – de basis moet worden bijgewerkt omdat dit in het gehele projectmanagement terug te vinden is, inclusief kostenramingen en plannen.
  4. Integrated Change Control (ICC) – binnen scope control is het belangrijk om goed met veranderingen om te gaan. Integrated Change Control specificeert hoe de veranderingen moet worden behandeld en uitgevoerd.
  5. Corrigerende acties – sommige wijzigingen treden op als gevolg van projectprestatie problemen. Na identificatie hiervan, zijn corrigerende acties nodig om ervoor te zorgen dat het project volgens plan wordt uitgevoerd.
  6. Updates database – door de redenen voor afwijkingen en corrigerende acties te documenteren in de database, zorgt de projectmanager ervoor dat men soortgelijke situaties in toekomstige projecten kan vermijden.
  7. Updates project beheerplan – als wijzigingen van invloed zijn op de basisdocumenten, dan moet het projectbeheerplan worden herzien. Deze wijzigingen dienen te worden gevolgd door het Integrated Change Control.

Balans

Een goede balans tussen project- en procesomvang is van cruciaal belang voor scope control. Er moet daarom kritisch naar alle fasen in projectmanagement gekeken worden en men moet continu controleren of de balans nog steeds aanwezig is. Enerzijds controleert scope control de veranderingen in omvang van een project en anderzijds moeten alle wijzigingen goed beschreven worden in een geïntegreerd Change Control Proces.

Elke wijzigingsomvang beïnvloedt de werkstructuur. Daarnaast gaat het bij projectmanagement altijd om de verhouding tussen de projecttijd, de opgeleverde kwaliteit en de kosten die het project met zich meebrengt. Scope control moet elke wijziging in de projectomvang beheren, zodat de kosten niet overmatig het budget overschrijden of dat het project daardoor na langer tijd pas opgeleverd gaat worden. De maatschappij verandert continu en daarom zijn ook wijzigingen in een project acceptabel en toegestaan. Wel moeten ze eerst gecontroleerd en vervolgens geïntegreerd worden in het bestaande project.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Hoe pas jij scope control toe binnen jouw projecten of product ontwikkeling processen? Herken het bovenstaande of heb je aanvullingen? Wat zijn volgens jou andere succesfactoren die bij kunnen dragen aan goed project management?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Als je het artikel handig of praktisch vond voor jouw eigen kennis, deel dit vooral met jouw netwerk aan vrienden en zakenrelaties. Je kunt ons ook vinden op Facebook en Twitter.

Meer informatie

  1. Burke, R. (2013). Project management: planning and control techniques. New Jersey, USA.
  2. Clark, K. B. (1989). Project scope and project performance: the effect of parts strategy and supplier involvement on product development. Management science, 35(10), 1247-1263.
  3. Project Management Institute. (1987). Project Management Body of Knowledge (PMBOK). Project Management Institute.
  4. Turner, J. R. (1993). The Handbook of Project-based Management: Leading Strategic Change in Organizations. McGraw-Hill.

Citatie voor dit artikel:
Mulder, P. (2017). Scope control. Retrieved [insert date] from ToolsHero: https://www.toolshero.nl/project-management/scope-control/

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/project-management/scope-control/”>ToolsHero: Scope control</a>

Interessant artikel?
Geef je waardering of deel het artikel via social media!

Scope control, 0 / 5 (0 votes)

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here