Work Breakdown Structure: uitleg plus template

Work Breakdown Structure (WBS): in dit artikel wordt het concept van Work Breakdown Structure (WBS) praktisch uitgelegd. Na het lezen begrijp je de basis van deze krachtige project management tool. In dit artikel vind je een WBS template / voorbeeld om jouw eigen Work Breakdown Structure te maken. Veel leesplezier!

Wat is Work Breakdown Structure (WBS)? De uitleg

Work Breakdown Structure (WBS) is een term die wordt gebruikt binnen projectmanagement. Een WBS heeft een hiërarchische structuur waarin concrete hoofdactiviteiten worden opgedeeld in logische deelactiviteiten.

Vaak heeft een WBS een grafische vormgeving, zodat het voor iedereen binnen een project duidelijk is, wat er al is uitgevoerd en welke deelactiviteiten nog moeten volgen om het project tot een goed einde te brengen.

Figuur 1 – een voorbeeld van een Work Breakdown Structure (WBS)

Top down en Bottom up

Vaak kan planningssoftware helpen voor het opstellen en weergeven van de deelactiviteiten die leiden tot de hoofdactiviteit en het uiteindelijk resultaat van het project. De hiërarchische structuur zorgt op die manier voor ordening van de noodzakelijke activiteiten. Hierbij zijn twee benaderingen mogelijk.

Top-down benadering

Wanneer er gewerkt wordt met een vooropgesteld projectplan, dan zijn de verschillende hoofdactiviteiten bekend.

Door elke hoofdactiviteit onder te verdelen in gedetailleerde deelactiviteiten (sub-activiteiten) en die wederom weer op te splitsen in kleinere deelactiviteiten (sub-sub activiteiten) ontstaat een hiërarchische boomstructuur die kenmerkend voor een WBS.

De basis start dus bovenaan en vertakt zich naar beneden in kleinere deeltaken.

Bottom-up benadering

Wanneer er geen duidelijk plan aan een project ten grondslag ligt, is het ook mogelijk om vanaf de bodem te starten en van hieruit te inventariseren wat voor activiteiten er allemaal moeten worden uitgevoerd.

Om daar achter te komen, is het een goed om met de verschillende belanghebbende partijen hierover te brainstormen. Na een dergelijke sessie kunnen de activiteiten gegroepeerd worden, die overeenkomsten hebben.

Ook vanuit deze basis kan een hiërarchische boomstructuur ontstaan, die zich naar boven uitwaaiert in diverse deelactiviteiten.

Doel van WBS

Het doel van een WBS is om de taakverdeling en de daarmee gepaard gaande verantwoordelijkheden van een project, inzichtelijk maken. Bovendien geeft het een goed beeld van de tijdsplanning van elke individuele deelactiviteit en de totale doorlooptijd van het project.

Naast het definiëren en organiseren van de deeltaken binnen een project, kent WBS nog een aantal voordelen. Door het overzicht is het duidelijk wie in het hoogste niveau van de WBS te vinden is. Dit niveau krijgt het totale projectbudget toegewezen.

Bovendien kunnen nu de afdelingsbudgetten voor de deelactiviteiten snel worden uitgerekend. Zodoende kan er aan de hand van WBS niet alleen een goede kostenindicatie gemaakt worden, maar ook een schatting van de tijd die nodig is voor de afzonderlijke specifieke onderdelen van een project.

Hiërarchie

Een WBS is een belangrijk projectorgaan dat bijdraagt aan de taakstellingen van een team binnen een project, in regelbare deeltaken. De hiërarchische structuur is het meest in het oog springende kenmerk van een WBS.

Daarnaast kenmerkt het zich door het visuele uiterlijk, waardoor het voor een projectteam direct duidelijk welke bijdrage van hen verwacht wordt, tijdens het project. Elke niveau van de WBS geeft gedetailleerde informatie over de betreffende deeltaken.

Maar hoe worden die deeltaken in de WBS opgenomen? Daar is input van nodig vanuit het projectteam. Dit team creëert een bijdrage aan de WBS, door de cruciale functionele deelactiviteiten te identificeren, die nodig zijn om de hoofdactiviteit(en) te voltooien.

Door deze deelactiviteiten ook weer onder te verdelen in sub-deelactiviteiten, kan er geen fase worden overgeslagen en weet iedereen wat er van hem verwacht wordt. Deze sub-deelactiviteiten zijn namelijk gekoppeld aan individuele medewerkers en werken als taakstelling binnen het project.

Op dit operationeel niveau worden de specifieke werkpakketten geïdentificeerd en gegroepeerd. Het werkpakket vertegenwoordigt de takenlijst, die de medewerker binnen een bepaalde tijd af moet hebben.

Vanuit het kostenperspectief is het verstandig om deze werkpakketten te groeperen en toe te wijzen aan een specifieke afdeling. Door de afzonderlijke afdelingskosten te calculeren binnen het gehele project, kan de organisatie zowel de financiële vooruitgang achterhalen, als de prestaties van het project.

Aandachtspunten van een Work Breakdown Structure

Om de toepassing van een WBS de grootste kans van slagen te laten hebben, is het goed om de volgende aandachtspunten in acht te nemen:

• Vanuit hiërarchisch uitgangspunt, stelt het hoogste niveau het laatste project voor;
• Sub-deelactiviteiten bevatten werkpakketten die specifiek bedoeld zijn voor een afdeling binnen een organisatie;
• Deelactiviteiten en sub-deelactiviteiten hoeven beslist niet op hetzelfde niveau binnen de WBS te worden gedefinieerd;
• Het (sub)takenpakket definieert de taken, tijdsduur en de kosten;
• Een (sub)takenpakket moet ten hoogste 10 werkdagen duren;
• Een (sub)takenpakket is niet afhankelijk van andere (sub)takenpakketten;
• Elk (sub)takenpakket is uniek en moet niet worden gekopieerd binnen de WBS.

Work Breakdown Structure en potentiële risico’s

Een WBS van een project kan ook worden gebruikt om potentiële risico’s binnen een project te identificeren. Een deelactiviteit die niet goed gedefinieerd is, kan een definitierisico opleveren.

Deze risico’s moeten worden herzien, naarmate het project vordert. Door de WBS te integreren in de organisatorische structuur, is het gemakkelijker voor de projectbeheerder om momenten in te plannen, waarop dergelijke risico’s geïdentificeerd worden.

Ook wanneer een project achter op schema loopt, zal vanuit de WBS blijken welke deelactiviteit hier oorzaak van is en kunnen er snelle aanpassingen worden doorgevoerd.

Door in de WBS met kleurencodes te werken, is de status van alle (sub)deeltaken direct voor iedereen duidelijk. Dit is vergelijkbaar met de zogenoemde Kanban methode. Zo staat de kleur rood voor ‘te late oplevering’, blauw voor ‘op tijd afgeleverd’, geel voor ‘deeltaak in gevaar’ en groen voor ‘op juiste wijze afgerond’.

Deze kleren vormen een effectieve manier om het verloop van een project in kaart te brengen en de aandacht naar mogelijke probleemgebieden van de WBS te trekken.

Work Breakdown Structure template

Nu je de theorie over WBS hebt gelezen kun je jouw kennis in de praktijk gaan toepassen. Begin met het opstellen van een Work Breakdown Structure voor jouw project en ga aan de slag met deze Work Breakdown Structure template, beschikbaar als aanpasbaar Word template.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? In hoeverre kan jij de Work Breakdown Structure (WBS) methode toepassen binnen jouw projecten? Herken je de praktische uitleg of heb je aanvullingen? Wat zijn voor jou succesfactoren die bijdragen aan in kaart brengen van de benodigde activiteiten binnen een project?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. Brotherton, S. A., Fried, R. T., & Norman, E. S. (2008). Applying the work breakdown structure to the project management lifecycle. In PMI Global Congress Proceedings (pp. 1-15).
2. Golany, B. & Shtub, A. (2001). Work Breakdown Structure. Handb. Ind. Eng. Technol. Oper. Manag, 3, 1263-1280.
3. Lanford, H. W. & McCann, T. M. (1983). Effective planning and control of large projects—Using work breakdown structure. Long Range Planning, 16(2), 38-50.
4. Lavold, G. D. (1988). Developing and using the work breakdown structure. Project Management Handbook, Second Edition, 302-323.

Citatie voor dit artikel:
Mulder, P. (2017). Work Breakdown Structure (WBS). Retrieved [insert date] from Toolshero: https://www.toolshero.nl/project-management/work-breakdown-structure-wbs/

Oorspronkelijke publicatiedatum: 27/09/2017 | Laatste update: 14/12/2023

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/project-management/work-breakdown-structure-wbs/>Toolshero: Work Breakdown Structure (WBS)</a>

Artikel door:

Patty Mulder

Patty Mulder is een management expert op het gebied van competentie ontwikkeling, time management, persoonlijke effectiviteit en zakelijke communicatie. Naast content schrijven, is ze een business coach en verzorgt ze bedrijfstrainingen.