Gap analyse: betekenis, voorbeeld en toepassen in 6 stappen

Een gap analyse helpt om zichtbaar te maken waar een organisatie, team of project nu staat en waar het naartoe wil. Juist daardoor ontstaat meer overzicht. Het wordt namelijk sneller duidelijk welke onderdelen achterblijven, waar spanning zit tussen de huidige en gewenste situatie en welke verbeteracties nodig zijn om dichter bij het doel te komen.

In dit artikel ontdek je wat een gap analyse is, hoe je deze in 6 stappen uitvoert en waar het model in de praktijk voor wordt gebruikt. Ook lees je hoe de toepassing rond identiteit en imago hierin past, wat het verschil is met andere modellen en hoe je de uitkomst omzet in concrete acties. Daarnaast is er een gap analyse template beschikbaar waarmee je direct zelf aan de slag kunt met een snelle analyse en een concreet actieoverzicht.

Wat is een gap analyse?

Een gap analyse is een methode waarmee het verschil wordt onderzocht tussen de huidige situatie en de gewenste situatie. Dat verschil wordt ook wel de gap genoemd. Door die kloof zichtbaar te maken, ontstaat beter inzicht in wat er ontbreekt, waar prestaties achterblijven en welke stappen nodig zijn om het gewenste niveau te bereiken.

Een gap analyse kan op verschillende manieren worden gebruikt. In organisaties gaat het vaak om prestaties, processen, klantbeleving, competenties of strategische doelen. In communicatie en marketing kan het ook gaan om het verschil tussen hoe een organisatie zichzelf ziet en hoe de buitenwereld haar ervaart. De bekende toepassing van de gap analyse op identiteit en imago is daar een goed voorbeeld van.

Hoe maak je een gap analyse in 6 stappen?

Een gap analyse werkt het best als er eerst duidelijkheid is over het doel. Zonder helder eindpunt blijft het onduidelijk waar de kloof precies zit. Juist daarom helpt het om de analyse stap voor stap op te bouwen.

Stap 1. Bepaal de gewenste situatie

Begin met het gewenste resultaat. Beschrijf zo concreet mogelijk wat de organisatie, het team of het project wil bereiken. Denk aan hogere klanttevredenheid, betere samenwerking, een sterker imago of een efficiënter proces. Hoe scherper dit beeld is, hoe makkelijker het wordt om verschillen te herkennen.

Stap 2. Breng de huidige situatie in kaart

Kijk daarna naar de realiteit van nu. Wat laten cijfers, feedback, observaties of gesprekken zien? Dit is het moment om eerlijk te onderzoeken hoe de situatie er op dit moment echt uitziet, zonder die mooier of slechter te maken dan nodig is.

Stap 3. Maak de verschillen zichtbaar

Vergelijk vervolgens de huidige situatie met het gewenste beeld. Juist hier ontstaat de kern van de gap analyse. Welke onderdelen lopen achter? Waar sluiten verwachtingen en uitkomsten niet op elkaar aan? En op welke punten is de afstand het grootst?

Stap 4. Onderzoek de oorzaken

Een gap laat alleen zien dát er een verschil is. Daarna volgt de belangrijkere vraag: waarom is dat verschil ontstaan? In veel gevallen spelen meerdere oorzaken tegelijk mee, zoals onduidelijke doelen, beperkte middelen, gebrekkige communicatie, onvoldoende kennis of een proces dat niet goed is ingericht.

Stap 5. Bepaal de prioriteiten

Niet elke gap vraagt direct dezelfde aandacht. Daarom is het verstandig om te bepalen welke verschillen de grootste invloed hebben op resultaat, kwaliteit of samenwerking. Dat geeft focus en voorkomt dat energie versnipperd raakt.

Stap 6. Vertaal de uitkomst naar acties

De analyse krijgt pas waarde als deze leidt tot verbetering. Werk daarom uit wat er moet gebeuren, wie daarvoor verantwoordelijk is en wanneer zichtbaar moet worden of de gekozen aanpak werkt. Daardoor verandert een gap analyse van inzicht in een praktisch stuurmiddel.

Gap analyse template downloaden en direct toepassen

Wil je niet alleen begrijpen wat een gap analyse is, maar er ook direct mee aan de slag gaan? Dan helpt deze download je om sneller van inzicht naar actie te gaan. Met de quickscan krijg je eerst in een paar minuten zicht op de grootste verschillen tussen de huidige en gewenste situatie. Daarna gebruik je de template om die gaps concreet uit te werken, te prioriteren en te vertalen naar verbeteracties.

De meerwaarde zit vooral in het overzicht. Je hoeft niet zelf vanaf nul een opzet te maken of te bedenken waar je moet beginnen. Het Excel document helpt je stap voor stap om structuur aan te brengen, keuzes scherper te maken en sneller te zien waar de meeste winst te behalen is. Dat maakt het niet alleen praktisch, maar ook laagdrempelig in gebruik voor teams, projecten en organisaties.

Juist doordat quickscan, analyse en prioritering in één bestand staan, werk je eenvoudig en logisch van eerste signaal naar concrete vervolgstap. Zo blijft het niet bij nadenken alleen, maar ontstaat er een helder werkdocument waar je direct mee verder kunt.

Identiteit versus imago

Met een gap analyse vergelijkt de organisatie de bestaande situatie met de gewenste situatie en wordt het verschil tussen identiteit (dat wat een organisatie wil uitstralen) en het imago (hoe er tegen een organisatie wordt aangekeken) in kaart gebracht.

Het helpt organisaties om gerichter keuzes te maken, zodat het beeld bij verschillende publieksgroepen beter aansluit op hoe de organisatie gezien wil worden.

Met de uitkomst kan een organisatie gerichter werken aan verbetering en verschillen tussen identiteit en imago verkleinen.

Als de publieksgroepen een bepaald beeld van de organisatie hebben, dat overeenkomt met hoe de organisatie zichzelf wil profileren, zal dat op den duur tot verhoogde klantenbinding en klantloyaliteit leiden.

Wanneer een organisatie de gap analyse specifiek gebruikt voor identiteit en imago, helpt het om vier onderdelen apart te onderzoeken. Zo wordt duidelijk waar het verschil precies zit en op welk punt bijsturing nodig is.

Gap analyse: de vier onderdelen

Om tot een goede gap analyse te kunnen komen, moeten de huidige en gewenste identiteit door middel van een interne sterkte / zwakte analyse in kaart worden gebracht.

Bij de identiteit van een organisatie komen de volgende vier onderdelen aan de orde, die ook in de Gap Analyse onder de loep worden genomen:

1. Gewenste identiteit
2. Huidige identiteit
3. Fysieke identiteit
4. Huidige imago

Door deze vier aspecten met elkaar te vergelijken komt de organisatie erachter waar de verschillen tussen gewenste identiteit en behaalde resultaat zitten, zodat verbetering kan worden doorgevoerd.

Voorbeelden van een gap analyse in de praktijk

Een gap analyse wordt in de praktijk op meerdere manieren gebruikt. In projectmanagement helpt het model bijvoorbeeld om zichtbaar te maken waarom een project achterblijft op planning, kwaliteit of resultaat. In HR kan het gaan om een verschil tussen de vaardigheden die aanwezig zijn en de vaardigheden die nodig zijn om doelen te halen. In marketing en communicatie draait het juist vaak om het verschil tussen hoe een merk gezien wil worden en hoe klanten het echt ervaren.

Ook bij procesverbetering is een gap analyse bruikbaar. Denk aan situaties waarin een organisatie sneller wil werken, minder fouten wil maken of een hogere klantwaardering wil bereiken. Door de huidige en gewenste situatie naast elkaar te zetten, ontstaat sneller zicht op waar verbetering nodig is en welke acties het meeste effect kunnen hebben.

Gap analyse voorbeeld

Stel dat een organisatie het erg belangrijk vindt om de volgende waarden naar buiten uit te stralen; betrouwbaar, hip & actueel, adviserend, duidelijke communicatie, onderscheidend, hoge kwaliteit en service verlenend.

Wanneer uit onderzoek blijkt dat publieksgroepen laag scoren op waarden als betrouwbaarheid, duidelijke communicatie en service, dan is er sprake van een kloof tussen identiteit en imago.

De gap analyse maakt het mogelijk om te achterhalen met welke factoren dit te maken heeft.

Op die manier heeft de organisatie een duidelijk beeld van de aandachtspunten waar zij aan moeten werken, zodat de klant weer vertrouwen in de organisatie krijgt. Voor een nadere kennismaking zijn hieronder de vier onderdelen nader uitgelegd:

1. Gewenste identiteit

De gewenste identiteit van een organisatie richt zich volledig op de toekomst. Dit is het onderdeel binnen een gap analyse waarin men moet uitzoeken waar de organisatie naartoe wil en hoe het zich wil profileren naar de buitenwereld (klanten, leveranciers, samenwerkingsverbanden, geldschieters, concurrenten enz.). Dat kan met behulp van de volgende aandachtspunten:

• Wat is de missie van de organisatie, wat is de core business, waar staat de organisatie voor en wie zijn de klanten?
• Wat is de visie van de organisatie en welke doelstellingen moeten er op lange, middellange en korte termijn behaald worden?
• Wat zijn de belangrijkste kerncompetenties van de organisatie, hoe kunnen zij zich identificeren en waarmee willen zij hun klanten bedienen?
• Welke waarden heeft de organisatie, wat zijn de idealen (bijvoorbeeld Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen), en hoe willen zij dat uitdragen?

2. Huidige identiteit

De huidige identiteit is de werkelijke identiteit en wordt bepaald door alle medewerkers. Zij zijn het visitekaartje van de organisatie en communiceren naar alle publieksgroepen.

Een ongeïnteresseerde servicedesk medewerker kan het zo maar verprutsen voor de klantvriendelijke en oplossingsgerichte receptioniste, wat funest is voor een bedrijf dat zich wil profileren als behulpzaam en servicegericht naar klanten toe.

De volgende vragen kunnen helpen:

• Wat zijn de sterke en zwakke punten van de organisatie (interne SWOT-analyse)?
• Waar zou de organisatie aan moeten voldoen om de publieksgroepen zo goed mogelijk te bedienen?
• Wat voor associaties hebben publieksgroepen bij de organisatie?

De huidige identiteit kan per medewerker anders worden ervaren en daardoor ook verschillend worden overgebracht naar publieksgroepen.

Aangezien elke medewerker de organisatie anders ervaart, gaat het hier om de perceptie van de identiteit. Met een interne enquête en een inventarisatie van de kernwaarden die medewerkers bij de organisatie vinden passen, wordt de huidige identiteit vaak beter zichtbaar.

3. Fysieke identiteit

De gewenste identiteit (die in ambitieuze doelen zijn omschreven) en de huidige identiteit (die het merkbare resultaat vertelt), zijn beide aanleiding voor de fysieke identiteit. Bij de fysieke identiteit gaat het om waarneembare en zintuiglijke onderdelen die aan een organisatie of merk gekoppeld zijn.

Hieronder is per zintuig een voorbeeld genoemd ter illustratie:

• Zien: alles wat te zien is, zoals logo, huisstijl, reclame-uitingen en kleuren en waardoor een organisatie herkend wordt. Denk aan de combinatie blauw-geel wat de associatie van IKEA oproept.
• Horen: denk aan tunes, melodietjes of herkenbare geluiden, zoals het fluit-melodietje ter herkenning van HEMA.
• Proeven: een organisatie kan een sterke smaakassociatie oproepen, zoals Nutricia/chocolademelk, Heineken/bier en Aviko/patat.
• Ruiken: ook kan een organisatie een sterke geurassociatie oproepen, die publieksgroepen zullen koppelen aan en product of merk. Denk bijvoorbeeld aan Robijn in relatie tot wasverzachter of aan Chanel in relatie tot parfum.
• Voelen: hierbij draait het om emotie die het merk of de organisatie oproept, zoals het vertrouwde gevoel bij KLM en ‘zin in klussen krijgen’ bij een organisatie als Hornbach.

De fysieke identiteit betreft dus allerlei manieren waarop publieksgroepen met een organisatie of merk in aanraking komen, waaronder reclame-uitingen.

