Request for Information (RFI): de uitleg en format

Request for Information: in dit artikel wordt Request for Information (RFI) praktisch uitgelegd. Het behandelt wat een RFI precies is, waar het wordt gebruikt, hoe een RFI format eruit ziet en wat de valkuilen en voordelen zijn. Het artikel bevat tevens een downloadbare RFI template en sluit af met tips. Na het lezen begrijp je de basis van deze krachtige project management tool.

Wat is Request for Information (RFI)?

Een Request for Information (RFI) betekent vertaald uit het Engels zoveel als een Verzoek tot Informatie, of kortweg informatieverzoek. Een RFI is een gangbaar bedrijfsproces met als doel om informatie te verzamelen en over te dragen aan de persoon die het verzoek doet. Informatieverzoeken komen vaak voor, bewust en onbewust.

Aangezien RFI’s voornamelijk gebruikt worden om informatie te verzamelen voor besluitvormingsprocessen, komt het niet vaak voor dat deze verzoeken in de laatste fase van een bedrijfsproces worden gedaan.

Andere veelvoorkomende verzoeken die gedaan worden in het bedrijfsleven zijn een Request for Quotation (RFQ) en een Request for Proposal (RFP).

RFI’s worden vaak door klanten (B2B) geschreven en gestuurd aan potentiële leveranciers. Het is doorgaans een eerste reeks verzoeken die bedoeld zijn om de lijst met kandidaat leveranciers te verfijnen. Het is een zeer handige methode om informatie te verzamelen, met name als de organisatie in kwestie zelf weinig kennis in huis heeft over mogelijke leveranciers.

Om de verschillen tussen leveranciers goed te kunnen onderscheiden, is het nodig dat de RFI zich richt op vereisten die uniek zijn voor de klant. Ontvangers van de RFI krijgen vaak het verzoek om te antwoorden in standaardformaat, zodat het makkelijker wordt om de leveranciers te vergelijken.

Waar wordt een RFI gebruikt?

In verschillende scenario’s is een informatieverzoek waardevol, zoals in IT, de bouwsector en marketingsector.

IT-sector

In de IT-sector wordt een informatieverzoek vaak gebruikt om software van leveranciers te verwerven en te testen. Software wordt vaak voor een langere periode gebruikt dus is het belangrijk dat kwalitatief alles in orde is en dat de juiste leverancier is gekozen. Een RFI moet daarom inzicht geven in technische en zakelijke vereisten van de software, use cases, beheeropties en integratie met andere software.

Bouwsector

In de bouwsector worden RFI’s gebruikt om zakelijke en bouwtechnische vereisten te identificeren. Ze kunnen verstuurd worden van bijvoorbeeld de aannemer naar een ontwerper, of van een aannemer naar een opdrachtgever. Vaak gaat het informatieverzoek over bouwmaterialen, specificaties, ontwerptekeningen of andere zaken omtrent constructiewerkzaamheden.

Gezondheidssector

Ook bedrijven en organisaties die opereren in de gezondheidssector maken dikwijls gebruik van een Request for Information. Het gaat dan vaak om functionele, technische en operationele vereisten van apparatuur of andere zaken.

Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprise Resource Planning (ERP) is een complexe zaak voor veel organisaties. Een goed systeem is daarom onmisbaar. RFI’s op dit gebied gaan vaak over criteria voor bedrijfssystemen rond bijvoorbeeld boekhouding, voorraadbeheer, productiebeheer of personeelstechnologie.

Request for Information / RFI format

Een Request for Information (RFI) wordt doorgaans gestuurd in een bepaald format, afhankelijk van de gevraagde informatie en de leverancier.

De meest voorkomende componenten van een RFI zijn:

1. Doelstelling
2. Tijdlijn
3. Storyboard
4. Oplevering
5. Evaluatiecriteria

Er is geen vaste of juiste manier om een RFI op te stellen. Elk bedrijf bepaalt zelf welke elementen worden opgenomen in het verzoekformulier. In aanvulling op bovenstaande elementen vindt men ook de volgende zaken terug op het formulier:

• Basisinformatie zoals contactinformatie
• Toelichting van de reden voor het informatieverzoek
• Verzoek om basisinformatie en contactinformatie van de leverancier
• Mogelijke geheimhoudingsovereenkomsten
• Referenties van klanten
• Vragen over werkwijzen en actieplannen
• Vragen over de ervaring en expertise van leveranciers over vergelijkbare projecten

Request for Information / RFI template

Zoals besproken is er een groot aantal elementen dat kan worden opgenomen in een informatieverzoek, afhankelijk van het doel van de RFI. In dit artikel is een Toolshero template voor een Request for Information beschikbaar, waarin de meeste basiselementen zijn verwerkt.

