Span of control

0
26
Span of control en management spanwijdte - ToolsHero

In dit artikel wordt het span of control concept, ook bekend als management spanwijdte praktisch uitgelegd. Na het lezen begrijp je de basis van deze krachtige management en leiderschap tool.

Wat is span of control of spanwijdte?

Hoe groter een organisatie hoe meerdere managementlagen er ontstaan. De hiërarchie is geboren. Meerdere mensen op een afdeling krijgen met één leidinggevende te maken. De ene afdeling telt 10 mensen, terwijl een andere afdeling misschien wel uit 100 medewerkers bestaat. In beide gevallen is de span of control, oftewel spanwijdte of het omspanningsvermogen aanwezig om de bestuurslagen goed te managen.

De span of control is het aantal medewerkers aan wie een leidinggevende zo effectief mogelijk leiding kan geven. Door het ontstaan van nieuwe hiërarchische lagen, wordt de organisatiestructuur steiler.

Een grote span of control leidt tot een plattere organisatiestructuur, wat kostenbesparend werkt. Een kleinere span of control zorgt voor een steilere organisatiestructuur, waardoor meer leidinggevenden nodig zijn en wat vervolgens duurder voor de organisatie is. Een organisatie heeft er dus baat bij, wanneer managers een grote spanwijdte hebben.

Twee dimensies

Bij de span of control zijn altijd twee dimensies aanwezig:

Horizontale dimensie

Hier gaat het om het aantal direct ondergeschikten aan wie de leidinggevende daadwerkelijk leiding geeft. Dit wordt ook wel de ‘span of control’ genoemd, oftewel de spanwijdte.

Verticale dimensie

Dit is het aantal niveaus waaraan (in)direct leiding aan wordt gegeven. Het gaat hier om de mate waarin de wil van de leidinggevende tot de laagste organisatieniveaus doordringt. Het wordt ook wel Depth of Control genoemd, oftewel spandiepte. Het richt zich vooral op de mate van communicatie tussen de leidinggevende en zijn medewerkers in de niveaus onder hem. Zonder goed leidinggevende wordt er niet goed naar beneden gecommuniceerd.

Factoren

Gedegen leiderschap heeft enerzijds met de van nature aangeboren talenten van de leidinggevende te make. Daarnaast zijn er ook andere factoren die hier mee te maken hebben. Denk hierbij aan de grootte van de span of control en de hoeveelheid medewerkers.

Ook heeft het te maken met:

  • Ervaring van de leidinggevende en zijn deskundigheid.
  • Persoonlijkheid van de leidinggevende en zijn omgang met mensen.
  • Ervaring van de medewerkers en hun deskundigheid en omgang met elkaar.
  • Aard van het werk en de complexiteit van taakopdrachten.
  • Aard van de organisatie en de mate van communiceren, delegeren en omgang met elkaar.

Taakopdrachten

In eerste instantie draait het om de verdeling van taken; het zogenoemde TBV pakket wat staat voor Taken, Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden. Hoe meer verantwoordelijkheid en bevoegdheid een medewerker heeft, hoe hoger hij in hiërarchie staat binnen de organisatie. De hoeveelheid taken zegt echter nog niets over zijn hiërarchische positie. Het is van cruciaal belang om samengestelde taken van enkelvoudige taken van elkaar te onderscheiden.

Samengestelde taken zijn voornamelijk bedoeld voor de beginnende, onervaren medewerker die veel sturing en uitleg nodig heeft en veel gecontroleerd moet worden door zijn leidinggevende.

Er wordt naar een eindresultaat toegewerkt binnen een vooraf afgesproken tijd, maar tussentijds vinden er deelopdrachten plaats (samengestelde taken) en de leidinggevende is veel tijd kwijt aan sturing van de medewerker. Hoe meer het team van dit soort medewerkers heeft, hoe moeilijker en zwaarder het voor een leidinggevende is.

De enkelvoudige taak is bedoeld voor de ervaren medewerker. Hij weet wat het einddoel is, wanneer de taak af moet zijn en bovendien is hij zelf verantwoordelijke voor het gehele proces. Hij heeft weinig tot geen sturing nodig door zijn leidinggevende.

Hoogstens is uitleg vooraf op z’n plaats en een tussentijdse evaluatie en een eindevaluatie. Als leidinggevende is het gemakkelijker een grote groep van dergelijke medewerkers aan te sturen, omdat ieder precies weet wat er van hem verwacht wordt.

Harmonie

Span of control geeft de kwaliteit van leidinggeven aan. Daarnaast is het een feit dat bij een grote span of control van de leidinggevende, ook het aantal ondergeschikten groot is aan wie hij leiding geeft.

Hoe kleiner de span of control van de leidinggevende, hoe kleiner het aantal ondergeschikten aan wie hij leiding kan geven. Het is daarom erg belangrijk dat de spanwijdte en de spandiepte in harmonie met elkaar zijn. Wanneer het ene groter of kleiner is dan het ander, dan ontstaan er problemen in de manier van leiding geven, het aansturen van medewerkers en het teamgericht werken.

