Voorraad tellen

Voorraad tellen: in dit artikel wordt het belang van het houden van voorraad tellen uitgelegd. Met deze uitleg begrijp je het belang van een correct uitgevoerde voorraadtelling en wat voor belang het bedrijf daarbij heeft.

Wat houdt voorraad tellen in?

Voorraad tellen of het auditen van voorraad is de fysieke verificatie van de aantallen en conditie van artikelen die op voorraad liggen. Vaak wordt dit gedaan om een audit uit te voeren op de correctheid tussen de boekhoud technische voorraad en de fysieke voorraad in het magazijn. Vaak is dit de bron van informatie om afwijkingen in een voorraad te corrigeren.

Er zijn verschillende methodieken om een voorraadtelling uit te voeren. Het ene bedrijf kiest ervoor om op een aantal vaste tijdstippen per jaar de voorraad te tellen terwijl andere bedrijven ervoor kiezen om de voorraad lopend te tellen (cyclisch tellen).

Een eindejaarstelling wordt vaak gebruikt bij het rapporteren van de jaareinde cijfers van het bedrijf. Vaak zijn bij eindejaars tellingen ook externe auditors aanwezig om de correctheid van tellen te toetsen.

Periodiek voorraad tellen van voorraad wordt vaak gedaan voor artikelen met een lage waarde. De term periodiek kan verwijzen naar jaarlijks, seizoenen gebonden, per kwartaal, maandelijks, wekelijks of dagelijks. Vaak telt men hoogwaardige producten meer frequent.

De waarde van de voorraad is ook een onderdeel van de waarde van een bedrijf, het is daarom cruciaal dat de waarde van de voorraad volgens het boekhoudsysteem ook klopt met de fysiek gevoerde waarde van de voorraad in het magazijn, zodat de totale waarde van het bedrijf op een correcte manier vertegenwoordigt wordt.

Wat is het belang van voorraad tellen?

Zoals bovengenoemd, voorraad tellen kan problemen met voorraad naar boven brengen en geeft een bedrijf aan, waar mogelijke problemen te verwachten zijn. Het draaien van een gezond bedrijf begint in ieder geval met het houden van een gezonde correcte voorraad. Hier volgen 6 redenen waarom het aanbevolen is om een reguliere voorraadtelling te houden.

1. Het identificeren van problemen met voorraad

Regulier voorraad tellen maakt het transparant of er problemen zijn met o.a. beschadigde voorraad, niet afgeronde orders, orders die vast zitten, slecht voorraadbeheer of afwijkingen in voorraad. De resultaten van de voorraad tellingen dienen als uitgangspunt genomen te worden om deze gebieden nauwkeuriger te onderzoeken.

Zorgen dat er operationele procedures zijn die deze situaties of voorkomen of verminderen. Zorg er ook voor dat er procedures op zijn plaats zijn die oorzaken in voorraadproblemen voorkomen. Dit geldt ook voor de minder vaak voorkomende situaties zodat orders niet onnodig lang blijven hangen in het systeem.

2. Het beoordelen van de prestaties van een product

Als er veel producten in het assortiment zitten is het soms moeilijk te zien wat positief bijdragende producten zijn en welke niet. Met voorraad tellen kunnen die producten eruit gelicht worden die niet meer bewegen qua verkoop. Voor deze categorie producten kan dan een strategie gemaakt worden als het gaat om het verwijderen van deze producten uit het assortiment of deze qua prijsstelling aan te passen.

3. Het ervoor zorgen dat het bedrijf haar doelstellingen haalt

Als er grote verschillen zijn tussen de telresultaten en de boekhouding administratie, dan is dat een duidelijk teken dat veel processen niet lopen zoals verwacht. Het is relevant in die situaties dat zo snel mogelijk te ontdekken om tijdige aansturing te kunnen geven.

4. Het verbeteren van de processen van de voorraadbestellingen

Voorraad tellen legt verschillen bloot waar men niet vanaf wist dat men die had. In dat soort gevallen is men vaak geneigd om meer te bestellen om te compenseren voor lage voorraad niveaus. Dit heeft een negatieve invloed op de Cash flow van het bedrijf.

