Facilitair management

facilitair management - toolshero

Word lid van ons e-learning platform en boost your skills! Bekijk de mogelijkheden

In dit artikel wordt facilitair management praktisch uitgelegd. Na het lezen begrijp je de basis van dit belangrijke management onderdeel binnen een onderneming of organisatie.

Wat is facilitair management?

Een ‘faciliteit’ is iets tastbaars dat wordt gebouwd of geïnstalleerd om een bepaald doel te dienen. Faciliteiten ondersteunen een organisatie. Denk bijvoorbeeld aan gebouwen, IT-infrastructuur en -diensten, verlichting, meubilair en terreinonderhoud.

Facilitair management richt zich op de manier waarop deze faciliteiten worden beheerd. Het kan gedefinieerd worden als een management tak die zorgt voor effectieve en efficiënte ondersteuningsdiensten voor verschillende organisaties. Facilitair management is een management onderdeel die mensen, processen, plekken en technologie integreert in de bestaande omgeving en zich richt op het verbeteren van de productiviteit van de organisatie en de kwaliteit van leven van mensen.

Facilitair managers zijn verantwoordelijk voor het onderhouden van de middelen en systemen van een organisatie en zorgen ervoor dat alles op harmonieuze wijze functioneert.

Wat zijn de voornaamste categorieën binnen facilitair management?

Binnen facilitair management zijn er verschillende soorten rollen. Er zijn twee hoofdsoorten. Enerzijds zijn er de rollen ‘in het veld’ die een relatief lage opleiding maar een hoog niveau van technische kunde vereisen. Anderzijds zijn er de rollen die een ‘helicopterview’ vereisen en die draaien om het coördineren van en toezicht houden op diensten. Dergelijke rollen vereisen een hogere opleiding, naast aanvullende certificaten of uitgebreide ervaring op het gebied van facilitair management. Binnen elke categorie van facilitair management is er een rol in het veld en een meer toezichthoudende rol. De categorieën zijn:

Schoonmaak

Het onderhouden van een faciliteit of gebouw is belangrijk voor de waarde ervan en voor de uitstraling van de organisatie en haar werknemers. Schoonmaak is daarom een van de voornaamste categorieën van facilitair management. Deze categorie draait om het onderhouden van een schone omgeving, het verwijderen van afval, het sanitair, en het bevorderen van een gezonde werkomgeving. Soms worden diensten uitbesteed aan andere bedrijven, zoals het schoonmaken van de ramen.

De rol in het veld is dan het directe onderhoud van de faciliteit of het gebouw. Een toezichthoudende rol in deze categorie is het coördineren van deze diensten om de schoonmaakdiensten zo efficiënt en effectief mogelijk te maken. Ook het samenwerken met managers van andere afdelingen om procedures in te voeren die overbodig werk minimaliseren is een taak van de facilitair manager.

Inspectie en onderhoud van installaties

De tweede categorie is de inspectie en het onderhoud van alle installaties in een gebouw. Hieronder vallen bijvoorbeeld de rookmelders en airconditioners in alle kantoren, maar ook het onderhoud van het hele liftsysteem. Ook in deze categorie zijn er facilitair medewerkers in het veld die de inspecties en reparaties uitvoeren. De rol van een facilitair manager is ook om ervoor te zorgen dat alle inspecties en reparaties op tijd worden uitgevoerd en om het contact met de leveranciers te onderhouden. Het doel van deze vorm van onderhoud is om de levensduur van de installaties te verlengen zodat er uiteindelijk minder extra kosten voor de organisatie zijn.

Milieu, gezondheid en veiligheid

Deze categorie richt zich op het milieu en de gezondheid en veiligheid van de mensen. Dit wordt gedaan door duurzame en milieuvriendelijke werkplekken te creëren en te onderhouden waar veilige en gezonde werkomstandigheden worden gestimuleerd. Een voorbeeld hiervan is ervoor zorgen dat de luchtkwaliteit goed is voor de werknemers en dat de faciliteit een beperkte CO2-voetafdruk heeft. Facilitair medewerkers in deze categorie zijn verantwoordelijk voor het bijhouden van de milieuregels op lokaal en landelijk niveau. Ze moeten ervoor zorgen dat de organisatie zich aan alle regels houdt. Voor een organisatie kan dit ook het risico verkleinen op publieke schandalen, rechtszaken of zelfs een sluiting vanwege overtreding van de regels.

Ruimtebeheer en verhuizing

Organisaties krijgen vaak te maken met verandering. Dat kan betekenen dat een organisatie moet uitbreiden of verhuizen naar een andere locatie, vanwege een stijging of daling in het aantal werknemers. Een reden hiervoor kan zijn dat een bedrijf een druk of juist minder druk seizoen meemaakt.

Zonder een heldere planning en ondersteuning in de vorm van Computer Aided Facility Management-software (of CAFM) kan uitbreiden of verhuizen erg duur worden. Een facilitair manager in dit werkveld moet deze veranderingen soepel laten verlopen en zich tegelijkertijd aan de regels houden.

Beveiligingsdiensten

Beveiligingsdiensten binnen facilitair management draaien om het onderhouden van de beveiligingsinfrastructuur, waaronder ook beveiligingspersoneel kan vallen. Beveiligingsdiensten zijn het inspecteren van het centrale alarmsysteem, het voorkomen van defecten in het systeem, het bijhouden van keycards, het onderhouden van beveiligingscamera’s en het opstellen van veiligheidsregels die het personeel moet volgen. In de detailhandel zijn facilitair managers ook verantwoordelijk voor het beveiligen van de producten en de beveiligingslabels.

Transport

Bij grotere organisaties die transportdiensten hebben, worden facilitair managers verwacht te helpen bij de planning en uitvoering van transportoplossingen. Dit gaat bijvoorbeeld om het vervoeren van werknemers binnen de faciliteit, zoals bij een vliegveld, of het transport van materieel naar de geplande locatie.

Brandveiligheid

Brandveiligheid draait om alle faciliteiten die te maken hebben met het voorkomen van brand. Binnen deze categorie worden facilitair managers geacht te handelen als er brand is. Ze helpen om de brand te beheersen en blussen, en brengen mensen in het gebouw naar een veilige plek. Onder brandveiligheid vallen het plannen van vluchtroutes, het aanstellen van bhv’ers, de zorg voor goed werkende rookmelders, brandblussers en nooddeuren en het up-to-date houden van plattegronden. De facilitair beheerder is verantwoordelijk voor de vluchtplannen en -routes, voor de regelmatige inspectie van blusmiddelen en het trainen van personeel. Bovenal wordt van de facilitair beheerder alertheid verwacht.

Operationeel

Organisatie en coördinatie zijn essentieel voor scholen en kantoren om goed te functioneren. Hieronder vallen het inroosteren van vergaderruimtes, dat de koffieapparaten werken en dat eten op tijd wordt geleverd. Vaak is er ook een helpdesk die beheerd moet worden. Een helpdesk waar problemen worden gemeld, gerangschikt naar prioriteit en opgelost. Het kan dan gaan om problemen met software of apparatuur zoals een niet-werkende kopieermachine of een doorgebrande lamp. De taak van de facilitair manager is om deze diensten te coördineren om de efficiëntie en productiviteit te waarborgen.

Bedrijfscontinuïteit

Een van de waardevolste gebieden binnen facilitair management is bedrijfscontinuïteit. Dit draait om het plannen en leveren van betrouwbare diensten zodat een bedrijf geen tijd verliest door storingen of onderbrekingen. Dit betreft zaken die een bedrijf kunnen schaden, bijvoorbeeld een stroomstoring, een overstap naar een nieuw systeem of geen toegang hebben tot de server, maar ook rampen. Facilitair beheerders kunnen een plan B bedenken zodat het bedrijf door blijft draaien wanneer er een probleem optreedt dat de bedrijfscontinuïteit kan verstoren.

De basisvaardigheden van een facilitair beheerder

  • Sterke communicatieve vaardigheden en overtuigingskracht, zowel mondeling als schriftelijk
  • Analytische en probleemoplossende vaardigheden
  • Besluitvaardigheid
  • Teams en projecten kunnen leiden en beheren
  • Goed samenwerken met een team
  • Oog voor detail, maar ook het grote plaatje kunnen zien
  • Commercieel inzicht hebben
  • Klantgericht kunnen werken
  • Organisatorische vaardigheden, timemanagement en kunnen werken in complexe situaties en met een hoge werkdruk
  • Computervaardigheden en kennis van IT-pakketten

Computer Aided Facility Management-software

Computer Aided Facility Management of CAFM-software ondersteunt facilitair beheerders bij het plannen, uitvoeren en bijhouden van de activiteiten die komen kijken bij preventief onderhoud, ruimtebeheer en verhuizingen, en het beheren van middelen en operationele facilitaire diensten. Het implementeren van deze software is ook een relatief snelle manier om de kosten van facilitair beheer te verlagen. Naast de kostenverlagende voordelen helpt deze software beheerders ook om tijd te besparen op administratie en geeft hen meer tijd om na te denken over preventieve maatregelen. Deze preventieve maatregelen kunnen ook helpen om geld te besparen doordat ze het aantal storingen, reparaties en onnodige vervangingen van apparatuur verminderen.

Een andere manier om facilitaire processen te automatiseren is Computerized Maintenance Management Software (CMMS), in het Nederlands ook wel een onderhoudsbeheersysteem (OBS) genoemd. Deze software is vergelijkbaar met CAFM-software, maar gaat dieper in op de onderhoudsplanning en -uitvoering van een bedrijf. Het bevat automatische onderhoudsplanning en is meer gericht op preventief onderhoud.

Vanwege de toename in het gebruik van CAFM-software en OBS is het belangrijk dat een facilitair beheerder op de hoogte is van nieuwe ontwikkelingen in de technologie. Een facilitair beheerder moet kunnen omgaan met de systemen en de snelle veranderingen in de software kunnen bijbenen. Ze moeten flexibel zijn en zich kunnen aanpassen aan deze veranderingen.

Facilitair management als een academische discipline

Sinds 1990 wordt facilitair management erkend als een academische discipline. Wetenschappelijk onderzoek naar facilitair management begon op Europese universiteiten, waar later ook opleidingen van bachelor- tot PhD-niveau werden aangeboden. Onder de eerste onderzoekscentra in Europa waren het Center for People and Buildings van de TU Delft en het Institute for Workplace and Facilities Management in Glasgow.

Tegenwoordig zijn meer dan vijftig onderzoekscentra en universiteiten vertegenwoordigd in het European Facility Management Network (EuroFM). Facilitair management heeft zich ook uitgebreid naar andere delen van de wereld. Zo stimuleert de universiteit van Moratuwa in Sri Lanka bijvoorbeeld facilitair beheer als een wetenschappelijk vakgebied in Azië door een bachelorprogramma aan te bieden in facilitair management.

Voordelen van facilitair managementVolledig beheer en onderhoud

Facilitair management biedt een oplossing voor het volledige beheer en onderhoud van middelen, gebouwen en mensen die voor de organisatie werken

Kosteneffectief

Facilitair management biedt een meer kosteneffectief proces voor bedrijven. Het verzorgen van een schone en veilige omgeving kan werknemers bijvoorbeeld motiveren en leiden tot meer productiviteit.

Efficiëntie

Om de efficiëntie van een bedrijf te verbeteren is effectief facilitair beheer noodzakelijk. Zoals eerder gezegd helpt goed facilitair beheer om werknemers te motiveren en zorgt het ervoor dat het bedrijf meer tijd en energie kan steken in de dagelijkse werkzaamheden. Het zorgt er ook voor dat de bedrijfsmiddelen in goede staat zijn en dat er aan de gezondheids- en veiligheidsnormen wordt voldaan, wat een bedrijf helpt om efficiënter te zijn.

Naleving van gezondheids- en veiligheidsnormen

Een van de taken binnen facilitair management is om te voldoen aan de gezondheids- en veiligheidsnormen die gelden in de betreffende sector. Deze normen moeten worden nageleefd om de gezondheid en veiligheid van de werknemers te garanderen.

Verlengen van de levensduur

Facilitair beheer kan de levensduur van een bedrijf verlengen. Als een gebouw of het materieel van een bedrijf niet goed wordt beheerd kan het sneller vervallen of slijten. Om ervoor te zorgen dat middelen langer meegaan en goed functioneren is facilitair beheer zeer belangrijk.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Vind je de uitleg over facilitair management zinvol? Was je al bekend met de verschillende categorieën binnen facilitair management? Waarom wil je graag meer weten over facilitair management? Is facilitair management wat je dacht dat het zou zijn? Heb je weleens te maken met een van de categorieën van facilitair management? Heb je ervaring met facilitair management? Heb je nog tips of aanvullende opmerkingen?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Als je het artikel handig of praktisch vond voor jouw eigen kennis, deel dit vooral met jouw netwerk of meld je aan voor onze gratis nieuwsbrief. Je kunt ons ook vinden op Facebook, LinkedIn, Twitter en Youtube.

Meer informatie

  1. Atkin, B., & Brooks, A. (2015). Total facility management. John Wiley & Sons.
  2. Kincaid, D. (1994). Integrated facility management. Facilities.
  3. Rondeau, E. P., Brown, R. K., & Lapides, P. D. (2012). Facility management. John Wiley & Sons.
  4. Roper, K., & Payant, R. (2014). The facility management handbook. Amacom.

Citatie voor dit artikel:
Van Velden, E. (2020). Facilitair management. Retrieved [insert date] from toolshero: https://www.toolshero.nl/management-modellen/facilitair-management/

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/management-modellen/facilitair-management/”>toolshero: Facilitair management</a>

Interessant artikel?

Geef je waardering of deel het artikel via social media!

Gemiddelde beoordeling 5 / 5. Totaal aantal beoordelingen: 1

Dit artikel is nog niet beoordeeld! Wees de eerste met jouw beoordeling.

We vinden het jammer dat het artikel niet waardevol voor je was

Laat ons dit artikel verbeteren!

Vertel ons wat er beter kan aan het artikel? Wat mis je bijvoooebeeld of wat kan worden aangevuld?

Word lid en ontvang onbeperkt toegang

Door lid te worden van onze e-learning platform, krijg je onbeperkt toegang tot alle artikelen (1000+), templates, video's en meer!

Geef een reactie