Product Breakdown Structure (PBS)

Product Breakdown Structure: in dit artikel wordt de Product Breakdown Structure (PBS) praktisch uitgelegd. Dit artikel bevat een uitleg van de PBS, de verschillende stappen die komen kijken bij het maken van een Product Breakdown Structure, een voorbeeld en enkele praktische tips. Na het lezen van dit artikel begrijp je de basis van deze projectmanagementtool. Veel plezier met lezen!

Wat is Product Breakdown Structure (PBS)?

De Product Breakdown Structure (PBS) is de hiërarchische structuur van producten en dingen die het project nodig heeft om te slagen, of resultaten die het project zal opleveren. Het wordt ook wel gezien als een shopping list. De PBS vormt als het ware een blauwprint waarin alle fysieke componenten van een bepaald product of systeem in overweging zijn genomen.

De Product Breakdown Structure (PBS) begint bovenaan met het eindproduct, gevolgd door sub-categorieën met elementen die gelinkt zijn aan het product.

De compositie van een dergelijke structuur is vergelijkbaar met de structuur van de Work Breakdown Structure (WBS).

Wat is het verschil tussen een Product Breakdown Structure (PBS) en een Work Breakdown Structure (WBS)?

Zoals ook bij een WBS, dient een PBS als een hulpmiddel om een complex project of product te reduceren tot beheersbare componenten. Door deze stappen te nemen krijgen teams een beter beeld van een product, de componenten van een product of wat er voor nodig is om de componenten te leveren.

Het verschil is echter dat een Work Breakdown Structure (WBS) vooral uit activiteiten bestaat, vergelijkbaar met een to-do list. Een Product Breakdown Structure (PBS) laat voornamelijk zien waar het project of product uit bestaat, vergelijkbaar met een ingrediëntenlijst, of boodschappenlijst.

Waarom is het ontwikkelen van een Product Breakdown Structure belangrijk?

Een PBS zorgt er in wezen voor dat een product wordt opgesplitst in meerdere vereiste componenten. Het doel hiervan is om een visuele weergave te maken van alle componenten en de relaties tussen deze componenten.

Medewerkers die zich bezig houden met productplanning krijgen hierdoor een duidelijk inzicht in wat er nodig is om het eindproduct te produceren.

Voorbeeld van een Product Breakdown Structure (PBS)

Onderstaande afbeelding laat een voorbeeld zien van het opsplitsen van de vereiste componenten in een game computer. Een PBS zorgt voor een duidelijke, volledige en hiërarchische structuur van alle te leveren producten.

Figuur 1 – een voorbeeld van een Project Breakdown Structure (PBS)

Groepsinput is belangrijk

Het ontwikkelen van een PBS is een groepsinspanning, en vereist informatie en beoordelingen vanuit verschillende perspectieven.

Een methode die veelgebruikt wordt om een PBS te ontwikkelen is een brainstormsessie. Een brainstormsessie is een activiteit waarbij verschillende teamleden, vertegenwoordigers, en andere belanghebbenden bij elkaar komen om na te denken over een specifiek onderwerp. In dit geval een product.

Teamleden werken samen door gedachten te delen door spraak, eenvoudige materialen zoals notitieblaadjes, een whiteboard of op een andere manier.

Naarmate de brainstormsessie verstrijkt, ontwikkelen zich hopelijk veel ideeën. De ideeën worden op kaarten geschreven en op een muur geplaatst. Daarna worden ze georganiseerd terwijl het team de verschillende componenten bespreekt waaruit het product bestaat. De voorheen besproken activiteiten wordt ook wel mindmapping genoemd.

Het grote voordeel van brainstormsessies is dat het geen technologie vereist. Het is echter wel raadzaam om een technologische benadering aan te nemen, ook om te schakelen naar een elektronisch formaat. Er zijn verschillende online tools beschikbaar die het brainstormen faciliteren.

Hoe ontwikkel ik mijn eigen Product Breakdown Structure (PBS)?

Het ontwikkelen van een Product Breakdown Structure vereist enkele stappen. Deze worden hieronder toegelicht.

Stap 1: Stel het team samen

Om een zo accuraat mogelijk beeld te krijgen van alle componenten die benodigd zijn voor het product is het belangrijk dat vanuit verschillende invalshoeken nagedacht wordt.

Het samenstellen van een divers team is hierin een cruciale factor. Stel het juiste team samen, denk na over het product, en laat iedereen een lijst maken van alle componenten.

Stap 2: Consolideer de producten in een lijst

Wanneer iedereen zijn eigen inbreng heeft gedeeld met de rest, moeten de individuele lijsten worden samengevoegd. Dit kan op verschillende manieren.

