Zero Based Budgeting (ZBB): de uitleg

Zero Based Budgeting (ZBB): in dit artikel wordt Zero Based Budgeting (ZBB) praktisch uitgelegd. Naast wat het is (de definitie), belicht dit artikel ook de vereisten, de toepassing van ZBB, de voor- en nadelen. Na het lezen begrijp je de basis van deze financieel management planningsmethode. Veel plezier met lezen!

Wat is Zero Based Budgeting (ZBB)?

Zero Based Budgeting (ZBB) is een omgekeerde benadering van traditionele planning en beslissingen nemen over budgettering.

Bij traditionele budgettering beginnen managers met de begroting van vorig jaar en corrigeren (inkomsten en uitgaven) op basis van de verwachtingen. De begroting van vorig jaar wordt dan gezien als de baseline (het startpunt).

Bij ZBB zijn alle managers verplicht om alle begrote uitgaven te verantwoorden, dus niet alleen de veranderingen in de begroting van het voorgaande jaar.

De baseline is bij ZBB niet de begroting van het voorgaande jaar maar ‘nul’.

Vereisten voor het toepassen van Zero Based Budgeting

Zero Based Budgeting vereist in praktijk veel documentatie en verantwoording.

Naast de totale begroting dienen alle verwachte uitgaven, gerangschikt naar activiteiten, relevant belang en de kosten per activiteit worden geïdentificeerd door de verantwoordelijke manager.

Op basis daarvan kunnen eindverantwoordelijken (hogere managers) beslissingen nemen over investeringen en bezuinigingen welke ten alle tijden gerechtvaardigd kunnen worden op basis van hun onderbouwing en geen directe voorfinanciering zoals bij de traditionele manier.

Toepassing

Deze vorm van budgetteren komt veel voor binnen de Overheid en non-profit sectoren. De gedachtegoed achter ZBB is goed.

Echter zit er wel een kanttekening aan namelijk de frequentie van evalueren. De beoordeling wordt jaarlijks gedaan vanwege het feit dat het vrij tijdrovend en kostbaar traject is.

Tussentijdse evaluaties zijn ook mogelijk maar daarbij ligt de keuze aan de organisatie als het gaat om tijd en prioriteit.

Wat zijn de voordelen van Zero Based Budgeting (ZBB)?

Het toepassen van ZBB kent de volgende voordelen:

1. Efficiënte allocatie van middelen, omdat het gebaseerd is op de behoeften en voordelen.
2. Deze vorm van budgetteren zet managers op scherp als het gaat om het vinden van kosteneffectieve manieren om acties te verbeteren.
3. Deze vorm van budgetteren detecteert opgeblazen begrotingen.
4. Deze vorm van budgetteren is handig voor service afdelingen omdat uitgangspunten niet altijd gemakkelijk zijn te identificeren.
5. Het verhoogt de motivatie van personeel door het verstrekken van meer initiatief en verantwoordelijkheid bij de besluitvorming.
6. Deze vorm van budgetteren verhoogt de communicatie en coördinatie binnen de organisatie over bepaalde beslissingen.
7. Deze vorm van budgetteren identificeert en elimineert verspilling en verouderde operaties.
8. Deze vorm van budgetteren identificeert de mogelijkheden voor outsourcing.
9. Deze vorm van budgetteren dwingt kostenplaatsen te koppelen aan de missie en de gerelateerde organisatiedoelen.

Nadelen Zero Based Budgeting

Naast voordelen zijn er ook nadelen bij het toepassen van Zero Based Budgeting:

Tijdrovend

Soms zijn noodzakelijke uitgaven door managers moeilijk te definiëren met als gevolg dat het een tijdrovend en uitputtend proces wordt om te komen tot een goed fundament voor het nemen van een beslissing over de investering.

Vereist mankracht

Men (met name managers) wordt gedwongen om elk detail van een beoogde uitgaven te rechtvaardigen. Bijvoorbeeld doordat de afdeling R&D de beoogde innovatie niet helemaal kan onderbouwen kan dit voordelen hebben voor de budgettering van andere afdeling die dit wel tot op detailniveau kunnen onderbouwen.

Vereist kennis

Om ZBB goed toe te kunnen passen is het noodzaak de managers goed op te leiden.

Wil men ZBB goed en succesvol doorvoeren dat moet door elke belanghebbende manager op welk niveau in de organisatie dan ook duidelijk zijn hoe ZBB in de organisatie werkt, aangezien zij eindverantwoordelijk zijn voor beheer, beslissingen en de aanverwante communicatie in het gehele proces.

Oog voor detail

Doordat de benodigde data aan informatie en formulieren zo groot is bij ZBB is niemand in staat om alles op z’n netvlies te hebben als het gaat om inhoud en beslissingen.

Het gevaar zit hem dus ook als de gegevens en details worden gecomprimeerd en kritische informatie verloren kan gaan. Dit wordt gezien als een groot risico.

Uniformiteit

Eerlijkheid en consistentie van de managers moet betrouwbaar en uniform zijn. Elke manager die overdrijft beïnvloed negatief de resultaten.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Ben je bekend met Zero Based Budgeting (ZBB) en pas jij dit toe? Herken je het bovenstaande of heb je aanvullingen? Wat zijn volgens jou succesfactoren die kunnen bijdragen aan goede uitwerking van Zero Based Budgeting?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. GFOA. (2011). Budget and Spending: Streamlining Zero-Base Budgeting Will Benefit Decisionmaking: Pad-79-45.. Government Finance Officers Association (GFOA) Research and Consulting Center. Chicago.
2. Kong, D. (2005). Performance-based budgeting: the US experience. Public Organization Review, 5(2), 91-107.
3. Pyhrr, P. A. (1973). Zero-Base Budgeting: A Practical Management Tool for Evaluating Expenses. Wiley.
4. Schick, A. (1978). The road from Zero Based Budgeting. Public Administration Review, 38(2), 177-180.
5. Wholey, J. S. (1978). Zero base Budgeting and Programme Evaluation. Rowman and Littlefield.

Citatie voor dit artikel:
Van Vliet, V. (2010). Zero based budgeting (ZBB). Retrieved [insert date] from Toolshero: https://www.toolshero.nl/financieel-management/zero-based-budgeting/

Oorspronkelijke publicatiedatum: 18/06/2010 | Laatste update: 31/01/2024

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/financieel-management/zero-based-budgeting/”> Toolshero: Zero based budgeting (ZBB)</a>

Article by:

Vincent van Vliet

Vincent van Vliet is oprichter van Toolshero en verantwoordelijk voor de content en release management. Samen met het team bepaalt hij de strategie en beheert de content planning, marktintroducties, klantervaring en beleidsontwikkeling onderdelen van het bedrijf.