Adaptive Project Framework (APF)

Adaptive Project Framework (APF): in dit artikel wordt het Adaptive Project Framework (APF) praktisch uitgelegd. Het artikel begint met de definitie van deze methode en een algemene basisuitleg. Daarna volgt een diepgaande analyse van de stappen waaruit deze benadering voor projectmanagement bestaat, praktische tips en een voorbeeld uit de echte wereld. Veel leesplezier!

Wat is het Adaptive Project Framework (APF)?

Peter Drucker zei ooit: “The greatest danger in times of turbulence is not the turbulence; it is to act with yesterday’s logic.”

Toch houden bedrijven en projectmanagers vaak vast aan oude gebruiken en werkwijzen. Doelstellingen worden aangepast zodat het proces ongewijzigd kan blijven, in plaats dat het proces wordt aangepast naar aanleiding van de doelstellingen.

Adaptive Project Framework: de definitie

Het Adaptive Project Framework (APF) is een projectmanagement methode die erop gericht is om flexibiliteit, aanpassingsvermogen en iteratieve ontwikkeling toe te voegen aan complexe projecten. Het is speciaal ontwikkeld om de grootste uitdagingen aan te pakken waar grote projecten mee te maken hebben.

De oorsprong van het Adaptive Project Framework

Jim Highsmith wordt gecrediteerd voor het ontwikkelen van APF.

Jim Highsmith is een Amerikaanse software-engineer die het model in 1990 presenteerde als antwoord op de beperkingen van traditioneel projectmanagement. Hij geloofde dat de traditionele benadering voor PM niet pasten bij de realiteit dat projecten vaak complex zijn en veranderingen moeten doorstaan, ook na de start van het project. Hij introduceerde daarom het meer flexibele APF.

Een boek waarin APF als benadering wordt uitgelegd is “Adaptive Project Framework: Managing Complexity in the Face of Uncertainty” van Robert K. Wysocki.

Het Adaptive Project Framework is deels gebaseerd op de principes van Agile Project Management. Agile is gericht op samenwerken, iteratieve ontwikkeling en continue feedback. APF is verschillend van Agile in de zin dat het meer focust op projectplanning en projectdesign. De methode is ook meer gestructureerd dan Agile.

Een kenmerk van APF is dat projecten worden opgedeeld in een serie van iteratieve cycli. Elk van deze cycli focust op het afleveren van een specifieke set functies of functionaliteiten van het uiteindelijke product. Het project team werkt nauw samen met de stakeholders gedurende het project, waarbij ze zoveel mogelijk feedback proberen te verkrijgen om ervoor te zorgen dat het eindproduct aansluit bij de wensen van de eindgebruiker.

Samenvattend is APF een flexibele en aanpasbare benadering voor projectmanagement die geschikt is voor complexe projecten en projecten die onvoorspelbaar van aard zijn.

Voordelen van het gebruik maken van het Adaptive Project Framework

• APF maakt gebruik van iteratieve, adaptieve cycli, waardoor projecten sneller en efficiënter kunnen worden afgerond;
• APF is flexibel en kan gemakkelijk worden aangepast aan veranderende eisen en omstandigheden;
• APF bevordert samenwerking en communicatie tussen teamleden en belanghebbenden, waardoor de kans op succes wordt vergroot;
• APF maakt het mogelijk om feedback te verzamelen van klanten en stakeholders, wat kan worden gebruikt om de projectscope te verfijnen en de waarde voor de klant te vergroten;
• APF kan kosten besparen door vertragingen en kostenoverschrijdingen te voorkomen.

De 5 fasen van het Adaptive Project Framework

Het APV is een flexibele benadering voor projectmanagement, bestaande uit vijf fasen:

1. Project scope
2. Cycle plan
3. Cycle build
4. Client checkpoint
5. Final review

Hieronder wordt dieper ingegaan op elk van de vijf fasen.

1. Project scope

Deze eerste fase van het APF, project scope, is gericht op het definiëren van de algemene omvang van het project. Dit omvat:

1. Het begrijpen van de zakelijke doelstellingen en vereisten van het project;
2. Het identificeren van de stakeholders;
3. Het definiëren van de doelen, doelstellingen en succescriteria van het project.

De fase van projectomvang legt de basis voor het hele project en zorgt voor een duidelijk begrip van wat er met het project bereikt moet worden en van de parameters waarmee het moet werken.

Een belangrijk onderdeel hierin is het ontwikkelen van een Work Breakdown Structure (WBS), vaak opgenomen in projectmanagementsoftware. Een Work Breakdown Structure (WBS) is een hiërarchisch overzicht van de taken die moeten uitgevoerd gedurende het project.

2. Cycle Plan

In deze fase van cyclus planning ontwikkelt het projectteam een plan voor elke cyclus of iteratie van het project. Deze fase bestaat minimaal uit:

1. Het definiëren van de specifieke functies en mogelijkheden die in elke cyclus moeten worden geleverd. Dit wordt gedaan vanuit een Work Breakdown Structure;
2. Het opstellen van een gedetailleerd plan voor de cyclus;
3. Het identificeren van de benodigde middelen om de cyclus te voltooien.

De fase van cyclus planning omvat ook het opzetten van communicatiekanalen en processen, evenals het vaststellen van de criteria die gebruikt gaan worden om het succes van de cyclus te evalueren.

3. Cycle Build

De fase van cyclus bouw is gericht op het uitvoeren van het plan dat is ontwikkeld in de fase van cyclus planning. Dit omvat het ontwerpen, bouwen, testen en implementeren van de functies en mogelijkheden die voor die cyclus zijn geïdentificeerd.

De fase van cyclus bouw volgt de principes van de Agile methodologie, waarbij het projectteam samenwerkt en een iteratieve aanpak gebruikt voor ontwikkeling. Het team monitort continue de voortgang, kwesties en risico’s en indien nodig worden aanpassingen gemaakt en direct doorgevoerd.

Samengevat bestaat deze fase uit de volgende activiteiten:

1. Het monitoren en aanpassen van de cycle build;
2. Het eindigen van de cyclus op het juiste moment;
3. Het plannen van incomplete functies en functionaliteiten;
4. Het bijhouden van alle wijzigingen en ideeën voor verbetering.

4. Client checkpoint

De fase van client checkpoint is een belangrijk onderdeel van het Adaptive Project Framework, omdat hierin de feedback van belanghebbenden verzameld wordt over de functies en mogelijkheden die zijn ontwikkeld in de fase van cyclus bouw.

Het team zal het voltooide werk aan de belanghebbenden demonstreren, feedback verzamelen en indien nodig de noodzakelijke aanpassingen maken.

Deze feedback wordt gebruikt om de ontwikkeling van volgende cycli te informeren.

5. Final review

Deze fase van definitieve beoordeling is gericht op het afsluiten van het project en het uitvoeren van een definitieve beoordeling. De fase omvat tenminste:

1. Het beoordelen van de projectdoelen, -doelstellingen en succescriteria om te zorgen dat deze zijn bereikt;
2. Het uitvoeren van een definitieve evaluatie van de projectprestaties;
3. Het identificeren van eventuele lessen die kunnen worden toegepast op toekomstige projecten.

Het team zal ook projectdocumentatie archiveren en eventuele noodzakelijke financiële transacties uitvoeren die verband houden met het project.

Tips voor een effectieve inzet van APF

Hier zijn enkele tips voor het gebruik van de Adaptive Project Framework op een eenvoudige manier:

Bepaal duidelijk wat je wilt bereiken met het project

Voordat je begint met het plannen van het project, is het belangrijk om duidelijk te definiëren wat je precies wilt bereiken. Schrijf de doelstellingen van het project op en zorg ervoor dat deze SMART zijn (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden).

Maak een plan voor elke cyclus

De APF bestaat uit verschillende cycli die elk een bepaalde hoeveelheid werk omvatten. Maak voor elke cyclus een projectplan en zorg ervoor dat het projectplan realistisch is en rekening houdt met de beschikbare tijd, middelen en budget.

Werk nauw samen met de klant

De APF benadrukt het belang van het werken met de klant gedurende het project. Het is belangrijk om regelmatig contact te hebben met de klant en feedback te verzamelen om ervoor te zorgen dat het project op de goede weg blijft en voldoet aan de verwachtingen van de klant.

