BOSCARD: de uitleg plus template

BOSCARD: in dit artikel wordt BOSCARD praktisch uitgelegd. Het artikel begint met de definitie van BOSCARD, gevolgd door informatie over de herkomst van het model en een gedetailleerde uitleg van elk component, inclusief praktische tips. Ook vind je in dit artikel een downloadbare BOSCARD-template, zodat jij snel aan de slag kan gaan met het plannen van jouw project. Veel leesplezier!

Wat is BOSCARD?

BOSCARD is een projectmanagementtool die gebruikt wordt voor het definiëren en plannen van een nieuw project. Het wordt gebruikt in de initiatie- of vroege planningsfase van het project.

Figuur 1 – het BOSCARD acroniem voor project management

• Background (achtergrond)
• Objectives (doelstellingen)
• Scope
• Constraints (beperkingen)
• Assumptions (aannames)
• Risks (risico’s)
• Deliverables

BOSCARD biedt een gestructureerde benadering voor het definiëren en plannen van een project en helpt ervoor te zorgen dat alle relevante factoren worden overwogen in de opstartfase.

Het is niet helemaal duidelijk waar deze tool ontstaan is. Sommigen denken dat het model in het Verenigd Koninkrijk ontstaan is, rond de jaren 1990. Anderen crediteren het Franse Cap Gemini met het model. Het werd ontwikkeld als een tool voor het standaardiseren van projectplanning en bood een gestructureerde aanpak voor de projectinitiatiefase.

Het acroniem werd ontwikkeld om managers en medewerkers te helpen om de verschillende componenten van de tool te onthouden. Het werd oorspronkelijk gebruikt in de IT, maar verspreidde later ook snel naar andere sectoren.

Tegenwoordig wordt BOSCARD veelvuldig gebruikt in projectmanagement en wordt het vaak opgenomen als onderdeel van methoden als PRINCE2 en PMI. Hoewel er verschillende variaties op het model gebruikt worden, blijven de onderliggende principes hetzelfde.

Background (achtergrond)

Het eerste component van BOSCARD is ‘background’, of achtergrond. Deze sectie van de methode geeft context aan het project dat in ontwikkeling is en legt uit waarom het project in de eerste plaats nodig is. Enkele tips die je kunt toepassen bij het werken aan dit onderdeel:

• Leg de behoefte voor het project uit. Beschrijf het probleem dat opgelost wordt en de kans die ontstaat door dit project. Dat helpt de belanghebbenden te begrijpen waarom het project belangrijk is.
• Bespreek de historie van het probleem en hoe de geassocieerde kans ontstond.
• Identificeer de belangrijkste belanghebbenden.
• Beschrijf de huidige status van het probleem of de kans.
• Geef de vereisten voor het project duidelijk aan.

Objectives (doelstellingen)

Het tweede gedeelte van de BOSCARD-tool omvat ‘objectives’, of doelstellingen. Dit component bevat de doelen die gesteld zijn voor het project. Enkele tips voor het uitwerken van dit onderdeel zijn:

• Gebruik SMART doelen. Dat zorgt ervoor dat de doelen duidelijk en meetbaar zijn. Dit is essentieel voor het meten van de voortgang.
• Geef prioriteit aan de belangrijkste doelstellingen.
• Definieer succescriteria. Het moet duidelijk zijn voor de belanghebbenden wanneer het project geslaagd is.
• Communiceer de doelstellingen op de duidelijke manier. Dat zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde manier naar de doelen toe kan werken.

Scope

Het derde onderdeel van BOSCARD is gaat over de projectscope. In dit onderdeel worden de parameters van het project duidelijk uiteengezet. Met andere woorden: wat hoort bij de projectwerkzaamheden en wat niet? Enkele tips voor het uitwerken van deze sectie zijn:

• Definieer de project scope op een duidelijke manier. Doorgaans worden opgenomen: deliverables, functionaliteiten, services etc.
• Wees duidelijk over wat niet wordt opgenomen in het project.
• Identificeer alle aannames die gedaan zijn over het project en de uitvoering daarvan.
• Overweeg de mogelijkheid om veranderingen door te voeren als het project wordt uitgevoerd.

Constraints (beperkingen)

Het vierde element van BOSCARD is ‘constraints’, of beperkingen. Deze sectie overweegt alle beperkingen die verbonden zijn aan het project. Enkele tips voor het doorlopen van deze stap:

• Zorg dat alle beperkingen vroegtijdig geïdentificeerd worden.
• Neem alle beperkingen op. Ook de beperkingen die niet significant lijken op het eerste gezicht. Voorbeelden zijn: financiële beperkingen, tijdsbeperkingen, technische beperkingen, beperkingen op het gebied van wet- en regelgeving en meer.
• Beoordeel de impact van alle beperkingen. Wat zijn de gevolgen als het project te maken krijgt met elk van deze beperkingen? Komt de voortgang van het project in gevaar?
• Ontwikkel mitigatiestrategieën.
• Communiceer de beperkingen met alle belanghebbenden van het project en zorg dat zij op de hoogte zijn van de zaken die het project kunnen beïnvloeden.

Assumptions (aannames)

‘Assumptions’, of aannames vormen het vijfde element van BOSCARD. Enkele tips voor het uitwerken van deze sectie:

• Neem alle aannames op in de lijst. Voorbeelden zijn aannames over middelen, tijdlijnen, technische haalbaarheid en meer.
• Beoordeel de geldigheid van alle aannames die gedaan zijn. Test de aannames indien nodig met ondersteunend onderzoek.
• Identificeer mogelijke risico’s die verbonden zijn aan het doen van deze aannames.
• Communiceer de aannames die gedaan zijn met alle belanghebbenden voor transparantie en eerlijkheid.

Risks (risico’s)

Risico’s is het zesde element van de BOSCARD-methode. Deze sectie omvat alle risico’s die verbonden zijn aan het project. Enkele tips:

• Identificeer alle risico’s met een risicoanalyse. Voorbeelden van categorieën waarin risico’s kunnen ontstaan zijn: budget, middelen, tijdlijnen, technische kwesties, belanghebbendenconflicten of externe factoren zoals wet- en regelgeving.
• Beoordeel de waarschijnlijkheid dat de risico’s een probleem gaan vormen en de impact van elk risico. Dat helpt om prioriteiten te stellen.
• Ontwikkel mitigatiestrategieën.
• Communiceer de risico’s met de belanghebbenden voor volledige transparantie.
• Gebruik de Toolshero risicoanalyse template voor een volledige beschrijving van de risico’s.

Deliverables

Het zevende en laatste element van de BOSCARD omvat de deliverables. Dit onderdeel omvat het opnemen van alle zaken die geproduceerd moeten worden en waarvoor het project verantwoordelijk is. Enkele tips voor het uitwerken van deze sectie zijn:

• Identificeer alle deliverables. Voorbeelden zijn: documenten, rapporten, softwarecode, hardware, of andere tastbare en niet-tastbare producten of services.
• Definieer de verwachte en gewenste kwaliteit van de geproduceerde zaken.
• Definieer de vereisten voor goedkeuring van de deliverables.
• Wijs eigenaarschap toe. Dit houdt in dat elk teamlid verantwoordelijk zal zijn voor het voltooien van de deliverable.
• Definieer tijdlijnen.

Samenvatting over BOSCARD

BOSCARD is een strategisch planningsinstrument dat vermoedelijk ontwikkeld is bij consulting-bedrijf Cap Gemini in de jaren 80.

Het staat voor Background (Achtergrond), Objectives (Doelstellingen), Scope (Bereik), Constraints (Beperkingen), Assumptions (Aannames), Risks (Risico’s) en Deliverables (Op te leveren resultaten).
Het is een referentie- en projectinitiatiedocument dat helpt bij het definiëren van de belangrijkste op te leveren resultaten van een project en een snelle beoordeling van de relevantie van elk risico.

Het document schetst een globale beschrijving van het project en de factoren die het project kenmerken, inclusief het resultaat dat het project moet opleveren om de gestelde doelstellingen te bereiken.
BOSCARD helpt het falen van het behalen van de gestelde doelen te voorkomen door het definiëren van wat het project moet opleveren om ze te bereiken.

Het definieert het project en de vereiste goedkeuring ervan, en biedt een duidelijke referentie voor belanghebbenden.

Door een beoordeling van de relevantie van elk risico op te nemen, helpt het om potentiële uitdagingen te identificeren en mitigatiestrategieën te ontwikkelen.

Kortom, BOSCARD is een waardevol instrument voor projectmanagers om hun projecten effectief te definiëren en te plannen.

BOSCARD template

Nu je de theorie over BOSCARD hebt gelezen kun je jouw kennis in praktijk toepassen. Begin met het opstellen met jouw BOSCARD project aanpak en ga aan de slag met deze template.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Herken jij de uitleg over BOSCARD? Heb jij BOSCARD gebruikt voor het plannen van een project? Indien wel, wat is jouw ervaring met deze tool? Indien niet, denk jij deze tool in de toekomst te gaan gebruiken? Welk onderdeel van het BOSCARD-acroniem vind jij het beste en meest belangrijk? Heb je tips of overige opmerkingen voor projectmanagers die werken met deze tool?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. Haughey, D. (2000). BOSCARD (Terms of Reference). Project Smart, 2011.
2. Heerkens, G. R. (2002). Project management. McGraw Hill Professional.
3. Robinson, M. (2019). BOSCARD: A Scoping Tool for Lean Continuous Improvement Projects. In Global Lean for Higher Education (pp. 181-195). Productivity Press.

Citatie voor dit artikel:
Janse, B. (2023). BOSCARD. Retrieved [insert date] from Toolshero: https://www.toolshero.nl/project-management/boscard/

Oorspronkelijke publicatiedatum: 22/05/2023 | Laatste update: 22/05/2023

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/project-management/boscard/> Toolshero: BOSCARD</a>

Article by:

Ben Janse

Ben Janse is een young professional en werkzaam als Content Manager bij Toolshero. Daarnaast houdt hij zich binnen zijn studie International Business aan de Hogeschool Rotterdam bezig met het analyseren en ontwikkelen van managementmodellen. Dankzij zijn theoretische en praktische kennis weet hij hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden waardoor de essentie van elk artikel goed naar voren komt.