Planning Cycle

In dit artikel wordt de Planning Cycle praktisch uitgelegd. Na het lezen zal je de basis begrijpen van deze krachtige project management tool.

Wat is de Planning Cycle?

De project Planning Cycle / planning cyclus verwijst naar het stappenproces, gebruikt door veel projectmanagers, voor het doorlopen van de verschillende fasen in een project. Deze levenscyclus is een standaard format en biedt een raamwerk voor veel kleine tot middelgrote projecten. Het volgen van deze levenscyclus is cruciaal voor het behalen van de doelstellingen in het project.

Of er nu een huis gebouwd wordt, nieuwe software getest en geïmplementeerd wordt of een verjaardagsfeestje gepland wordt, elk project doorloopt gemeenschappelijke fases, ongeacht hoe lang of kort het project duurt. Deze fases zijn te herkennen in alle projecten, of in elk geval een vergelijkbaar schema. De managers en het projectteam hebben een gemeenschappelijk doel: doelstellingen behalen. Grofweg is een project in te delen in drie fases. In de beginfase wordt de voorbereiding voltooid, in de midden periode worden activiteiten volbracht die het project richting voltooiing brengen, en aan het einde wordt het project gestopt. Er wordt echter een fase aan toegevoegd om het overzichtelijk te houden. Daarom bestaat een project over het algemeen uit de volgende fasen: initiatie, selecteren opties, planning, implementatie en evaluatie. Alles bij elkaar vertegenwoordigen deze fases een complete projectplanning. Dit wordt de levenscyclus van een project genoemd.

Hoewel het planningsproces van een project vaak lineair is, is het beter om het te visualiseren als een cyclus. Evaluatie- en feedbackmomenten kunnen ervoor zorgen dat er iets aangepast moet worden. In dat geval moet de gebruiker een of meerdere stappen terug in de cyclus.

De Planning cyclus

De Planning Cycle van project management is vaak onderverdeeld in vijf fasen. Deze fasen vormen het pad dat het project van begin tot einde doorloopt. Sommige modellen of theorieën voegen daar nog een zesde fase aan toe, controle of monitoring. In deze theorie is deze echter onder de uitvoering en sluitingsfasen gevoegd.

Project planning cycle - toolshero

Initiatie

Op dit punt gaat het project van start. Dit begin van het project is bedoeld om het project op een breed niveau te definiëren. Vooraf is de behoefte al vastgesteld voor een oplossing voor een bepaald probleem. Het team kan bijeen worden gebracht om te brainstormen over manieren waarop dit probleem kan worden opgelost.

Ook wordt er onderzocht of het project haalbaar en realistisch is en of het daarom wel begonnen moet worden. Hiervoor wordt vaak een business case gebruikt van een bedrijf in eenzelfde situatie. Verschillende belanghebbenden hebben invloed in dit proces. Zij bepalen of het een go of een no-go wordt.

Selecteren opties

In deze fase is de noodzaak van een project al vastgesteld en moet de gebruiker dus weten waar hij is en wat hij graag wil doen of oplossen. Het brainstormen uit de vorige stap wordt hier naar een volgend niveau getild. Het is zaak dat er in dit stadium zoveel mogelijk tijd wordt gespendeerd aan het genereren van verschillende opties. Hoewel het verleidelijk is om de eerste goede optie meteen aan te nemen, maar vaak komen er ook minder voor de hand liggende opties naar boven die misschien beter zijn.

Als de verschillende opties eenmaal zijn vastgelegd is het tijd om te beslissen welke optie gebruikt gaat worden. Hierin moeten verschillende zaken aan bod komen. Zijn er beschikbare middelen zoals tijd en geld? Hoe ziet het budget plan eruit? Hoe staat het met de risico’s? Hiervoor zijn verschillende tools beschikbaar.

Planning

Nu het project is vormgegeven en goedgekeurd is het tijd voor de planningsfase. In deze fase van de Planning Cycle wordt het grotere project opgedeeld in kleinere stukjes. Hiervoor zijn verschillende mogelijkheden. Bij SCRUM wordt er bijvoorbeeld gebruik gemaakt van sprints, kleine perioden van tijd waarin doelstellingen worden gehaald. Planning en voortgang kan bij worden gehouden door het gebruik van Gantt Charts. Vooraf worden ook mijlstenen vastgesteld. Dit zijn doelstellingen (SMART) op hoog niveau die gehaald moeten worden om het project op tijd af te ronden.

