Request for Proposal: in dit artikel wordt het concept van een Request for Proposal (RFP), in het Nederlands ook bekend als een offerteaanvraag, praktisch uitgelegd. Na het lezen begrijp je de basis van deze krachtige project management tool.
Wat is een Request for Proposal (RFP)?
In de wereld van business to business is het van groot belang dat er een goede band tussen de samenwerkende partijen ontstaat en dat er onderhandeld wordt op basis van vertrouwen.
Vooral in de ICT-sector gaat het om maatwerk oplossingen (taylor made) en moet de opdrachtgever vooraf precies weten welke dienstverlening er wordt afgenomen en aan welke voorwaarden het voldoet. Een Request for Proposal, of kort gezegd een RFP, kan hier uitkomst bieden.
Het gaat om het verzoek van de opdracht gevende partij aan 1 of meerdere leveranciers (aanbieders), om duidelijke en uitgebreide offertes voor specifieke diensten en/of producten aan te bieden.
Met een RFP lokken organisaties een formeel bod uit van potentiële leveranciers van ICT-oplossingen. Het gaat vaak om grote ondernemingen of overheidsinstanties die op basis van een aanbestedingsproces werken. In het RFP benoemt de opdrachtgever wat zij specifiek zoekt.
Ook staan de evaluatiecriteria erin waaraan de offertes moeten voldoen en waarop ze beoordeeld gaan worden. Request for Proposal (RFP) is de Engelse benaming voor een offerteaanvraag en wordt voornamelijk gebruikt met betrekking tot aankoop van oplossingen binnen de ICT-branche.
Ook voor de bedrijven die RFP’s uitschrijven is het een must om ermee te werken, zodat zij een aanbesteding zullen winnen en op die manier de kans hebben om ‘prefered supplier’ te kunnen worden.
RFP en complexiteit
Naast de ICT-branche zijn er nog meer sectoren waarin RFP’s veelvuldig worden aangevraagd. Het is immers een belangrijk document voor opdrachtgevers om goed aan te geven wat zij zoeken en aanbiedingen te ontvangen van verschillende leveranciers. Het biedt duidelijkheid in de producten en / of dienstverlening die de opdrachtgever gaat afnemen.
Vaak worden RFP’s aangevraagd door overheidsinstellingen in aanbestedingsprojecten; procedures waarbij een (grote) opdrachtgever bekendmaakt dat zij een project te gaan uitvoeren en daarbij leveranciers uitnodigt een gedetailleerde offerte aan te bieden met hierin onder andere de prijs, tijd en voorwaarden.
Een aanbestedingsprocedure biedt op die manier volledige en open concurrentie. Zodoende dat een opdrachtgever ook om een RFP kan vragen om daadwerkelijk de concurrentie te stimuleren. Een voorstel kan dan worden aanvaard op basis van de snelste reactie en het beste aanbod op de complexe situatie die de opdrachtgever wenst.
Daarnaast vereist de complexiteit van bijvoorbeeld een ICT-project een uitvoerig RFP. Bij meerdere aanbiedingen kan een opdrachtgever vanuit verschillend perspectief naar een goed geïntegreerde oplossing zoeken, met daarin een combinatie van technologieën en de mogelijke configuraties die worden overgenomen.
Desalniettemin zal naast de complexiteit die in de RFP naar voren komt naast de prijs en voorwaarden, vooral de expertise op ICT-gebied doorslaggevend zijn om voor een bepaalde aanbieder te kiezen.
Ook zal er in de RFP een onderdeel opgenomen moeten zijn, dat zich buigt over bijvoorbeeld alle hardware, software en eventuele training die nodig is om het nieuwe systeem in de organisatie door te voeren.
RPF, RFI en RFQ
In een RFP geeft een opdrachtgever zijn wensen aan voor een specifiek project en wat hij van de leverancier verwacht. Ook eventuele randvoorwaarden worden op voorhand al aangegeven.
De aanbieders die hierop reageren, doen dat in eerste instantie met een Request for Information (RFI). Zij willen vaak eerst nog meer gedetailleerde informatie inwinnen, voordat zij een op maat gemaakte offerte gaan aanbieden. Het gaat in de meeste gevallen om grote bedragen en langdurige projecten en het opstellen van een offerte kost veel tijd en energie.
Zodoende dat het belangrijk is dat de uiteindelijke offerte er tussenuit springt en de aanbieder door de opdracht gevende partij wordt uitgenodigd voor een toelichting. Om deze beslissing positief te stimuleren, combineren aanbieders een RFI vaak met een korte demonstratie of (video)presentatie van de aangeboden oplossing.
Een term die ook nauw samenhangt met RFP is Request for Quotation (RFQ). Het gaat hier om een minder complexe aanvraag van de opdrachtgever. Dat wat aangekocht moet gaan worden is bekend.
De opdrachtgever is echter primair op zoek naar de meest interessante prijs. Dat is waar de
Wil je onbeperkte en advertentievrije toegang?