Blijf flexibel

Het woord ‘adaptief’ in APF betekent dat het framework flexibel is en kan worden aangepast aan veranderende omstandigheden. Het is belangrijk om open te staan voor veranderingen en deze aan te pakken wanneer dat nodig is. Voorkom dat tunnelvisie ontstaat en blijf innoveren.

Evalueer het project na afloop

Na afloop van het project moet er geëvalueerd worden om te zien wat er goed ging en wat er verbeterd kan worden. Dit kan helpen om toekomstige projecten nog succesvoller te maken en om tijd en middelen nog beter in te zetten.

Een Adaptive Project Framework voorbeeld uit de praktijk

Overweeg het volgende voorbeeld.

In het midden van de jaren 2000 had software-ontwikkelingsbedrijf Innov8 moeite om de projecten op tijd en binnen het budget te voltooien. Het bedrijf gebruikte voornamelijk een traditionele Waterfall-aanpak voor projectmanagement. Deze methode vereist veel planning en biedt beperkte mogelijkheden om aan te passen als gevolg van veranderende omgevingsfactoren.

Gemotiveerd om iets aan deze tekortkomingen te doen, besloot het bedrijf de Adaptive Project Framework (APF) te gebruiken.

Ze begonnen door hun projecten op te delen in kleinere, iteratieve cycli, waardoor ze sneller waarde aan de klant konden leveren en feedback konden verzamelen die kon worden gebruikt om de projectscope te verfijnen.

Nu kon het bedrijf beter samenwerken met de stakeholders en kon het team problemen en kansen voor verbetering in een vroeg stadium identificeren. Dit hielp hen om koerswijzigingen aan te brengen en het project op koers te houden.

APF maakte het team ook flexibeler en beter in staat om te reageren op veranderingen in de projectscope. Dit hielp hen om vertragingen en extra kosten te voorkomen.

Door de implementatie van de APF kon het software-ontwikkelingsbedrijf hun leveringstijden verbeteren en de kosten verlagen, terwijl ze hoogwaardige producten aan hun klanten konden blijven leveren. Het bedrijf zag ook verbeteringen in de samenwerking binnen het team.

Het bovenstaande voorbeeld laat goed zien hoe de APF waardevol kan zijn in de echte wereld. De benadering is vooral geschikt voor projecten die complex zijn en onderhevig zijn aan verandering.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Herken jij de uitleg over het Adaptive Project Framework (APF)? Wordt er in jouw werkomgeving gebruik gemaakt van deze benadering voor PM? Welke andere benaderingen voor projectmanagement ken jij? Heb jij tips of opmerkingen?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. Cao, L., Mohan, K., Xu, P., & Ramesh, B. (2009). A framework for adapting agile development methodologies. European Journal of Information Systems, 18(4), 332-343.
2. Qureshi, M., & Kashif, M. (2017). Adaptive Framework to Manage Multiple Teams Using Agile Methodologies. International Journal of Modern Education & Computer Science, 9(1).
3. Tydeman, J. (2012). Toward Adaptive Project Management. Strategic Project Portfolio Management: Enabling a Productive Organization, 141-151.
4. Wysocki, R. K. (2010). Adaptive project framework: managing complexity in the face of uncertainty. Addison-Wesley Professional.

Citatie voor dit artikel:
Janse, B. (2021). Adaptive Project Framework (APF). Retrieved [insert date] from Toolshero: https://www.toolshero.nl/project-management/adaptive-project-framework/

Oorspronkelijke publicatiedatum: 30/08/2023 | Laatste update: 20/03/2024

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/project-management/adaptive-project-framework/”> Toolshero: Adaptive Project Framework (APF)</a>

Article by:

Ben Janse

Ben Janse is een young professional en werkzaam als Content Manager bij Toolshero. Daarnaast houdt hij zich binnen zijn studie International Business aan de Hogeschool Rotterdam bezig met het analyseren en ontwikkelen van managementmodellen. Dankzij zijn theoretische en praktische kennis weet hij hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden waardoor de essentie van elk artikel goed naar voren komt.