Projectplan

Projectplan - toolshero

In dit artikel wordt het projectplan (ook wel Project Execution Plan of PEP genoemd) praktisch uitgelegd. Na het lezen begrijp je de basis van deze methode voor project management die bedrijven gebruiken om hun doelen te behalen en hun projecten uit te voeren en te controleren.

Wat is een projectplan?

Het projectplan (ook wel Project Execution Plan of PEP genoemd) is een document dat de doelstellingen beschrijft die je wilt bereiken in een bedrijf met de tijd en middelen die daarvoor nodig zijn, zoals kosten, kwaliteit, verdiensten, etc. Een WBS (Work Breakdown Structure) is een document waarmee projecten worden beheerd, uitgevoerd en gecontroleerd.

Het belang van het besluitvormingsproces van het bedrijf maakt het makkelijker om de doelstellingen te behalen en succes te boeken met de projecten die je hebt. Om de doelen te bereiken die de organisatie heeft, is het noodzakelijk dat het projectplan uit fases bestaat en dat elke fase verbonden is met de volgende om de benodigde resultaten te behalen.

Degenen die betrokken zijn bij het project vormen de basis voor het uitvoeren van de structuur. Het is dus noodzakelijk dat de volgende mensen betrokken zijn bij een goed WBS projectplan:

  1. Projectmanager
  2. Klant
  3. Organisatie die het plan uitvoert
  4. Teamleden van het project
  5. Projectmanagementteam
  6. Sponsoren
  7. Invloedsfactoren

Punten die in een WBS moeten worden opgenomen:

  • Omvang van het werk
  • Projectdoelstellingen
  • Wervingsstrategie
  • Communicatieplan
  • Technologie en informatie
  • Rollen en verdeling van verantwoordelijkheden
  • Personele middelen
  • Projectcontrole
  • Budget
  • Tijdlijn
  • Kwaliteitsmanagement

Vaststellen van WBS doelen en bedrijfsdoelen

Besluit over de grootte en timing van het project

Het is erg belangrijk dat een bedrijf besluitvaardig is over de duur van het project dat ze willen uitvoeren. Het kiezen van de soort werknemers die nodig zijn om de doelen te behalen, het budget tijdens het proces en de materialen en technologie die nodig zijn om het project te voltooien. Stap voor stap kom je tot de vastgelegde tijd die nodig is om de leveringen te volbrengen.

Stel de doelstellingen en doelen vast die behaald moeten worden (haalbaar en meetbaar).

Wat wil je bereiken met het project? Bijvoorbeeld: het verlagen van kosten, een nieuwe markt betreden, een nieuw product of dienst creëren en succesvol maken, de structuur van bepaalde werkprocessen veranderen of vernieuwen, nieuwe grondstoffen implementeren, ervoor zorgen dat het personeel zich op z’n gemak voelt, etc. En bedrijfsdoelen zoals het behalen van meer inkomsten, processen binnen de organisatie optimaliseren, werknemers stimuleren zodat ze gelukkiger zijn op de werkvloer.

Overeenstemming over de doelen met de belanghebbenden

Breng de mensen samen die betrokken moeten zijn bij het project, of dat nu werknemers of leveranciers zijn. Het is belangrijk om vergaderingen te houden om tot overeenstemming te komen over de verantwoordelijkheden en besluitvorming om de doelstellingen te behalen.

Implementeren van een methode om de projectuitvoering te controleren

Stel succesindicatoren vast waarmee je het projectproces kunt meten, waarnemen en controleren. Economische waarde kan essentieel zijn voor maatstaven voor projectuitvoering, zoals het geld dat wordt bespaard, de verdiensten, de teamprestaties, etc.

Stappen die nodig zijn voor projectuitvoering

  • Een goed team samenstellen
  • De taken vaststellen die nodig zijn om de projectdoelstellingen te behalen
  • Mogelijke risico’s die kunnen ontstaan identificeren
  • De documenten regelen die nodig zijn voor de uitvoering van het plan, zoals een risicoplanningsdocument, testen en software
  • Een alternatief of back-upplan voor de fases van het projectproces

Brainstormen met het team

Meestal hebben mensen veel ideeën, maar weten ze niet hoe ze deze moeten ordenen of hoe ze hun manier van denken en methodologie duidelijk kunnen maken aan de mensen waarmee je werkt. Daarom kan brainstormen over het Project Execution Plan helpen om te bepalen wat je wilt doen, hoe je het gaat doen, en wat je wilt bereiken.