Vergroten van span of control

Daar waar de leidinggevende aan veel medewerkers leiding geeft, is er vaak weinig tijd om de activiteiten af te stemmen en om stil te staan bij de kwaliteit van uitvoering van de activiteiten.

Aan de hand van de factoren die bepalend zijn voor de span of control, moet elke situatie apart bekeken worden. Wanneer zich een situatie voordoet dat een leidinggevende aan te veel medewerkers leiding geeft, kan er op verschillende manieren een oplossing worden gevonden om de span of control te vergroten:

  • Training leidinggevende, waarin hij managementvaardigheden aanleert als delegeren en duidelijk communiceren.
  • Training medewerkers, waarin zij leren zelfstandig te werken en hun tijd beter te verdelen.
  • Delegeren door de leidinggevende, zodat hij minder belast is en het werk verdeeld.
  • Verbetering van procedures en systemen; zodra procedures veel tijd innemen is het goed om gezamenlijk met het managementteam naar efficiënte oplossingen te zoeken.
  • Inschakelen van stafafdeling, die de leidinggevende ontlast met specialistische taken zoals het personeelsbeleid op de afdeling.
  • Aanstellen van een persoonlijk assistent, die routinematige werkzaamheden overneemt en daarmee de leidinggevende ontlast.
  • Aanstellen van een assistent-manager, die in hiërarchie onder de leidinggevende staat, maar naar alle ondergeschikten toe ten aanzien van uitvoering- en of beleidsmatige taken volledig bevoegd is en de leidinggevende kan vervangen.

Span of control voorbeeld

Om het belang van harmonie tussen de span of control en spanwijdte te illustreren, volgen hier twee voorbeelden.

Allereerst de situatie waarin de manager al jarenlang ervaring heeft met het leiden van een team bestaande uit circa 40 medewerkers. Er ontstaat een probleem als zijn team door bezuiniging is uitgedund tot 20 mensen. In eerste instantie is er niets aan de hand. Iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt, maar na verloop van tijd krijgt de manager de kriebels. Hij wil meer kunnen regisseren en naar zijn hand zetten.

Medewerkers krijgen met over bemoeienis te maken en ervaren de aanwezigheid van de manager als last. Grote kans dat de manager zich gaat vervelen en hij haalt geen intrinsieke motivatie meer uit zijn werk. Er kunnen conflicten ontstaan en van kleine problemen worden grote gemaakt. In sommige gevallen kan de manager last krijgen van onder-stress, waardoor ziekteklachten ontstaan.

In de tweede situatie gaat het om een manager, die gewend is aan een team van circa 5 medewerkers leiding te geven. Wanneer hij een grote groep van 20 personen onder zijn hoede krijgt, zal hij dat als stressvol ervaren. Wanneer het om medewerkers gaat die volledig zelfstandig kunnen werken, gaat het in eerste instantie goed. Daar waar problemen of conflicten ontstaan, moet de manager ervoor zorgen dat hij voor alle 20 medewerkers klaarstaat. Hij zal moeite hebben met het delegeren van werkzaamheden, omdat hij gewend is met de 5 medewerkers direct één op één te werken.

Het wordt voor hem nog ingewikkelder wanneer de meeste van de 20 medewerkers niet volledig zelfstandig kunnen werken. Dan komt de manager in de knel met zijn gemis aan vaardigheden om te delegeren. In beide gevallen is het belangrijk dat het probleem boven tafel komt en er naar praktische oplossingen gekeken wordt.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? In hoeverre is span of control van toepassing binnen de huidige moderne management omgevingen? Herken het bovenstaande of heb je aanvullingen? Wat zijn volgens jou andere succesfactoren die bij kunnen dragen aan goed leiderschap in relatie tot het aantal medewerkers waaraan leiding gegeven moet worden?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Als je het artikel handig of praktisch vond voor jouw eigen kennis, deel dit vooral met jouw netwerk aan vrienden en zakenrelaties. Je kunt ons ook vinden op Facebook en Twitter.

Meer informatie

  1. Kreitner, R., & Cassidy, C. (2008). Management. South-Western College Pub.
  2. Meier, K. J., & Bohte, J. (2000). Ode to Luther Gulick: Span of control and organizational performance. Administration & Society, 32(2), 115-137.
  3. Ouchi, W. and Dowling, J. (1974). Defining Span of Control. Administrative Sciences Quarterly, Vol 19, 1974.
  4. Urwick, L. F. (1922). The manager’s span of control. Harvard Business Review, 34(3).
  5. Van Vrekhem, F. (2015). De disruptieve competentie de reis naar duurzaam ondernemen, van materie naar zingeving. Compact Publishing.

Citatie voor dit artikel:
Mulder, P. (2017). Span of control. Retrieved [insert date] from ToolsHero: https://www.toolshero.nl/leiderschap/span-of-control/

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/leiderschap/span-of-control/”>ToolsHero: Span of control</a>

Interessant artikel?
Geef je waardering of deel het artikel via social media!

0 / 5 (0 votes)

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here