GRPI model

GRPI model (Richard Beckhard) - toolshero

In dit artikel wordt het GRPI model praktisch uitgelegd. Na het lezen zal je de basis begrijpen van deze krachtige management tool.

Wat is het GRPI model?

De Amerikaanse wetenschapper op organisatieontwikkelingsgebied Richard Beckhard, ontdekte in de jaren zeventig van de vorige eeuw dat er sprake is van onderlinge afhankelijkheden in een werkproces. Deze zijn bepalend in een organisatie. Hij benoemde vier thema’s waarvoor het noodzakelijk is om in het team helderheid, overeenstemming en draagvlak te krijgen, wat resulteerde in het GRPI model. Dit GRPI model is een acroniem dat staat voor Goals, Roles, Procedures en Interactions. Met dit model kan naar teams worden gekeken en kunnen zij bevraagd worden op alle aspecten van hun samenwerking (teamwork).

Teamontwikkeling

Een team of afdeling gaat vaak aan het werk, zonder vooraf gestelde duidelijkheid over een einddoel. Daardoor is de rolverdeling lang niet altijd helder en kan dit leiden tot slechte communicatie, misverstanden en eventuele conflicten. Een team kan alleen doelmatig aan de slag als zij samen ontdekken waar zij voor staan en waar zij naartoe werken. Daardoor zullen zij onder andere hun werkprocessen beter gaan organiseren. Het zal in deze teamontwikkeling ervoor zorgen dat de interactie tussen hen verbetert, hun betrokkenheid met elkaar toeneemt en de persoonlijke relaties prettiger worden. De gehele teamontwikkeling is een iteratief proces, waarbij de opbouw start bij een goede basis. Dit is precies waar het GRPI model zich op richt. Het start met het ontdekken van het team- of afdelingsdoel. Van daaruit moeten de rollen helder worden en pas dan kunnen procedures en processen uitgeschreven worden. Dit zal uiteindelijk resulteren in verbeterde intermenselijke relatie en interactie.

GRPI model voorbeeld - toolshero

Het gaat niet alleen om het zo goed mogelijk vervullen van taken. Er moet ook energie gestoken worden in de onderlinge verhoudingen en afstemming op elkaar. Beckhard geeft met zijn model aan dat teams niet goed functioneren, wanneer hier geen aandacht voor is en ieder voor zich werkt. Teambuilding komt pas tot stand als elk teamlid hierin investeert en z’n schouders eronder zet. Wanneer er gekozen wordt voor ondersteuning, geniet het de voorkeur om hiervoor een objectief, interne of externe consultant (third party intervention) in te schakelen.

GRPI model onder de loep

Hieronder worden alle vier de onderdelen van het GRPI model nader bekeken:

Goals (doelen)

Allereerst moet volgens het GRPI model het doel en/of de opdracht voor het gehele team duidelijk zijn. Dit is het fundament voor een goed functionerend team. Vanuit het strategisch niveau zitten hierin de missie en de visie van de organisatie verscholen. Door dit te vertalen naar tactische, afdelingsgerichte doelstellingen, is het helder wat er van een team verwacht wordt. Vervolgens moeten deze afdelingsdoelstellingen vertaald worden naar individuele operationele doelstellingen, zodat elk teamlid weet wat zijn bijdrage moet zijn en wat er van hem verwacht wordt.

Doelen geven sturing aan een team en geven inzicht in hun vorderingen, maar ook in mogelijke vertragingen die zij oplopen. Een gezamenlijk doel zal ervoor zorgen dat een team elkaar beter begrijpt en accepteert. Zij zullen zich beter kunnen committeren aan een gezamenlijk doel. Door hen niet directief (top down) een doelstelling op te leggen, maar hen uit te nodigen hier zelf over na te denken (bottom up), zullen zij loyaler zijn en beter de kracht kunnen vinden dit doel na te streven. Bij voorkeur helpt het om de teamdoelstelling SMART te maken; Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. Tussentijdse meet- en evaluatiemomenten zorgen ervoor dat er voldoende controle en bijsturing mogelijk is en men elkaar kan aanspreken op deadlines.

Het gaat er vooral om ‘wat’ er van hen verwacht wordt. Als iedereen precies weet naar welk resultaat er wordt toegewerkt, is het gemakkelijker om prioriteiten te stellen. Wekelijks werkoverleg is bij uitstek een manier om het gezamenlijk teamdoel te bespreken.

Roles (rollen)

Het gaat hier in het GRPI model om de rollen die elk teamlid vervult. Een functionele rol wordt bepaald door de taken die hierin passen. De vraag is, in hoeverre deze rollen en verantwoordelijkheden afgebakend zijn en aanvaard worden door elke medewerker. Zodra iemand zich niet prettig voelt in de rol die hij toebedeeld heeft gekregen, zal dit een negatief effect op zijn functioneren hebben. Medewerkers voelen zich over het algemeen verantwoordelijk voor hun eigen taken. Daarom moet elk teamlid een helder beeld hebben van het zogenoemde TBV-pakket dat bestaat uit taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Zodra hier onduidelijkheid over is, zullen medewerkers niet hun eigen verantwoording nemen. Daarom is het van cruciaal belang dat medewerkers tevreden zijn en instemmen met hun taken en verantwoordelijkheden.

Het gaat hier om ‘wie’ wat doet. Zonder het fundament van een duidelijk doel, is het een hele klus om hier taken en rollen aan te koppelen. Daarom moet elke rol ondersteund worden door de eerder gedefinieerde doelen. Alleen dan kan er goed met elkaar worden samengewerkt om tot het uiteindelijke doel te komen. Naast de rollen draait het ook om de verwachtingen die teamleden van elkaar hebben. Zolang hierover onduidelijkheid of onenigheid bestaat, neemt niemand zijn verantwoordelijkheid.

Procedures (werkafspraken)

Na het afbakenen van de rollen, komen de procedures, processen en werkafspraken aan bod. Deze zijn ervoor om het team te ondersteunen. Door teamprocessen op het gebied van communicatie, besluitvorming, conflictmanagement op te stellen, weet iedereen wat er precies van hem verwacht wordt. Dit resulteert onder andere in gestandaardiseerde werkprocessen, het maken van besluiten, conflicthantering, probleemoplossing en vastomlijnde procedures. Ook afspraken over de onderlinge samenwerking en interactie binnen het team vallen onder deze procedures. Daardoor is het team beter in staat om efficiënt samen te werken en tot snelle actie over te gaan.

Het gaat hier vooral om ‘hoe’ er gewerkt wordt. Doelmatig werken vraagt om uniforme werkwijzen. Eenduidige afspraken zorgen voor rust en een gevoel van geborgenheid en veiligheid. Het ontbreken van procedures zal voornamelijk tot onzekerheid leiden en aanleiding zijn tot discussies en conflicten.

Interactions (interactie)

Wanneer ook de procedures veilig zijn gesteld, is het binnen het GRPI model tijd om naar de onderlinge relaties te kijken. Is er sprake van voldoende cohesie, onderling vertrouwen, een open communicatiecultuur en een goed werkklimaat? Bij interactie gaat het om de interpersoonlijke relatie tussen medewerkers. In hoeverre mogen zij elkaar, staan zij voor elkaar klaar, ondersteunen en stimuleren zij elkaar? Het opbouwen van vertrouwen is een abstract begrip en vindt z’n weerslag in een veilige omgeving. Voelt iedereen zich binnen het team begrepen en gehoord? In hoeverre wordt er met elkaar gesproken, in plaats van over elkaar (roddelen)?

Er zijn diverse mogelijkheden om deze intermenselijke relatie tussen medewerkers te verbeteren. Het kan al starten door het geven van complimenten en te focussen op de dingen die goed zijn gegaan. Negativiteit is de nekslag voor goede sfeer en prettige samenwerking. Het tonen van begrip naar elkaar, het groeten van collega’s van andere afdelingen en het luisteren naar het verhaal van een collega zijn zomaar kleine investeringen die de interpersoonlijke relatie vergroten en verbeteren. Ook hier gaat het om een abstract begrip dat alleen maar kan groeien door een soepele onderlinge communicatie. In een prettige en respectvolle sfeer kunnen medewerkers zich beter ontwikkelen en voelen zij zich gesteund.

Omgekeerd

Beckhard constateerde dat veel leidinggevenden en interne of externe consultants de fout maken om eerst te focussen op de interpersoonlijke relaties op een afdeling. Vandaar uit werken zij omgekeerd naar de procedures, de rollen en taken om als laatste bij het afdelingsdoel uit te komen. Beckhard geeft aan dat dit een verkeerde denkwijze is, waardoor het bijna onmogelijk is om een teamsamenwerking vlot te trekken. Het één is volgens zijn model het gevolg van het ander. Hij onderstreept het belang van een heldere prioritering, met aan de basis het doel. Alleen dan kan het GRPI model helpen bij het verkrijgen van een effectief team.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Herken jij de uitleg over het GRPI model? Wat zijn volgens jou succesfactoren om teamontwikkeling tot stand te brengen? Heb jij tips of opmerkingen?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Als je het artikel handig of praktisch vond voor jouw eigen kennis, deel dit vooral met jouw netwerk aan vrienden en zakenrelaties. Je kunt ons ook vinden op Facebook, LinkedIn, Twitter en Youtube.

Meer informatie

  1. Beckhard, R. (1972). Optimizing team-building efforts. Journal of Contemporary Business, 1(3), 23-32.
  2. Beckhard, R. (1992). A model for the executive management of transformational change.
  3. Rubin, I. M., & Beckhard, R. (1972). Factors influencing the effectiveness of health teams. The Milbank Memorial Fund Quarterly, 50(3), 317-335.

Citatie voor dit artikel:
Mulder, P. (2019). GRPI model. Retrieved [insert date] from toolshero: https://www.toolshero.nl/management-modellen/grpi-model/

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/management-modellen/grpi-model/”>toolshero: GRPI model</a>

Interessant artikel?
Geef je waardering of deel het artikel via social media!

GRPI model, 5 / 5 (1 votes)

Patty Mulder
About the Author

Patty Mulder is een management expert op het gebied van competentie ontwikkeling, time management, persoonlijke effectiviteit en zakelijke communicatie. Naast content schrijven, is ze een business coach en verzorgt ze bedrijfstrainingen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *