Actieplan maken: uitleg plus voorbeeld

Actieplan: in dit artikel het actieplan praktisch uitgelegd. Na het lezen zal je de basis begrijpen van deze time management tool. In dit artikel is tevens een actieplan voorbeeld en template opgenomen om direct zelf mee aan de slag te gaan. Veel leesplezier!

Wat een actieplan?

Een actieplan is een gedetailleerd plan met gespecificeerde acties die nodig zijn om een doel te bereiken. Ook kan een actieplan een reeks van stappen betekenen die moeten worden uitgevoerd om een bepaalde strategie te doen slagen.

Verder wordt in een actieplan vastgesteld welke middelen er nodig zijn om het (SMART) doel te behalen, en hoe en wanneer deze moeten worden ingezet. Een actieplan zorgt er dus voor dat de visie of doelstelling van een organisatie concreet wordt. Dit heeft als voordeel dat de verschillende partijen die werken aan de strategie op een lijn zitten.

Een actieplan is een uitbreiding van het bekende ‘to do-lijstje’. Dat deze lijstjes handig kunnen zijn is bekend; ze worden gebruikt door veel mensen in het dagelijkse leven.

Dergelijke takenlijstjes hebben echter als nadeel dat ze al snel als overweldigend worden ervaren wanneer een persoon, bijvoorbeeld een projectmanager, meerdere verantwoordelijkheden op zich moet nemen. Een actieplan is een sterke versie van het takenlijstje waarin doelstellingen zijn opgenomen voor de korte, middellange en lange termijn. Hierdoor wordt het makkelijker om bepaalde taken te delegeren en kan tijd bespaard worden.

Ook moedigt een actieplan aan om goed na te denken over prioriteiten en te concentreren op zaken die ertoe doen. Ook hiermee kan waardevolle tijd worden bespaard wat de effectiviteit en productiviteit van een bedrijf of individuele medewerker vergroot. Wat eerder als overweldigend werd ervaren wordt nu overzichtelijk en gecontroleerd.

Figuur 1 – stappenplan voor het opstellen van een actieplan

Stappenplan opstellen actieplan + voorbeeld

Scenario: koffiezaak ABCoffee wil de koffie zelf gaan importeren uit Colombia in plaats van de koffie af te nemen van een importbedrijf omdat de inkoopkosten te hoog zijn om voldoende winst te maken.

1. Definieer wat je wilt bereiken

Het opstellen van het doel van het actieplan is cruciaal voor de motivatie en herinnert de gebruiker dat het uiteindelijke resultaat de moeite waard is. Dit kan het oplossen van een probleem zijn, vast te stellen met het Problem Definition Process, of tussentijdse doelstellingen in een project.

Scenario ABCoffee: het huidige inkoopbeleid van ABCoffee is niet levensvatbaar vanwege de hoge inkoopprijs. Als ABCoffee zijn eigen koffie gaat importeren kan dit een 15% inkoopkostenbesparing opleveren. De lagere inkoopkosten worden doorgerekend in de verkoopprijs om voldoende klandizie te garanderen.

2. Verzamel, analyseer en rangschik data

Maak een lijst met alle zaken die een oplossing nodig hebben binnen de probleemstelling of tussentijdse doelen. Probeer alles wat relevant is te verzamelen waarvan je denkt dat het actie nodig heeft om het actieplan te voltooien, groot of klein, persoonlijk of professioneel. Neem ook de dingen in acht die automatisch worden verzameld zoals relevante mailberichten of documenten in het archief.

Schrijf ook alle ideeën op die in je hoofd zitten en verzamel ideeën die je hebt opgeschreven op een stukje papier en onderin de lade van je bureau liggen. Inventariseer ze op 1 plek; dit is nodig om focus te creëren. Ook de to do-lijstjes vallen hieronder.

Scenario ABCoffee:

• Benaderen koffieboeren in Colombia
• Offertes aanvragen
• Reisje naar Colombia voor het controleren en vaststellen van de kwaliteit van de koffiebonen
• Prijsonderhandelingen

3. Dun de lijst uit

Nu er een lijst is met alles wat te maken heeft met, of eventueel invloed heeft op het voltooien van het actieplan, moet deze uitgedund worden.

Scenario ABCoffee: vanwege de toch al beperkte financiële middelen besluit de manager van ABCoffee niet de kwaliteit van de koffie te controleren op een reisje naar Colombia, maar in plaats daarvan vraagt hij naar samples van de koffie die opgestuurd kunnen worden met de pakketpost.

4. Organiseer en stel prioriteiten

Inventariseer welke acties of projecten prioriteit hebben en maak twee lijsten met acties. Individuele of kleine taken en acties die onderdeel zijn van een groter geheel en waar eventueel meerdere mensen op gezet moeten worden om het uit te voeren. Gebruik de Actie Prioriteiten Matrix (APM) om effectief de prioriteiten vast te stellen

Scenario ABCoffee: gebruik de APM om de prioriteiten vast te stellen. In dit geval staan de acties uit stap 3 al in de juiste volgorde.

5. Definieer wie wat gaat uitvoeren, met welke middelen en wanneer

Op dit punt is het grootste gedeelte van het actieplan al compleet. Neem nu de lijst met te nemen acties en wijs de acties toe aan een persoon. Houd hierbij rekening met ieders competenties om ze zo effectief mogelijk te voltooien. Houd verder rekening met:

• Wie voor wat verantwoordelijk is (gebruik hiervoor de Responsibility Assignment Matrix)
• Wie en wat ondersteuning nodig heeft
• Communicatiemethodes

Scenario ABCoffee: in het geval van nieuwe inkoopstrategie van ABCoffee is de salesmanager, bij het ontbreken van een inkoopmanager, verantwoordelijk voor het hele proces.

6. Voer het actieplan uit

Geef het sein om te beginnen met het actieplan. Houd hierbij de 80-20 regel (Pareto Analysis) in gedachten: focus op wat belangrijk is. Houd ook de voortang, deadlines en mijlpalen in de galen. Gebruik hiervoor de Gantt Chart.

7. Monitor en evalueer

Tijdens het uitvoeren van het actieplan is het noodzakelijk om nauwkeurig en effectief te monitoren wat er allemaal gebeurd. Als er wijzigingen of nieuwe problemen aan het daglicht komen moeten deze naar iedereen worden gecommuniceerd om onnodig werk te voorkomen. Stel jezelf de volgende vragen:

• Zijn we aan het doen wat we afgesproken hebben?
• Doen we het goed?
• Is wat we aan het doen zijn eigenlijk wel van belang voor het doel?
• Zijn alle individuele en groepsacties voltooid?
• Is het einddoel behaald?

Tips voor het opstellen van een actieplan

De volgende tips helpen bij het effectief opstellen van een duidelijk actieplan:

• Gebruik alle tools die worden aangeboden in dit artikel
• Kies en definieer een geschikt doel
• Schrijf de te nemen acties uit in een concrete, meetbare en haalbare vorm
• Communiceer met iedereen die betrokken is bij het uitvoeren van het actieplan

Actieplan template / voorbeeld

Nu je hebt gelezen over het actieplan kun je de theorie in praktijk gaan toepassen. Gebruik deze template als praktisch hulpmiddel en voorbeeld om je eigen actieplan op te stellen.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Herken jij de uitleg over het actieplan? Wat zijn volgens jou factoren die bijdragen aan het zo effectief mogelijk behalen van doelen of oplossen van problemen? Hoe gebruik jij actieplannen? Heb jij tips of aanvullingen?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. Goodstein, L., Nolan, T., Pfeiffer, J. (1993). Applied Strategic Planning: How to Develop a Plan That Really Works. McGraw-Hill Education.
2. Kerzner, H., & Kerzner, H. R. (2017). Project management: a systems approach to planning, scheduling, and controlling. John Wiley & Sons.
3. Macan, T. H. (1994). Time management: Test of a process model. Journal of applied psychology, 79(3), 381.

Citatie voor dit artikel:
Janse, B. (2018). Actieplan. Retrieved [insert date] from Toolshero: https://www.toolshero.nl/persoonlijke-ontwikkeling/actieplan/

Oorspronkelijke publicatiedatum: 18/12/2018 | Laatste update: 02/06/2023

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=” https://www.toolshero.nl/persoonlijke-ontwikkeling/actieplan/> Toolshero: Actieplan</a>

Article by:

Ben Janse

Ben Janse is een young professional en werkzaam als Content Manager bij Toolshero. Daarnaast houdt hij zich binnen zijn studie International Business aan de Hogeschool Rotterdam bezig met het analyseren en ontwikkelen van managementmodellen. Dankzij zijn theoretische en praktische kennis weet hij hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden waardoor de essentie van elk artikel goed naar voren komt.