In praktijk kan het vaak zijn dat de producten er wel zijn alleen dat deze niet op de juiste plaatsing in het magazijn liggen.

5. Het voeren van de juiste prijsstellingsmethodiek

Niets zet meer licht op de financiële boekhouding dan de resultaten van een voorraadtelling. De resultaten zijn vaak een goed uitgangspunt om de prijsstrategie te herzien voor goederen die geen juiste winstbijdrage genereren. In dit geval dient er een actie te komen die dit soort goederen zo snel mogelijk verwijdert uit de voorraad.

6. Het transparant maken van diefstal

Een ongewenste bijkomstigheid vaak binnen de retail en consumenten goederen is dat er diefstal plaatsvindt. Dit kan zijn dat gevoelige goederen tijdens transport al gestolen worden waardoor de aantallen bij goederenontvangst niet meer kloppen.

Ook kan het voorkomen dat personeel (vaak tijdelijk ingehuurd personeel) helaas een bron van voorraad vermindering is. Het uitvoeren van voorraad tellen maakt in ieder geval transparant welke categorie van producten het meest gevoelig zijn.

Hoe accuraat is het resultaat van voorraad tellen?

Zojuist hebben we gesproken over het belang van voorraad tellen. Nu natuurlijk het thema hoe voert men een voorraadtelling uit dat de gewenste betrouwbare informatie geeft als eindresultaat. In de praktijk is helaas nog de meest gebruikte tool Microsoft Excel, om een voorraadtelling uit te voeren.

Het eindresultaat van zo’n telling is vaak niet zo betrouwbaar als men voor ogen heeft. Wil men een telling uitvoeren wat een juiste betrouwbaarheid geeft, dan dient men gebruik te maken van de juiste software om een gewenst resultaat te boeken. Raadpleeg ook met de boekhouder voor het naleven van de juiste procedures waarvan ook de boekhouder of auditor mee akkoord gaat.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Je voert een voorraadtelling uit binnen uw bedrijf en schept u meerwaarde met voorraad tellen of is het alleen het uitvoeren van de wensen van de boekhouder? Als een voorraadtelling wordt uitgevoerd, wordt deze van tevoren zorgvuldig gepland? Worden externe partijen ingelicht, maar ook de interne afdelingen? Worden de systemen opgeschoond zodat er geen open opdrachten meer zijn? Wordt het magazijn fysiek voorbereid, gemarkeerd, opgeschoond en opgeruimd? Worden alle mensen netjes getraind en krijgen uitleg over de procedures?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. Bragg, S. (2017). Inventory audit procedures. Retrieved from https://www.accountingtools.com/articles/2017/5/13/inventory-audit-procedures.
2. Layton, A. (2015). 9 Common Reasons for Stocktake Discrepancies and How To Resolve Them. Retrieved from https://www.prognostore.com/blog/resolve-stocktake-discrepancies.
3. Smith, H. (2015), 7 steps to a successful stocktake. Retrieved from https://www.myob.com/au/blog/7-steps-to-a-successful-stock-take/.
4. Trenerry, A. (1999). Principles of internal control. UNSW Press.

Citatie voor dit artikel:
Molema, P. (2018). Voorraad tellen. Retrieved [insert date] from toolshero: https://www.toolshero.nl/financieel-management/voorraad-tellen/

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/financieel-management/voorraad-tellen/”>toolshero: Voorraad tellen</a>

Article by:

Patrick Molema

Patrick Molema (1972), is managing partner van Yuneva. Hij komt uit de wereld van het beheren van voorraad en heeft een lange carrière achter de rug met het werken voor een van de globale leiders binnen de 3PL industrie. Met deze lange ervaring en de passie voor innovatie is hij nu vanuit eigen beheer bezig met het benaderen en oplossen van deze uitdagingen. Hij is de grondlegger van een unieke tel methodiek dat zowel een operatie alsmede de boekhouder tevreden stelt.