Request for Quotation (RFQ): uitleg en template

Request for Quotation (RFQ): in dit artikel wordt Request for Quotation (RFQ) oftewel de offerteaanvraag praktisch uitgelegd. Na het lezen begrijp je de basis van deze krachtige tool voor project management. In dit artikel vind je tevens een Request for Quotation template om zelf aan de slag te gaan met een offerteaanvraag. Veel leesplezier!

Wat is een Request for Quotation (RFQ)?

Een offerteaanvraag, of Request for Quotation (RFQ), is een formeel bedrijfsproces waarbij een bedrijf of andere entiteit een verzoek doet voor een offerte bij een leverancier. Vaak gaat de offerteaanvraag over de aankoop van specifieke producten of diensten. De RFQ wordt ook wel Call for Bids (CFB) of Invitation for Bid (IFB) genoemd.

Een RFQ is vaak meer dan een eenvoudige e-mail met de vraag: wat kost dat? Ook wordt vaak aanvullende informatie aangevraagd, zoals:

• Betalingsvoorwaarden
• Kwaliteitseisen per product
• Contractvoorwaarden
• Andere relevante vragen

Het is belangrijk dat het antwoord op de offerteaanvraag zo duidelijk mogelijk is. Daarom worden verschillende specificaties van de gevraagde producten of diensten opgenoemd. Dat is om de kans te verkleinen dat leverancier en klant het over verschillende producten hebben. Hoe nauwkeuriger de details en specificaties, hoe nauwkeuriger de offerte en hoe beter vergelijkbaar deze is met de offerte van andere leverancier.

Omdat het zo belangrijk is dat verschillende offertes van verschillende leveranciers worden vergeleken in de zoektocht naar de beste optie, wordt een RFQ vaak in een bepaald format opgevraagd.

De intrede en opkomst van internet heeft dit bedrijfsproces doen veranderen voor veel bedrijven, waaronder bedrijven die voor de overheid werken. Veel leveranciers bieden de mogelijkheid voor klanten om zich in te schrijven voor een online service waardoor ze alle informatie kunnen verzoeken die ze nodig hebben. In sommige gevallen vindt het gehele proces online plaats. Soms wordt het op papier gedaan, bijvoorbeeld om juridische redenen.

Na het ontvangen van meerdere RFQ’s, starten inkopers met het vergelijken van de offertes. Zij proberen allemaal de beste prijs voor de beste producten te krijgen. Soms onderhandelen ze daarbij, of ze doen mee aan een veiling. In dat geval wordt er ook wel gesproken van een Request for Bid (RFB).

Verschil offerteaanvraag, informatieverzoek en Request for Proposal

Het verschil tussen RFQ, Request for Information (RFI) en Request for Proposal (RFP) is wat de aanvrager ermee probeert te bereiken. Iemand die een offerteaanvraag doet is waarschijnlijk meerdere offertes aan het vergelijken op zoek naar de beste deal. Managers die vaak een RFP of RFI sturen zijn voornamelijk bezig met het verzamelen van relevante informatie van een leverancier.

De focus in een RFQ ligt dan ook voornamelijk op kosten en prijzen. Veelvoorkomende vragen in een RFQ zijn bijvoorbeeld:

• Wat kost product X per eenheid?
• Is het mogelijk om bulkkortingen te krijgen?
• Welke prijspakketten zijn beschikbaar?
• Is het mogelijk om voor langere tijd een koopcontract aan te gaan?
• Welke andere servicevoorwaarden gelden voor deze producten of diensten?

Leveranciers hebben vaak prijstabellen beschikbaar die ze op een gestandaardiseerde manier terugsturen naar de partij die een offerteaanvraag doet. Dit is makkelijk voor zowel de leverancier als de klant zelf omdat het prijsvergelijkingen eenvoudiger maakt.

Een RFP of RFI omvatten vaker genuanceerde overwegingen in vergelijking met een RFQ. Bijvoorbeeld:

• Ervaring van leverancier
• Leveringszekerheid
• Klantenservice
• Onderscheidende factoren

Moet ik een Request for Quotation gebruiken?

Hoewel de Request for Quotation (RFQ) een handige tool is, is het niet perse nuttig in elke inkoopsituatie. De belangrijkste overweging van de methode zijn de kosten. Daarom wordt de RFQ meestal gebruikt in situaties waarin het gaat om eenvoudige of bekende producten.

Voorbeelden hiervan zijn hardware, kantoorbenodigdheden of andere standaardmaterialen. Gaat het om complexe goederen en producten, dan is het belangrijk om alle details te kennen. Een RFP is dan de betere optie.

Uit welke onderdelen bestaat een Request for Quotation / RFQ?

Welke onderdelen precies gebruikt worden in een offerteaanvraag hangt af van de situatie.

In veel gevallen volstaat een eenvoudige aanvraag met enkele details, maar het komt ook voor dat veel gedetailleerde informatie verzocht wordt.

