Timeboxing: de uitleg plus template

Timeboxing: in dit artikel wordt het concept van timeboxing of timeboxen praktisch uitgelegd. Het artikel behandelt wat de timeboxing techniek is, welke stappen er genomen moeten worden om goed te timeboxen, wat de voordelen zijn en hoe het er in een voorbeeld uitziet. We bieden ook een timebox template om aan de slag te gaan met deze timemanagement tool. Veel plezier met lezen!

Wat is timeboxing?

De beste manier om productiviteit te verhogen en projecten in vaste perioden op te splitsen, is volgens de timeboxing methode. Deze techniek voor tijdsbeheer biedt mogelijkheid om vooraf de hoeveelheid tijd te beperken, die men aan een bepaalde activiteit wil besteden.

Het uiteindelijk doel is om de hoeveelheid tijd die aan een activiteit is toegewezen te definiëren en te beperken. Timeboxing is dé remedie om uitloop van tijd te voorkomen. Deze techniek zorgt voor een tijdige oplevering en biedt een voortschrijdend inzicht door het toekennen van vaste maximale tijdseenheden. Deze tijdseenheden worden ook wel ‘tijdvak’, ‘timeboxen’ of ‘iteraties’ genoemd.

Kenmerkend voor timeboxing is dat een gehele projectperiode wordt opgedeeld in meerdere perioden, die kort van duur zijn. Zo ontstaan er miniprojecten die alle deel uitmaken van de gehele oplevering. Door aan het einde een timebox te evalueren, kan het project zeer goed gestuurd worden.

Stappen

Timeboxing kent een sterke gelijkenis met de Pomodoro techniek. Het is belangrijk dat de verschillende taken binnen hun eigen timeboxen blijven. De volgende stappen helpen om tot een goed overzicht te komen:

Figuur 1 – de stappen voor Timeboxing

Stap 1

Beoordeling van de hoeveelheid tijd die elke deelactiviteit zal gaan innemen.

Stap 2

Ken een vaste hoeveelheid tijd toe aan elke deelactiviteit; dit is de timebox.

Stap 3

Voeg in het schema van de verschillende timeboxen ook pauzes in.

Stap 4

Houd in het schema van alle timeboxen tezamen ook rekening met onvoorziene omstandigheden, als onderbrekingen en onverwachte bezoeken.

Stap 5

Ga aan de slag en houd met een timer de tijd van de afzonderlijke timeboxen scherp in de gaten.

Stap 6

Evalueer elke timebox; daar waar een deelactiviteit verstoord werd of niet paste in de timebox, zal overdacht moeten worden wat de reden(en) hiervoor was/waren. Deze evaluatie is belangrijk om het einddoel niet uit het oog te verliezen. Door te analyseren kan de voortgang van het gehele project goed bewaakt worden.

Voordelen van timeboxing

Het gebruik van timeboxing kent een aantal voordelen. Niet alleen deadlines zullen behaald worden, ook zullen medewerkers beter in staat zijn om te focussen en zich te concentreren op hun werkzaamheden. Het voorkomt uitstelgedrag omdat de tijdslimieten hen dwingen om afleidingen te negeren en prioriteiten aan hun werk te stellen.

Het zorgt er zelfs voor dat ook de perfectionist, die lange tijd bezig is om een activiteit af te ronden, ‘gedwongen’ wordt zijn taak binnen de timebox af te ronden. Ook zijn mensen geneigd om zich met verschillende taken tegelijk bezig te houden. Dat zorgt er in de meeste gevallen voor, dat zij niet altijd alles af krijgen.

Juist timeboxing kan hierbij helpen, doordat er één activiteit per tijdvak moet worden afgerond. Bovendien is het een manier om de uiteindelijke productiviteit te meten. Met deze informatie en ervaring kunnen vervolgens betere prioriteiten worden gesteld in drukke perioden.

figuur 2 – een voorbeeld van een Timebox overzicht

Deadlines vanuit Timeboxing

Timeboxing kan overal worden toegepast; thuis, op het werk, in sport. Zo kunnen ouders bijvoorbeeld met hun kinderen afspreken, dat zij voor een x aantal minuten televisie mogen kijken. Ook tijdens vergaderingen biedt het uitkomst, door een duidelijk begin- en eindtijdstip aan te geven.