Brainstormen kan zodoende, nadat je het team hebt geselecteerd, het ijs breken om de uitvoering van het projectplan te structureren. Iedere persoon kan zijn of haar ideeën en opmerkingen delen om het gebied waarin zij werkzaam zijn, te verrijken. Door te brainstormen kan de formulering van het plan creatiever zijn en krijgen alle teamleden de kans om ideeën, opmerkingen of meningen te delen over het project waaraan zij gaan werken.

Werkplan en budget

Het is waardevol om de hiërarchische volgorde te kennen van de informatie die wordt verzameld in de uitvoering van het projectplan. Het is noodzakelijk om een budget te hebben voor de uitgaven die in elke fase van het project kunnen voorkomen, en ook een voorspelling van de toekomstige uitgaven die nodig zijn om het project af te ronden.

Het budget kan per maand gesorteerd worden, zodat de tijdsvolgorde die nodig is om de doelen te behalen duidelijk is. Bekijk het volgende voorbeeld van hoe je jouw kostenoverzicht kunt ordenen met de doelstellingen en taken van de projectplan uitvoering.

Doelstellingen -> Taken -> Werkzaamheden -> Verantwoordelijk -> Resultaten -> Datum

Deze volgorde is een duidelijk schema dat mensen nodig hebben voor projectkosten en om elke fase te volbrengen.

Een Gantt-grafiek kan gebruikt worden om een correctere structuur aan te brengen in de taken en hun tijdsbestek in de fases die nodig zijn voor het behalen van de doelstellingen per kwartaal, semester of jaar. De tijdsfactor hangt af van het project en z’n onderdelen; je kunt op basis van de hierboven genoemde factoren kiezen welk tijdsbestek het beste is voor jouw project.

Andere externe deelnemers of belanghebbenden in het project

Omdat wij ons richten op de uitvoering van het projectplan, is het noodzakelijk om de omgeving waarin het bedrijf opereert of wil opereren te visualiseren, of dat nu een interne omgeving is met dezelfde werknemers of een externe omgeving met klanten, investeerders of andere partijen die belang stellen in de structurering van het project. Wanneer je deze omgeving van mogelijke bondgenoten wilt vaststellen, moet je de tijd hebben om te weten te komen wat zij uit het project willen halen en waarom ze geïnteresseerd zijn, zodat je op een gepaste en specifieke manier kunt samenwerken met alle belangstellende partijen.

Onderdelen van een goed projectplan

Om te kunnen coördineren en leidinggeven moet de projectleider weten wat er speelt in het werkteam om de afgesproken doelstellingen te behalen. De projectleider kan de vergaderingen organiseren en ervoor zorgen dat ze een productieve ruimte zijn voor het project.

Toezicht en controle

Documentatie en orde zijn belangrijk om goed toezicht te kunnen houden op het project dat gebaseerd is op verantwoordelijkheden, tijd, kosten, communicatie, rapporten, etc. Deze controle kan gebaseerd zijn op de vergaderingen die worden gehouden om te kijken welke voortgang al is gemaakt met de doelstellingen, of op de documentatie die gedeeld wordt met het team, waarin iedereen zijn doelstellingen en wat er is bereikt in het nodige tijdsbestek aangeeft.

Goede communicatie

Goede communicatie met het werkteam zal de uitvoering van het project productiever maken. De communicatie kan georganiseerd worden op een persoonlijke, een-op-een-manier of op een systematische en snellere manier, zoals met virtuele vergaderingen en het verspreiden van informatie via de interne kanalen van het bedrijf (online meetings, e-mails, etc.)

Human resources

Wees je ervan bewust dat het personeel dat jouw team vormt belangrijk is en dat werknemers training moeten krijgen omtrent specifieke onderwerpen die noodzakelijk zijn voor hun productiviteit, zonder het leiderschap en de motivatiefactor te verwaarlozen die nodig zijn om de groep samen te brengen en de werkzaamheden te laten uitvoeren die hen opgedragen zijn.

Kwaliteit

De projectmanager moet van begin tot eind de kwaliteit analyseren van het eindproduct dat wordt opgeleverd aan de klanten met de standaarden en verwachtingen die het bedrijf hanteert.

Belanghebbende

Hoe komt de belangstellende partij binnen en wat voegen ze toe aan het project waaraan ze werken? Het is belangrijk om te weten welke rol ze spelen in het project, omdat ook externe mensen op de hoogte moeten zijn van de doelstellingen die het bedrijf wil behalen.

Denk daarbij aan:

  • Hoe de belanghebbenden vastgesteld zullen worden
  • Op welke manieren gecommuniceerd zal worden met belangstellende partijen
  • De mate van ondersteuning die ze aan het project zullen geven
  • Hebben zij ons nodig, of hebben wij hen nodig voor het project?
  • Stel vast wat de doelstellingen zijn en wat de belanghebbenden ermee willen bereiken
  • Verdeling van projectverdiensten

Conclusie

Een goed projectplan is de basis van succes voor een bedrijfsproject, omdat het de projectprocessen binnen het bedrijf wezenlijk kan veranderen en de economische besparingen van het uitgevoerde schema een positief effect kunnen hebben op de kwaliteit, tijd en het hoofddoel van het project.

Door een duidelijk en gestructureerd projectplan op te stellen start het project vanuit een stevige basis en is het waarschijnlijk dat de resultaten worden behaald. De tijdsfactor is essentieel voor de productiviteit van de werknemers en het bepalen van de resultaten die zij zullen leveren. Daarom leidt een goede start van het project tot goede prestaties en een vermindering van het aantal onvoorziene gebeurtenissen die binnen een project kunnen gebeuren.

Om een projectplan succesvol te maken is het noodzakelijk om het WBS document in elke fase van het project bij te werken met de specifieke details die nodig zijn om de doelstellingen te behalen. Een projectplan moet het project beschrijven door elke fase van de doelstellingen die het bedrijf heeft met het project vast te stellen en te implementeren binnen de waardeketen van de organisatie, door de omvang van het project en de mogelijke risico’s die kunnen ontstaan vast te leggen en ervoor te zorgen dat het team tevreden is met de taken die volbracht moeten worden voor succes.

Een projectplan is essentieel voor de projectleider en het projectteam omdat het de tijd, de plannen, de verantwoordelijkheden en de reikwijdte vastlegt die verlangd worden op weg naar het eindproduct. Het is ook een communicatiemiddel voor het team en hun ondergeschikten om te weten wat elke persoon doet en hoe de processen verlopen binnen het afgesproken tijdsbestek.

Projectplan voorbeeld template

We nodigen je uit om de sjabloon van een voorbeeld projectplan te downloaden en op een praktische en gemakkelijke manier te gebruiken binnen jouw organisatie, onderneming of werkomgeving.

Nu is het jouw beurt

Wat vind jij? Is een projectplan belangrijk voor de structuur van een bedrijfsproject? Is de verdeling in fases en tijdsbestekken noodzakelijk om de doelstellingen te bereiken? Is tijd een bepalende factor voor de basis van een projectplan? Gebruik jij deze methode in jouw bedrijf om projecten te overzien? Wil je nog iets toevoegen of heb je andere suggesties die je graag wilt delen?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Als je het artikel handig of praktisch vond voor jouw eigen kennis, deel dit vooral met jouw netwerk of meld je aan voor onze gratis nieuwsbrief. Je kunt ons ook vinden op Facebook, LinkedIn, Twitter en Youtube.

Meer informatie

  1. O’Connor, J. T., O’Brien, W. J., & Choi, J. O. (2016). Industrial project execution planning: Modularization versus stick-built. Practice periodical on structural design and construction, 21(1), 04015014.
  2. Schilizzi, R. T. (2011). Project Execution Plan Pre-Construction Phase for the Square Kilometre Array (SKA). MGT-001.005, 2011-01012.
  3. Messner, J., Anumba, C., Dubler, C., Goodman, S. E. A. N., Kasprzak, C. O. L. L. E. E. N., Kreider, R. A. L. P. H., … & Nizic, N. (2011). BIM Project Execution Planning Guide-Version 2.1. Build. alliance, 1-135.

Citatie voor dit artikel:
Ospina Avendano, D. (2020). (2020). Projectplan. Retrieved [insert date] from toolshero: https://www.toolshero.nl/project-management/projectplan/

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/project-management/projectplan/”>toolshero: Projectplan</a>

Interessant artikel?

Geef je waardering of deel het artikel via social media!

Gemiddelde beoordeling 5 / 5. Totaal aantal beoordelingen: 1

Dit artikel is nog niet beoordeeld! Wees de eerste met jouw beoordeling.

We vinden het jammer dat het artikel niet waardevol voor je was

Laat ons dit artikel verbeteren!

Vertel ons wat er beter kan aan het artikel? Wat mis je bijvoooebeeld of wat kan worden aangevuld?

Word lid en ontvang onbeperkt toegang

Door lid te worden van ons learning platform, krijg je onbeperkt toegang tot alle artikelen (1000+), templates, video's en meer!

Tagged:

Geef een reactie