Actie Prioriteiten Matrix (APM)

Actie Prioriteiten Matrix (APM): in dit artikel wordt de Actie Prioriteiten Matrix of APM praktisch uitgelegd. Na het lezen begrijp je de basis van deze krachtige effectiviteit tool. In dit artikel kun je tevens een Actie Prioriteiten Matrix template downloaden om je kennis direct op toe te passen. Veel leesplezier!

Inleiding

Binnen organisaties hebben mensen drukke agenda’s die overlopen van de afspraken en boordevol activiteiten staan. Om een goede balans tussen de verschillende activiteiten te vinden en om goed prioriteiten te kunnen stellen, helpt een Actie Prioriteiten Matrix (APM).

Door een APM kunnen gemakkelijker keuzes worden gemaakt en wordt het inzichtelijk welke activiteiten echt op tijd moeten worden uitgevoerd en welke op een later tijdstip of achterwege kunnen worden gelaten.

Wat is de Actie Prioriteiten Matrix (APM)?

Een APM is een eenvoudig diagram, dat helpt bij het stellen van prioriteiten waardoor tijd zo efficiënt mogelijk wordt gebruikt.

In een APM worden de Inspanningen van de activiteit (x-as) loodrecht op de Impact / uitwerking (y-as) van de activiteit gezet.

Hierdoor ontstaan vier mogelijkheden:

Snelle Winsten (Quick Wins) in de Actie Prioriteiten Matrix

Deze activiteiten worden gekenmerkt door een hoge Impact in combinatie met een lage Inspanning. Het gaat hier om de meest aantrekkelijke activiteiten / projecten die veel rendement opleveren tegen relatief weinig inspanning.

Deze activiteiten kunnen op routine volbracht worden, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit. Voor de bedrijfsvoering leveren dergelijke activiteiten continuïteit op. De focus op dit soort activiteiten is daarom raadzaam.

Grote Projecten (Major Projects)

Dit zijn categorie activiteiten in de Actie Prioriteiten Matrix met zowel een hoge Impact als een hoge Inspanning. Deze activiteiten leveren veel rendement voor een bedrijf op en de uitvoering neemt langere tijd in beslag.

Er moet wel voor gewaakt worden, dat het daardoor niet ten koste gaat van de Quick Wins. Het is belangrijk dat er veel aandacht aan deze Major Projects wordt besteed, zodat men de uitvoering van deze activiteiten goed onder de knie krijgt. Snel en efficiënt werken kunnen daarbij helpen.

Invullingen (Fill Ins)

De zogenoemde ‘invullingen’ hebben zowel een lage Impact als een lage Inspanning. Het zijn activiteiten met de laagste prioriteit, die daardoor op een later tijdstip uitgevoerd kunnen worden.

Vaak stagneren ‘invullingen’ de voortgang van activiteiten met een hogere prioriteit. Desondanks moeten ze uiteindelijk toch worden uitgevoerd. Het is daarom aan te raden om een lijstje met ‘invullingen’ te maken en pas wanneer er tijd voor is, deze activiteiten uit te voeren.

Dankloze taken (Hard Slogs of Thanksless Tasks)

De ‘dankloze taken’ hebben een Lage Impact maar eisen wel een hoge Inspanning. Wanneer een computerprogramma niet goed werkt en een medewerker een dag bezig is om het weer aan de praat te krijgen, is dat zonde van de tijd en energie.

Het is daarom verstandig om dergelijke dankloze taken te vermijden of ze uit te besteden aan specialisten. Anders leveren dankloze en energie slurpende taken te weinig rendement op en is er geen tijd meer over voor belangrijkere zaken.

Efficiënt gebruik van de Actie Prioriteiten Matrix

Om een APM zo efficiënt mogelijk te gebruiken, is het aan te bevelen om met scores te werken in een schaal van bijvoorbeeld 0 tot 10, waarbij ´0´ staat voor geen Impact en geen Inspanning en ´10´ voor maximale Impact en maximale Inspanning.

Uiteraard kan deze score ook op een andere schaal worden uitgezet. Aan de hand van deze score, kan het APM nauwkeuriger worden ingevuld en kunnen de activiteiten specifieker worden ingedeeld, waardoor er gemakkelijker op prioriteit kan worden geselecteerd.

Lange termijn

Door een APM worden activiteiten op mate van prioriteit in de juiste volgorde gezet en uitgevoerd en wordt tijd efficiënter ingedeeld. Dat heeft een positief effect op de lange termijn.

Medewerkers zijn zich daardoor steeds sneller bewust van tijdrovende projecten en krijgen goed inzicht van alle activiteiten die het hoogste rendement opleveren. Daardoor is de APM een effectief management tool; het verbetert besluitvorming en minimaliseert stress.

Actie Prioriteiten Matrix Template

Download het Actie Prioriteiten Matrix (APM) template.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Hoe bepaal je prioriteiten? Wat zijn volgens jou andere succes criteria of factoren die kunnen bijdragen aan goed timemanagement?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. Sandler, L. (2007). Becoming an Extraordinary Manager: The 5 Essentials for Success. AMACOM.
2. Covey, S. R., Merrill, A. R., & Merrill, R. R. (1995). First things first. Simon and Schuster.

Citatie voor dit artikel:
Mulder, P. (2012). Actie Prioriteiten Matrix (APM). Retrieved [insert date] from Toolshero: https://www.toolshero.nl/persoonlijke-ontwikkeling/actie-prioriteiten-matrix/

Oorspronkelijk gepubliceerd op: 21/09/2012 | Laatste update: 02/11/2023

Add a link to this page on your website:
<a href=”https://www.toolshero.nl/persoonlijke-ontwikkeling/actie-prioriteiten-matrix/”>Toolshero: Actie Prioriteiten Matrix (APM)</a>

Tags: Doelen stellen Time management