Wijzigingsbeheer (change control): de uitleg

Wijzigingsbeheer: in dit artikel wordt wijzigingsbeheer praktisch uitgelegd. Het artikel begint met de definitie en algemene uitleg van deze term, gevolgd door een uiteenzetting van de redenen waarom wijzigingsbeheer cruciaal is voor succes in projectmanagement. Ook vind je een praktisch voorbeeld van een bedrijf dat de change control procedure volgt om AI te implementeren in hun marketingactiviteiten. Veel leesplezier!

Wat is wijzigingsbeheer?

Wijzigingsbeheer, change control, is een systematisch proces dat gebruikt wordt modificaties aan een product of systeem te beheren op een gecontroleerde manier.

Het doel van dit proces is:

• Alle wijzigingen documenteren
• Onnodige veranderingen vermijden
• Middelen efficiënt inzetten
• Operationele storingen voorkomen

Wijzigingsbeheer is een cruciaal component binnen verandermanagement, met name in de IT-sector en softwareontwikkeling.

Het omvat een stap-voor-stap proces dat hieronder wordt toegelicht. Veelvoorkomende veranderingen in de IT-sector omvatten het toevoegen van functionaliteiten aan systemen, netwerkupgrades en software installaties.

Wijzigingsbeheer wordt toegepast in verschillende industrieën, zoals de farmaceutische industrie, softwareontwikkeling en engineering. Het ultieme doel van wijzigingsbeheer is het voorkomen van storingen en onderbrekingen in de service. In ITIL worden verschillende segmenten toegewijd aan wijzigingsbeheer.

Oorsprong van wijzigingsbeheer

Het concept van change control en verandermanagement kan worden herleid tot de beginjaren van kwaliteitsmanagement en methoden voor actieve procesoptimalisatie, zoals Total Quality Management (TQM) en Six Sigma.

Deze benaderingen waren vooral gericht op het verminderen van variabiliteit en het verbeteren van processtabiliteit. Deze praktijken breidden geleidelijk uit naar andere sectoren, waaronder de farmaceutische industrie en de industrie voor medische hulpmiddelen.

Waarom is wijzigingsbeheer belangrijk?

Veranderingen in projectmanagement zijn onvermijdelijk en nodig voor succes, maar kunnen potentieel negatieve gevolgen hebben als ze niet goed worden beheerd.

Het creëren van effectieve veranderingsbeheerprocessen is daarom van cruciaal belang voor het beheersen van projecten en het minimaliseren van risico’s.

Enkele van de belangrijkste elementen van een veranderingsbeheerprocedure zijn:

• Het opstellen van een veranderingsbeheerplan
• Het creëren van verzoekformulieren
• Het instellen van een veranderingsbeheercomité
• Het creëren van een veranderingsverzoek
• Het beoordelen van de impact van de verandering
• Het goedkeuren van het verzoek
• Het implementeren van de verandering in overeenstemming met de projectplanning

Het gebruik van veranderingsbeheersoftware kan ook helpen bij het stroomlijnen van het veranderingsbeheerproces en het verbeteren van de efficiëntie.

Een geïntegreerde veranderingsbeheerprocedure kan de communicatie en samenwerking tussen teamleden, managers en belanghebbenden verbeteren en ervoor zorgen dat interne of externe wijzigingen op een gecontroleerde en gestructureerde manier worden uitgevoerd.

Het proces van wijzigingsbeheer

Het proces van change control kan worden samengevat in een zestal stappen. Deze zes stappen bieden gebruikers een gestructureerde benadering voor het managen van verandering in producten en systemen.

Elke stap is cruciaal voor het bereiken van optimale implementatie, zonder dat daarbij storingen ontstaan of dat het systeem stil komt te liggen.

Stap 1: plan / scope

De eerste stap omvat het identificeren en documenteren van de voorgestelde wijziging, samen met de doelstellingen en de reikwijdte van de verandering. Deze stap omvat ook het beoordelen van de mogelijke impact van de verandering en het identificeren van de benodigde middelen om deze te implementeren.

• Identificeer en documenteer de voorgestelde wijziging
• Beoordeel de impact van de verandering
• Identificeer de middelen die nodig zijn om de verandering te implementeren

Stap 2: beoordelen / analyseren

De tweede stap omvat het beoordelen van de haalbaarheid van de voorgestelde verandering en het analyseren van de impact ervan op het product of systeem. Deze stap kan een risicobeoordeling en impactanalyse omvatten om de potentiële voordelen en risico’s van de verandering te evalueren.

• Beoordeel de haalbaarheid van de voorgestelde verandering
• Analyseer de impact van de verandering
• Voer een impact- en risicoanalyse uit

Stap 3: review / approval

De derde stap omvat het beoordelen van de voorgestelde wijziging met belanghebbenden, waaronder eindgebruikers, management en andere relevante partijen. Het doel is om feedback en goedkeuring van belanghebbenden te verkrijgen en ervoor te zorgen dat de verandering in lijn is met de doelen en doelstellingen van de organisatie.

• Beoordeel de voorgestelde wijziging met belanghebbenden
• Verkrijg feedback en goedkeuring van belanghebbenden
• Zorg ervoor dat de verandering in lijn is met de doelen en doelstellingen van de organisatie

Stap 4: build / test

De vierde stap omvat het bouwen en testen van de verandering in een gecontroleerde omgeving, zoals een testomgeving, om ervoor te zorgen dat deze werkt zoals bedoeld en het systeem niet nadelig beïnvloedt. Deze stap kan coderings-, configuratie- en testactiviteiten omvatten.

