Project Initiation Document (PID)

Project Initiation Document (PID) - ToolsHero

In dit artikel wordt het concept van Project Initiation Document of PID praktisch uitgelegd. Na het lezen begrijp je de basis van deze krachtige project management en Prince2 tool.

Wat is een Project Initiation Document / PID?

Een Project Initiation Document (PID) is een van de belangrijkste onderdelen van projectmanagement, die de basis vormt voor een bedrijfsproject. Het is een referentiepunt in het gehele project voor zowel de klant als het projectteam. Daarnaast is het PID een beslisdocument op basis waarvan het mandaat wordt uitgevoerd.

Een PID bundelt de informatie die is verkregen door het opstarten van een project en initiatieven van een projectproces in een Prince2 gecontroleerde omgeving. PID is een Prince2 term; een projectmanagementmethode die zich richt op de succes- en faalcriteria binnen projecten.

Documenten

Het PID bundelt documentatie tot een logisch naslagwerk dat alle belangrijke informatie verzamelt die nodig is om een project vanuit een goede basis op te starten en uit te voeren. Daarna moet het PID worden overgedragen aan alle belanghebbenden, waaronder ook de zakelijke sponsors. Daarmee vormt het de basis voor de projectdirectie.

De documentatie waaruit het PID is samengesteld, zijn onder andere de business case waarin de rechtvaardiging van het project te lezen is, het communicatieplan en het projectplan. Ook vertegenwoordigt het PID een gedetailleerde versie van een opstartdocument, dat ook wel Project Brief wordt genoemd.

Primair wordt het PID voor twee doeleinden gebruikt:

  1. Op basis van de informatie in het PID geeft de projectdirectie haar commitment. Bij groen licht betekent dit, dat in het PID op juiste wijze is omschreven, welke mensen, middelen en budget nodig zijn voor het project.
  2. Op basis van de informatie in het PID kunnen de projectdirectie en de projectmanager de voortgang van een project goed bewaken.

Samenstelling PID

Een PID is samengesteld uit verzamelde informatie en omvat onder andere de volgende onderdelen:

  • Projectdoel(en); wat wil men met het project bereiken?
  • Projectomvang; hoe groot is het project, hoe lang duurt het en hoeveel mensen zijn erbij betrokken?
  • Projectorganisatie; wie zijn er precies betrokken bij het project, wat zijn hun taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden?
  • Beperkingen en Risico’s; wat kan het project stagneren en zijn er risico’s aan het project verbonden?
  • Stakeholders; wie hebben belang bij het slagen van het project?
  • Projectcontroles en Rapportage van kaders; door vooraf al goed rekening te houden met evaluatie momenten, is het voor iedereen duidelijk welke steekproeven er tussentijds gedaan gaan worden.

Daarnaast is het belangrijk, dat het PID ook de volgende informatie bevat:

  • De achtergrond en aanleiding van het project, die tezamen informatie over de context geven.
  • De project organisatiestructuur, waarin staat beschreven wie welke managementverantwoordelijkheid heeft binnen het project.
  • Het project kwaliteitsplan, met hierin beschreven wie de kwaliteit van de op te leveren producten controleert en hoe dat gaat plaatsvinden.
  • De totale projectplanning, met daarin de tijdsduur van alle activiteiten.
  • Het uitzonderingsproces, waarin staat hoe met uitzonderingen wordt omgegaan en hoe de escalatieprocedure verloopt.
  • Het risico logboek, met hierin de maatregelen die genomen gaan worden bij onvoorziene risico’s.
  • De documentatiestructuur van het project, waarin de codering en opslag van alle door het project op te leveren documenten en producten vooraf is vastgelegd.

Doel PID

Het primair doel van het PID is het vastleggen en opnemen van informatie die nodig is om een project correct te definiëren en te plannen; het vormt daarmee de basis voor het beheer en de beoordeling van het algehele succes van het project. Als het PID eenmaal door de projectdirectie is goedgekeurd, dan zal alle informatie die erin is opgenomen niet meer wijzigingen.

Daarnaast bevat het PID ook de lijst van mensen, die vanaf het begin van het project tot aan de projectontwikkeling deelnemen. Ook hun rol en verantwoordelijkheden zijn er in terug te vinden. Het PID wordt echter niet regelmatig bijgewerkt tijdens de projectfases. Eventuele herzieningen en updates die nodig blijken te zijn, moeten aan het einde van elke fase worden uitgevoerd om zo gedetailleerde mijlpalen voor de volgende stappen op te nemen. Alle leden van het projectteam dienen bij te dragen aan de ontwikkeling van projectonderdelen, die relevant zijn voor hun rol binnen het project. Daarnaast moeten zij allen op de hoogte worden gehouden van de totale omvang van het project.

Goedkeuring

De laatste fase van het schrijven van het PID is de goedkeuring, die niet alleen de projectdirectie aangaat. Het PID verdient ook goedkeuring onder de belanghebbenden, waaronder afdelingen zoals Operations en Personeelszaken. Het is daarom verstandig om alle andere partijen en/of afdelingen te betrekken bij de informatie die van toepassing is voor het PID en hen de mogelijkheid te geven opmerkingen te plaatsen en verzoeken in te dienen. De teamleider van het PID heeft de taak om alle opmerkingen te verzamelen en dit vervolgens in een laatste vergadering met de belanghebbenden en geïnteresseerde partijen te bespreken. Pas dan is het PID een volwaardig document en klaar om te worden voorgelegd aan de projectdirectie, in de goede hoop dat het PID wordt goedgekeurd en er financiering voor het project vrij komt.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? In hoeverre kan jij het concept van Project Initiation Document / PID toepassen binnen jouw taken en verantwoordelijkheden? Herken je de praktische uitleg of heb je aanvullingen? Wat zijn voor jou succesfactoren die bijdragen aan het vinden van het evenwicht van stress management tussen de wensen van de werknemers en de sturing hierop?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Als je het artikel handig of praktisch vond voor jouw eigen kennis, deel dit vooral met jouw netwerk aan vrienden en zakenrelaties. Je kunt ons ook vinden op Facebook en Twitter.

Meer informatie

  1. Bennett, N. & Axelos. (2017). Managing Successful Projects with Prince2. Tso.
  2. Bentley, C. (2009). Prince2: a practical handbook. Routledge.
  3. Sargeant, R., Hatcher, C., Trigunarsyah, B., Coffey, V., & Kraatz, J. A. (2010). Creating value in project management using PRINCE2.

Citatie voor dit artikel:
Mulder, P. (2017). Project Initiation Document (PID). Retrieved [insert date] from ToolsHero: https://www.toolshero.nl/project-management/project-initiation-document-pid/

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/project-management/project-initiation-document-pid/>ToolsHero: Project Initiation Document (PID)</a>

Interessant artikel?
Geef je waardering of deel het artikel via social media!

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here