Gantt Chart maken: de uitleg plus template

Gantt Chart: in dit artikel wordt de Gantt Chart van Henry Gantt praktisch uitgelegd. Naast de uitleg wat het is, wordt ook in dit artikel de geschiedenis toegelicht, hoe het nu wordt toegepast, hoe je zelf een Chart kan maken en een Gantt Chart Excel template als hulpmiddel. Lees plezier!

Wat is een Gantt Chart?

Een organisatie of bedrijf kan niet meer zonder planningsmiddelen. Eén van de bekendste is het planbord, waarin op visuele wijze inzicht wordt gegeven in de bezetting van personeel op verschillende activiteiten.

De Gantt Chart, ontwikkeld door Henry Gantt is de voorloper van het project planbord en wordt vandaag de dag nog steeds als belangrijk hulpmiddel bij project planning ingezet en gebruikt. De Gant Chart is ook bekend als Gantt diagram of Gantt planning.

Geschiedenis Gantt Chart

Begin 20e eeuw ontwikkelde werktuigkundig ingenieur Henry Gantt, de Gantt diagram als visueel hulpmiddel om de planning en voortgang van complexe projecten in beeld te brengen.

Dat was voor die tijd een innovatief staaltje planning, dat onder andere bij de uitdagende bouw van de Hoover Dam werd ingezet.

Na de Tweede Wereldoorlog kreeg deze project planning tool meer bekendheid en werd het ook ingezet in het bedrijfsleven. Vandaag de dag is deze project management tool een onmisbaar planningsmiddel.

Moderne toepassing van de Gantt Chart

Deze handige planningstool is met zijn tijd meegegaan en wordt lang niet meer handmatig uitgeschreven op grote vellen papier.

Tegenwoordig zijn er uiteenlopende computerprogramma’s die gebaseerd zijn op het klassieke uiterlijk.

Van simpele Excel bestanden tot geavanceerde project management software en Gantt Chart software, waarbij op de minuut nauwkeurig berekend kan worden, wanneer een project beëindigd wordt. Deze real time oplossing voor project management worden in bijna alle grote organisaties gebruikt.

Dimensies van de Gantt Chart

Een planbord geeft slechts twee dimensies weer, zoals de te gebruiken productiemiddelen en de tijd. Bij meerdere samenhangende factoren, moet er een meerdimensionale planning worden gemaakt.

Bij grote projecten wordt er dan gebruik gemaakt van de Gantt Chart. De indeling van het project planbord en deze handige project management tool zijn gelijk, maar daar waar informatie op het planbord steeds gewijzigd kan worden, is de informatie op de Gantt Chart blijvend. Hiermee is deze project management tool minder flexibel.

Figuur 1 – Voorbeeld Gantt Chart

Gantt Chart gebruik in project planning

Een Gantt Chart geeft goed inzicht in de verschillende activiteiten die tijdens een project parallel of in opeenvolging van elkaar verlopen.

Zodoende worden verticaal de verschillende activiteiten of taken binnen het project weergegeven en op de horizontale as de totale projectduur.

De horizontale balken geven de start- en einddatum van elke taak weergegeven. Dit zorgt ervoor dat belanghebbenden een duidelijk overzicht hebben van de project planning.

Daarnaast wordt er per activiteit de individuele doorlooptijd weergegeven. Hoe gecompliceerder een project, hoe gecompliceerder deze project management tool er uit ziet. Vooral wanneer de afhankelijkheid tussen de verschillende activiteiten toeneemt, wordt de deze tool ingewikkelder.

De zogenoemde “milestones” geven belangrijke ijkpunten weer, waarop bepaalde activiteiten afgerond moeten zijn. Door gebruik van symbolen, kleuren en een uitvoerige index, wordt zelfs de meest ingewikkelde Gantt planning duidelijk leesbaar.

Bij juist gebruik geeft de Gantt Chart een duidelijk overzicht van:

• Alle taken
• De begin- en einddatums van alle taken
• De duur van alle taken
• Percent complete
• De start- en einddatum van het volledige project
• Mijlpalen voor het project
• De voltooiingsdatum van het project

Gantt Chart maken: een concreet stapenplan

Een Gantt Chart maken is niet moeilijk maar vergt wel de juiste aandacht ene stappen. Het gebruik van een Gantt Chart is niet gelimiteerd tot het eenvoudig invoeren van bestaande data. Projectmanagement is een veelomvattende discipline, en elke projectplanning wordt uiterst nauwkeurig voorbereid.

Volg de stappen die hieronder worden toegelicht nadat je het toolshero template hebt gedownload om zelf een Gantt Chart te ontwikkelen.

Stap 1: Work Breakdown Structure (WBS)

De hoeveelheid werk bij aanvang van een project komt als overweldigend over wanneer er niet goed gepland wordt.

Begin daarom met het uiteenzetten van alle taken die het team te wachten staat. Zowel in de Project Management Body of Knowledge (PMBOK), als in PRINCE2 begint het projectmanagementproces met de opdeling van het project in taken.

Deze taken, ook wel werkpakketten genoemd, moeten tussen de acht en tachtig uur duren om uit te voeren. Zijn de werkpakketten kleiner, dan is het aannemelijk dat er grote overhead ontstaan. Dit heeft maar weinig voordelen, en teamleden zullen waarschijnlijk sneller gefrustreerd raken. Te grote werkpakketten zijn minder effectief omdat het lastig te monitoren is.

De scheiding van het project in werkpakketten wordt gedaan met de Work Breakdown Structure (WBS), niet te verwarren met de Product Breakdown Structure, of Organization Breakdown Structure. Deze tool dient als het ware als het frame van een houten huis.

De timmerman moet zorgvuldig te werk gaan, omdat veel componenten van elkaar afhankelijk zijn. Maar eerst is het zaak dat van elk werkpakket beoordeeld wordt hoeveel tijd het kost om succesvol uit te voeren.

Stap 2: Schat de duur van alle taken

De horizontale balken waaruit de Gantt Chart bestaat vertegenwoordiger de duur van een specifiek werkpakket of taak. Er zijn twee manieren om de duur hiervan vast te stellen.

Parametrisch schatten

Bij een parametrische schatting wordt de taak vergeleken met standaardeenheden. Deze kunnen voortkomen uit persoonlijke ervaringen, maar worden ook vaak gepubliceerd door verschillende branches. Een voorbeeld hiervan is een bouwvereniging die schat dat per uur 4 heipalen geplaatst kunnen worden.

Analoog schatten

Bij analoog schatten wordt de taak vergeleken met taken die in het verleden al zijn voltooid. Een voorbeeld hiervan is een teamlid die vermeld dat het 2 dagen werk was om een CRM-systeem klaar te maken voor doorgevoerde veranderingen in het aankoopproces.

Deze twee schattingsmethoden kunnen gebruikt worden in combinatie met een drie punt schatting. Voor deze schatting bestaat een algemene formule, te weten:

te = (a + m + b) / 3

Hierin staat

• te = schatting
• a = optimistische schatting
• m = waarschijnlijke waarde
• b = pessimistische schatting

Deze schattingsmethode is een slimme manier om zowel een optimistische als pessimistische schatting te maken. Gebaseerd hierop wordt een definitieve beslissing gemaakt.

Hoewel met de juiste toepassing van de WBS en de schatting van werkpakketten veel tijd bespaard kan worden in de uitvoering van het project, ligt de echte kracht van de Gantt Chart in het feit dat het project efficiëntie stimuleert.

Dat wil zeggen de mogelijkheid om bepaalde taken gelijktijdig uit te voeren, project resources te plannen en de voltooiingsdatum van het project zo snel mogelijk plaats laten vinden. Dat is waar afhankelijkheden tussen taken belangrijk wordt.

Stap 3: Identificeer afhankelijkheden (task dependencies)

Er bestaan een viertal soorten afhankelijkheden tussen verschillende taken. Deze afhankelijkheden worden afhankelijk van de complexiteit van de Gantt Chart weergegeven met een pijl van de ene taak naar de andere. De vier soorten afhankelijkheden zijn:

Finish to Start

Dit is waarschijnlijk de meest voorkomende afhankelijkheid tussen taken. Finish to Start betekent dat Taak A moet zijn voltooid voordat het team over kan gaan op taak B.

Finish To Finish

Bij een Finish to Finish-afhankelijkheid moet taak A zijn voltooid voordat taak B kan worden voltooid.

Start to Start

Start to Start betekent dat taak A moet zijn gestart om te kunnen starten met taak B.

Start to Finish

Start to Finish betekent dat taak A moet zijn gestart voordat taak B voltooid kan worden.

De afhankelijkheden die worden vastgesteld in deze stap worden aan de Work Breakdown Structure (WBS) toegevoegd, zodat ten alle tijden duidelijk is welke taken van elkaar afhankelijk zijn gedurende het project. Indien dit goed wordt gedaan kan een hoog niveau projectplanning mogelijk gemaakt worden.

Er kan nog op een andere manier voordeel behaalt worden door de Gantt Chart te gebruiken. Het zou kunnen dat sommige taken parallel kunnen worden uitgevoerd met andere taken, waardoor tijdswinst bereikt kan worden. Om hierachter te komen wordt het netwerkdiagram ingezet.

Stap 4: Voeg beperkingen toe

Beperkingen bepalen de mate van flexibiliteit die bestaat voor het plannen of opnieuw plannen van taken door beperkingen op te leggen aan de begin- of einddatum. De volgende beperkingen worden gebruikt:

• Zo snel mogelijk (ASAP)
• Zo laat mogelijk (ALAP)
• Start No Earlier Than (SNET)
• Start No Later Than (SNLT)
• Finish No Early Than (FNET)
• Finish No Later Than (FNLT)
• Must Start On (MSO)

Stap 5: Ontwikkel een netwerkdiagram

Nu er is vastgesteld welke taken afhankelijk van elkaar zijn is het zaak dat beoordeeld wordt in welke volgorde de taken worden uitgevoerd. Dit is niet te zeggen op basis van alleen de Gantt Chart. Hierbij zijn twee begrippen belangrijk.

Critical Path

Het kritieke pad van een project bestaat uit een reeks taken die de voltooiingsdatum van een project bepalen. Als een bepaalde taak meer tijd nodig heeft dan werd verwacht, dan wordt de voltooiingstijd van het project met dezelfde duur verlengd.

Float/ Slack

Float, ook Slack genoemd, is de duur dat een taak maximaal vertraagd kan worden zonder dat de verwachte voltooiingsdatum in het gedrang komt. In een kritiek pad komt float of slack niet voor.
Om netwerkdiagram te maken moet elke taak van de volgende informatie worden voorzien:

• Duur. Dit is de eerder berekende taakduur, en geldt als de primaire input in het proces.
• Early Start (ES). Dit is de vroegst mogelijke datum waarop een specifieke taak gestart kan worden.
• Late Start (LS). Dit is de laatst mogelijke datum waarop een specifieke taak gestart kan worden.
• Early Finish (EF). Dit is de vroegst mogelijke datum waarop een specifieke taak kan worden voltooid.
• Late Finish (LF). Dit is de laatst mogelijke datum waarop een specifieke taak kan worden voltooid.
• Float (FLOAT). Dit is de duur waarmee een taak verplaatst kan worden zonder dat dit invloed heeft op de voltooiingsdatum.

Stap 6: Maak een Gantt Chart

De in de vorige stap ontwikkelde netwerkdiagram laat precies zien waar de start- en einddatums van elke taak op de Gantt Chart geplaatst kunnen worden. Als het goed is ligt de startdatum tussen ES, en LS. De einddatums liggen tussen EF en LF. Taken zonder float worden uitgevoerd op het kritieke pad.

De Gantt Chart lijkt nu voltooid, maar mist in feite nog een belangrijk aspect: resource conflicten. De Gantt Chart houdt geen rekening met de beschikbaarheid of effectiviteit van gebruikte bronnen.

Zo kan het voorkomen dat een taak vertraging oploopt omdat de projectmanager geen rekening had gehouden met bijvoorbeeld onderhoudsmomenten voor apparatuur. Dit is waarom resource leveling belangrijk is.

Stap 7: Resource Leveling

Een van de zwaktes van de Gantt Chart is het feit dat het beheer van middelen om het project uit te voeren niet geïntegreerd wordt.

Stel dat een vrachtauto 32 uur nodig heeft om een bepaalde taak te voltooien, dan worden 3 dagen ingevoerd op de Gantt Chart. Het kan echter zijn dat wanneer de vrachtauto ook voor andere taken gebruikt wordt, het complete proces veel efficiënter en/of goedkoper wordt.

Wanneer de Gantt Chart gebruikt wordt moet hier constant rekening mee worden gehouden. Met software is het mogelijk om resources in te voeren voor de verschillende taken.

De software stelt de projectmanagers vervolgens op de hoogte wanneer resources overbelast raken. De projectmanager houdt de grafiek altijd in de gaten om de efficiëntie van het gebruik van bronnen te maximaliseren.

Voordelen

Gantt Chart geeft behalve een duidelijk overzicht van de vorderingen van een project ook helderheid naar medewerkers toe.

Zij kunnen zelfstandig goed de voortgang van het project en de verschillende activiteiten en subtaken bijhouden en weten zo precies waar zich struikelblokken voordoen.

Zodoende wordt deze handige project management tool ook als managementtool gebruikt. Dat andere gebruikers online de planning kunnen inzien, geldt ook als groot voordeel van de elektronische Gantt Chart.

Gantt Chart Excel template

Download deze praktische Gantt Chart excel template, als praktisch hulpmiddel voor het plannen van een project.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Ben je bekend met deze project planning tool? Hoe pas jij dit in de praktijk toe? Zo niet, welke nieuwe inzichten heb je opgedaan? Wat zijn volgens jou andere succesfactoren voor het opzetten van een goede project planning?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. Clark, W. (2015, 1922). The Gantt chart: A working tool of management. Nabu Press.
2. Kumar, P. P. (2005). Effective use of Gantt chart for managing large scale projects. Cost engineering, 47(7), 14-21.

Citatie voor dit artikel:
Mulder, P. (2018). Gantt Chart. Retrieved [insert date] from Toolshero: https://www.toolshero.nl/project-management/gantt-chart/

Oorspronkelijke publicatiedatum: 03/07/2018 | Laatste update: 29/12/2023

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/project-management/gantt-chart/”>Toolshero: Gantt Chart</a>

Article by:

Ben Janse

Ben Janse is een young professional en werkzaam als Content Manager bij Toolshero. Daarnaast houdt hij zich binnen zijn studie International Business aan de Hogeschool Rotterdam bezig met het analyseren en ontwikkelen van managementmodellen. Dankzij zijn theoretische en praktische kennis weet hij hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden waardoor de essentie van elk artikel goed naar voren komt.