Request for Proposal (RFP)

Request for Proposal: in dit artikel wordt het concept van een Request for Proposal (RFP), in het Nederlands ook bekend als een offerteaanvraag, praktisch uitgelegd. Na het lezen begrijp je de basis van deze krachtige project management tool.

Wat is een Request for Proposal (RFP)?

In de wereld van business to business is het van groot belang dat er een goede band tussen de samenwerkende partijen ontstaat en dat er onderhandeld wordt op basis van vertrouwen.

Vooral in de ICT-sector gaat het om maatwerk oplossingen (taylor made) en moet de opdrachtgever vooraf precies weten welke dienstverlening er wordt afgenomen en aan welke voorwaarden het voldoet. Een Request for Proposal, of kort gezegd een RFP, kan hier uitkomst bieden.

Het gaat om het verzoek van de opdracht gevende partij aan 1 of meerdere leveranciers (aanbieders), om duidelijke en uitgebreide offertes voor specifieke diensten en / of producten aan te bieden.

Met een RFP lokken organisaties een formeel bod uit van potentiële leveranciers van ICT-oplossingen. Het gaat vaak om grote ondernemingen of overheidsinstanties die op basis van een aanbestedingsproces werken. In het RFP benoemt de opdrachtgever wat zij specifiek zoekt.

Ook staan de evaluatiecriteria erin waaraan de offertes moeten voldoen en waarop ze beoordeeld gaan worden. Request for Proposal (RFP) is de Engelse benaming voor een offerteaanvraag en wordt voornamelijk gebruikt met betrekking tot aankoop van oplossingen binnen de ICT-branche.

Ook voor de bedrijven die RFP’s uitschrijven is het een must om ermee te werken, zodat zij een aanbesteding zullen winnen en op die manier de kans hebben om ‘prefered supplier’ te kunnen worden.

RFP en complexiteit

Naast de ICT-branche zijn er nog meer sectoren waarin RFP’s veelvuldig worden aangevraagd. Het is immers een belangrijk document voor opdrachtgevers om goed aan te geven wat zij zoeken en aanbiedingen te ontvangen van verschillende leveranciers. Het biedt duidelijkheid in de producten en / of dienstverlening die de opdrachtgever gaat afnemen.

Vaak worden RFP’s aangevraagd door overheidsinstellingen in aanbestedingsprojecten; procedures waarbij een (grote) opdrachtgever bekendmaakt dat zij een project te gaan uitvoeren en daarbij leveranciers uitnodigt een gedetailleerde offerte aan te bieden met hierin onder andere de prijs, tijd en voorwaarden.

Een aanbestedingsprocedure biedt op die manier volledige en open concurrentie. Zodoende dat een opdrachtgever ook om een RFP kan vragen om daadwerkelijk de concurrentie te stimuleren. Een voorstel kan dan worden aanvaard op basis van de snelste reactie en het beste aanbod op de complexe situatie die de opdrachtgever wenst.

Daarnaast vereist de complexiteit van bijvoorbeeld een ICT-project een uitvoerig RFP. Bij meerdere aanbiedingen kan een opdrachtgever vanuit verschillend perspectief naar een goed geïntegreerde oplossing zoeken, met daarin een combinatie van technologieën en de mogelijke configuraties die worden overgenomen.

Desalniettemin zal naast de complexiteit die in de RFP naar voren komt naast de prijs en voorwaarden, vooral de expertise op ICT-gebied doorslaggevend zijn om voor een bepaalde aanbieder te kiezen.

Ook zal er in de RFP een onderdeel opgenomen moeten zijn, dat zich buigt over bijvoorbeeld alle hardware, software en eventuele training die nodig is om het nieuwe systeem in de organisatie door te voeren.

RPF, RFI en RFQ

In een RFP geeft een opdrachtgever zijn wensen aan voor een specifiek project en wat hij van de leverancier verwacht. Ook eventuele randvoorwaarden worden op voorhand al aangegeven. De aanbieders die hierop reageren, doen dat in eerste instantie met een Request for Information (RFI).

Zij willen vaak eerst nog meer gedetailleerde informatie inwinnen, voordat zij een op maat gemaakte offerte gaan aanbieden. Het gaat in de meeste gevallen om grote bedragen en langdurige projecten en het opstellen van een offerte kost veel tijd en energie. Zodoende dat het belangrijk is dat de uiteindelijke offerte er tussenuit springt en de aanbieder door de opdracht gevende partij wordt uitgenodigd voor een toelichting.

Om deze beslissing positief te stimuleren, combineren aanbieders een RFI vaak met een korte demonstratie of (video)presentatie van de aangeboden oplossing.

Een term die ook nauw samenhangt met RFP is Request for Quotation (RFQ). Het gaat hier om een minder complexe aanvraag van de opdrachtgever. Dat wat aangekocht moet gaan worden is bekend. De opdrachtgever is echter primair op zoek naar de meest interessante prijs. Dat is waar de RFQ zich op richt. Zodoende dat RFQ’s worden uitgeschreven bij minder complexe opdrachten.

Inhoud van RFP

Elke organisatie kan een RFP uitschrijven, maar het nut is niet voor alle even groot. Naast een prijsindicatie is het voor opdrachtgevers vooral interessant om naar het zogenoemde Return On Investment (ROI) te kijken.

Een grote investering zal zich namelijk moeten terugverdienen met de service, dienstverlening of producten die worden aangekocht. Om een zo gedetailleerd mogelijk beeld van alle aanbieders te krijgen, is het verstandig om als opdrachtgever een aantal vaste elementen in een RFP op te nemen. Let wel dat gedetailleerd of restrictieve eisen, de creativiteit en innovatieve oplossingen van de aanbieders zal beperken.

Een helder opgestelde RFP nodigt aanbieders uit om een duidelijke offerte aan te bieden. Zodoende dat de volgende onderdelen in een RFP onontbeerlijk zijn:

Beschrijving van de aanbestedende dienst

Een onderscheidende vraagstelling zal ervoor zorgen dat aanbieders precies weten wat de opdrachtgever nodig heeft en wenst. De vragen in de RFP moeten duidelijk geformuleerd worden en op één manier te interpreteren door de aanbieders.

Bepalingen en regels

Hierbij gaat het over de bepalingen en regels die de opdrachtgever stelt om tot een uiteindelijke beslissing over te gaan. Ook mogelijke juridische voorwaarden, vertrouwelijkheid en andere beoordelingscriteria moeten vooraf vastgelegd worden. Daardoor weten aanbieders wat er van hen verlangd wordt.

Achtergrond opdrachtgever

Door informatie over zichzelf als verzoekende partij te geven, weten aanbieders of hun product en / of dienstverlening hierop kan aansluiten met een op maat gemaakte oplossing. Ook wensen en eisen kan de opdrachtgever uitleggen en toelichten. Door dit vrij specifiek te beschrijven, kunnen aanbieders hier goed op aansluiten.

Vragen aan aanbieder

Met dergelijke vragen krijgt de opdrachtgever specifieke informatie over de producten en/of diensten van de aanbieder. Meestal zal er ook gevraagd worden naar de algemene voorwaarden waar de aanbieder mee werkt.

Richtlijnen

Richtlijnen over hoe de offerte door aanbieders moet worden opgesteld. De reikwijdte of de omvang van de opdracht wordt gedefinieerd en taken worden besproken die door de aanbieder moeten worden uitgevoerd. Ook zijn hierin duidelijke afspraken terug te vinden over de reactietermijn van de aanbieder.

RFP opstellen: een intensief proces

Het opstellen van een RFP is voor de opdrachtgever een intensief proces waarbij verschillende disciplines en afdelingen betrokken zijn. Omdat het vaak om een grote en ingrijpende opdracht gaat, is het van belang dat dit gehele proces nauwkeurig gebeurt en dat er aandacht is voor eerdergenoemde onderdelen.

De focus van een RFP moet op de aanvraag van de opdrachtgever liggen, zoals dat bij aanbestedingstrajecten al de gewoonte is.

Hoe grondiger de behoefte en vragen geformuleerd, hoe beter een RFP kan helpen om een eerste selectie van aanbieders te maken. Ook kan de opdrachtgever potentiële aanbieders uitnodigen voor een pre-bidconferentie, zodat zij vragen kunnen stellen over het verzoekdocument en meer informatie kunnen inwinnen over het project.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? In hoeverre kan jij het concept van een Request for Proposal (RFP) / offerteaanvraag toepassen binnen jouw projecten? Herken je de praktische uitleg of heb je aanvullingen? Wat zijn voor jou succesfactoren die bijdragen aan goede samenwerking met (potentiële) leveranciers?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. Andrea, J. (2003, June). An agile request for proposal (RFP) process. In Proceedings of the Agile Development Conference, 2003. ADC 2003 (pp. 152-161). IEEE.
2. Hunt, T., & Westfall, L. (2003). Software Acquisition & Supplier Management: Part 1–Product Definition & Supplier Selection. In Annual quality congress proceedings (Vol. 57, pp. 359-372).
3. Mandell, S. F. (1986). The Request for Proposal (RFP). Journal of medical systems, 10(1), 31-39.

Citatie voor dit artikel:
Mulder, P. (2019). Request for Proposal (RFP). Retrieved [insert date] from Toolshero: https://www.toolshero.nl/project-management/request-for-proposal/

Gepubliceerd op: 27/02/2019 | Laatste update: 18/09/2022

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/project-management/request-for-proposal/>toolshero: Request for Proposal (RFP)</a>