After Action Review (AAR)
After Action Review: in dit artikel wordt de After Action Review (AAR) praktisch uitgelegd. Na het lezen zal je de basis begrijpen van deze krachtige verandermanagementtool. In dit artikel is tevens een After Action Review template opgenomen om direct zelf mee aan de slag te gaan.
Wat is After Action Review (AAR)?
After Action Review (AAR) is een methode om een project of activiteit te beoordelen waardoor zowel leiders als werknemers kunnen ontdekken en leren wat er gebeurd is en waarom. Organisatorisch leren vereist een constante beoordeling van de prestaties en zorgt ervoor dat continue verbetering plaatsvindt. De After Action Review (AAR) methode is een eenvoudige tool om deze beoordeling te vergemakkelijken.
De After Action Review (AAR) staat ook wel bekend als een gestructureerde review, of een debriefing. In het bedrijfsleven wordt het veelvuldig als hulpmiddel voor kennisbeheer gebruikt, en is het een manier om een verantwoordelijke en leergierige bedrijfscultuur te bouwen.
Formele AAR-vergaderingen worden doorgaans geleid door een facilitator. De frequentie waarop de reviews plaatsvinden hangt af van de situatie. Informele AAR-meetings zijn kort, kunnen worden geleid door iedereen, en zijn erg effectief voor werknemers onderling.
Situaties waarbij After Action Review (AAR) gebruikt worden zijn de introductie van een nieuw product, een review van een drukke vakantieperiode, of het upgraden van de informatietechnologievoorzieningen.
Ontstaan en evolutie van After Action Review (AAR)
After Action Reviews zijn ontstaan in het leger van de Verenigde Staten. Rond de eeuwwisseling begonnen zij met het ontwikkelen van een nieuwe aanpak om snel te leren, op welke locatie dan ook.
Ze noemden het de After Action Review (AAR). Oorspronkelijk werd de methode ontwikkeld ter ondersteuning van trainingen, maar het werd al snel overal in de organisatie geïmplementeerd, zowel in de officiële trainingen als daarbuiten.
In de praktijk betekent dit dat de legerleiding regelmatig hun troepen verzamelen om hen een reeks vragen te stellen over hun acties. Vragen die doorgaans centraal staan in een AAR-sessie zijn onder anderen:
- Wat zou er volgens de planning gebeuren?
- Wat is er precies gebeurd?
- Waarom is dat gebeurd?
- Wat gaan we de volgende hetzelfde doen, en wat gaan we anders doen?
After Action Review (AAR) types
Er zijn veel verschillende manieren om AAR’s uit te voeren. De schoonheid van de tool is in dit geval de eenvoudigheid, waardoor veel potentieel ontstaat om de tool aan te passen en er mee te experimenteren.
Zo kan de juiste manier gevonden worden die het beste werkt bij een groep en item. De essentie van een After Action Review is om de relevante mensen bij elkaar te brengen, na te denken over een taak, en te leren voor een volgende keer.
After Action Review (AAR) is multifunctioneel, en wordt onder meer ingezet op meer dan de volgende manieren:
Debriefing
Een debriefing kan zowel formeel als informeel zijn, en bestaat doorgaans uit een samenvatting van een toestand of situatie. De debriefing wordt uitgevoerd met getroffen of betrokken partijen. Een debriefing is vooral geschikt voor kleinere taken, of een dienstwisseling.
Interviews
Bij interviews blijft de structuur van AAR hetzelfde. Het gaat erom dat geleerd wordt van de situatie. Het verschil met debriefing of andere groepsreviews is dat hier een op een belanghebbenden geïnterviewd worden. Bij deze vorm van AAR voelen deelnemers zich wellicht comfortabeler om vrijer en opener hun visie te delen dan in een groepsformat.
After Action Review (AAR) stappenplan
Om te leren van After Action Review (AAR), is het belangrijk dat de betrokkenen zelf leren van de ervaring. Daarom moet de facilitator een open en eerlijke discussieomgeving creëren. Ook moet iedereen die betrokken is bij de kwestie ook daadwerkelijk betrokken worden bij de review.
Stap 1: omstandigheden vooraf
In stap een gaat het om de identificatie van de situatie voorafgaande aan de gebeurtenis, taak of project. Dat is belangrijk om een meetpunt vast te stellen. Ook onderdelen als procedures, samenwerkingsmechanismen en middelen moeten worden meegenomen.
Stap 2: wat is er precies gebeurd?
In stap twee moet worden vastgesteld wat er precies gebeurd is. Dat kan efficiënt gedaan worden door langs een tijdlijn verschillende mijlpalen of events op te nemen. De tijdlijn zorgt ervoor dat een gemeenschappelijk beeld ontstaat met doelstellingen. Ook kan de tijdlijn later gebruikt worden wanneer er teruggekeken wordt op de taak.
Stap 3: wat ging goed, wat minder, en waarom?
In stap drie moet er besproken worden wat er tijdens de taak of het project goed ging, en wat minder. Ook is het belangrijk dat de oorzaak wordt vastgesteld. Bespreek uitdagingen, reacties op problemen en factoren leidend naar de problemen.
Stap 4: wat kunnen we verbeteren?
In stap vier is duidelijk wat er minder goed ging, en wordt vastgesteld wat er moet worden uitgevoerd om de vastgestelde uitdagingen in de toekomst te overwinnen. Elke activiteit moet duidelijk zijn, concreet, realistisch, en in de tijdlijn passen.
Stap 5: de toekomst
De activiteiten die uitgevoerd moeten worden om in het vervolg effectiever of efficiënter te werk te gaan zijn in stap vier vastgesteld, en worden in deze laatste stap vertaald in een duidelijke visie over de toekomst.
Activiteiten die weinig middelen nodig hebben krijgen vaak prioriteit (quick win), en activiteiten die meer middelen behoeven worden zo snel mogelijk ingepland.
Basisregels After Action Review (AAR)
- Actieve deelname
- Wees open minded voor nieuwe ideeën
- Niet anderen de schuld geven
- Wees creatief in je voorstellen en oplossingen
- Consensus moet nagestreefd worden waar mogelijk
- Er is geen goede en slechte input
- Iedereens opvattingen hebben dezelfde waarde
- Er worden geen zaken verspreid uit de review zonder toestemming
Samenvatting After Action Review (AAR)
De After Action Review is een methode afkomstig uit het Amerikaanse leger dat veelvuldig toegepast wordt in het bedrijfsleven, en daarbuiten. Omdat de tool eenvoudig is, slechts 5 vragen moeten beantwoord worden, is het toepasbaar in alle situaties waarin geleerd kan worden voor een volgende keer.
After Action Reviews komen voor in zowel formele als informele situaties. Bij formele situaties gaat het vooral om de debriefing en interviews, maar ook werknemers onderling op de werkvloer leren veel door hun ervaringen te bespreken en de prestaties te beoordelen met AAR.
Om een realistisch beeld te vormen over de situatie, en de toekomst, is het belangrijk dat vooraf een nulpunt gemaakt wordt voor de meting. Hoe was de situatie, welke invloeden waren er, welke procedures werden gebruikt en welke samenwerkingsmechanismen waren van kracht? Daarna moet er nagegaan worden wat er precies gebeurd is, wat er goed ging en minder goed, en wat er moet gebeuren om in de toekomst betere resultaten te behalen.
After Action Review template
Nu je hebt gelezen over het After Action Review template kun je de theorie in praktijk gaan toepassen. Gebruik deze template om een project of activiteit te beoordelen en om nieuwe inzichten op te doen.
Download het After Action Review template
Deze template is exclusief voor onze betalende Toolshero leden. Klik hier om te bekijken of een lidmaatschap ook iets voor jou is!
Nu is het jouw beurt
Wat denk jij? Herken jij de uitleg over After Action Review (AAR)? Heb jij tips om te leren van vorige activiteiten of resultaten? Ga jij After Action Review gebruiken in de toekomst? Welke vragen zijn volgens jou essentieel in de beoordeling van een taak of project? Heb jij tips of opmerkingen over dit artikel?
Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.
Meer informatie
- Altounyan, R. E. C. (1980). Review of clinical activity and mode of action of sodium cromoglycate. Clinical & Experimental Allergy, 10, 481-489.
- Baird, L., Holland, P., & Deacon, S. (1999). Learning from action: Imbedding more learning into the performance fast enough to make a difference. Organizational Dynamics, 27(4), 19-32.
- Morrison, J. E., & Meliza, L. L. (1999). Foundations of the after action review process (No. IDA/HQ-D2332). INSTITUTE FOR DEFENSE ANALYSES ALEXANDRIA VA.
- Willems, R. M., & Hagoort, P. (2007). Neural evidence for the interplay between language, gesture, and action: A review. >Brain and language, 101(3), 278-289.
Citatie voor dit artikel:
Janse, B. (2019). After Action Review (AAR). Retrieved [insert date] from toolshero: https://www.toolshero.nl/verandermanagement/after-action-review-aar-proces/
Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/verandermanagement/after-action-review-aar-proces/”>toolshero: After Action Review (AAR)</a>
Published on: 25/08/2019 | Last update: 25/02/2022
Ben Janse
Ben Janse is een young professional en werkzaam als Content Manager bij Toolshero. Daarnaast houdt hij zich binnen zijn studie International Business aan de Hogeschool Rotterdam bezig met het analyseren en ontwikkelen van managementmodellen. Dankzij zijn theoretische en praktische kennis weet hij hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden waardoor de essentie van elk artikel goed naar voren komt.
