DILO methode: de uitleg

DILO methode: in dit artikel wordt de DILO methode, ontwikkeld door Francis J. Gouillart praktisch uitgelegd. Na het lezen begrijp je de basis van deze krachtige kwaliteitsmanagement methode.

Wat is de DILO methode?

Een Day In the Life Of (DILO) studie geeft inzicht in taken die een waarde toevoegen in het dagelijks werk en laat taken zien die juist geen waarde toevoegen. Door deze de identificeren en ze vervolgens te elimineren zal hun werk effectief verbeteren.

De DILO methode is een timemanagement tool en een Lean management methode, die in 1994 door de Amerikaans-Franse organisatiedeskundige Francis J. Gouillart werd ontwikkeld. Ook bij Lean gaat het erom, zoveel mogelijk verspilling qua bijvoorbeeld nutteloze taken, tegen te gaan.

Met de DILO methode krijgen medewerkers en teams inzicht in hun eigen werkwijze en de taken die teveel tijd en te weinig productiviteit opleveren.

Detectiemethode

DILO is een techniek die helpt de effectiviteit van werkzaamheden binnen en organisatie te herkennen en te detecteren. Heel simpel biedt het inzicht in een standaard dag of week.

De methode is zowel te gebruiken voor individuele medewerkers als voor een groep mensen of team, dat om nabij hetzelfde werk uitvoert. Ook is het op voorhand niet altijd even gemakkelijk om aan te geven hoeveel tijd een leidinggevende aan zijn team besteedt.

Met de DILO methode kan het gehele werkproces op de voet worden gevolgd, waarna iedereen binnen het team erachter komt hoe productief zij zijn op de werkvloer.

Dat kan vervolgens de effectiviteit van het team vergroten en verbeteren. Als detectiemethode kan DILO helpen om een organisatie inzicht in de eigen propositie te laten krijgen, waardoor organisaties zichzelf van binnenuit kunnen verbeteren. Wanneer teams effectiever werken, heeft dat immers ook een positieve uitwerking op de omgeving en hun klanten.

Value Added (VA) en No Value Added (NVA)

Als er door anderen tijdens een werkdag wordt meegekeken, dan levert dat andere inzichten op. De ander kijkt objectief naar de werkzaamheden, zal vragen stellen waarom er op een bepaalde manier gehandeld wordt, is kritisch en vindt dat sommige werkzaamheden teveel tijd kosten of onnodig zijn en heeft wellicht voorstellen om het anders te doen.

Knelpunten komen aan het licht en er kan uiteindelijk naar slimmere werkmethodes worden toegewerkt. Dit is de achterliggende gedachte van de DILO methode.

In zijn baanbrekend artikel gaf Gouillart in 1994 aan, dat er een enorme afstand is tussen de top van organisaties en haar eindgebruikers.

Daar waar het hoogste management als doel heeft om de omzet continu te verhogen, is er geen inzicht in de behoefte van hun klanten. Deze behoefte kan door verschillende lagen binnen de organisatie vergaard worden, maar als die met andere werkzaamheden bezig, zullen zij er geen tijd voor hebben om met de klanten in gesprek te gaan.

Vandaag de dag wordt de DILO methode voornamelijk gebruikt om de werkzaamheden inzichtelijk te maken en te onderscheiden welke wel en welke geen waarde toevoegen aan de organisatie. Zo staan VA-taken voor ‘value added’; taken die een waarde toevoegen aan het eindproduct en daardoor van meerwaarde zijn voor de klant. NVA-taken staan voor ‘not value added’; taken die geen waarde toevoegen aan het eindproduct.

Binnen NVA-taken zijn er NVAU- en NVAA-taken te onderscheiden; ‘unavoidable’ (onvermijdelijk) en ‘avoidable’ (vermijdbaar). Onvermijdelijke taken voegen wellicht niets toe, maar zijn wel nodig om uit te voeren binnen het werkproces. De vermijdbare taken voegen niets toe en hebben ook geen meerwaarde binnen het werkproces. De enige optie is deze taken uit het proces te halen en te elimineren.

Toepassing van de DILO methode

De DILO methode kost veel tijd, maar het is de investering waard. Er komt duidelijkheid in werktaken die eigenlijk geen bijdrage leveren aan het eindproduct en zodoende beter weggelaten kunnen worden. Door middel van DILO krijgt een organisatie goed inzicht in de dagelijkse werkzaamheden.

Veel werkdagen worden gevuld met routinematige klussen, waarvan lang niet meer iedereen weet waarom ze uitgevoerd worden. De DILO methode zet iedereen binnen een organisatie op scherp en er zal structureel meer tijd worden besteed aan VA-taken.

De volgende stappen laten een eenvoudige manier zien om een DILO analyse toe te passen:

Stap 1 – bepaal de reikwijdte

Als eerste is het belangrijk om te realiseren wie of welke afdeling het meest gebaat is met een DILO analyse. Welke processen, activiteiten, doelstellingen en andere functies vinden er op de betreffende afdeling plaats?

In deze fase moet geanalyseerd worden, welke medewerkers aan de analyse gaan deelnemen.

Vervolgens moet er een periode worden gekozen wanneer de analyse wordt toegepast. Dat kan bijvoorbeeld een werkdag of een werkweek zijn. Hoe langer de periode, hoe duidelijker de VA- en NVA-taken boven water komen.

Stap 2 – bepaal de doelstellingen

Voordat de DILO analyse start, moet er aan de deelnemers worden uitgelegd wat de reden van de analyse is, wat precies de bedoeling is en wat er met de vergaarde informatie gedaan gaat worden.

Daarmee wordt onwetendheid, argwaan en wellicht angst bij de medewerkers weggenomen en zullen zij zo transparant mogelijk meewerken aan de analyse.

Stap 3 – bepaal de kernactiviteiten

Op voorhand moet er gekeken worden naar de reeks kernactiviteiten die de medewerkers uitvoeren. Dit is de basis van waaruit de DILO analyse conclusies kan gaan trekken.

Door de kernactiviteiten van tevoren te categoriseren is het duidelijk wat wel en wat minder belangrijk is. Ze kunnen bijvoorbeeld onderverdeeld worden in routinematige activiteiten, vergaderingen, administratieve taken, reis- en wachttijden, uitzoekwerk enzovoorts.

Stap 4 – bepaal de werkzaamheden

Aan de hand van een werkblad gaan alle deelnemers een DILO invullen op de afgesproken dag of week. Vervolgens zetten zij achter elke taak op wat voor manier zij het categoriseren, zoals bepaald in de derde stap.

Gedurende de analyse moeten zij goed observeren en alle activiteiten voorzien van de code VA of NVA. Het beste is om ook de tijd van de afzonderlijke activiteiten te meten.

Stap 5 – analyseer de werkzaamheden

Vervolgens wordt de DILO analyse van alle medewerkers verzameld en onder de loep genomen en wordt er gekeken naar de NVA-activiteiten en in welke zin ze NVAU of NVAA zijn. Dit houdt in, dat er al een lijst met verbeteringen kan worden opgesteld. Voornamelijk NVAA-taken voegen geen waarde toe, zodat er uiteindelijk mee kan worden gestopt.

Stap 6 – verbeterplan opstellen

Een DILO analyse heeft als belangrijk doel de effectiviteit van de werkzaamheden te verbeteren. Aan de had van de bevindingen in de vijfde stap is het daarom raadzaam om alle verkregen informatie met de medewerkers te delen. Juist vanuit de medewerkers ontstaan vaak goede oplossingen, nieuwe manieren om te werken en de productiviteit te vergroten.

Het werkt motiverend en stimulerend om hier gezamenlijk een verbeterplan voor op te stellen. Het bewustzijn van vastgeroeste werkgewoonten vergroot en er is meer draagkracht voor nieuwe inzichten.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Ben jij bekend met de DILO methode? Herken je de praktische uitleg of heb je aanvullingen? Wat zijn uw succesfactoren voor goed procesbeheer en continue verbetering?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. De Koning, H., De Mast, J., Does, R. J., Vermaat, T., & Simons, S. (2008). Generic Lean Six Sigma project definitions in financial services. Quality Management Journal, 15(4), 32-45.
2. Farrington-Darby, T., King, G., & Clarke, T. (2008). Improving productivity in rail maintenance. Contemporary Ergonomics, 2008, 577.
3. Gouillart, F. J., & Sturdivant, F. D. (1994). Spend a day in the life of your customers. Harvard Business Review.
4. Koripadu, M., & Subbiah, K. V. (2014). Productivity Improvement by Applying DILO (Time and Motion) and Lean Principles. International Journal of Engineering Research and Applications, 4(10), 12-14.

Citatie voor dit artikel:
Mulder, P. (2018). DILO methode. Retrieved [insert date] from toolshero: https://www.toolshero.nl/kwaliteitsmanagement/dilo-methode/

Oorspronkelijke publicatiedatum: 21/05/2018 | Laatstw update: 20/08/2023

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/kwaliteitsmanagement/dilo-methode/>toolshero: DILO methode</a>

Article by:

Patty Mulder

Patty Mulder is een management expert op het gebied van competentie ontwikkeling, time management, persoonlijke effectiviteit en zakelijke communicatie. Naast content schrijven, is ze een business coach en verzorgt ze bedrijfstrainingen.