• Bouw en test de verandering in een gecontroleerde omgeving
• Zorg ervoor dat de verandering werkt zoals bedoeld
• Voorkom negatieve effecten op het systeem

Stap 5: implementeren

De vijfde stap omvat het implementeren van de verandering in de productieomgeving, volgens een vooraf bepaald proces en schema. Deze stap omvat ook het documenteren van het implementatieproces en het informeren van belanghebbenden over de verandering.

• Implementeer de verandering in de productieomgeving
• Volg het vooraf bepaalde proces en schema
• Documenteer het implementatieproces en informeer belanghebbenden over de verandering

Stap 6: afsluiten

De laatste stap omvat het afsluiten van het wijzigingsverzoek en het uitvoeren van een post-implementatiereview. Dit omvat het evalueren van de effectiviteit van de wijziging, het identificeren van eventuele problemen of risico’s die tijdens het implementatieproces zijn opgetreden en het documenteren van geleerde lessen om toekomstige wijzigingsbeheersactiviteiten te informeren.

• Beoordelen van de effectiviteit van de verandering
• Identificeren van eventuele problemen of risico’s die zich tijdens het implementatieproces hebben voorgedaan
• Documenteren van geleerde lessen om toekomstige wijzigingsbeheersactiviteiten te informeren
• Afsluiten van het wijzigingsverzoek en eventuele documentatie opslaan in een geschikt archief

Voorbeeld van het proces voor wijzigingsbeheer

Stel je voor dat een bedrijf besluit om AI te implementeren in hun marketingstrategie om hun klanten te helpen bij het maken van aankoopbeslissingen. Het change control proces zou er ongeveer zo uitzien:

Plan / Scope

Het bedrijf identificeert de noodzaak en de doelstellingen van de verandering en documenteert deze. De scope van de verandering wordt bepaald en er wordt gekeken naar de potentiële impact van de verandering. Er wordt ook gekeken naar de benodigde middelen en expertise die nodig zijn om de verandering te implementeren.

• Het bepalen van de doelstellingen van de verandering
• Het vaststellen van de scope van de verandering
• Het identificeren van de potentiële impact van de verandering
• Het bepalen van de benodigde middelen en expertise

Assess / Analyze

Het bedrijf evalueert de haalbaarheid van de verandering en de impact op het product of de dienst. Er wordt een risicoanalyse en impactanalyse uitgevoerd om de potentiële voordelen en risico’s van de verandering te evalueren.

• Het uitvoeren van een haalbaarheidsanalyse
• Het uitvoeren van een risicoanalyse en impactanalyse

Review / Approval

De voorgestelde verandering wordt besproken met belanghebbenden, waaronder eindgebruikers, management en andere relevante partijen. Het doel is om feedback te verkrijgen en goedkeuring te krijgen van belanghebbenden en ervoor te zorgen dat de verandering overeenkomt met de doelstellingen en doelen van de organisatie.

• Het bespreken van de voorgestelde verandering met belanghebbenden
• Het verkrijgen van feedback en goedkeuring

Build / Test

Het bedrijf bouwt en test de verandering in een gecontroleerde omgeving om ervoor te zorgen dat deze werkt zoals bedoeld en het systeem niet nadelig beïnvloedt. Dit kan codering, configuratie en testactiviteiten omvatten.

• Het bouwen van de verandering
• Het testen van de verandering in een gecontroleerde omgeving

Implementeren

De verandering wordt geïmplementeerd in de productieomgeving volgens een vooraf bepaald proces en schema. Dit omvat het documenteren van het implementatieproces en het informeren van belanghebbenden over de verandering.

• Het implementeren van de verandering in de productieomgeving
• Het documenteren van het implementatieproces
• Het informeren van belanghebbenden over de verandering

Close

Het bedrijf sluit het verzoek tot verandering en voert een post-implementatie review uit. Dit omvat het evalueren van de effectiviteit van de verandering, het identificeren van eventuele problemen of risico’s die tijdens het implementatieproces zijn opgetreden, en het documenteren van leerpunten om toekomstige change control activiteiten te informeren.

• Het sluiten van het verzoek tot verandering
• Het evalueren van de effectiviteit van de verandering
• Het identificeren van eventuele problemen

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Herken jij de uitleg over wijzigingsbeheer? Werk jij met change control in jouw werkomgeving? Wat was jouw ervaring met dit proces? Welke stappen neemt jouw organisatie om ervoor te zorgen dat veranderingen op een efficiënte manier worden doorgevoerd? Heb je tips of andere opmerkingen?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. By, R. T. (2005). Organisational change management: A critical review. Journal of change management, 5(4), 369-380.
2. Hiatt, J., & Creasey, T. J. (2003). Change management: The people side of change. Prosci.
3. Price, A. D., & Chahal, K. (2006). A strategic framework for change management. Construction management and economics, 24(3), 237-251.
4. Sahibudin, S., Sharifi, M., & Ayat, M. (2008, May). Combining ITIL, COBIT and ISO/IEC 27002 in order to design a comprehensive IT framework in organizations. In 2008 Second Asia International Conference on Modelling & Simulation (AMS) (pp. 749-753). IEEE.

Citatie voor dit artikel:
Janse, B. (2023). Wijzigingsbeheer (change control). Retrieved [insert date] from Toolshero: https://www.toolshero.nl/verandermanagement/wijzigingsbeheer/

Oorspronkelijke publicatiedatum: 13/06/2023 | Laatste update: 13/02/2024

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/verandermanagement/wijzigingsbeheer/”> Toolshero: Wijzigingsbeheer (change control)</a>

Article by:

Ben Janse

Ben Janse is een young professional en werkzaam als Content Manager bij Toolshero. Daarnaast houdt hij zich binnen zijn studie International Business aan de Hogeschool Rotterdam bezig met het analyseren en ontwikkelen van managementmodellen. Dankzij zijn theoretische en praktische kennis weet hij hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden waardoor de essentie van elk artikel goed naar voren komt.