Valkuilen

Het kan voorkomen dat kopers verschillende leveranciers door elkaar halen en de communicatie verwarren. Dit kan de relatie schaden.

Vaak geven kopers geen nauwkeurige details over hun vereisten. Dit kan weer tot onnauwkeurige en onnodige communicatie leiden. Leveranciers maken op hun beurt weer fouten door bijvoorbeeld een verzoek niet goed genoeg te bekijken en verkeerde antwoorden of informatie terug te sturen.

Voordelen van een Request for Information

Request for Information (RFI) kan enorm veel voordelen bieden, met name voor kleinere bedrijven die zelf niet veel kennis in huis hebben.

Geheel vrijblijvend kan een schat aan informatie worden gewonnen over vereisten en voorwaarden. Ook kan de lijst met potentiële leveranciers worden uitgebreid. De methode is erg efficiënt om relaties op te bouwen.

Tips voor het opzetten van een Request for Information (RFI)

Hieronder worden enkele tips gedeeld voor het opstellen van een Request for Information. Hou deze zoveel mogelijk in gedachten om duidelijkheid in het verzoek te garanderen.

• Beperk de informatie in het informatieverzoek tot alleen de informatie die echt nodig is. Houd het beknopt.
• Wees specifiek met het omschrijven van de verzochte informatie, maar voorkom dat je teveel details uiteenzet.
• Kijk naar voorheen gestelde informatieverzoeken en probeer op dezelfde manier het informatieverzoek te doen, zodat het makkelijk wordt om antwoorden te vergelijken.
• Beperk informatieverzoeken tot informatie over producten, middelen, capaciteiten (diensten). Gebruik een Request for Quotation (RFQ) voor een verzoek over prijzen.
• Geef redelijke kansen om te reageren. Stel een niet te korte deadline op voor het ontvangen van de gevraagde informatie. Geef het bedrijf de kans om met een accuraat antwoord te komen. Doorgaans wordt een doorlooptijd van een of twee weken gebruikt.
• Uit de RFI mag niet blijken dat je iets wil kopen (koopintentie).
• Gebruik indien nodig bijlagen zoals foto’s of andere overzichten om beter te begrijpen welke informatie gewenst is (bijvoorbeeld bouwtekeningen).

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Herken jij de uitleg over een Request for Information? Maak jij gebruik van informatieverzoeken in jouw werkomgeving? Stuur jij ze? Of neem je ze zelf in behandeling? Laat iets weten over jouw ervaring met RFI’s in de opmerkingen.

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. Hanna, A. S., Tadt, E. J., & Whited, G. C. (2012). Request for information: benchmarks and metrics for major highway projects. Journal of construction engineering and management, 138(12), 1347-1352.
2. Center, F. C. (1999). Request for Information.
3. Berners-Lee, T. J. (1989). Information management: A proposal (No. CERN-DD-89-001-OC).
4. Choo, C. W. (2002). Information management for the intelligent organization: the art of scanning the environment. Information Today, Inc.

Citatie voor dit artikel:
Janse, B. (2022). Request for Information (RFI). Retrieved [insert date] from Toolshero: https://www.toolshero.nl/project-management/request-for-information/

Oorspronkelijke publicatiedatum: 06/09/2022 | Laatste update: 28/05/2024

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/project-management/request-for-information/”>Toolshero: Request for Information (RFI)</a>

Artikel door:

Ben Janse

Ben Janse is een young professional en werkzaam als Content Manager bij Toolshero. Daarnaast houdt hij zich binnen zijn studie International Business aan de Hogeschool Rotterdam bezig met het analyseren en ontwikkelen van managementmodellen. Dankzij zijn theoretische en praktische kennis weet hij hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden waardoor de essentie van elk artikel goed naar voren komt.