Pomodoro techniek van Francesco Cirillo

Pomodoro techniek van Francesco Cirillo - ToolsHero

In dit artikel wordt de Pomodoro techniek van Francesco Cirillo praktisch uitgelegd. Na het lezen begrijp je de basis van deze krachtige time management en effectiviteit tool.

Wat is de Pomodoro techniek?

De Pomodoro techniek is als timemanagementtechniek eind jaren tachtig ontwikkeld door de Italiaan Francesco Cirillo. Kenmerkend voor deze inmiddels klassieke techniek is het gebruik van een kookwekker, die telkens perioden van 25 minuten afbakent waarin men geconcentreerd kan werken.

De Italiaanse naam ‘Pomodoro’ (tomaat) heeft de techniek te danken aan de keukenwekker die Cirillo destijds voorhanden had. Dit was er één in de vorm van een rode tomaat. Vervolgens heeft Cirillo de naam doorgevoerd en elke periode van 25 minuten een ‘Pomodoro’ genoemd.

Vandaag de dag is de Pomodoro techniek een geregistreerd handelsmerk en worden er gecertificeerde Pomodoro techniek trainingen gegeven, waarin het effectief indelen van tijd centraal staat.

Achtergrond

Het was Cirillo zelf die merkte dat hij niet lang geconcentreerd kon werken. Mensen om hem heen leidden hem af, of hij had zelf continu last van afleidingen en uitstelgedrag. Daarom pakte hij een keukenwekker uit de keukenla en dwong zichzelf 25 minuten onafgebroken aan één taak te werken. Deze beroemde keukenwekker had de vorm van een tomaat.

Daarna stond hij zichzelf een korte pauze toe van enkele minuten. Bovendien was het voor zijn omgeving ook duidelijk, dat hij gedurende die 25 minuten niet gestoord kon worden. Toen dit prima bleek te werken, ging hij deze methode verder uitwerken.

Voordelen

De Pomodoro techniek kent een flink aantal voordelen. Behalve dat men leert om beter om te gaan met zowel interne als externe afleidingen, voorkomt het uitstelgedrag. Door de focus op de taak, die binnen 25 minuten moet zijn afgerond, werkt men veel sneller en is de afleiding minder groot. Daardoor haalt men veel meer voldoening uit het werk en kan het werk gestructureerd worden uitgevoerd.

Daarnaast kunnen complexe taken worden opgedeeld in kleinere deeltaken, waardoor er beter overzicht komt en men meer gemotiveerd is aan die grote klus te beginnen. Dat motiveert en stimuleert. Als laatste krijgt men beter inzicht in de hoeveel taken en de tijd die elke taak in beslag neemt.

De 5 Pomodoro techniek stappen

De Pomodoro techniek bestaat uit vijf stappen, waarbij het van belang is om deze goed en serieus op te volgen en echt alleen de pauze te nemen, die wordt voorgesteld.

Stap 1 – Bepaal de taken

Het geeft overzicht door vooraf goed te weten welke taken er gedaan moeten worden. Door alle activiteiten op te schrijven op een vel papier, weet iemand precies wat hem nog te doen staat. Alle activiteiten moeten geen kopzorg meer zijn, maar alle op het papier terecht komen.

Stap 2 – Bepaal de volgorde

Het is nu tijd om alle activiteiten uit de takenlijst te inventariseren en er voor te zorgen dat elke activiteit niet langer óf korter duurt dan precies 25 minuten. Daarna moeten de taken, die nu Pomodoro’s heten, op volgorde van prioriteit worden gezet. Dat betekent dat de taken die de hoogste prioriteit hebben, als eerste op de lijst komen en dus ook als eerste moeten worden uitgevoerd.

Stap 3 – Aan de slag

Nu is het moment aangebroken om daadwerkelijk aan de slag te gaan. Door een willekeurige timer op 25 minuten te zetten, wordt de eerste taak uitgevoerd. Dit noemen we de ‘Pomodoro timer’. Wanneer de timer van een smartphone wordt gebruikt, is het goed om ervoor te waken dat er niet stiekem tussendoor naar de telefoon en alle aantrekkelijke afleidingen gekeken wordt. Ook een irritant tikkende kookwekker kan eventueel afleiden. Het moet gaan om een deugdelijke timer of stopwatch. Door de Pomodoro te respecteren, kan men gefocust blijven op de taak.

Stap 4 –Korte pauze

Hier komt het moment van een kleine beloning; de 25 minuten zijn voorbij en de taak is uitgevoerd. Dat betekent dat deze taak op de lijst kan worden doorgestreept en dat er een korte pauze van 3 tot 6 minuten kan worden genomen. Dat is precies genoeg tijd om een voldaan gevoel te krijgen en om je mentaal voor te bereiden op de volgende taak. Op deze manier gaat men door, totdat er vier Pomodoro’s zijn afgerond. Inclusief korte pauzes komt dat neer op bijna twee uur werken.

Stap 5 – Lange pauze

Na het afwerken van vier Pomodoro’s, is de tijd aangebroken voor een langere pauze van 15 tot 30 minuten. Dat is precies genoeg tijd om even bij te tanken, te praten met een collega, een kort wandelingetje of om iets te eten. Daarna start het volgende blokje van twee uur tijd, dat weer begint bij stap 3. Aan het einde van de werkdag is het verstandig om voor de volgende dag alweer een takenlijst (stap 1 en 2) klaar te hebben, zodat er direct en functioneel gestart kan worden met het uitvoeren van de taken.

Pomodoro techniek template - ToolsHero

Gouden regels

Doorgaans werkt de Pomodoro techniek zeer goed en is (bijna) iedereen in staat om voor 25 minuten de focus op het werk te houden. Desalniettemin zijn mensen nu eenmaal snel afgeleid. Om dit zoveel mogelijk te beperken, zijn er drie gouden Pomodoro regels, waarmee voor eens en voor altijd kan worden afgerekend met interne en externe afleidingen:

Regel 1 – interne onderbrekingen: verwerk, registreer en focus
Het is niet erg om afleidende gedachten toe te laten. Door ze op te schrijven onderaan de takenlijst, komt er een duidelijk overzicht van wat precies de interne afleidingen zijn.

Hoe vaak heeft iemand de neiging om Facebook te openen, WhatsApp te checken of de digitale nieuwtjes te lezen? Het doel is om de focus terug te krijgen. Door elk intern afleidingsmomentje tijdens een Pomodoro te turven, wordt het letterlijk zichtbaar en kan het afbouwen van deze interne onderbrekingen beginnen.

Regel 2 – externe onderbrekingen: informeer, onderhandel, actie
Het zijn voornamelijk collega’s, klanten en bezoekers die snel kunnen afleiden met vragen, telefoontjes of mailtjes. Daarom is het goed om hen ten eerste te informeren dat je niet beschikbaar bent voor een bepaalde tijdsduur.

Ook kan een dichte deur of reservering van een werkplek een duidelijk signaal geven, waardoor iedereen snapt dat er geen tijd of aandacht voor hen is. Ten tweede is het goed om met collega’s, klanten of bezoekers te onderhandelen en samen te kijken naar een ander geschikt moment om met hen te praten.

Ten derde moet er wel actie ondernomen worden. Beloofd is beloofd, dus de afspraak die is vastgelegd moet men ook nakomen.

Regel 3 – een Pomodoro is ondeelbaar
Uiteraard is een echte tomaat in partjes te snijden. De taak die nu Pomodoro heet is geenszins op te delen; 25 minuten zijn echt 25 minuten. Niet meer en niet minder. Het is tenslotte de Pomodoro timer die aangeeft dat de tijd voorbij is. Ga dus ook niet door na die 25 minuten, want dat kan juist weer demotiveren.

Als een taak korter duurt dan 25 minuten, is het goed om die te combineren met een andere taak. Wanneer de taak langer duurt dan 25 minuten, is het goed om op voorhand deze taak al in verschillende Pomodoro’s op te delen.

Assertiviteit

Bij de Pomodoro techniek gaat het puur om het volhouden van de concentratie en het effectief indelen van de eigen werkzaamheden. Daarbij gaat het ook om de mate van assertiviteit; nee zeggen naar je omgeving en opkomen voor je eigen taken.

Daar waar er te veel taken keer op keer op iemands bord komen te liggen, helpt de Pomodoro techniek vooral om inzichtelijk te maken waar hij de hele dag mee bezig is geweest. Niet alleen voor hemzelf, maar ook voor zijn omgeving en leidinggevende. Wellicht dat er dan inzicht komt, dat het werk onmogelijk door 1 persoon uitgevoerd kan worden en dat de hoge workload alleen maar zal verminderen door het aannemen van extra personeel.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? In hoeverre kan jij de Pomodoro techniek toepassen binnen jouw werkzaamheden? Gebruik jij een Pomodoro timer? Herken je de praktische uitleg of heb je aanvullingen? Wat zijn voor jou succesfactoren die bijdragen aan goed time management en het geconcentreerd kunnen werken?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Als je het artikel handig of praktisch vond voor jouw eigen kennis, deel dit vooral met jouw netwerk aan vrienden en zakenrelaties. Je kunt ons ook vinden op Facebook, LinkedIn en Twitter.

Meer informatie

  1. The Pomodoro Technique® – proudly developed by Francesco Cirillo | Cirillo Consulting GmbH. (n.d.). Retrieved from https://cirillocompany.de/pages/pomodoro-technique
  2. Cirillo, F. (2006). The pomodoro technique (the pomodoro). Agile Processes in Software Engineering and, 54(2).
  3. Gobbo, F., & Vaccari, M. (2008, June). The pomodoro technique for sustainable pace in extreme programming teams. In International Conference on Agile Processes and Extreme Programming in Software Engineering (pp. 180-184). Springer Berlin Heidelberg.

Citatie voor dit artikel:
Mulder, P. (2017). Pomodoro techniek van Francesco Cirillo. Retrieved [insert date] from ToolsHero: https://www.toolshero.nl/time-management/pomodoro-techniek-francesco-cirillo/

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/time-management/pomodoro-techniek-francesco-cirillo/”>ToolsHero: Pomodoro techniek van Francesco Cirillo</a>

Interessant artikel?
Geef je waardering of deel het artikel via social media!

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here