Andere onderdelen die terugkomen in projectplanning zijn:

  1. Projectplan
  2. Flowcharts werkprocessen of doelstellingen
  3. Budgetteren
  4. Middelen verzamelen
  5. Risicobeoordeling

Implementatie

In deze fase van de Planning Cycle worden de doelstellingen uit de vorige fase nagestreefd. De deliverables worden hier ontwikkeld en voltooid en wordt vaak de kern van een project genoemd, hoewel de andere fasen minstens zo belangrijk zijn. In deze fase worden wel de meeste activiteiten uitgevoerd. Research, statusrapporten, vergaderingen, updates en prestatierapporten komen allemaal langs in deze fase. Het is de taak van de projectmanager om het project in goede banen te leiden en om te zorgen dat al het werk volgens schema wordt afgewerkt, de teamleden gemanaged worden, tijdschema’s te volgen en zeker zijn dat het project volgens het oorspronkelijke plan wordt uitgevoerd. Andere activiteiten van de projectmanager in deze fasen zijn:

  • Taken verdelen en planning
  • Teamleden informeren en assisteren
  • Kwaliteit monitoren
  • Beheren begroting

Evaluatie

In deze fase is het project afgerond. Eventuele contracten met partners worden nu beëindigd, en teamleden die goed gepresteerd hebben krijgen nu erkenning voor hun werk. Vaak wordt er een klein evenement georganiseerd om het voltooide project te vieren. De projectmanager gebruikt dan een vergadering om te evalueren wat er goed ging in het project en wat er volgende keer beter kan. Hij kijkt dan of de doelstellingen werden bereikt, of de teamleden goed gepresteerd hebben, of het project goed gedocumenteerd is afgesloten en of de boekhouding nog op orde is.

Voor- en nadelen Planning Cycle

Voordelen:

  • Het belangrijkste doel van een project is om de gedefinieerde doelstellingen te halen. Het project plan en de voorafgaande planning helpen allemaal om de doelen te bereiken binnen het tijdsbestek.
  • De Planning Cycle helpt bij het optimaal gebruiken van middelen zoals tijd en geld door het resourceplan te volgen.
  • De Planning Cycle zorgt ervoor dat de communicatie verbeterd. Het personeel wordt op geplande momenten samengebracht om te brainstormen en te evalueren. In de Planning Cycle wordt ook vastgesteld wie welke verantwoordelijkheden en taken toebedeeld krijgt. Dit zorgt ervoor dat ongewenste spanningen en onduidelijkheden voorkomen worden.
  • In de planningsfase wordt risicoanalyse gebruikt. Hierdoor worden risico’s geïdentificeerd, beoordeeld en mogelijk aangepakt.

Nadelen:

  • Vaak heeft een project een gelimiteerd budget. Het is dan lastig om veel geld aan de planning te besteden. Toch is het raadzaam om dit wel te doen, omdat minder fouten gerepareerd hoeven te worden bij nauwkeurige planning.
  • Omdat de Planning Cycle uit meerdere fases bestaat, waarin veel verschillende activiteiten worden uitgevoerd kan het chaotisch en complex overkomen. Dit hoeft echter lang niet altijd te zijn. Zorg ervoor dat je beknopt blijft in de planning en documentatie.
  • Ondanks dat het wijs is om aan de planning vast te houden, is het wel belangrijk om ervoor te zorgen dat de Planning Cycle niet de creativiteit onderdrukt. De tool kan als een gids worden gebruikt, maar er mag best van de paden worden afgeweken door out of the box te denken.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Herken jij de uitleg over de Planning Cycle? Hoe denk jij de vijf fasen te kunnen gebruiken in jouw project? Wat zijn volgens jou cruciale elementen uit een projectplanning? Heb jij tips of aanvullingen?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Als je het artikel handig of praktisch vond voor jouw eigen kennis, deel dit vooral met jouw netwerk aan vrienden en zakenrelaties. Je kunt ons ook vinden op Facebook, LinkedIn, Twitter en Youtube.

Meer informatie

  1. Platje, A., Seidel, H., & Wadman, S. (1994). Project and portfolio planning cycle: project-based management for the multiproject challenge. International Journal of Project Management, 12(2), 100-106.
  2. Burke, R. (2013). Project management: planning and control techniques. New Jersey, USA.

Citatie voor dit artikel:
Janse, B. (2019). Planning Cycle. Retrieved [insert date] from ToolsHero: https://www.toolshero.nl/project-management/planning-cycle/(

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/project-management/planning-cycle/”>ToolsHero: Planning Cycle</a>

Interessant artikel?
Geef je waardering of deel het artikel via social media!

Planning Cycle, 5 / 5 (1 votes)

Ben Janse
About the Author

Ben Janse is een young professional en werkzaam als Content Manager bij Toolshero. Daarnaast houdt hij zich binnen zijn studie International Business aan de Hogeschool Rotterdam bezig met het analyseren en ontwikkelen van managementmodellen. Dankzij zijn theoretische en praktische kennis weet hij hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden waardoor de essentie van elk artikel goed naar voren komt.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *