BPMN

Business Process Modelling Notation (BPMN) - toolshero

In dit artikel wordt het concept van BPMN ofwel Business Process Modelling Notation praktisch uitgelegd. Na het lezen begrijp je de basis van deze krachtige IT techniek om bedrijfsprocessen te modelleren.

Wat is BPMN?

Elke organisatie heeft met bedrijfsprocessen te maken. Ongeacht of het om een profit of een non-profit organisatie gaat. Waar mensen werken vinden er altijd bedrijfsprocessen plaats. Al deze processen bestaan uit activiteiten, taken en beslissingen die uitgevoerd worden om doelstelling van een organisatie te realiseren. Business Process Modelling Notation (BPMN) houdt zich bezig met het formeel vastleggen én het verbeteren van deze bestaande bedrijfsprocessen. Het doel van BPMN is deze processen visueel in kaart te brengen. De methode is inmiddels gestandaardiseerd en wordt nu meestal Business Process Model and Notation (bedrijfsprocesmodellering en notatie) genoemd. Door bestaande processen te tekenen, ontstaat er een toegankelijke standaard die door de onafhankelijke Object Management Group (OMG) beheerd wordt. BPMN is een IT-hulpmiddel om een Business Process Management in te voeren.

Processen tekenen

Met BPMN beschikt een organisatie over eenvoudige en overzichtelijke procesmodellen. Processen vinden op verschillende niveaus plaats; van strategisch, tactisch tot operationeel niveau. Door processen gedetailleerd in stappen uit te werken, wordt duidelijk wat elke afdeling of individuele medewerker precies moet doen en welke handelingen hierbij horen. Binnen BPMN is het mogelijk om al deze diverse processen te tekenen, waardoor er beter inzicht in het reilen en zeilen van de organisatie komt. Dit tekenen wordt modelleren genoemd. Procesanalisten kunnen details van het procesverloop toevoegen. Ook kunnen IT-specialisten de resultaten gebruiken voor implementatie in een geautomatiseerde omgeving.

BPMN model voorbeeld - toolshero

Om met BPMN aan de slag te gaan moeten organisaties in eerste instantie software aanschaffen, waarmee BPMN-diagrammen gemodelleerd kunnen worden. Het is van belang dat alle proces op die manier geautomatiseerd worden en dat alle belanghebbenden de procesmodellen goed begrijpen, op dezelfde manier lezen en interpreteren. Denk aan verschillende partijen die met bedrijfsprocessen gemoeid zijn zoals proceseigenaren, managers, bedrijfsanalisten, externe consultants, architecten, leveranciers, systeemontwikkelaars en gebruikers.

Universele taal

Omdat voor alle partijen meteen duidelijk moet zijn waar de bedrijfsprocessen over gaan, is BPMN een universele modelleertaal. BPMN stelt een organisatie in staat om met slechts1 procesmodel per proces te communiceren met alle belanghebbenden. Daardoor helpt het organisaties processen zo effectief mogelijk te modelleren, te optimaliseren en uit te voeren. Een universele taal zorgt ervoor dat zowel bedrijfsonderdelen in elke laag van de organisatie als IT gemakkelijker met elkaar kunnen communiceren en weten wat er bedoeld wordt. BPMN visualiseert processtromen, actoren, processtappen en acties en is relevant voor alle partijen die betrokken zijn bij het modelleren en verbeteren van bedrijfsprocessen.

In principe is BPMN een stroomdiagram methode, waarmee alle stappen in een gepland bedrijfsproces van begin tot einde in kaart kunnen worden gebracht. Dit geeft een gedetailleerd visueel overzicht van zowel de werkmethoden als de informatiestromen van een organisatie. Door de eenvoud zijn visuele modellen en diagrammen vaak gemakkelijk en snel voor iedereen te begrijpen. Daardoor zorgt het voor een efficiënter verloop van bedrijfsprocessen, wat vervolgens weer leidt tot betere resultaten. Medewerkers hoeven geen IT-specialist te zijn om met BPMN te werken. Het basisprincipe van deze werkmethode is snel aan te leren en het lukt iedereen om processen uiteindelijk te modelleren.

BPMN Symbolen

BPMN-diagrammen maken gebruik van verschillende elementen en symbolen. BPMN is opgebouwd vanuit 4 basiselementen met bijbehorende symbolen: flow-objects (stroomobjecten), connection-objects (verbindende objecten), swimlanes (zwembaden) en artefacten. Daardoor is de essentie van BPMN begrijpelijk en kan er snel mee gewerkt worden. De 4 basiselementen zijn verder gespecificeerd. Hieronder zijn de meest voorkomende symbolen in bedrijfsprocesdiagrammen te vinden, tezamen met hun specificaties:

1. Stroomobjecten

Gebeurtenissen

Een BPMN-diagram start met een aanleiding. Van daaruit volgen er aanpassing of voltooiingen van het proces. Gebeurtenissen worden met een cirkel weergegeven. In deze cirkel zijn vervolgens weer andere symbolen opgenomen op basis van hun gebeurtenistype.

