A3 Lean methode
A3 Lean methode: in dit artikel wordt de A3 lean methode praktisch uitgelegd. Na het lezen begrijp je de basis van deze krachtige pragmatische probleem aanpak tool. In dit artikel kun je ook een A3 Lean methode template downloaden.
Wat is de A3 LEAN methode?
De meeste bedrijven zijn prima in staat om problemen op te lossen. Maar om tot een gestructureerde probleemoplossende aanpak te komen is vaak veel moeilijker. Autogigant Toyota heeft het vermogen om verbeteringen continu in operationele prestaties door te voeren, in een gestructureerd proces opgenomen.
Binnen hun toepassing van Lean management wordt dit het A3 proces of de A3 Lean methode genoemd. Toyota omschrijft probleemidentificaties in een 10 stappenplan, waarbij samenwerking tussen en persoonlijke ontwikkeling van medewerkers bevorderd wordt. Zowel de resultaten van de probleemidentificatie als de planning, worden in een beknopt document in A3 formaat weergeven. Aan dit formaat is de naam A3 methode LEAN oftewel A3 proces ontleend.
Voordelen van de A3 Lean methode
Vaak worden problemen binnen een organisatie op een oppervlakkige manier aangepakt. Er wordt dan niet altijd gekeken naar de diepere, achterliggende oorzaken van het probleem, waardoor herhaling op de loer ligt. Dezelfde problemen steken dan opnieuw de kop op, met als gevolg dat operationele prestaties niet worden verbeterd. De A3 Lean methode helpt om gezamenlijk tot diepgaandere probleemoplossing te komen. Onderliggende oorzaken worden hierdoor geëlimineerd.
Stappen van de A3 lean methode
Deze LEAN methode kan in bijna elke probleemsituatie worden toegepast, mits de tien stappen in het proces worden doorlopen:
Stap 0. Identificatie
Het probleem wordt herkend, erkend en geïdentificeerd door de teamleden van deze LEAN methode verbeterteam.
Voorbeeld: Structureel te late leveringen aan klanten.
Stap 1. Inzicht huidige situatie / condities
Alleen door goed inzicht in de huidige situatie, kan het probleem worden aangepakt. Toyota geeft hierbij aan, dat het belangrijk is om de omvang van het probleem te meten. Voorbeeld: Hoeveel procent van de leveringen zijn te laat?
Stap 2. Doelstellingen
Door het opstellen van tegenmaatregelen zal een nieuwe doelstelling geformuleerd worden. Het A3 lean methode team omschrijft specifiek de te verwachte verbeteringen.
Voorbeeld: Door de nieuwe vorm van communicatie wordt het voor de klant én het bedrijf duidelijk, wat de status van de levering is.
Stap 3. Analyse oorzaken
Door de oorzaken van het probleem te achterhalen, kunnen er maatregelen genomen worden. De belangrijkste oorzaken worden herkend door zogenoemde ´waarom´-vragen.
Dit kan aan de hand van een uitvoeren van een root cause analyse.
Voorbeeld: Waarom komen leveringen te laat? Waarom het aangegeven percentage? Waarom worden klanten niet geïnformeerd?
Een andere bekende Lean analyse methode die ook vaak gebruikt wordt is de Pareto analyse.
Stap 4. Tegenmaatregelen
Door tegenmaatregelen te bedenken, kunnen de onderliggende oorzaken goed worden aangepakt. Daardoor worden er structurele veranderingen in de werkprocessen aangebracht en zal er weer efficiënter gewerkt worden. Door goed de inhoud en de uitwerking van deze tegenmaatregelen te benoemen, kan het A3 Lean methode verbeterteam heel gericht werken.
Voorbeeld: Door analyse in stap 2 is “slechte communicatie naar klanten” als belangrijkste oorzaak benoemd.
Een tegenmaatregel zou kunnen zijn, dat voorraadbeheer dagelijks contact met zowel leveranciers als klanten heeft.
Stap 5. Implementatieplan
Om het doel te bereiken, wordt een goed doordacht en werkbaar implementatieplan gemaakt. Dit uitvoeringsplan bestaat uit een actielijst, verantwoordelijke deelnemers en kent een tijdslimiet. Ook kosten en middelen kunnen worden toegevoegd.
Voorbeeld: In drie maanden tijd moet er 70% vermindering van klachten zijn.
Stap 6. Follow-up plan
In het follow-up plan wordt nagegaan of de veranderingen en aanpassingen daadwerkelijk de beste resultaten zullen opleveren. Door een follow-up plan kan het implementatieplan goed en doelgericht worden uitgevoerd.
Voorbeeld: Door elke week een steekproef te nemen, wordt gecheckt of de leveringen beter verlopen.
Stap 7. Iedereen betrekken
Het is van vitaal belang om de plannen met alle betrokken partijen te bespreken. Zonder consensus is het plan namelijk gedoemd te mislukken. Door met meerdere partijen de voor- en nadelen van de plannen te bespreken, kunnen de plannen nog worden bijgeschaafd.
Stap 8. Goedkeuring
Het A3 proces team behoort goedkeuring te krijgen van een gezagsdrager binnen de organisatie. Dat kan ook de teamleider zelf zijn.
Stap 9. Implementatie
Zonder uiteindelijke implementatie kan er geen sprake zijn van (ingrijpende) verandering. Door regelmatig te vergaderen, kan het A3-proces team goed de stappen van uitvoering, taken, acties en deadlines in kaart brengen.
Stap 10. Evaluatie
Alleen door middel van evaluatie kan er gekeken worden of de uiteindelijke resultaten behaald zijn. Wanneer er sprake is van afwijkende resultaten, is het belangrijk te achterhalen wat de oorzaak hiervan is. Vervolgens moeten er wijzigingen en/of aanpassingen in het proces plaatsvinden zodat het einddoel alsnog behaald wordt.
Cyclus
Op basis van de evaluatie kan weer een ander probleem worden geïdentificeerd, waardoor de hele cyclus van deze LEAN methode opnieuw begint.
De stappen 0 tot en met 6 worden daadwerkelijk in het A3 project rapport opgenomen. Door dit gedeelte van de A3 Lean methode te documenteren, wordt het voor betrokkenen inzichtelijk hoe de werkwijze is en krijgt de probleemanalyse en –oplossing meer structuur. Zodoende wordt de kans op herhaling van hetzelfde probleem verkleind.
A3 Lean methode template
Aan de slag met het A3 gedachtegoed? Realiseer probleemoplossing met het A3 Lean methode template / a3 formulier.
Download het A3 Lean methode template
Deze template is exclusief voor onze betalende Toolshero leden. Klik hier om te bekijken of een lidmaatschap ook iets voor jou is!
Nu is het jouw beurt
Wat denk jij? Hoe pas jij A3 Lean methode toe? Herken je de bovengenoemde stappen voor een goede uitwerking van A3 Lean methode of zijn er meer? Wat zijn volgens jou de succesfactoren die bij kunnen dragen aan goede A3 Lean methode?
Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.
Meer informatie
- Liker, J., & Convis, G. L. (2011). The Toyota Way to Lean Leadership: Achieving and Sustaining Excellence through Leadership Development. McGraw-Hill.
- Shook, J., & Womack, J. (2008). Managing to Learn: Using the A3 Management Process to Solve Problems, Gain Agreement, Mentor and Lead. Lean Enterprises Inst Inc.
- Sobek II, D. K., & Smalley, A. (2008). Understanding A3 Thinking: A Critical Component of Toyota’s PDCA Management System. Productivity Press.
Citatie voor dit artikel:
Mulder, P. (2012). A3 Lean methode. Retrieved [insert date] from ToolsHero: https://www.toolshero.nl/probleem-oplossen/a3-lean-methode/
Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/probleem-oplossen/a3-lean-methode/”>ToolsHero: A3 Lean methode</a>
Published on: 16/10/2012 | Last update: 05/02/2022
Patty Mulder
Patty Mulder is een management expert op het gebied van competentie ontwikkeling, time management, persoonlijke effectiviteit en zakelijke communicatie. Naast content schrijven, is ze een business coach en verzorgt ze bedrijfstrainingen.
