Documentbeheer: de uitleg

Documentbeheer: in dit artikel wordt het concept van documentbeheer ofwel document management praktisch uitgelegd. Naast de uitleg wat het is, belicht dit artikel ook voor wie het bedoeld is, afgerond met een korte samenvatting. Na het lezen begrijp je de basis van dit informatietechnologie tool. Veel leesplezier

Wat is documentbeheer?

Documentbeheer ofwel document management is het proces van het opslaan, lokaliseren, bewerken en delen van verschillende soorten elektronische documenten op een manier die het meest effectief en efficiënt is voor organisaties.

Een essentieel onderdeel van documentbeheer is dat documenten op een gecentraliseerde locatie worden opgeslagen, zodat elke belanghebbende die toegang heeft tot deze bestanden deze snel kan vinden. In documentbeheer worden computerprogramma’s gebruikt om beveiligde gegevens op te slaan maar ook te beveiligen.

Een organisatie zonder een effectief documentbeheersysteem moet alle dagelijks aangemaakte bestanden handmatig opslaan in de juiste map en op de juiste schijf. Het handmatig opslaan van gegevens is een tijdrovend proces dat bij voorkeur kan worden vermeden met gedigitaliseerde documentbeheer.

Bedrijven ontvangen tegenwoordig meestal de documenten digitaal, maar sommige documenten worden ook op papier verzameld. Overweeg het volgende voorbeeld: bedrijf A plaatst een bestelling digitaal en verwacht dat de goederen zo snel mogelijk worden geleverd.

Nadat de bestelling is bevestigd, stuurt de verkoper een papieren factuur naar het bedrijf. Het factuurverzoek om de factuur binnen vier weken te betalen. Het betaalproces is misschien geen probleem, maar de factuur moet worden gescand, naar de juiste schijf op de computer worden gestuurd en worden gekoppeld aan de digitale bestelling die eerder is geplaatst. Dit is een eenvoudig voorbeeld van hoe tijdrovend dit proces is omdat, als er dagelijks veel bestellingen worden geplaatst, uren wordt besteed aan het bewerken en sorteren van documenten.

Een documentbeheersysteem kan dit probleem oplossen. Dit type systeem kan het proces van organiseren, digitaliseren, bewerken, goedkeuren en beveiligingen van documenten automatiseren. Door middel van gedigitaliseerde documentbeheer kunnen documenten worden opgeslagen in een beveiligde cloud en alleen een geautoriseerd lid heeft toegang tot deze bestanden.

De soorten documenten kunnen en zijn niet beperkt tot PDF’s, afbeeldingen en papieren berichten. Het implementeren van een documentbeheersysteem bespaart om die reden tijd en dus geld dat elders kan worden geïnvesteerd.

In het algemeen kan worden geconcludeerd dat de fundamentele processen van documentbeheer kunnen worden geclassificeerd als: scannen, opslaan en ophalen. Scannen houdt zich bezig met het automatiseren van het proces van het converteren van papieren documenten naar PDF’s.

Opslaan wordt beschouwd als het proces van het classificeren en beveiligen van de documenten, en ophalen is gericht op het gemakkelijk toegankelijk maken van de bestanden voor geautoriseerde personen. De drie taken van documentbeheer zijn de basistaken, maar documentbeheer is niet beperkt tot die taken.

Het houdt zich ook bezig met functies zoals lezen, delen, versiebeheer en documentwerkstromen.

Voor wie is documentbeheer bedoeld?

Ongeacht de grootte van organisaties hebben veel bedrijven afzonderlijke documenten. Deze documenten kunnen zowel digitaal als op papier zijn, maar ze moeten allemaal worden geordend en samen worden opgeslagen. Dit kunnen elektronische bestanden zijn zoals spreadsheets en afbeeldingen, maar ook gescande papieren documenten. Deze documenten worden op een netwerk in openbaar bezit of privébezit opgeslagen op gedeelde schijven of archieven.

Het komt af en toe nog steeds voor dat bedrijven belangrijke bestanden op hun e-mailadres opslaan. Deze manier van documentbeheer vergroot het risico om bestanden te verliezen en zelfs het risico om te worden aangevallen met een cyberaanval.

In vergelijking, het ordenen van papieren documenten vereist veel ruimte, die gebruikt kan worden voor andere doeleinden. Alles bij elkaar kan er worden geconcludeerd dat niet-gedigitaliseerde documentbeheer een een rommeltje kan zijn als het niet goed wordt geordend.

In de huidige samenleving is het een verplichting aan het worden voor particuliere bedrijven om geclassificeerde gegevens op de juiste manier met het hoogste beveiligingsniveau op te slaan. Ongeacht de grootte van de organisatie, is de plicht van toepassing op alle bedrijven die werken met beschermde gegevens. Om die reden is het bijna een must voor alle bedrijven om te investeren in een documentbeheersysteem.

Door de integratie van een documentbeheersysteem bespaart het kosten, maar belangrijker is dat elk bestand dat op een gecentraliseerde en beveiligde locatie is opgeslagen, eenvoudig kan worden beoordeeld. De barrières van het zoeken door oude bestanden wanneer deze in de toekomst worden vereist, worden onmiddellijk geëlimineerd door documentbeheer.

Documentbeheer is niet nieuw, maar met de opkomst van nieuwe technologieën biedt documentbeheer nieuwe mogelijkheden voor elke organisatie. Wanneer een documentbeheersysteem in een bedrijf is geïntegreerd, kan de werknemer of ondernemer op elke locatie en op elk moment werken. Het belangrijkste is dat de tijd die gewoonlijk werd geïnvesteerd in het bewerken en opslaan van bestanden nu in activiteiten wordt geïnvesteerd die het belangrijkst zijn.

Als een bedrijf gewend was om op een traditionele manier documentbeheer toe te passen, zal de verandering die zou plaatsvinden aanzienlijk zijn. Stress zou drastisch verminderen en het bedrijf zou potentieel groeien als gevolg van extra tijd die kan worden besteed voor innovatieve en creatieve ideeën die het bedrijf verbeteren.

Conclusies omtrent documentbeheer

Het gebruik van een documentbeheersysteem wordt steeds populairder. Maar een geïntegreerd documentbeheersysteem zonder de hulp van een expert zal moeilijk worden. Gelukkig zijn er tegenwoordig verschillende providers die kunnen helpen om de documentbeheer software te ontwikkelen die het beste bij jouw bedrijf past. Soms bestaat er al efficiënte cloud-software die is ontworpen voor kleine en middelgrote ondernemingen.

Zodra een bedrijf effectief gebruik maakt van een documentbeheersysteem, heeft het bedrijf gecentraliseerde opslag waaruit documenten op elk moment en op elke plaats kunnen worden opgehaald. Daarnaast worden documenten door middel van documentbeheer beveiligd voor later gebruik en tegen onwillige indringers. Bovendien gaat dit het bedrijf helpen om bestanden snel te delen met belanghebbende en het elimineert het fysieke proces van scannen, bewerken en opslaan. Eén ding is zeker, het verwerken van bestanden wordt geautomatiseerd en er zal tijd worden bespaard op de werkvloer. Als gevolg hiervan wordt onnodige stress geëlimineerd en worden er extra mogelijkheden geboden om het bedrijf te laten groeien.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Herken je de uitleg van documentbeheer? Werkt je al met een documentbeheersysteem? Werk je nog steeds met de traditionele aanpak van documentbeheer? Wat zijn de uitdagingen waar je voor staat met documentbeheer? Heb je nog tips voor toevoegingen?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. Chen, Y. J. J., Ferguson, D. R., Hong, A. N., Suleman, D., & Whittemore, G. L. (1999). U.S. Patent No. 6,009,442. Washington, DC: U.S. Patent and Trademark Office.
2. Cullen, J., & Peairs, M. (1999). U.S. Patent No. 5,893,908. Washington, DC: U.S. Patent and Trademark Office.
3. Dourish, P., Edwards, W. K., LaMarca, A., Lamping, J., Petersen, K., Salisbury, M., … & Thornton, J. (2000). Extending document management systems with user-specific active properties. ACM Transactions on Information Systems (TOIS), 18(2), 140-170.
4. Hajmiragha, M. (2001). U.S. Patent No. 6,289,460. Washington, DC: U.S. Patent and Trademark Office.
5. Jeffery, S. R., O’gwen, G. L., Hornsby, B. A., McBryde, K. E., Powell, W. C., & Rizk, T. A. (2005). U.S. Patent No. 6,957,384. Washington, DC: U.S. Patent and Trademark Office.
6. Koppich, G., Yeng, M., & Ormond, L. (2009). U.S. Patent No. 7,532,340. Washington, DC: U.S. Patent and Trademark Office.
7. Pandian, S., Swaminathan, T., Neelagandan, S., Srinivasan, K., & Martin, R. (2005). U.S. Patent Application No. 10/894,338.
8. Robertson, G., Czerwinski, M., Larson, K., Robbins, D. C., Thiel, D., & Van Dantzich, M. (1998, November). Data mountain: using spatial memory for document management. In Proceedings of the 11th annual ACM symposium on User interface software and technology (pp. 153-162). ACM.
9. Serbinis, M. M., Leibu, D., Chrapko, E. V., & Pappes, V. (2003). U.S. Patent No. 6,584,466. Washington, DC: U.S. Patent and Trademark Office.
10. Smith, R. M., Ting, D. M., Boer, J. H., & Mendelssohn, M. (1993). U.S. Patent No. 5,181,162. Washington, DC: U.S. Patent and Trademark Office.
11. Sprague Jr, R. H. (1995). Electronic document management: Challenges and opportunities for information systems managers. MIS quarterly, 29-49.
12. Woodings, L., Bosse, J., Hodgson, M., Smorodintsev, A., Klimantov, A., & Karassik, V. (2004). U.S. Patent Application No. 10/879,617.Yehuda, I., Gimprich, J. D.,
13. Chernov, L., Anderson, M. E., Desai, G. B., Gusick, D. L., & Graham, W. J. (2001). U.S. Patent No. 6,266,683. Washington, DC: U.S. Patent and Trademark Office.

Citatie voor dit artikel:
Zeeman, A. (2019). Documentbeheer. Retrieved [insert date] from Toolshero: https://www.toolshero.nl/informatie-technologie/document-management

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/informatie-technologie/document-management/”>Toolshero: Documentbeheer</a>

Published on: 27/11/2019 | Last update: 28/01/2022

Article by:

Alexander Zeeman

Alexander Zeeman is Content Manager bij ToolsHero waar hij zich richt op content productie, content management en marketing. Daarnaast studeert hij International Business aan de Hogeschool Rotterdam. Binnen zijn studie is hij bezig met de ontwikkeling van diverse management competenties en het verbeteren van operationele bedrijfsprocessen.