Kwaliteitscirkel: de uitleg
Kwaliteitscirkel: in dit artikel wordt het concept van een kwaliteitscirkel ook bekend als Quality Circle praktisch uitgelegd. Kernpunten van dit artikel zijn onder meer: een definitie, de geschiedenis van kwaliteitscirkels en de voorwaarden en stappen om dit op te zetten. Na het lezen begrijp je de basis van deze tool voor kwaliteitsmanagement en kwaliteitsverbetering, afkomstig uit de Japanse industrie. Veel leesplezier!
Wat is een kwaliteitscirkel? De uitleg
Quality Circles worden in het Nederlands kwaliteitscirkels of -kringen genoemd. Een kwaliteitscirkel is een participatieve management techniek om in de gehele organisatie kwaliteit te bewaken en te verbeteren.
De kracht van deze methode ligt in het wederzijds vertrouwen tussen managers en medewerkers, dat leidt tot meer onderling begrip. Het doel is om te bouwen aan een goede relatie met de medewerkers, waardoor zij meer interesse zullen tonen en toewijding in het werk dat zij doen. Dat zal resulteren in verbeterde kwaliteit, productiviteit en kostenreductie.
Geschiedenis van kwaliteitscirkels
Kwaliteitscirkels / kwaliteitskringen zijn in Japan ontstaan. Het was de Japanse professor Kaoru Ishikawa die de term kwaliteitscirkels gebruikte en toegankelijk maakte in zijn handboek uit 1985 ‘Wat is de totale kwaliteitscontrole? De Japanse manier’.
De achterliggende gedachte was om systematisch alle medewerkers van alle niveaus te betrekken bij het organisatie-breed leveren van kwaliteit. Veel bedrijven in Europa en de Verenigde Staten namen het werken met kwaliteitscirkels over, waaronder Hewlett-Packard en Coleman.
Dit laatste bedrijf startte met kwaliteitscirkels toen de levensduur van de batterij uit een zaklamp niet aan de verwachtingen voldeed. Een kwaliteitscirkel van ingenieurs zorgde uiteindelijk voor de oplossing van dit probleem. Bij kwaliteitskringen gaat het ten eerste om het identificeren van problemen en vervolgens om suggesties die tot oplossingen leiden.
Samenstelling
Medewerkers tonen loyaliteit en toewijding aan hun organisatie, als zij ervoor open staan om gezamenlijk problemen met betrekking tot kwaliteit of prestaties te definiëren en op te lossen.
Dit gaat het beste wanneer het kleine teams betreft van circa 3 tot 12 personen. Het is voorwaarde dat zij vrijwillig participeren in deze participatie methode en regelmatig bijeenkomen.
Het concept van de kwaliteitscirkel is gebaseerd op wederzijds respect, waarbij geen plaats is voor aannames en achterdocht. De kleine groep kan het beste geleid worden door een manager. Het is belangrijk dat de deelnemers van de kwaliteitskring kennis van zaken hebben en vooraf getraind worden door de zogenoemde facilitators; specialisten op het gebied van personeel en arbeidsverhouding.
Onderwerpen
Kwaliteitscirkels bieden de mogelijkheid aan medewerkers om al hun ervaringen, kennis en creativiteit te gebruiken om verbeteringen in hun werkzaamheden aan te brengen. Uitdagende problemen kunnen zij zo omzetten in kansen met de oplossingen die zij zelf aandragen.
Over het algemeen staat het medewerkers vrij om in de kwaliteitscirkels onderwerpen te selecteren.
Een aantal typische onderwerpen dat zeer geschikt is om in de cirkels te behandelen zijn verbeteringen op het gebied van veiligheid en gezondheid op het werk, verbeteringen omtrent de werkplek en omtrent productieprocessen en het productontwerp.
Voorwaarden van een Kwaliteitscirkel
Om een kwaliteitscirkel goed tot z’n recht te laten komen, is het van belang dat ze aan een aantal voorwaarden voldoen. Ten eerste moet de sfeer informeel en ontspannen zijn. Men moet zich op z’n gemak voelen en de vrijheid hebben om een eigen mening te geven.
Daarbij opgemerkt dat ieder lid van de kwaliteitscirkel aan bod moet komen. Alleen zo zullen de medewerkers zich betrokken voelen en geïnteresseerd zijn, wat hen zal stimuleren om een steentje bij te dragen. Ook zal er een heldere doelstelling moeten worden opgesteld, zodat iedereen weet wat er van hem/haar verwacht wordt. Men moet open staan voor elkaars mening en goed luisteren naar alle standpunten.
Mocht er een actie uit voortkomen, dan moeten hier duidelijke afspraken over gemaakt worden die door alle medewerkers geaccepteerd zijn.
Het optuigen van een kwaliteitscirkel
Om met kwaliteitscirkels te werken, is het aan te bevelen om binnen een organisatie allereerst een kwaliteitsstuurgroep te vormen, die vertegenwoordigd wordt door managers met verstand van productie, kwaliteitscontrole en procesplanning.
Deze stuurgroep heeft als taak om de kwaliteitscirkels te volgen.
Ook moet er een facilitator worden aangesteld, alsook een gespreksleider die in staat is de gesprekken binnen de kwaliteitscirkel soepel te laten verlopen.
Naast de verantwoording om de kwaliteitscirkel te leiden, moet hij elke medewerker de kans geven om deel te nemen aan de discussie en hem/haar stimuleren om tot creatieve ideeën te komen. De gespreksleider staat in nauw contact met de facilitator.
De facilitator fungeert als schakel tussen het topmanagement, de kwaliteitscirkel en de kringleden, en het middenkader. Hij is degene die trainingen coördineert, waardoor medewerkers alle ins en outs leren van het werken binnen een kwaliteitscirkel. Een andere taak van de facilitator is draagvlak creëren en steun krijgen van alle betrokkenen die met de kwaliteitscirkel te maken hebben.
Aandachtspunten
Kwaliteitscirkels kunnen alleen goed functioneren, wanneer er oog is voor het loslaten van hiërarchie.
Daar waar managers zich als leiders opstellen, zullen medewerkers niet gemotiveerd zijn om te participeren in de cirkel. Ook mag er van de medewerkers niet verwacht worden, dat zij buiten kantooruren en zonder betaling aan de vergaderingen van de kwaliteitscirkels gaan deelnemen.
Een organisatie doet er dus goed aan dit in werktijd te integreren. Als laatste mogen problemen die door medewerkers worden opgeworpen, niet worden genegeerd. Het is juist de bedoeling om in alle lagen van de organisatie tot verbeterde kwaliteit te komen.
Nu is het jouw beurt
Wat denk jij? Ben jij bekend met het kwaliteitscirkel concept? Herken je de praktische uitleg of heb je aanvullingen? Wat zijn uw succesfactoren voor goed procesbeheer en continue verbetering?
Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.
Meer informatie
- Hill, S. (1991). Why quality circles failed but total quality management might succeed. British journal of industrial relations, 29(4), 541-568.
- Hutchins, D. (1985). Quality circles handbook. Pitman.
- Kaoru, I. (1985). What is Total Quality Control: the Japanese Way.
Citatie voor dit artikel:
Mulder, P. (2018). Kwaliteitscirkel. Retrieved [insert date] from Toolshero: https://www.toolshero.nl/kwaliteitsmanagement/kwaliteitscirkel/
Oorspronkelijke publicatiedatum: 01/11/2018 | Laatste update: 03/11/2023
Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/kwaliteitsmanagement/kwaliteitscirkel/>Toolshero: Kwaliteitscirkel</a>
Patty Mulder
Patty Mulder is een management expert op het gebied van competentie ontwikkeling, time management, persoonlijke effectiviteit en zakelijke communicatie. Naast content schrijven, is ze een business coach en verzorgt ze bedrijfstrainingen.