Wanneer de fysieke identiteit iets anders uitstraalt dan de gewenste identiteit, komt een organisatie of merk minder geloofwaardig over. Juist daar ontstaat dan een gap.

4. Huidige imago

Het (huidige) imago komt buiten de organisatie tot stand bij de publieksgroepen; zij vormen een mening over de organisatie op basis van beschikbare informatie en ervaringen.

Het is dus het resultaat van de gewenste, werkelijke en fysieke identiteit tezamen. Het is een denkfout om ervan uit te gaan dat het imago alleen door consumenten tot stand komt. Ook andere stakeholders als samenwerkingspartners, vakorganisaties, investeerders, concurrenten en overheden bepalen het imago.

Een imago kost veel tijd om op te bouwen. Het gevaar echter is, dat het in zeer korte tijd weer af te breken is.

Het is echter goed om te achterhalen waarop het imago is gebaseerd. Het huidige imago kan in kaart worden gebracht door middel van (telefonische) interviews en/of (online) vragenlijsten in te laten vullen door klanten, relaties, consumenten en overige stakeholders.

Verbeterpunten vanuit een gap analyse

Wanneer zich opvallende verschillen voordoen in de gap analyse, dan kan dat een uitgangspunt zijn om de identiteit bij te stellen.

Wanneer een zorginstelling communiceert open, eerlijk en oprecht te zijn, maar intern keuzes maakt die daar zichtbaar mee botsen, ontstaat er spanning tussen gewenste identiteit, werkelijke identiteit en imago.

De gewenste identiteit klopt dan niet met de werkelijke identiteit en het imago. In geval van een dergelijk ‘gap’ doet de organisatie er goed aan om de doelstellingen bij te stellen en te kijken wat de echte waarden zijn waar de focus op moet liggen.

Een gap analyse levert op die manier verbeterpunten, waar de organisatie mee aan de slag gaat en wat zelfs kan leiden tot het ontwikkelen van een nieuwe strategie of een sterk campagneplan.

Wat is het verschil tussen een gap analyse en andere modellen?

Een gap analyse richt zich op het verschil tussen de huidige situatie en de gewenste situatie. Dat maakt het model vooral geschikt voor vraagstukken waarin verbetering, ontwikkeling of bijsturing centraal staat.

Een SWOT analyse kijkt breder. Daarbij draait het om sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen. Dat helpt vooral bij strategische verkenning en positionering. Een nulmeting laat vooral zien waar een organisatie of team op dit moment staat. Een gap analyse gaat een stap verder, omdat deze juist de afstand tot het gewenste niveau zichtbaar maakt.

Sommige modellen lijken inhoudelijk op een gap analyse, maar hebben een smallere toepassing. Bij SERVQUAL gaat het bijvoorbeeld specifiek om het verschil tussen verwachte en ervaren servicekwaliteit. Dat betekent dat SERVQUAL in de kern een specifieke vorm is van denken in gaps, maar dan toegepast op dienstverlening.

Veelgestelde vragen over de gap analyse

Wie betrek je bij een gap analyse?

Een gap analyse wordt sterker als niet alleen het management, maar ook medewerkers, klanten of andere betrokkenen input geven. Daardoor ontstaat een vollediger beeld van de huidige situatie. Juist die combinatie helpt om blinde vlekken te verkleinen en verschillen tussen beleid, uitvoering en beleving sneller te herkennen.

Hoe voorkom je dat een gap analyse te oppervlakkig blijft?

Een gap analyse blijft oppervlakkig als alleen symptomen worden benoemd. Daarom is het belangrijk om per verschil ook te onderzoeken waardoor het ontstaat. Denk aan onduidelijke doelen, beperkte middelen, gebrekkige afstemming of tegenstrijdige verwachtingen. Pas dan wordt zichtbaar waar echte verbetering nodig is.

Wanneer heeft een gap analyse weinig zin?

Een gap analyse werkt minder goed als het gewenste doel nog vaag is of als er geen betrouwbare informatie beschikbaar is over de huidige situatie. In dat soort gevallen wordt het lastig om verschillen scherp te benoemen. Juist daarom is een heldere richting vooraf een belangrijke voorwaarde.