Activiteiten

Binnen elke gebeurtenis vinden er bepaalde activiteiten plaats, die door personen of systemen moeten worden uitgevoerd. Deze zogenoemde taken worden in de vorm van rechthoeken met afgeronde hoeken weergegeven. Hoe van meer subprocessen er sprake is, hoe gedetailleerder ze worden weergegeven.

Poorten

Een poort geeft een beslissingsmoment aan, waarop een pad kan worden gewijzigd. Het is daarmee een overgang op basis van bepaalde voorwaarden of gebeurtenissen. Deze overgangen of kruispunten hebben de vorm van een ruit.

2. Verbindende objecten

Sequentiestroom

Hiermee wordt binnen BPMN de volgorde aangetoond, waarin activiteiten moeten worden uitgevoerd. Om dit aan te duiden, worden hiervoor rechte lijnen met een pijl gebruikt.

Berichtenstroom

Dit geeft de berichten weer die door de verschillende banen in een ‘zwembad’ stromen; hiermee wordt een afdeling aangeduid. De berichtenstroom geeft daarmee de grens aan tussen de verschillende afdelingen binnen een organisatie. De berichtenstroom wordt echter niet gebruikt om gebeurtenissen of activiteiten met elkaar te verbinden. De berichtenstroom wordt door een onderbroken lijn weergegeven, met een cirkel aan het begin en een pijl aan het einde.

Associatie

Dit legt een verband tussen een artefact (extra informatie van ontwikkelaars) of de beschrijving met een gebeurtenis, activiteit of een poort. Een associatie wordt weergegeven door middel van een stippellijn.

3. Zwembaden

Een zwembad of -baan staat bij BPMN voor een groep deelnemers die belangrijk zijn in het bedrijfsproces. Meerdere zwembaden kunnen zowel verschillende bedrijven als afdelingen zijn, die bij het bedrijfsproces zijn betrokken. Zwembaden tonen de activiteiten en sequentie- en berichtenstromen voor een specifieke deelnemer. Zo is het helder en duidelijk wie voor welk deel van het bedrijfsproces verantwoordelijk is. Zwembanen worden als rechthoeken of banen weergegeven.

4. Artefacten

Hier gaat het om extra informatie die ontwikkelaars kunnen toevoegen. Zo worden er meer details toegevoegd aan het diagram. Het gaat om de volgende soorten artefacten:

Dataobject

Een dataobject toont de specifieke gegevens die voor een activiteit nodig zijn.

Groep

Een groep toont een logische groepering van activiteiten.

Annotatie

Een annotatie geeft meer informatie over een deel van het diagram.

Tijdwinst door BPMN

BPMN is een rijke gestandaardiseerde methode, waarmee zowel de organisatie zelf als de afdeling IT mee uit de voeten kan. Daarbij is het wel voorwaarde dat alle betrokken partijen duidelijke afspraken maken over de betekenis en het gebruik van de objecten in het diagram. Deze afspraken zorgen er immers voor dat procesmodellen uniform zijn en direct voor iedereen te begrijpen. Zo kunnen er geen misverstanden ontstaan en kan BPMN een grote tijdswinst opleveren. Door alle afspraken en definities vervolgens te beschrijven in een BPMN conventiehandboek, weten alle partijen waar zij aan toe zijn. Het geeft bovendien aan welke constructies de voorkeur genieten om bepaalde processituaties uit te verbeelden. Het kost veel tijd wanneer dit uitgezocht had moeten worden. Door terug te vallen op het conventiehandboek weet iedereen wat de eerder gemaakte afspraak is.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Ben jij bekend met BPMN? Maakt jouw organisatie gebruik van deze techniek om processen de modelleren? Wat zijn volgens jou de voor- en nadelen van deze techniek?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Als je het artikel handig of praktisch vond voor jouw eigen kennis, deel dit vooral met jouw netwerk aan vrienden en zakenrelaties. Je kunt ons ook vinden op Facebook, LinkedIn, Twitter en Youtube.

Meer informatie

  1. Chinosi, M., & Trombetta, A. (2012). BPMN: An introduction to the standard. Computer Standards & Interfaces, 34(1), 124-134.
  2. Owen, M., & Raj, J. (2003). BPMN and business process management. Introduction to the new business process modeling standard.
  3. White, S. A. (2008). BPMN modeling and reference guide: understanding and using BPMN. Future Strategies Inc..

Citatie voor dit artikel:
Mulder, P. (2019). BPMN. Retrieved [insert date] from toolshero: https://www.toolshero.nl/kwaliteitsmanagement/bpmn/

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/kwaliteitsmanagement/bpmn/>toolshero: BPMN</a>

Interessant artikel?
Geef je waardering of deel het artikel via social media!

BPMN, 5 / 5 (1 votes)

Patty Mulder
About the Author

Patty Mulder is een management expert op het gebied van competentie ontwikkeling, time management, persoonlijke effectiviteit en zakelijke communicatie. Naast content schrijven, is ze een business coach en verzorgt ze bedrijfstrainingen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *