Competency framework

competency framework - toolshero

In dit artikel wordt het competency framework praktisch uitgelegd. Na het lezen zal je de basis begrijpen van deze krachtige Human Resource Management tool.

Wat is een competency framework?

Een competency framework is een model waarin kenmerken, eigenschappen en manieren van werken voor een bepaalde functie of organisatie worden gedefinieerd. Het framework helpt organisaties bij het afstemmen van hun algemene bedrijfsstrategie- en visie en de functies die daarbij horen. Hierdoor kunnen wervers effectiever werknemers selecteren en rekruteren. Behalve werving en selectie wordt het competency framework ook vaak gebruikt bij loopbaanontwikkeling, prestatiebeheer en HR-planning.

Competenties zijn waarneembare gedragingen en omvatten vaardigheden, kennis, attributen en persoonlijkheidskenmerken die een voorspellende waarde zouden moeten hebben voor de uit te voeren functie. Hierdoor verschaft een competency kader opheldering over de gewenste gedragingen op verschillende niveaus van de organisatie. De competenties kunnen worden waargenomen en zijn daarom vaak onderdeel voor het bepalen van functievereisten, behoud en ontwikkeling van personeel.

Het competency framework ontstond aan het einde van de twintigste eeuw toen de belangstelling voor verandering binnen de organisatie en organisatorische effectiviteit groeide. De Amerikaanse academicus Richard Boyatzis scheef in 1982 zijn boek ‘The competent manager: a model for effective performance’. Het boek groeide uit tot een bestseller en is tegenwoordig nog steeds een wijd geaccepteerde en veelgebruikt bron van menig Human Resource strategie.

Opbouw en diversiteit

Iedere organisatie ontwikkeld zijn eigen versie van het competency framework omdat bedrijven verschillende werknemers met verschillende competenties zoeken. Er zijn dus talloze manieren om aan een competency framework vorm te geven. Over het algemeen wordt een set competenties opgebouwd per categorie functies. Zo bestaat er voor het management een competency framework, maar ook voor alle andere werknemers onder dit management.

In een competency framework kunnen verschillende competenties gedefinieerd worden binnen diverse categorieën. Zo kunnen er voor een bestuursfunctie onder de categorie interpersoonlijke vaardigheden de volgende vereiste eigenschappen vallen: leiderschap, overredingskracht, communicatie en besluitvaardigheid. Er hoeft niet altijd gebruik gemaakt te worden van enkele woorden om een vaardigheid te beschrijven. Vaak wordt er ook een korte samenvatting gegeven van wat er precies verwacht wordt van de functievervuller.

Van een winkelmanager wordt verwacht dat hij een commerciële focus heeft en sterk leiderschapsgedrag vertoont. Voor de commerciële focus kan een beschrijving zijn:

‘De manager ziet hoe hij verkoopcijfers kan stimuleren door de opbouw van zijn winkel, hoe hij winstmarges kan vergroten door zijn inkoopbeleid en hoe zijn aanbod past in de standaarden van de industrie’.

Verschillende competenties

Omdat er competenties ontwikkeld kunnen worden voor vrijwel elke functie is er een grote diversiteit aan categorieën binnen de competentiekaders. Er zijn echter veel organisaties die gebruik maken van de volgende drie soorten competenties:

Kerncompetenties

Kerncompetenties verwijzen naar de gebieden waarin de organisatie een concurrentievoordeel wil behalen. Het zijn de organisatorische middelen en strategische voordelen van een bedrijf gecombineerd met gewenste kennis en technische capaciteiten die een bedrijf van een ander onderscheid. De meeste bedrijven blijven niet beperkt tot slechts een kerncompetentie. Ook variëren deze competenties op basis van de sector waarin het bedrijf operatief is. Ziekenhuizen focussen zich op medische expertise en patiëntenzorg waar een gezondheid voorlichtingsbureau zich focust op de ontwikkeling en gezondheid van mensen.

Gedragscompetenties

Gedragscompetenties zijn specifieker dan de kerncompetenties die van toepassing zijn op de competenties en capaciteiten van de organisatie als geheel. De gedragscompetenties zijn vaak de basis van beoordelingsgesprekken die jaarlijks gevoerd worden en dienen dus in een specifieke en meetbare context gedefinieerd te worden. Hierdoor kan de mate van expertise en de ontwikkeling van talent gevalideerd worden.

