De volwassen organisatie

de volwassen organisatie - ToolsHero

Dit artikel legt uit waarom een organisatie zou moeten streven naar volwassenheid, oftewel maturiteit, en hoe deze maturiteit kan worden gemeten en verbeterd.

Maturiteit (Maturity) van de organisatie

Hoewel er geen duidelijk beeld is over het aantal reorganisaties dat op een mislukking uitloopt, leiden veel van deze interventies niet tot succes.

De 9,7 kilometer lange nieuwe Noord-Zuidlijn in Amsterdam, waarvan slechts 3,8 kilometer onder de grond door loopt, is al sinds 1968 onderwerp van discussie. Het besluit om de lijn aan te leggen werd genomen in 1996 en de bouw begon in 1999.

De kosten liepen uit de hand en in plaats van de oorspronkelijk geschatte 1,5 miljard, kost het project al meer 3,1 miljard euro en is de voltooiing al achtmaal uitgesteld. Op dit moment is de oplevering gepland voor het einde van 2018.

Het UWV liet nieuwe software ontwikkelen en besloot, nadat al meer dan 18 miljoen was uitgegeven, dat het niet voldeed aan de eisen. Het project werd afgeblazen.

Dit zijn slechts twee Nederlandse voorbeelden. Nederlanders staan erom bekend dat ze direct zijn en dat ze nadenken voor ze iets doen. Wat is hier misgegaan?
Een analyse laat zien dat ingewikkelde, langzame veranderingen de basis waren van de rampen die zich hier voltrokken.

Het waren ingewikkelde processen, omdat er veel belanghebbenden bij betrokken zijn, omdat gecompliceerde techniek risico’s met zich meebrengt, omdat de publieke opinie zich roert et cetera. Dergelijke projecten vergen meerdere jaren. De lange termijn dus. En dingen veranderen in de loop van de tijd.

Als een organisatie zo’n taak op zich neemt voor een langere periode, zullen er veel veranderingen optreden: kleine en grote.

Verschillen, veranderingen, tijdsdruk; dit zijn de sleutelwoorden.

Volwassen organisaties zijn in staat om, om te gaan met verschillen, veranderingen en tijdsdruk. Een volwassen organisatie is in staat om op een effectieve en efficiënte manier om te gaan met veranderingen in haar omgeving. Dat is de definitie.

Zijn volwassen organisaties ook altijd oude organisaties? Nee. Een volwassen organisatie is in staat om goed met verandering om te gaan. Dat is alles. Oude organisatie zijn hier wellicht toe in staat, maar het lukt ze net zo vaak ook niet. Het heeft dus niets te maken met leeftijd. Het heeft te maken met flexibiliteit.

Torens (Towers) van maturiteit

Het niveau (Level) van maturiteit (Maturity) van elke organisatie kan worden gemeten. Er kan een getal aan gehangen worden. In het MINCE-volwassenheidsmodel kwalificeren we van 1 (lage volwassenheid: Activities) tot 5 (hoge volwassenheid: Quality).
Dit volwassenheidsmodel stelt het niveau (Level) vast door te meten aan de hand van zes torens (Towers), die samen de volwassenheid (Maturity) van de organisatie definiëren:

  1. Mensen (People)
  2. Methoden en technieken (Methods & Techniques)
  3. De opdrachtgever (Customer)
  4. De voortbrenging (Realization)
  5. Kennis (Knowledge)
  6. Administratieve ondersteuning (Supporting Services)

De Mensen (Tower I: People) geven vorm aan de organisatie en om deze reden worden zij beschouwd als de belangrijkste activa van een volwassen constellatie.

Deze mensen kunnen echter niet tot bloei komen zonder over samenhangende Methoden en technieken (Tower II: Methods & Techniques) te beschikken.

Iedere Opdrachtgever (Tower III: Customer) kan de organisatie maken of breken. Een opdrachtgever met een lage volwassenheid kan uw organisatie omlaag het drijfzand in trekken. Een klant met een hoge volwassenheid kan uw organisatie en uw medewerkers juist inspireren.

Na de invloed van Opdrachtgever (Customer), komt de manier waarop uw organisatie producten of diensten produceert: Voortbrenging (Tower IV: Realization). Oftewel, hoe soepel werkt uw organisatie?

Vandaag de dag is Kennis (Tower V: Knowledge) belangrijker dan voorheen. Mensen doen kennis op en gebruiken deze steeds weer opnieuw. Doen ze dat niet op de goede manier, dan heeft dat zijn weerslag op de volwassenheid van de organisatie.

Hergebruiken ze op een effectieve manier beschikbare kennis en voegen ze hier kennis aan toe, dan komt de organisatie gemakkelijker tot bloei en kan zij vooroplopen in vergelijking met de concurrentie.

In de meeste organisaties vandaag de dag, worden projecten en programma’s uitgevoerd. Deze projecten en programma’s worden gerealiseerd door mensen die voor dit doel zijn samengebracht in een tijdelijke organisatie. Zodra het project of het programma is voltooid, pakken ze andere werkzaamheden op.

Projecten voegen toe wat werknemers nodig hebben. Programma’s zorgen voor aanpassingen aan de organisatie, vaak om deze in staat te stellen om te gaan met veranderende, externe factoren. Beide vinden plaats naast de reguliere processen binnen de organisatie (productie of dienstverlening).

Aan zowel projecten als programma’s zijn een aantal administratieve taken verbonden. Als deze administratieve taken worden uitgevoerd door dezelfde mensen die betrokken zijn bij de lijnorganisatie, zal dit bijdragen aan de effectieve uitwisseling van informatie tussen de lijnorganisatie en de project/programma-organisatie. Dit valt onder toren 6 (Tower VI: Ondersteunende diensten (Supporting Services).

Volwassenheidsniveaus – Levels van volwassenheid

Nu hebben we zes torens (Towers) van volwassenheid (Maturity) gedefinieerd, maar we hebben ook nog Niveaus (Levels) binnen iedere toren nodig. Het MINCE-model heeft hiervoor de INK/EFQM-niveaus gebruikt. Deze niveaus zijn goed doordacht en worden al decennialang gebruikt. Waarom zouden we dan het wiel opnieuw proberen uit te vinden?
Als we het hoogst haalbare niveau (Level) bovenaan zetten, ziet het er zo uit:

Niveau Naam Implicatie
5 Quality De organisatie gaat adequaat om met verandering
4 Supply Chain Er wordt in alle aspecten bijgedragen aan de waardeketen
3 Systems Systemen en processen zijn op elkaar afgestemd
2 Processes Processen worden onderkend en geoptimaliseerd
1 Activities De organisatie wordt voortdurend verrast door veranderingen

Iedere toren (Tower) scoort op een van deze vijf niveaus.
Het bepalen van welk niveau (Level) van toepassing is op welke toren (Tower) is een kwestie van meten. Dat kan gebeuren door middel van vragenlijsten (middelgrote tot grote organisaties), of door het afnemen van interviews of door gezond verstand te gebruiken (binnen kleine organisaties). Een aantal interviews volstaat om het volwassenheidsniveau (Maturity Level) te bepalen. Indien vragenlijsten worden gebruikt, is het verstandig daarbij zoveel mogelijk medewerkers te betrekken, omdat dit het verbeteren van de volwassenheid haalbaarder maakt.

Criteria

Bij digitale fotografie is het soms wenselijk om zoveel mogelijk pixels te gebruiken of juist een snel plaatje te schieten.
In het geval dat een scherpe snelle foto van de maturiteit van de organisatie wordt vereist, kan worden besloten ook de beschikbare MINCE Criteria te gebruiken. Deze Criteria verfijnen de metingen voor elk van de zes Torens (Towers) en voor elke van de vijf Niveaus (Levels). De Criteria zijn gebaseerd op de beoordeling in vijf verschillende richtingen in combinatie met een bepaald Niveau (Level).

Het werkt zo: We gaan in een van de torens naar de etage die op dit moment wordt onderzocht en kijken vervolgens naar buiten uit vijf verschillende “ramen”. Elk van die “ramen” vertegenwoordigt een Criterium (Criterion):

Criterion Naam Implicatie
A Leadership Lopen we voor op anderen, zijn we innoverend?
B Staff Beschikken we over goed functionerende medewerkers?
C Policy Zijn de organisatiedoelen helder en algemeen bekend?
D Means Zijn alle middelen beschikbaar waar en wanneer ze nodig zijn?
E Instructions Weten onze medewerkers wat er van ze verwacht wordt?

Door de juiste vragen te stellen gedurende het interview of met behulp van de vragenlijsten, kunnen we bepalen welke aanvullende verbeteringen helpen om de organisatievolwassenheid (Organizational Maturity) te verbeteren.

Groepen (Groups)

Als we ons bezig houden met organisatievolwassenheid (Maturity), zal er, afhankelijk van de organisatie en haar doelstellingen, rekening worden gehouden met belanghebbenden (Groups). In het MINCE-model zijn vier belangrijke Groepen (Groups) gedefinieerd:

Groep Implicatie
Target Group Deze groep draagt de verandering
Peer Group Alle bij de uitvoering van de veranderingen betrokken medewerkers
Employee Group Alle medewerkers in de organisatie
MINCE Group De MINCE-gekwalificeerde medewerker

De Target Group financiert en draagt de beoogde volwassenheidsontwikkeling. De Peer Group ondersteunt bij het uitdragen van wat daaruit voortvloeit. Zij bereiden voor, helpen bij de opstart, bij het distribueren van vragenlijsten en/of het plannen van de interviews en dergelijke. De Employee Group moet geïnformeerd worden, omdat deze groep de veranderingen als eerste zal ervaren en daardoor niet verrast dient te worden. De MINCE Group bestaat uit eigen MINCE-gecertificeerde medewerkers of uit extern voor het traject aangetrokken gecertificeerde mensen.

Rapportage (Reports)

In de loop van volwassenheidstraject worden rapportages (Reports) gegenereerd. Daarin kan de actuele volwassenheid beschreven zijn of, als er ook verbetering beoogd wordt, gemeld worden welke vervolgstappen plaats zullen vinden.

We onderscheiden in MINCE de volgende Rapportages (Reports):

Report Basis Implicatie
Bronze Vragenlijst We gebruiken de korte of de uitgebreide enquêt
Silver Interviews Interviews worden afgenomen door externe gecertificeerde mensen
Gold Interviews Interviews worden afgenomen door gecertificeerde eigen medewerkers

Deze lijst laat zien op welke manier interviews, zelfs als al zijn het er maar een paar, betrouwbaarder en waardevoller zijn dan vragenlijsten.

De Silver of Gold Reports kunnen ook een combinatie zijn tussen interviews en vragenlijsten, die zorgen voor een aanvullend controlemechanisme: de uitkomsten zouden overeen moeten stemmen.

Action Flavors

Zodra de actuele volwassenheid van de organisatie (Organizational Maturity) is bepaald, is het zaak vast te stellen welke stappen kunnen worden genomen om daar verbetering in te brengen.
Daartoe gebruiken we Action Flavors, die ons de weg wijzen door te specificeren welke stappen we in welke volgorde kunnen ondernemen – passend bij de organisatie die het betreft:

Action Flavor Indicating Tonen
AF1 Quickening (Versnellen) Wat is dringend, wat kan wachten?
AF2 Broadening (Verbreden) Neem zoveel mogelijk van de organisatie mee in elke verandering..
AF3 Deepening (Verdiepen) Verander de organisatie adequaat op alle niveaus van de hiërarchie.
AF4 Preservation (Kennismanagement) Leg vast, herhaal wat goed werkt en stop met wat niet voldoet.
AF5 Tailoring (Toesnijden) Snijd de verandering toe op de groep die ermee in aanraking komt, opdat begrip ontstaat.
AF6 Interrelating (Samenhang) Veranderingen op verschillende plekken in de organisatie hangen samen: koester dat verband.
AF7 Explicitation (Expliciteren) Formuleer de doelen in klare taal, leg deze vast en verspreid het resultaat.

Naast bovengenoemde punten wordt ook sterk aangeraden om veranderingen, doelen, behaalde resultaten et cetera te visualiseren, aangezien een plaatje meer zegt dan duizend woorden.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Hoe meet jij de volwassenheid van een organisatie? Herken je de praktische uitleg? Heb je aanvullingen? Wat zijn volgens jou andere succesfactoren die bij kunnen dragen aan het bereiken van een gezonde volwassen organisatie?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Als je het artikel handig of praktisch vond voor jouw eigen kennis, deel dit vooral met jouw netwerk aan vrienden en zakenrelaties. Je kunt ons ook vinden op Facebook en Twitter.

Meer informatie

  1. Meisner, R. (2013). MINCE: A Framework for Organizational Maturity. St. MINCE Foundation / Van Haren Publishing.
  2. Website Mince: http://www.mince2.nl/
  3. Zweege, C. ten, Meisner, R. & Weintré, W. (2009). Wegwijzer voor modellen voor organisatievolwassenheid bij projectmanagement. Van Haren Publishing B.V.

Citatie voor dit artikel:
Meisner, R. (2017). De volwassen organisatie. Retrieved [insert date] from ToolsHero: https://www.toolshero.nl/verandermanagement/volwassen-organisatie/

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/verandermanagement/volwassen-organisatie/”>ToolsHero.nl: De volwassen organisatie</a>

Interessant artikel?
Geef je waardering of deel het artikel via social media!

Remco Meisner

Ing. Remco Meisner MSc MBA (Amsterdam, 1959) realiseerde veranderingen in opdracht van bedrijven in en buiten Nederland. Hij studeerde informatietechnologie in Amsterdam, behaalde zijn MBA aan de Universiteit van Liverpool en een MSc in Veranderkunde (Change Management) bij de Vrije Universiteit van Amsterdam, waar hij met een promotieonderzoek bezig is. Actueel is hij docent bij Hogeschool Leiden.

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here