Afhankelijk van de grootte van het team, de lengte van de lijst met componenten, of de complexiteit ervan kan er voor gekozen worden om dit al dan niet digitaal te doen.

Deze lijst digitaal verwerken scheelt veel tijd, met name in de laatste stap. Aan de andere kant kan de lijst handmatig verwerken nieuwe inzichten opleveren tijdens het verwerken ervan.

Stap 3: Controleer de lijst, en verwijder duplicaten

In de lijst met componenten komen waarschijnlijk duplicaten voor omdat iedereen die aanwezig was bij de vergadering een eigen lijst heeft gemaakt. Zorg ervoor dat van alle componenten maar 1 aanwezig is op de lijst. Controleer tevens of er geen fouten zijn gemaakt in de lijst met benodigde componenten.

Stap 4: Evalueer de andere producten in de lijst en zet ze in de juiste groepen

Wat er overblijft van de lijst is de informatie waarmee de Product Breakdown Structure ontwikkeld gaat worden. Evalueer alle componenten uit de lijst, en zet ze bij elkaar in groepen. Hetzelfde is gedaan in het voorbeeldplaatje hierboven. Een product kan uit meerdere onderdelen bestaan, die ook weer uit onderdelen bestaan.

Stap 5: Ontwikkel de Product Breakdown Structure

Nadat in de vorige stap de lijst is klaargemaakt om verwerkt te worden in een visuele representatie, is het in stap 5 tijd om de structuur daadwerkelijk samen te voegen. Zoals vermeld kan dit zowel digitaal als op papier.

Om het geheel makkelijk te verspreiden onder belanghebbenden is het raadzaam om in ieder geval een digitale kopie te maken van de structuur.

Stap 6: Test op accuraatheid

In de laatste stap wordt getest of de Product Breakdown Structure ook daadwerkelijk klopt. Het kan zijn dat op basis van de PBS beslissingen worden gemaakt over de ontwikkeling van het product. Dan is het erg belangrijk dat de informatie waarop beslist wordt klopt.

Bekijk de PBS met een team en stel jezelf de volgende vragen:

• Is de PBS logisch opgebouwd?
• Bevat de PBS arbeidselementen? Zo ja, verplaats dit item naar de Work Breakdown Structure (WBS)
• Zijn de onderdelen voldoende opgesplitst voor voldoende detailniveau?
• Zijn alle componenten geïdentificeerd, en is de inkoop ervan bevestigd?

Stap 7: Herhaal dit hele proces

Herhaal alle stappen, inclusief het testen op accuraatheid. Herhaal het proces totdat iedereen uit het team het eens is met het ontwerp.

De Product Breakdown Structure (PBS) in de bouw

Vanwege toenemende concurrentie zijn bedrijven altijd op zoek naar manieren om de manier van werken effectiever en efficiënter te maken. Ook in de bouw is dit het geval.

Als het gaat om constructie worden vaak geprefabriceerde elementen bedoeld. Deze zijn een mogelijk voor massaproductie. De elementen zijn sub producten en worden vaak op een andere locatie geassembleerd.

De constructiesector maakt het mogelijk om het menselijk aandeel in het werk te verminderen. Met een effectieve PBS kunnen delen van de huidige compositie worden vervangen voor efficiëntere elementen.

Tekortkomingen van de Product Breakdown Structure (PBS)

Hoewel het PBS een zeer effectief en krachtig hulpmiddel kan zijn, heeft het ook beperkingen. Hieronder staan de meest gehoorde punten van kritiek op de PBS.

Teamcompetenties

De kwaliteit van de ontwikkelde PBS hangt sterk af van de competenties van het team om duidelijkheid te krijgen over welke componenten vereist en leverbaar zijn voor het te ontwikkelen product.

Het is daarom belangrijk dat het team over een breed scala competenties beschikt. Dat is nodig om meerdere perspectieven in overweging te kunnen nemen. Daarnaast, zo luidt de kritiek op de PBS, is het twijfelachtig dat belanghebbenden akkoord gaan met het betalen van geld om een team samen te stellen voor deze reden.

Niet compleet

De PBS richt zich puur en alleen op het eindproduct. De WBS focust op daarmee samenhangende werk. PBS is een tool voor projectbeheer, maar is niet compleet. Het dient altijd gebruikt te worden in combinatie met de WBS, maar ook de Organization Breakdown Structure (OBS). Deze tool is ontwikkeld om de verantwoordelijkheden binnen een project helder te krijgen.

Daarnaast omvat de PBS alleen de componenten die nodig zijn om het eindproduct te realiseren, en niet de producten en componenten die nodig zijn voor de voorbereiding, of tijdelijke taken die uitgevoerd moeten worden.