In het kort kunnen gedragscompetenties gedefinieerd worden als de sterke en zwakke punten van mensen in de organisatie. Voor een HR manager is het lastig om deze competenties te meten omdat er geen duidelijke methode is om ze vast te stellen. Toch zijn ze belangrijk en spelen ze een belangrijke rol bij persoonsplanning, werving en ontwikkeling.

Individuele gedragscompetenties omvatten persoonlijke kwaliteiten zoals besluitvaardigheid, analytische vaardigheden en kritisch denken. Analytische competenties kunnen dan weer onderverdeeld worden in data-analyse, probleemoplossend vermogen en de mate waarin iemand gemakkelijk met cijfers werkt.

Interpersoonlijke competenties kunnen zaken bevatten als de mate waarin iemand een teamspeler is, communicatieve vaardigheden, conflictmanagement, meningen onderscheiden en of iemand in staat is om harmonie op de werkvloer te stimuleren.

Functionele competenties

Met functionele competenties worden de competenties bedoeld die rechtstreeks van invloed zijn op de dagelijkse activiteiten die de werknemers zal uitvoeren en bevatten vaak gedragscompetenties. Omdat deze functie specifieke competenties dagelijks of regelmatig terugkomen wordt juist hier vaak veel waarde aan gehecht. Functionele competenties worden ook regelmatig technische of operationele competenties genoemd. Voorbeelden zijn: risicoanalyse, data-analyse, bijhouden database, machinebeheer etc.

Cross-functionele competenties zijn de competenties die niet direct geselecteerd zijn voor de functie, maar toch erg belangrijk zijn voor het uitvoeren van de functie. Hieronder kunnen vallen: bevorderen teamwork, verlagen kosten, vergroten effectiviteit, motivatie stimuleren etc.

Gebruik competency framework

Werving & selectie

Competenties zijn uitermate geschikt om in het selectieproces ingebouwd te worden. Interviewvragen worden zorgvuldig ontworpen om specifieke vaardigheden, ervaringen en gedragingen te onthullen bij de kandidaat die relevant zijn voor de functie.

Loopbaanontwikkeling

Eenmaal werkzaam voor de organisatie is het zaak dat de medewerkers leren en groeien in de functie die zij beoefenen om engagement en motivatie te stimuleren. Ongebruikt potentieel kan ontwikkeld worden met competency frameworks. Hiermee worden de medewerkers in staat gesteld om zichzelf te beoordelen op basis van de vaardigheidsvereisten voor de functie of eventueel toekomstige functie. Nadat vastgesteld is dat nieuwe vaardigheden ontwikkeld moeten worden kunnen zij een verzoek indienen bij hun manager om de kans te krijgen zich te ontwikkelen.

Prestatiemanagement

Competenties zijn van onschatbare waarde voor het wervingsproces, maar heeft ook veel invloed op de manier waarop medewerkers geëvalueerd worden. Een goed ontworpen competency framework is gebaseerd op de organisatiewaarden en kan daarom gebruikt worden bij de jaarlijkse assessment van de medewerker om te zien hoe deze presteert in zijn rol.

Competency framework ontwerpen

1. Communicatie

Informeer vooraf de mensen binnen de organisatie en breng ze op de hoogte van het feit dat er gewerkt wordt aan een competency framework. Ook is het belangrijk dat zij weten wat het doel ervan is, wat de voordelen zijn en hoe het uiteindelijke framework gebruikt gaat worden. Als dit niet duidelijk is zullen er vragen een eigen leven gaan leven tijdens de fase van het verzamelen van gegevens. In die fase worden bijvoorbeeld medewerkers geïnterviewd.

2. Voorbereiding

Zoals met elk project wordt er begonnen met het verduidelijken van het doel van het competency framework. Het ontwikkelen van een goed competency framework kost veel tijd en dus moet er duidelijkheid komen over wat er precies bereikt moet worden.

Beslis of er een competency framework moet komen voor alle rollen en functies binnen de organisatie of slechts voor een specifieke groep medewerkers. Breng hierop medewerkers samen met kennis van de geselecteerde functies.

3. Verzamel relevante data

Een belangrijke stap voor het creëren van een competency framework is het verzamelen van gegevens over elk type taak in de geselecteerde functies. Verzamel zoveel mogelijk gegevens bij zowel de medewerkers als het management. Hoe meer en beter de gegevens zijn, hoe nauwkeuriger het uiteindelijke competency framework.

Het doel hier is om specifieke voorbeelden en ervaringen te verzamelen waarin specifieke competenties en gedragingen belangrijk zijn. Hiervoor kunnen bijvoorbeeld gedetailleerde gedragsinterviews voor worden ingezet, maar een praatje bij het koffieapparaat kan ook zinvolle inzichten opleveren.

Ook het afnemen van enquêtes is een effectieve manier om voorbeelden en data te verzamelen. Besteed genoeg tijd aan het opstellen van de vragen, houd hierbij wel rekening met de betrouwbaarheid en validiteit.

4. Ontwerp

Uit de verzamelde voorbeelden die verzameld zijn dienen de gewenste of positieve competenties of gedragingen geselecteerd te worden. Vervolgens moeten deze worden ondergebracht in clusters, of competentiegroepen. Let hierbij op duplicaten, verwijder of herschrijf eventuele vage en onduidelijke competenties, of ga terug naar de medewerkers om de situatie te verduidelijken. Maak uiteindelijk een selectie van competenties die in overeenstemming zijn met de missie, visie en waarden van de organisatie.

Stel vervolgens meetbare criteria op voor elke competentie om het gedrag daadwerkelijk te meten. Deze criteria kunnen later weer gebruikt worden bij beoordelingsgesprekken of loopbaanontwikkeling.

5. Test & implementeer

Nadat het framework voltooid is het tijd voor het afnemen van testen om de effectiviteit van het framework vast te stellen. Een eenvoudige manier hiervoor is om een aantal medewerkers met verschillende prestatieniveaus te selecteren en het competency framework te toetsen door hen hun eigen competenties te laten evalueren. Vergelijk daarna de evaluatie met de laatste functioneringsgesprekken. Medewerkers die goed presteren zouden een hoger competentieniveau moeten hebben dan medewerkers die minder presteren. Zo niet moet het framework mogelijk herzien worden.

Kritiek

Hoewel een competency framework een handige HR-tool kan zijn, is een te sterke focus hierop niet effectief, maar zelfs schadelijk. In zijn boek ‘Managers, not MBA’s’, merkte Henry Mintzberg al op dat het verwerven van verschillende competenties niet noodzakelijkerwijs een manager competent maakt.

  • Een goede manager is niet alleen goed vanwege het verwerven van verschillende competenties, maar is goed vanwege de relatie en dynamiek tussen zijn competenties
  • Door het krampachtig vasthouden aan een competency framework kan er teveel gefocust worden op huidige behoeften en competenties, in plaats van toekomstige eisen
  • Alleen evalueren op competenties met meetbaar gedrag heeft als gevaar dat subtielere factoren vergeten kunnen worden

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Herken jij de uitleg over het competency framework? Is er voor jouw functie een competency framework opgesteld? Of stel jij een competency framework op voor jouw eigen werknemers? Heb jij tips of aanvullingen?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Als je het artikel handig of praktisch vond voor jouw eigen kennis, deel dit vooral met jouw netwerk aan vrienden en zakenrelaties. Je kunt ons ook vinden op Facebook, LinkedIn, Twitter en Youtube.

Meer informatie

  1. Young, J., & Chapman, E. (2010). Generic competency frameworks: A brief historical overview. Education Research and Perspectives, 37(1), 1.
  2. Bolden, R., Gosling, J., Marturano, A., & Dennison, P. (2003). A review of leadership theory and competency frameworks. Centre for Leadership Studies, University of Exeter.
  3. Mintzberg, H. (2004). Managers, not MBAs: A hard look at the soft practice of managing and management development. Berrett-Koehler Publishers.

Citatie voor dit artikel:
Janse, B. (2019). Competency framework. Retrieved [insert date] from ToolsHero: https://www.toolshero.nl/management-modellen/competency-framework/

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/management-modellen/competency-framework/”>ToolsHero: Competency framework</a>

Interessant artikel?
Geef je waardering of deel het artikel via social media!

Ben Janse
Ben Janse is een young professional en werkzaam als Content Manager bij Toolshero. Daarnaast houdt hij zich binnen zijn studie International Business aan de Hogeschool Rotterdam bezig met het analyseren en ontwikkelen van managementmodellen. Dankzij zijn theoretische en praktische kennis weet hij hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden waardoor de essentie van elk artikel goed naar voren komt.

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here