Projectbeheer

Projectbeheer: in dit korte artikel wordt projectbeheer praktisch uitgelegd. Naast een definitie van wat het is, belicht dit artikel wat het precies inhoudt, welke verschillende vormen er zijn en wat de fasen in projectbeheer zijn. Veel plezier met lezen!

Wat is projectbeheer?

Niet elk bedrijf of team hanteert altijd een formeel projectbeheerproces. Of het nu gaat om een grote organisatie of een snel opkomende startup, projectbeheer heeft misschien nog niet de prioriteit gekregen die het verdient.

Echter, na verloop van tijd wordt het steeds uitdagender om georganiseerd te blijven en effectief samen te werken met teamleden.

Wellicht vraag je je af of projectbeheer echt noodzakelijk is en of het alleen geschikt is voor teams met toegewijde projectmanagers.

Het antwoord op de laatste vraag is: nee. Projectbeheervaardigheden ontwikkelen kan bijna alle teams helpen om projecten efficiënter te voltooien.

Het is relevant voor ieder team en elk bedrijf om een methode te vinden om werk te plannen, te beheren en uit te voeren.

Hoewel je misschien niet alle aspecten van een traditioneel projectbeheersysteem nodig hebt, kan jouw team toch profiteren van enkele essentiële elementen van projectbeheer.

Definitie en betekenis

De betekenis van projectbeheer, of project administration, is het verzamelen, onderhouden en bijwerken van alle informatie die verband houdt met projecten.

Als het gaat om planning en taakbeheer in projectmanagement, komt er veel administratie kijken die moet worden bijgehouden. De taakbeschrijvingen, deadlines en tijdschema’s, en zelfs de planning zelf worden allemaal beschouwd als informatie die betrekking heeft op het project.

Projectbeheertools zorgen ervoor dat deze informatie goed wordt bijgehouden. Zodra een teamlid bijvoorbeeld op “voltooid” klikt bij een taak, wordt het algehele tijdschema van het project bijgewerkt, zodat de manager te allen tijde de voortgang kan zien. Tools die hiervoor gebruikt worden zijn bijvoorbeeld Gantt Charts of Burndown Charts.

Het aantal uren dat aan taken wordt besteed, heeft direct invloed op het budget en het tijdschema van het project, terwijl ook kosten moeten worden geregistreerd en verantwoord.

Daarom helpt het kunnen bekijken van rapporten en inzichten over prestaties, budget en kosten bedrijfs- en projectmanagers om betere prognoses te maken en mogelijke vertragingen te identificeren.

Last but not least, vereisen veel projecten facturering aan klanten, wat ook veel administratief werk met zich meebrengt.

Wat houdt projectbeheer nu eigenlijk in?

Projectbeheer is een ondersteunend proces dat teams helpt om werk binnen een project te organiseren, te monitoren en uit te voeren.

Stel je een project voor als een verzameling taken die moeten worden voltooid om een specifiek doel te bereiken.

Door gebruik te maken van projectbeheer kun je je team helpen om het werk efficiënt te plannen, te beheren en op tijd aan de vereisten van het project te voldoen.

Met behulp van een projectbeheertool kan je team alle details van het werk op één centrale plek organiseren, feedback en voortgang delen, en uiteindelijk effectiever samenwerken.

Verschillende vormen van projectbeheer

Projectbeheer is een manier om teams te helpen bij het bijhouden van al het werk dat gedaan moet worden om aan de projectvereisten te voldoen.

Binnen de categorie van projectbeheer bestaan echter verschillende methodologieën en benaderingen, waaronder:

Agile projectbeheer

Agile is een vorm van lean-projectbeheer die populair is bij teams die zich bezighouden met productontwikkeling, engineering en softwareontwikkeling.

Met agile geloven teams in voortdurende verbetering, flexibele reacties op veranderingen, iteratieve processen en incrementele evolutie. Enkele bekende agile-raamwerken zijn Scrum en Kanban.

Watervalmodel

In het watervalmodel worden taken lineair opgevolgd, waarbij de ene taak wordt voltooid voordat de volgende begint, enzovoort.

Het watervalmodel omvat zes fasen:

1. Definitie
2. Analyse
3. Ontwerp
4. Codering
5. Testen
6. Implementatie

Dit model is het meest geschikt voor projecten waarbij de prestaties en de scope van tevoren vastliggen, aangezien het watervalmodel minder flexibel kan zijn dan sommige andere projectbeheermethodologieën.

PRINCE2-methodologie

PRINCE2 staat voor PRojects IN Controlled Environments (projecten in gecontroleerde omgevingen).

In de PRINCE2-projectbeheermethodologie worden projecten onderverdeeld in zeven processen:

1. Opstarten van een project
2. Leiden van een project
3. Initiëren van een project
4. Beheren van fasen
5. Managen van productlevering
6. Managen van een fasebandbreedte
7. Afsluiten van een project

Critical Path Method (CPM) en Program Evaluation and Review Technique (PERT)

CPM en PERT waren oorspronkelijke projectbeheermethodologieën die werden ontwikkeld in de jaren 1950. CPM biedt een algoritme om het kritieke pad te identificeren bij complexe, onderling verbonden taken met vastgestelde deadlines.

Met CPM kunnen teams het langste traject van afhankelijke activiteiten bepalen. PERT daarentegen helpt teams het kritieke pad te bepalen wanneer de tijdslijn en het tijdschema onbekend zijn.

In PERT identificeren projectmanagers alle taken die voltooid moeten worden (niet alleen het kritieke pad) om de minimale tijd te bepalen die nodig is om het gehele project af te ronden.

Fasen in projectbeheer

Het proces van projectbeheer komt overeen met het algemene projectmanagementproces, zoals hierboven beschreven.

Hoewel elk project en team uniek is en de voorkeur kan geven aan verschillende samenwerkingsmethoden, zijn er in het algemeen vijf belangrijke projectfasen die voorkomen tijdens het proces van projectbeheer:

Projectinitiatie

Tijdens deze fase wordt het projectteam samengesteld en wordt de reikwijdte van het project beschreven.

Afhankelijk van de complexiteit en omvang van het project, kan het nuttig zijn om een projectroutekaart te gebruiken.

Projectplanning

De planning is een cruciale fase waarin de projectvereisten geschetst worden en bepaald wordt wat “projectsucces” betekent.

In deze fase wordt een projectplan opgesteld, worden belangrijke mijlpalen bepaald en worden de projectkosten en de tijdlijn op elkaar afgestemd.

Projectuitvoering

Dit is de fase waarin het team actief werkt aan het behalen van de deliverables.

Het uitvoeren van taken, tijdbeheer en taakbeheer zijn essentieel om ervoor te zorgen dat het team op één lijn zit, op schema ligt en niet overbelast raakt.

Projectmonitoring

Rapportage vindt plaats tijdens en na de uitvoeringsfase.

Tijdens het project worden rapporten gebruikt om de voortgang bij te houden, samen te werken en het werk van verschillende afdelingen in kaart te brengen.

Na voltooiing van het project wordt gerapporteerd over de prestaties en worden lessen getrokken voor toekomstige projecten.

Projectafsluiting

Zodra het project is afgerond, is het belangrijk om samen met belanghebbenden een evaluatiegesprek te voeren om leerpunten vast te leggen.

Dit kan worden aangepakt als een retrospectieve projectvergadering, een projectevaluatie of een debriefing.

Het doel is om inzichten te verkrijgen en verbeteringen te identificeren voor toekomstige projecten.

Projectbeheer tips & tricks

De artikelen die gelinkt zijn aan de tag projectbeheer gaan over de verschillende methoden, technieken en theorieën die te maken hebben met deze discipline. Mis je nog artikelen over een bepaald aanverwant onderwerp? Laat het weten in de opmerkingen of vul het contactformulier in.