Benchmarking / benchmark: de uitleg

Benchmarking: in dit artikel wordt de methode benchmarking en een benchmark praktisch uitgelegd. In dit artikel wordt toegelicht wat het is, hoe je het kan toepassen, soorten benchmarks en een voorbeeld. Na het lezen begrijp je de basis van deze krachtige marketing en vergelijking tool. Veel leesplezier!

Wat is benchmarking? De uitleg

Benchmarking is de methode om bedrijfsprocessen en prestatiegegevens te vergelijken met die van aanverwante en vergelijkbare organisaties.

Bij voorkeur worden bedrijven uit dezelfde branche met elkaar vergeleken, maar het is heel goed mogelijk om benchmarking tussen bedrijven uit verschillende branches toe te passen.

In deze vergelijkingen draait het vooral om de factoren kwaliteit, tijd en kosten van organisaties van ongeveer dezelfde grootte en met ongeveer dezelfde afzetmarkt. Daarnaast wordt er gekeken hoe bepaalde zaken beter, sneller en goedkoper kunnen worden gerealiseerd.

Toepassing

Benchmarking wordt gebruikt en toegepast binnen het (strategisch) management van organisaties. Verschillende aspecten van processen worden geëvalueerd ten opzichte van de beste prestaties van andere organisaties.

Het is wel noodzakelijk dat deze vergelijking plaatsvindt tussen organisaties met een gemeenschappelijke eigenschap (peergroup). Door deze methode toe te passen krijgen organisaties een beter inzicht in hoe zij ontwikkelingen en verbeteringen goed kunnen aanpakken.

Het toepassen van deze methode kan een eenmalige gebeurtenis zijn, maar wordt steeds vaker gebruikt als een continu proces ter verbetering van de organisatie.

Soorten benchmarks

Er zijn verschillende soorten benchmark methodes die zich richten op een specialisme. Een aantal voorbeelden hiervan zijn:

Proces benchmarking

Een organisatie richt haar onderzoek in naar organisatorische processen, om zo te achterhalen waar de kracht van andere organisaties ligt.

Hierbij worden er analyses gemaakt van de activiteiten achter succesvolle processen met het oog op kostenreductie en efficiency.

Benchmarking vanuit een belegger perspectief

Hierbij vergelijken investeerders de financiële bedrijfsprestaties, kijkend naar kansen en alternatieven.

Product benchmarking

Op basis van vergelijkend onderzoek worden er nieuwe producten of upgrades voor huidige producten ontworpen. In vergelijking met de concurrerende producten, komt de organisatie achter de zwakke en sterke punten van het huidig product.

Strategische benchmarking

Hierbij wordt gekeken naar de strategische beleidsvoering van andere organisaties.

Prestatiebenchmarking

Prestatiebenchmarking houdt in dat informatie verzameld wordt over hoe de organisatie presteert op het gebied van goals en resultaten. Dit kan gaan over allerlei onderdelen van de bedrijfsvoering, van omzet tot klanttevredenheid. Deze resultaten worden zowel intern als extern met elkaar vergeleken.

Verschillende bedrijfsonderdelen waar benchmarking populair is zijn human resource management, finance en marketing.

Deze vorm van benchmarking is vooral geschikt voor competitieve benchmarking, en wordt gebruikt wanneer bedrijven hun positie in relatie tot de concurrent willen beoordelen.

Kansen voor verbetering

Leiders van organisaties doen zoveel mogelijk om de prestaties van hun bedrijf te maximaliseren. Toch zit er vaak een kloof tussen de beoogde en daadwerkelijke prestaties van een bedrijf.

Deze kloof wordt de prestatiekloof genoemd. Een prestatiekloof kan voorkomen op elk niveau van de organisatie. Zo kan er een prestatiekloof ontstaan als een verkoper zijn doelen niet bereikt, of wanneer een heel team de doelstellingen niet haalt.

Een prestatiekloof kan veel problemen veroorzaken die overbrugd moeten worden als een organisatie winstgevend wil blijven.

Uit een onderzoek van Gallup blijkt dat veel werknemers volledig in het ongewisse zijn als het gaat over wat van hen verwacht wordt. Slechts vijftig procent van de ondervraagde Amerikaanse werknemers wist wat van hen verwacht wordt op het werk.

Werknemers, maar over het algemeen iedereen, kunnen niet aan prestatienormen voldoen als ze niet weten wat deze norm is.

Door simpelweg duidelijkere doelen voor medewerkers vast te stellen kunnen veel van de prestatiekloven voorkomen worden.
Voor het ontdekken van dergelijke prestatiekloven kan onderstaand stappenplan worden gebruikt.

De stappen voor uitvoering

Er is geen vaste procedure of standaardproces. Er zijn wel diverse methoden ontwikkeld voor het uitvoeren van benchmarking, waaronder dit 6-stappenplan:

Identificeren van probleemgebieden

Benchmarking kan op elk bedrijfsproces of elke functie worden toegepast.

Er worden veel onderzoektechnieken toegepast zoals het voeren van gesprekken met klanten, werknemers en leveranciers, marketingonderzoek, kwantitatief onderzoek, enquêtes, kwaliteitscontrole en financiële ratio-analyse.

Identificeren van andere aanbieders

Door vooraf specifiek te weten wat de organisatie wil vergelijken, kan er gericht gezocht worden naar vergelijkbare organisaties.

Wanneer een organisatie bijvoorbeeld de klachtenafhandeling wil verbeteren, is het interessant om de nodige meetvelden te identificeren die vergelijkbare organisaties voor klachtenafhandeling hanteren.

Identificeren van toonaangevende organisaties

Vergelijking gaat pas goed op met een organisatie die uitblinkt in het specifieke meetveld. Vooral klanten, leveranciers, financiële analisten, beroepsverenigingen en dergelijke, kunnen naar dergelijke organisaties leiden.

Benaderen van onderzoeksbureaus

Onderzoeksbureaus beschikken over specifieke bedrijfsprocessen, verkregen uit kwalitatief en kwantitatief onderzoek.

Kennisdeling

Organisaties staan vaak open voor uitwisselen van kennis en ervaring. Netwerkbijeenkomsten zijn uitermate geschikt om in contact te komen met andere bedrijven met gemeenschappelijke eigenschappen (peergroup).

Implementeren van verbeterde processen

Door de meest vooruitstrevende en beste praktijkervaringen vanuit de benchmarkstudie in praktijk te brengen, zullen de eigen ontwikkel- en uitvoeringsplannen verbeteren.

Investeringskosten

Wanneer een bedrijf kiest voor benchmarking, krijgt het met kosten te maken. De drie belangrijkste kostensoorten zijn:

Bezoekkosten

Alle reiskosten, hotelkosten, maaltijden, presentjes, en verloren arbeidstijd.

Tijdskosten

Het onderzoeken van problemen, het vinden van goede bedrijven ter vergelijking en de uitvoering van benchmarking kost tijd en investering door medewerkers.

Database kosten

De kosten voor het opzetten en bijhouden van een databank, waarin gegevens worden verzameld van de te vergelijken bedrijven. De kosten kunnen aanzienlijk worden verminderd door slim gebruik te maken van internet.

Op internet is een schat aan informatie te vinden, over uiteenlopende bedrijven en organisaties. Door deze informatie verloopt het proces veel sneller en goedkoper.

Benchmarking voorbeelden

Benchmarking is waardevol voor organisaties op verschillende manieren.

Hieronder volgen enkele voorbeelden van soorten bedrijven die verschillende manieren gebruiken om specifieke resultaten te behalen.

Benchmarking voorbeeld : Callcenter van een taxidienst

Een callcenter van een taxidienst kan de klanttevredenheid beoordelen door klanten te vragen hun service te beoordelen op basis van de ervaringen die zij bij het bedrijf hebben gehad. Daarnaast kan het bedrijf informatie verzamelen over wachttijden, bezetting, gespreksduur, enzovoorts.

Deze gegevens dienen als basis voor het onderzoek naar manieren om de prestaties te verbeteren.

Benchmarking voorbeeld : Ziekenhuizen

Ziekenhuizen en andere medische instellingen verzamelen vaak benchmarkgegevens, waaronder wachttijden, de kwaliteit van de gegeven zorg, hersteltijden en algemene patiënttevredenheid.

Deze statistieken kunnen intern worden verzameld en vergelijken om de voortgang op elk gebied binnen het ziekenhuis vast te stellen.

Daarnaast kunnen de resultaten ook worden gebruikt als benchmarkbasis voor andere, vergelijkbare instanties om hun positie in het zorglandschap te beoordelen.

Voordelen van benchmarking in business

De populaire tool benchmarken kent vele voordelen. De meeste voordelen helpen de productiviteit van de organisatie te verbeteren.