Tips bij het ontwerpen van de PBS

Houdt de volgende tips in gedachten bij het ontwikkelen van de PBS. Hierdoor kunnen fouten voorkomen worden.

• Definieer het product en alle gerelateerde technische vereisten van het product
• Het bovenste element van de structuur moet altijd het eindproduct zijn
• Gebruik niet meer elementen in de structuur dan noodzakelijk. Het is belangrijk om het geheel overzichtelijk en feitelijk te houden
• Onthoud dat de PBS gericht is op het eindproduct, en niet op de hoeveelheid arbeid of het te verrichten werk
• Overweeg om elk element een eigen kleur of naam te geven voor de overzichtelijkheid

Aanvullende breakdownstructuren

Om zo goed mogelijk het planningsproces vorm te geven kunnen naast de PBS en de WBS ook enkele andere structuren worden ontwikkeld. Neem deze door.

Organisatiestructuur

Een organisatie-breakdownstructuur beschrijft de structuur van de organisatie die het product gaat leveren. Hiermee kunnen elementen uit de Work Breakdown Structure (WBS) gekoppeld worden aan werkpakketten voor medewerkers.

Kostenstructuur

De kostenstructuur wordt ook gekoppeld aan de Work Breakdown Structure (WBS). Dit is een nuttige verbinding tussen de projectfinanciën en de eisen van de belanghebbenden. Indien goed uitgevoerd zorgt het gebruik van alle breakdown structuren ervoor dat er geen verrassingen ontstaan gedurende het project of de ontwikkeling van een product verstrijkt.

Risicostructuur

De risicostructuur laat zien waar risico bestaan, en in welke categorie. Dit stelt de projectmanager in staat om tijdig te herkennen waar het overwicht van de risico’s ligt.

Hierop kan bij correctieve acties nemen om het risico bijvoorbeeld te verminderen of over te dragen. Ook helpt het de relatie tussen verschillende risico’s bloot te begrijpen en beschrijven.

Middelenstructuur

De middelstructuur is de hiërarchische verdeling van alle resources die gebruikt gaan worden gedurende het project. Deze structuur wordt ontwikkeld door het projectteam, en identificeert tevens wie beschikbaar is om aan het project te werken.

Ook vormt het de basis voor besluitvorming over het matchen van teams met verschillende werkpakketten die zijn samengesteld in de Work Breakdown Structure (WBS).

Conclusie

De Product Breakdown Structure is een zeer effectief hulpmiddel bij het opdelen van een product, project of service in verschillende componenten. Op zichzelf geeft de tool een inzicht in wat er nodig is om het eindproduct te produceren, maar de echte waarde ervan komt naar boven wanneer het gebruikt wordt in combinatie met bijvoorbeeld de Work Breakdown Structure (WBS) en de Organization Breakdown Structure.

Het gebruik van PBS en WBS bij het toewijzen van werkpakketten kan de projectmanager helpen om duidelijke verwachtingen vast te stellen, en op een gestructureerde manier te communiceren met de stakeholders en de projectleveranciers.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Herken jij de uitleg over de Product Breakdown Structure (PBS)? Zie jij ook overeenkomsten met de Work Breakdown Structure (WBS)? Denk jij dat het verdelen in kleine stukjes van producten of werk effectief is? Wordt een dergelijke methode toegepast in jouw werkomgeving?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. Okayama, Y., & Chirillo, L. D. (1980). Product Work Breakdown Structure. MARITIME ADMINISTRATION WASHINGTON DC.
2. Sutrisna, M., Ramanayaka, C. D., & Goulding, J. S. (2018). Developing work breakdown structure matrix for managing offsite construction projects. Architectural engineering and design management, 14(5), 381-397.
3. Sigmund, Z., & Radujković, M. (2014). Risk breakdown structure for construction projects on existing buildings. Procedia-Social and Behavioral Sciences, 119, 894-901.
4. Turner, J. R., & Downey, A. B. (1993). The handbook of project-based. Management, McGraw-Hill, Boston.

Citatie voor dit artikel:
Janse, B. (2020). Product Breakdown Structure (PBS). Retrieved [insert date] from Toolshero: https://www.toolshero.nl/project-management/product-breakdown-structure/

Oorspronkelijke publicatiedatum: 16/03/2020 | Laatste update: 12/08/2023

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/project-management/product-breakdown-structure/”> Toolshero: Product Breakdown Structure (PBS)</a>

Article by:

Ben Janse

Ben Janse is een young professional en werkzaam als Content Manager bij Toolshero. Daarnaast houdt hij zich binnen zijn studie International Business aan de Hogeschool Rotterdam bezig met het analyseren en ontwikkelen van managementmodellen. Dankzij zijn theoretische en praktische kennis weet hij hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden waardoor de essentie van elk artikel goed naar voren komt.