Vervolgens kunnen agendapunten geannoteerd worden, waardoor het voor zowel deelnemers als voorzitter inzichtelijk is hoeveel tijd elk onderwerp in beslag mag nemen. De voorzitter kan hier tijdens de vergadering op sturen en de deelnemers weten dat zij niet te lang kunnen stilstaan bij een bepaald onderwerp.

In projectmanagement wordt ook dankbaar gebruik gemaakt van timeboxing. Projecten worden gepland in een aantal perioden, met elk een eigen doel, budget en deadline.

Door vooraf te weten wat de minst benodigde tijd is om het project te voltooien, komt ook het zogenoemde ‘kritieke pad’ aan het licht; de tijdduur met geen tot weinig speling. Dat levert niet alleen een strakke tijdsspanne op, maar zorgt er ook voor dat het budget niet zal worden overschreden. Om deadlines te halen kan worden overwogen om minder belangrijke zaken te schrappen en tijdens een piekperiode extra personeel in te zetten.

Bij het toepassen van timeboxing staat de opleverdatum vast. Dit mag echter niet ten koste gaan van de kwaliteit. Concentratie op de belangrijkste eisen is daarom van belang, waarbij de MoSCoW methode kan helpen; must have, should have, could have, would have.

Softwareontwikkeling en timeboxing

Timeboxing wordt ook veel in softwareontwikkelingen toegepast. Zo ging in de jaren tachtig van de vorige eeuw de productiviteit bij Amerikaans chemiebedrijf DuPont omhoog, toen zij timeboxing gingen toepassen. De Amerikaanse softwareontwikkelaar en projectmanager Steve C. McConnel geeft echter aan dat niet elk product even geschikt is voor timeboxing.

Het kan naar zijn idee alleen gebruikt worden met de instemming van de klant. Deze bepaalt uiteindelijk wat wel en wat niet moet worden uitgevoerd. Timeboxing is een onderdeel van belangrijke software ontwikkelingsmethoden, waaronder Dynamic Systems Development Method (DSDM), lean software development, Rapid Application Development (RAD) en de Scrum methode.

Bij de Scrum methode wordt uitsluitend met sprints gewerkt; dit zijn timeboxen van een maand of minder, waarin het scrumteam de sprintdoelen levert. Scrum gebruikt timeboxing als een hulpmiddel voor het concreet definiëren van open of dubbelzinnige taken.

Timebox template

Nu je de theorie over timeboxing hebt gelezen kun je jouw kennis in praktijk toepassen en aan de slag gaan met deze timebox template.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Hoe pas jij het timeboxen toe? Gebruik jij de bovenstaande stappen en heb je aanvullingen? Wat zijn volgens jou de voordelen van timeboxing die kunnen bijdragen aan het bereiken van een productieve planning?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Als je het artikel handig of praktisch vond voor jouw eigen kennis, deel dit vooral met jouw netwerk of meld je aan voor onze gratis nieuwsbrief.

Meer informatie

1. Jalote, P., Palit, A., Kurien, P., & Peethamber, V. T. (2004). Timeboxing: a process model for iterative software development. Journal of Systems and Software, 70(1-2), 117-127.
2. Miranda, E. (2011). Time boxing planning: Buffered Moscow rules. ACM SIGSOFT Software Engineering Notes, 36(6), 1-5.
3. Ovesen, N., Eriksen, K., & Tollestrup, C. (2011). Speeding up development activities in student projects with time boxing and scrum. In DS 69: Proceedings of E&PDE 2011, the 13th International Conference on Engineering and Product Design Education, London, UK, 08.-09.09. 2011 (pp. 559-564).
4. Tollestrup, C. H. (2015). Project time boxing and milestones as drivers for open design projects. In The 17th International Conference on Engineering and Product Design EducationConference on Engineering & Product Design Education (pp. 506-511). Design Society.

Citatie voor dit artikel:
Mulder, P. (2018). Timeboxing. Retrieved [insert date] from Toolshero: https://www.toolshero.nl/persoonlijke-ontwikkeling/timeboxing/

Gepubliceerd op: 14/08/2018 | Laatste update: 05/04/2023

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/persoonlijke-ontwikkeling/timeboxing/”>Toolshero: Timeboxing</a>

Article by:

Patty Mulder

Patty Mulder is een management expert op het gebied van competentie ontwikkeling, time management, persoonlijke effectiviteit en zakelijke communicatie. Naast content schrijven, is ze een business coach en verzorgt ze bedrijfstrainingen.