Daarnaast kunnen deze voordelen een duidelijker inzicht geven in de belangrijkste factoren van benchmarking in een bedrijf. De voordelen van benchmarken worden hieronder toegelicht.

Verhoogde competitiviteit

Succesvolle bedrijven worden geconfronteerd met sterke concurrentie van andere bedrijven. Deze concurrentie helpt in feite succesvolle bedrijven hun positie te behouden, mits zij effectief gebruik maken van benchmarking.

Continue verbetering

Benchmarken gaat om het omgaan met bevindingen van andere bedrijven wat kan leiden tot het verbeteren van de zakelijke positie op de markt. Als er kans of ruimte is voor verbetering in de bedrijfsactiviteiten moet het bedrijf die verbeteringen ontwikkelingen om de groei van het bedrijf te stimuleren.

Identificeert kritische werkzaamheden

Een van de belangrijkste voordelen van benchmarking is dat benchmarking alle bedrijven kan helpen bij het identificeren van belangrijke bedrijfsactiviteiten die de winst van het bedrijf kunnen vergroten.

Verbetert kwaliteit

Door benchmarking identificeert een bedrijf sterke en zwakke punten. De zwakke punten moeten worden verbeterd, en op de sterke punten moet gekapitaliseerd worden.

Stimulatie van creativiteit

Het benchmarken helpt het bedrijf om de belangrijkste kenmerken van het bedrijf vast te leggen. Daarna worden deze vergeleken met andere bedrijven. Eventuele prestatiekloven dienen daarna gedicht te worden met creatieve ideeën.

Nadelen van benchmarking in business

Organisaties plukken de vruchten van het succes van benchmarking als het goed wordt uitgevoerd, maar logischerwijs kent het gebruik van benchmarking ook soms nadelen. Hieronder worden enkele nadelen toegelicht.

Te weinig informatie

Het komt voor dat bij het vergelijken van bepaalde belangrijke aspecten van verschillende bedrijven informatie ontbreekt.

Dit kan grote gevolgen hebben voor de positionering van een bedrijf, met in het slechtste geval financiele verliezen. Het is daarom van het allergrootste belang dat bedrijven altijd voldoende informatie hebben over andere bedrijven.

Slechte resultaten van benchmarking

Wanneer een bedrijf een bepaalde standaard heeft bereikt, en deze wil verbeteren door creatieve ideeën, dan moet de organisatie op dat moment kijken naar bedrijven die het redelijk goed doen. Analyseer wat de problemen van deze organisaties zijn, en kijk hoe de te managen organisatie hierop in kan spelen.

Slecht begrip van de situatie door benchmarking

Hoewel het verstandig is om de concurrentie in de gaten te houden, is het belangrijker om wel te blijven focussen op de eigen organisatie. Het monitoren van concurrenten heeft maar beperkt zin, en obsessies voor de resultaten van anderen leidt het bedrijf nergens heen. Daarom is het belangrijk dat ieder de noodzaak van benchmarking goed begrijpt, voordat het een ander bedrijf gaat bespioneren.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Hoe pas jij benchmarking toe? Herken je het bovenstaande of heb je aanvullingen? Wat zijn volgens jou andere succes criteria of factoren die kunnen bijdragen aan goede benchmark?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. Bogan, C. E., & English, M. J. (1994). Benchmarking for best practices: winning through innovative adaptation. McGraw-Hill.
2. Camp, R. C., & Camp Robert, C. (1989). Benchmarking: the search for industry best practices that lead to superior performance.
3. Griffin, A. (1997). PDMA research on new product development practices: updating trends and benchmarking best practices. Journal of product innovation management, 14(6), 429-458.
4. Povey, B. (1997). Benchmarking: A tool for continuous improvement. John Wiley and Sons.

Citatie voor dit artikel:
Janse, B. (2020). Benchmarking / benchmark. Retrieved [insert date] from toolshero: https://www.toolshero.nl/marketing-modellen/benchmarking/

Oorspronkelijke publicatiedatum: 18/01/2020 | Laatste update: 08/06/2023

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/marketing-modellen/benchmarking/”> Toolshero: Benchmarking / benchmark</a>

Article by:

Ben Janse

Ben Janse is een young professional en werkzaam als Content Manager bij Toolshero. Daarnaast houdt hij zich binnen zijn studie International Business aan de Hogeschool Rotterdam bezig met het analyseren en ontwikkelen van managementmodellen. Dankzij zijn theoretische en praktische kennis weet hij hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden waardoor de essentie van elk artikel goed naar voren komt.