Over het algemeen kan onderscheid gemaakt worden tussen de volgende soorten informatie:

Projectgegevens

• Projectnaam
• Doelen en beschrijving
• Contactgegevens aanvrager
• Instructies voor bieders
• Tijdlijn

Productbeschrijving

• Gedetailleerde specificaties
• Technische benodigdheden
• Hoeveelheden
• Leveringsvereisten
• Prijstabellen
• Selectiecriteria

Kwalificatie

• Type offerteaanvraag
• Scorecriteria
• Tijdlijn selectieproces
• Aanvullende voorwaarden

Juridische en beveiligingsvereisten

• Juridische voorwaarden
• Standaardcontract

Request for Quotation / RFQ template

Voor het schrijven van een Request for Quotation / RFQ kunt u dit kant-en-klare sjabloon / werkblad in .DOC-formaat gebruiken.

Verschillende types Request for Quotation (RFQ)

Er wordt onderscheid gemaakt tussen vier verschillende vormen van een Request for Quotation (RFQ). Elk soort heeft eigen voor- en nadelen. Hieronder worden de vier types RFQ kort toegelicht.

Open bod

Er is sprake van een open bod wanneer alle reacties op de offerte zichtbaar zijn voor leveranciers. De koper opent dus een verzoek en laat meerdere leveranciers met een bod komen. Deze leveranciers kunnen elkaars bod zien en kunnen hun ingediende biedingen wijzigen en bijwerken tot de deadline is verstreken.

Het voordeel hiervan is dat de prijszichtbaarheid kan leiden tot meer concurrerende prijzen, wat goed is voor de koper.
Een nadeel is dat deze prijszichtbaarheid ook averechts kan werken en leiden tot prijsafspraken tussen leveranciers, ook al is dit niet toegestaan in veel markten.

Verzegeld bod

Er is sprake van een verzegeld bod wanneer een offerteaanvraag openstaat voor meerdere gekwalificeerde bieders. Het verschil met een open bod is dat de koper pas de offertes opent na het einde van de deadline. Verzegelde biedingen komen vaak voor bij openbare aanbestedingen en overheidsuitgaven.

Het voordeel van een verzegeld bod en de verminderde prijszichtbaarheid is dat prijsafspraken vermeden worden. Het vermindert het risico op fraude en biedt transparantie bij de selectie van leveranciers.

Een nadeel is dat verkopers niet snel hun beste prijzen bieden, omdat ze denken meer winst te kunnen maken met een hogere prijsopgave.

Uitgenodigd bod

Een uitgenodigd bod is wanneer alleen een vooraf vastgesteld aantal leveranciers de mogelijkheid krijgen om een offerteaanvraag te doen. Bij een uitgenodigd bod kan zowel sprake zijn van een open als een verzegeld biedproces.
Een voordeel van deze methode is dat het vaak gebruikt wordt bij bekende leveranciers en daarom versnelt dit het contractproces.

Een nadeel is dat de concurrentie minder is en dat de koper kostenbesparingen mis kan lopen.

Omgekeerde veiling

Er is sprake van omgekeerde veilingen wanneer kopers vragen aan verkopers om hun laagste bod te doen. De kosten nemen af naarmate de veiling vordert. Kopers kunnen op elk moment het bod accepteren, met als risico dat ze meer winst hadden kunnen halen bij een lager bod.

Een voordeel van deze methode is dat het snelle methode is, concurrerend en dat kan volledig plaats kan vinden op het internet.

Een nadeel is dat een contract wordt gegund op basis van de laagste prijs. Er wordt mogelijk geen rekening gehouden met andere belangrijke factoren. Het werkt dus voornamelijk bij standaardproducten en producten en diensten van bekende leveranciers.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Herken jij de uitleg over de offerteaanvraag? Doe jij vaak offerteaanvragen in jouw werkomgeving? Of ontvang jij offerteaanvragen van klanten? Welke tips kan jij delen omtrent het gebruik van offerteaanvragen? Welke overeenkomsten zie jij met tools als Request for Information of Request for Proposal? Heb jij andere tips op opmerkingen?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. Chu, L. Y., Rong, Y., & Zheng, H. (2022). The strategic benefit of request for proposal/quotation. Operations Research, 70(3), 1410-1427.
2. O’Connor, N. G., & Bellamy, M. (2021). Organizing an efficient Request for Quotation.
3. Leung, K. H., Luk, C. C., Choy, K. L., Lam, H. Y., & Lee, C. K. (2019). A B2B flexible pricing decision support system for managing the request for quotation process under e-commerce business environment. International Journal of Production Research, 57(20), 6528-6551.
4. Unit, Q. P. E. (2016). Request for Quotation. Power, 1, 01.
5. Elgh, F. (2012). Decision support in the quotation process of engineered-to-order products. Advanced Engineering Informatics, 26(1), 66-79.

Citatie voor dit artikel:
Janse, B. (2022). Request for Quotation (RFQ). Retrieved [insert date] from Toolshero: https://www.toolshero.nl/project-management/request-for-quotation/

Gepubliceerd op: 18/09/2022 | Laatste update: 30/06/2024

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/project-management/request-for-quotation/”>Toolshero: Request for Quotation (RFQ)</a>

Artikel door:

Ben Janse

Ben Janse is een young professional en werkzaam als Content Manager bij Toolshero. Daarnaast houdt hij zich binnen zijn studie International Business aan de Hogeschool Rotterdam bezig met het analyseren en ontwikkelen van managementmodellen. Dankzij zijn theoretische en praktische kennis weet hij hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden waardoor de essentie van elk artikel goed naar voren komt.