Simplex proces

Simplex proces - toolshero

In dit artikel wordt het Simplex proces praktisch uitgelegd. Na het lezen zal je de basis begrijpen van deze krachtige en creatieve probleem oplosmethode.

Wat is het Simplex proces?

Problemen zijn er in alle soorten en maten. Het is belangrijk dat problemen kunnen worden opgelost. Voordat er probleemoplossend gewerkt gaat worden, is het echter van groot belang om het probleem in eerste instantie te identificeren. Desalniettemin is het vaak dat de belangrijke stappen in het probleemoplossingsproces over het hoofd worden gezien, waardoor mooie oplossingen niet worden gevonden of waardoor zelfs een probleem verkeerd gedefinieerd wordt. Het Simplex proces is een probleemoplossende methode die hier aandacht aan besteedt en die voorkomt dat er dergelijke fouten worden gemaakt. Dit model is ontwikkeld door de Amerikaanse creativiteitsgoeroe Marino (Min) Sidney Basadur, die de methode presenteerde in zijn boek ‘the Power of Innovation’. Daarnaast is hij de bedenker van het gepatenteerde Simplexity Thinking System. Het Simplex procesmodel werkt stap-voor-stap, waarbij probleemoplossende groepen de mogelijkheid krijgen om tot creatieve oplossingen te komen. Door het Simplex proces kunnen zij gemakkelijker het probleem diagnosticeren en vervolgens oplossingen aandragen en doorvoeren.

3 fasen

Het Simplex proces bestaat concreet uit 3 fasen, die vervolgens weer in 8 stappen onderverdeeld zijn:

Fase 1: Probleemformulering

Deze eerste fase richt zich op de eerste drie stappen van het Simplex proces, namelijk probleemopsporing, zoektocht naar de feiten en de probleemdefiniëring. Pas dan kan het probleem op juiste wijze geformuleerd worden. Wanneer duidelijk is om welk probleem het gaat, kan er gekeken worden waar in de organisatie dit probleem z’n oorsprong vindt.

Fase 2: Formulering van oplossing

Na de focus op de omschrijving van het probleem, gaat het Simplex proces over in de tweede fase waarin gezocht wordt naar mogelijke oplossingen. De volgende twee stappen komen aan de orde; ideeën vinden die tot oplossing kunnen leiden en selectie, én evaluatie van deze aangedragen ideeën. In deze fase draait het om het aanwakkeren van zoveel mogelijk creatieve ideeën die tot oplossingen kunnen leiden.

Fase 3: Invoering van oplossing

Zodra de oplossing van het probleem nabij is, volgt de derde en tevens laatste fase. Hierin zitten de laatste drie stappen van het Simplex proces verborgen; planning van alle acties die moeten worden ondernomen, het creëren van draagvlak en betrokkenheid bij alle medewerkers voor de oplossing en uiteindelijk het implementeren ervan en overgaan tot actie. In deze fase is het belangrijk dat de oplossing grondig wordt voorbereid. Het invoeren van de oplossing moet vervolgens vakkundig gebeuren. Tevens moet er ruimte zijn voor flexibiliteit zodat de oplossing na implementatie eventueel nog aan te passen is.

Simplex model fasen stappen - toolshero

8 stappen

Stap 1: Probleemopsporing

Bij deze stap is het verstandig om niet direct naar oplossingen te zoeken; eerst moet het probleem boven water komen en de symptomen die hierbij horen. De oorzaak wordt pas later achterhaald. In deze stap wordt gezocht naar wensen en behoeften van bijvoorbeeld klanten en leveranciers, maar ook van medewerkers. In tegenstelling tot vele andere probleemoplossende methoden, is het probleem bij het Simplex proces nog niet bekend voordat de eerste stap wordt gezet. Er kunnen hulpvragen worden ingezet om de eerste stap te versnellen zoals:

  • Wat voor verbetertips zouden klanten aan ons geven?
  • Hoe gaan klanten reageren als we hen beter te woord staan?
  • Wat gaat er in de klantenservice mis op dit moment?

Stap 2: Zoektocht naar feiten

In deze stap wordt er informatie verzameld, die betrekking heeft op de huidige situatie en het mogelijk probleem. Bij stap 1 zijn de symptomen van een probleem geïdentificeerd en aan de hand hiervan moeten feiten verzameld worden. Wat weet de organisatie al over het betreffende probleem? De verzamelde feiten moeten worden beoordeeld en geëvalueerd en de meest relevante feiten gaan een rol bij de volgende stappen spelen. Wederom kunnen hulpvragen helpen, zoals:

  • Wat voor klachten zijn er het afgelopen jaar binnengekomen?
  • Hoe kijken klanten aan tegen het probleem?
  • Welke oplossingen zijn al uitgeprobeerd?
  • Welke verbetervoorstellen liggen er?

Stap 3: Probleemdefiniëring

Het probleemgebied is bekend, waardoor nu een specifieke probleemdefiniëring kan plaatsvinden. Belangrijk is om het probleem niet te breed, maar ook niet te beperkt te duiden. Veel ‘waarom’-vragen helpen om eerst naar het algemene plaatje te kijken. De gekozen feiten helpen om het probleem te omschrijven. Het volgend voorbeeld maakt het duidelijk:

  • Vraag: ‘Waarom willen wij onze klantenservice verbeteren?’
  • Antwoord: ‘Omdat klanten nu van het kastje naar de muur worden gestuurd. Zij willen een vaste contactpersoon, die weet waar het over gaat.’