Hoe gebruik je de uitkomst van een gap analyse bij prioriteiten stellen?

De uitkomst helpt om keuzes te maken. Niet elke gap hoeft namelijk direct te worden aangepakt. Door te kijken naar impact, urgentie en haalbaarheid wordt sneller duidelijk welke verschillen eerst aandacht vragen. Daardoor ontstaat meer focus en wordt de kans groter dat verbeteracties ook echt resultaat opleveren.

Aanbevolen boeken en artikelen over de gap analyse

Een gap analyse helpt om scherp te krijgen waar de huidige situatie afwijkt van het gewenste niveau. Deze boeken geven een stevige basis voor strategische analyse, prestatieverbetering en organisatie-afstemming, terwijl de artikelen laten zien hoe je verschillen tussen huidige en gewenste prestaties beter onderzoekt, interpreteert en vertaalt naar gerichte actie. Zo krijg je een praktisch kader om knelpunten, verbeterkansen en veranderprioriteiten sneller zichtbaar te maken.

1. Hill, C. W. L., & Jones, G. R. (2012). Strategic Management Theory: An Integrated Approach. Mason, OH: Cengage Learning. → Dit boek laat zien hoe je de afstand tussen huidige prestaties en strategische doelen analyseert en vertaalt naar keuzes.
2. Kerzner, H. (2017). Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling. Hoboken, NJ: Wiley. → Dit boek helpt om gap analyse te koppelen aan projectbeheersing, planning en prestatieverbetering.
3. Kotler, P., & Keller, K. L. (2016). Marketing Management. Harlow, UK: Pearson. → Dit boek maakt duidelijk hoe je verschillen tussen huidige marktpositie en gewenste resultaten gebruikt als basis voor analyse en actie.
4. Nadler, D. A., & Tushman, M. L. (1980). A model for diagnosing organizational behavior. Organizational Dynamics, 9(2), 35–51. → Dit artikel biedt een sterk kader om prestatieproblemen te begrijpen als gevolg van een gebrek aan afstemming binnen de organisatie.
5. Puyt, R. W., Lie, F. B., de Graaf, F. J., & Wilderom, C. P. M. (2023). The origins of SWOT analysis. Long Range Planning, 56(3), Article 102304. → Dit artikel geeft historische context bij strategische analysekaders en helpt om gap analyse beter te plaatsen binnen het bredere veld van managementtools.
6. Shabdin, N. I., & Ismail, A. et al. (2024). The gap analysis fundamentals for digitalization strategic planning. International Journal of Academic Research in Business and Social Sciences, 14(1), 1567–1581. → Dit artikel laat zien hoe gap analyse wordt opgebouwd als raamwerk voor strategische planning en verandering.
7. Wheelen, T. L., & Hunger, J. D. (2012). Strategic Management and Business Policy: Toward Global Sustainability. Upper Saddle River, NJ: Pearson. → Dit boek plaatst gap analyse binnen bredere strategische diagnose en helpt om afwijkingen systematisch te beoordelen.
8. Weihrich, H. (1982). The TOWS matrix: A tool for situational analysis. Long Range Planning, 15(2), 54–66. → Dit artikel helpt om geconstateerde gaps niet alleen te beschrijven, maar ook te vertalen naar concrete strategische opties.
9. White, C. (2004). Strategic Management. New York, NY: Palgrave Macmillan. → Dit boek geeft context aan strategische analysemodellen en helpt om performance gaps te verbinden aan beleidskeuzes en verandering.

Citatie voor dit artikel:
Mulder, P. (2017). GAP analyse. Retrieved [insert date] from Toolshero.nl: https://www.toolshero.nl/project-management/gap-analyse/

Oorspronkelijke publicatiedatum: 10-01-2017 | Laatste update: 12-04-2026

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/project-management/gap-analyse/”>Toolshero.nl: GAP analyse</a>

Artikel door:

Patty Mulder

Patty Mulder is een management expert op het gebied van competentie ontwikkeling, time management, persoonlijke effectiviteit en zakelijke communicatie. Naast content schrijven, is ze een business coach en verzorgt ze bedrijfstrainingen.