In de probleemdefiniëring gaat het om de afdeling klantenservice, die klanten in de meeste gevallen naar de verkeerde contactpersoon doorverbindt.

Stap 4: Oplossing vinden

In deze stap draait het bij het Simplex proces om allerlei ideeën die tot de oplossing leiden. Afdelingen en individuele medewerkers hebben hier een belangrijke taak. Wellicht kan er een projectgroep worden opgestart om tot creatieve oplossingen te komen. In dergelijke brainstormsessie is het niet de bedoeling dat men kritiek uit op elkaars ideeën. Dit belemmert het creatieve proces. Uiteindelijk zullen er een aantal potentiële opties zijn, die tot oplossing van het probleem zouden kunnen leiden.

Stap 5: Selectie en evaluatie

De verkregen ideeën worden nu onder de loep genomen. Uiteindelijk moet er worden besloten welk idee het beste is om tot probleemoplossing te komen. Het beste is om vooraf een aantal evaluatiecriteria te genereren, waardoor er een objectieve evaluatie kan plaatsvinden. Het idee dat het meest voldoet aan deze criteria, is doorgaans de beste oplossing voor het probleem. Ook hier kunnen hulpvragen het proces versnellen, zoals:

  • Wat zal de impact van de gekozen oplossing zijn?
  • Zijn er kosten verbonden aan de gekozen oplossing?
  • Welke tijd en moeite kost het om de oplossing door te voeren?

Stap 6: Planning

Nu er een keuze is gemaakt, moet er een actieplan worden opgesteld. Kort gezegd komt het er op neer dat helder moet zijn wie wat gaat doen, zodat er oplossingsgericht gewerkt gaat worden. Voor het oplossen van kleine problemen is een aantal actiestappen al voldoende. Voor grotere problemen zal formeel projectmanagement beter op z’n plaats zijn.

Stap 7: Betrokkenheid creëren

Het lijkt wellicht overbodig, maar toch is het belangrijk om in het gehele proces stil te staan bij de betrokkenheid van medewerkers. Pas wanneer zij de oplossing hebben geaccepteerd, zullen zij er alles aan doen om het tot een goed einde te brengen. Vaak gaat probleemoplossing gepaard met veranderingen. Medewerkers vinden het meestal moeilijk om hun manier van werken aan te passen. Daarom moeten zij goed weten wat de negatieve impact van het probleem is en het nut inzien van de aanpassingen.

Stap 8: Overgaan tot actie

Pas als er draagvlak is gecreëerd kan het actieplan worden uitgevoerd. Deze stap verdient evenveel aandacht als de andere stappen; wordt er immers niet volgens plan gewerkt dan zal het probleem niet worden opgelost. Ook het is verstandig om tussentijds te evalueren en te achterhalen of het probleem zienderogen minder is geworden.

Cyclisch proces

Het Simplex proces is een eenvoudig maar krachtig oplossingsmodel. Het is echter niet een lineair maar een cyclisch proces. Dat houdt in dat er plek is voor continue verbetering. Vaak wordt het Simplex proces daarom vergeleken met de PDCA-cirkel van Deming; plan, do, check, act. Nadat de laatste stap is voltooid moet er worden teruggegaan naar de eerste stap om de probleemoplossing nog meer te verfijnen.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Herken jij de uitleg over het simplex proces? Ben je bekend met de verschillende fasen en de bijhorende stappen van dit model? Hoe pas jij het Simplex proces toe binnen jouw organisatie? Heb je tips of aanvullingen?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Als je het artikel handig of praktisch vond voor jouw eigen kennis, deel dit vooral met jouw netwerk aan vrienden en zakenrelaties. Je kunt ons ook vinden op Facebook, LinkedIn, Twitter en Youtube.

Meer informatie

  1. Basadur, M. (1995). The power of innovation: How to make innovation a way of life and put creative solutions to work. Financial Times Management.
  2. Basadur, M. (1998). The Basadur Simplex creative problem-solving profile inventory: Development, reliability and validity.
  3. Basadur, M. I. N., Runco, M. A., & VEGAxy, L. A. (2000). Understanding how creative thinking skills, attitudes and behaviors work together: A causal process model. The Journal of Creative Behavior, 34(2), 77-100.

Citatie voor dit artikel:
Mulder, P. (2019). Simplex proces. Retrieved [insert date] from toolshero: https://www.toolshero.nl/probleem-oplossen/simplex-proces/

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/probleem-oplossen/simplex-proces/”>toolshero: Simplex proces</a>

Interessant artikel?
Geef je waardering of deel het artikel via social media!

Simplex proces, 5 / 5 (1 votes)

Patty Mulder
About the Author

Patty Mulder is een management expert op het gebied van competentie ontwikkeling, time management, persoonlijke effectiviteit en zakelijke communicatie. Naast content schrijven, is ze een business coach en verzorgt ze bedrijfstrainingen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *