Earned Value Management in project management

Earned Value Management (EVM): in dit artikel wordt Earned Value Management (EVM) praktisch uitgelegd. Naast wat het is (definitie), belicht dit artikel ook de oorsprong ervan, het doel, de terminologie, een compleet Earned Value Management voorbeeld van een berekening en formules en de vijf sectoren. Na het lezen begrijpt u de basisprincipes van deze krachtige projectmanagementtool. Veel plezier met lezen!

Wat is Earned Value Management (EVM)?

Earned Value Management (EVM) is een project management methode om projectprestaties en voortgang objectief te meten. Deze managementbenadering kan bij integratie van elk type programma vroegtijdig inzicht bieden in kosten- en tijd gerelateerde problemen.

Earned Value Magement Nederlands

Earned Value Management kan vertaald worden met Verdiende Waarde Management. Met EVM kan dus de voorgang van het werk beoordeeld worden op basis van gegevens over tijd- en kostenprestaties. Tevens biedt het managers een samenvatting voor effectieve besluitvorming.

Waar is EVM ontstaan?

Het concept van EVM werd essentieel voor projectmanagement in 1966. EVM werd ontwikkeld bij de Amerikaanse luchtmacht voor het ontwikkelen, plannen en controleren van een project plan.

In de decennia erna is het concept in grote delen ongewijzigd gebleven. Volgens NASA is de eerste versie van EVM ontwikkeld door het Ministerie van Defensie.

Sinds 2005 maakt Earned Value Management (EVM) deel uit van Amerikaanse federale projectrisicomanagementdisciplines. EVM wordt ook in de privésector gebruikt door verschillende bedrijven, adviesbureaus en educatieve instellingen. Een aantal voorbeelden van bekende organisaties die EVM uitvoeren zijn:

• Project Management Institute (PMI)
• NASA
• Society of Cost Estimating and Analysis
• Federal Acquisition Institute

Wat is het doel van EVM?

Het basisconcept van EVM betekent meer dan alleen een effectieve manier om planning- en kostencontroles uitvoeren. Earned Value Management (EVM) is een overkoepelende term die een reeks vereisten of richtlijnen (32) definiëren waaraan een managementsysteem moet voldoen. De doelstellingen van EVM zijn:

1. Het verband blootleggen tussen planning, technische en kostenprestaties
2. Budgetten relateren aan contracttaken of werkoverzichten
3. Een basis geven voor het vastleggen van de voortgang ten opzichte van het basisplan
4. Accuraat en controleerbaar datamanagement als basis voor analyses
5. Een praktische samenvatting verschaffen voor effectieve besluitvorming

Earned Value Management (EVM) analysis focust op het critical path om kosten en risico’s te identificeren.

Terminologie binnen Earned Value Management (EVM)

Zowel de aannemer als de klant genieten aanzienlijke voordelen bij een goed gedefinieerd EVM-systeem. Voordelen voor aannemers zijn bijvoorbeeld een betere zichtbaarheid en controle om snel en proactief te reageren op uitdagingen of problemen.

Ook wordt het makkelijker om te voldoen aan het projectschema, kosten, analyses en technische doelstellingen. Voor de klant zijn de voordelen onder meer een zekere mate van vertrouwen in het vermogen van de aannemer om het project te beheren, uit te voeren, problemen op te lossen en het eindproduct leveren.

Met Earned Value Management (EVM) worden enkele nieuwe termen geïntroduceerd. Hieronder staan de belangrijkste op een rijtje. Daarna gaat dit artikel dieper in op de verschillende secties of elementen van EVM, en de praktische waarde voor organisaties en managers.

Budgeted cost for work scheduled (BCWS)

Dit wordt ook wel de geplande waarde genoemd, en omvat alle kosten die nog gemaakt moeten worden voordat het project of programma is voltooid. Dit is de project baseline.

Budget at completion (BAC)

Dit verwijst naar de som van alle budgetwaarden die eerder zijn vastgesteld voor het werk dat aan project moet worden uitgevoerd, of aan componenten van een project.

Estimate to complete (EAC)

Deze term bestaat uit de cumulatieve werkelijke kosten van in het verleden uitgevoerde werkzaamheden plus de schatting van kosten die in de toekomst gemaakt worden voordat het project klaar is.

Schedule variance (SV)

Dit wordt berekend als BCWP-BCWS. Indien het resultaat groter is dan 0 betekent dat een gunstige status quo ten opzichte van de planning. Een resultaat kleiner dan 0 betekent dat het project achter op schema loopt.

Cost variances (CV)

De kostenafwijking wordt berekend als BCWP-ACWP. Een resultaat groter dan 0 is gunstig en betekent geen extra kosten. Een resultaat kleiner dan 0 is ongunstig en betekent een overschrijding van de kosten.

Actual costs (AC) of work performed (ACWP)

Dit bestaat uit de werkelijke cumulatieve kosten van in het verleden uitgevoerde werkzaamheden binnen het project of programma.

Budgeted cost for work performed (BCWP)

Dit geeft het bedrag weer dat is gebudgetteerd voor bepaalde werkzaamheden binnen een project of programma.

Voorbeeldberekening geplande waarde (PV)

De formule voor het berekenen van de geplande waarde is eenvoudig:

Planned Value (PV) = (Planned % Complete) x (BAC)

Scenario voorbeeld PV

Een willekeurig project moet voltooid zijn binnen twaalf maanden. Het budget is 100.000 euro. Op dit moment zijn er al zes maanden verstreken, en de planning geeft aan dat 50% van het werk voltooid moet zijn. Wat is de waarde van het project in Planned Value (PV)?

De waarde van Planned Value (PV) is dan:

PV = (50/100) x 100.000
PV = 50.000 euro

Voorbeeld berekening verdiende waarde (EV) Earned Value Management (EVM)

Ook de formule van EV is niet gecompliceerd:

Earned Value (EV) = % of project voltooid x BAC (budget at completion)

Scenario voorbeeld EV

In dit voorbeeld gaat het om een project dat voltooid moet worden in 12 maanden. Het budget voor het project is 100.000 euro. Zes maanden zijn op dit moment al verstreken, en 60.000 euro is al uitgegeven.

Volgens de planning is nog maar 40% van het project voltooid. Wat is op dit moment de EV van het project?

De waarde van Earned Value (EV) is dan:

EV = 0.4 (40% of 100.000) x 100.000 = 40.000 euro
EV = 40.000 euro

5 secties van Earned Value Management (EVM)

Zoals vermeld bestaat Earned Value Management (EVM) uit 32 richtlijnen. Deze richtlijnen zijn ondergebracht in vijf secties. Deze worden hieronder toegelicht.

1. Organisatie

Het eerste deel, organisatie, bevat vijf richtlijnen die gericht zijn op het organiseren van al het werk binnen een project of programma. Een van de meest fundamentele onderdelen hierin is het creëren van een work-breakdown-structure (WBS) door de aannemer.

Dit moet een uitgebreide WBS zijn, die op alle niveaus alle taken beschrijft die moeten worden uitgevoerd. Ook moet er duidelijk in worden opgenomen hoe deze taken gerelateerd zijn tot het behalen van de doelstellingen.

Een rolverdeling is ook essentieel voor het eerste deel van de EVM-technieken. Hoewel deze kan worden opgenomen in de WBS, is het raadzaam om een aparte organisatiestructuur uit te rekenen met daarin rolverdeling en de verschillende verantwoordelijkheden.

2. Planning en budgetteren

De tweede EVM-sectie omvat 10 richtlijnen met daarin basisvereisten voor planning en het vastleggen van budgetten. Het project heeft een geïntegreerd hoofdschema. Deze fungeert als de routekaart van het project om de doelstellingen te behalen.

In dit schema moet ook de brontoewijzing worden opgenomen zoals het budget voor het werk dat moet worden uitgevoerd zoals gepland. Dit schema is de basis voor het maandelijks budget of BCWS.

Dat geldt voor elke taak in het project. Het totale budget voor alle taken bij elkaar wordt het volledige budget genoemd (BAC). Omdat veel projecten worden gestart met een zeker mate van onzekerheid en risico, reserveert menig project manager doorgaans een deel van de waarde als een managementreserve (MR).

MR plus BAC is gelijk aan de totale projectwaarde, en wordt uitgedrukt als de contract budget base (CBB).

3. Accountingsoverwegingen

De derde EVM-sectie is een eenvoudige maar langdurige project management-set bestaande uit zes richtlijnen. Deze zijn opgenomen voor het vastleggen van de werkelijke kosten (ACWP) die zijn uitgegeven voor alle projectinspanningen bij elkaar.

De werkelijke kosten moeten worden vastgelegd op een manier die consistent is met de manier waarop het werk wordt gepland en gebudgetteerd. Uit deze derde sectie blijkt de noodzaak om de juiste tijd te selecteren om belangrijke projectmiddelen en materialen te plannen en om projectprestatiegegevens op een accurate manier te verzamelen.

Dit gedeelte wordt ook gebruikt om de kosten voor verschillende materiaal op te bouwen in dezelfde maand als waarin het BCWP werd opgenomen. Dat wordt gedaan om misleidende kostenafwijkingen te voorkomen. Dit wordt boekingsvertraging genoemd.

4. EVMS-analyse en EVMS Management Rapporten

De vierde en voorlaatste sectie van EVM bestaat uit zes richtlijnen en is zeer belangrijk. Dat komt omdat menselijke aandacht en interpretaties soms zorgen voor kosten- en planningsverschillen, het maken van nieuwe schattingen, en het bepalen van een schatting voor de volledige EAC.

Deze sectie gaat met name over controletechnieken voor het beoordelen van prestaties in het verleden en in de toekomst. Ook worden hiermee berekeningen om de goedgekeurde EAC en de geschatte voltooiingsdatum vast te stellen.

5. Revisie en dataonderhoud

Het laatste deel bestaat uit een set van vijf richtlijnen die de nadruk leggen op gedisciplineerde en tijdige integratie van klantgerichte veranderingen. Hieronder valt onder meer de stopwerkorders (SWO).

De richtlijnen zijn van toepassing op interne planning en projectanalyse. Gebrek aan controle kan een project in de weg zitten. Het opstellen en bijhouden van plannen en budgetten is essentieel om het werk dat voor elke periode is verricht te kunnen beoordelen achteraf.

Het gedeelte revisie en dataonderhoud in program management is een must voor proactieve en zinvolle Earned Value Management Systems (EVMS).

Valkuilen van Earned Value Management (EVM)

Houd bij het uitvoeren van Earned Value Management (EVM) rekening met de volgende zaken.

Vertrouw niet enkel op Earned Value Management

Zorg ervoor dat u niet louter op EVM-waardes vertrouwt. EVM vertegenwoordigt enkel een objectief gegevenspunt. De totale verdiende waarde (EV) kan snel veranderen in een project, en de werkelijke kosten en projectplanning zijn zelden gelijk aan wat er was gepland.

De verdiende waarde (EV) dient als een geschikt systeem voor het vroegtijdig identificeren van trends en waarschuwingen. De EV wordt doorgaans maandelijks gerapporteerd, maar dit kan ook wekelijks gedaan worden bij bijvoorbeeld een klein of kort project.

Klanttevredenheid

De klanttevredenheid en kwaliteit van het project worden niet meegenomen in de berekeningen van EV. Daarom ligt dit punt in het verlengde van de eerste valkuil.

Hoewel EV nuttig is voor het meten van projectprestaties ten opzichte van planning en budget, is het geen garantie voor projectsucces. Daarvoor zijn er teveel belangen aan een project verbonden. Voer EVM daarom uit in combinatie met de traditionele projectmanagementtechnieken.

Accurate kostenopname

Het is zeer belangrijk om ervoor te zorgen dat alleen werkelijke kosten in de berekeningen worden meegenomen. Zorg ervoor dat deze cijfers accuraat zijn. Indien de gegevens onvolledig of foutief zijn heeft dit invloed op alle berekeningen die hieruit voortkomen.

Zorg ook dat de gegevens op een overzichtelijke manier gepresenteerd worden, en zorg dat u de berekeningen en waardes begrijpt.

Earned Value Management: voordelen voor klanten en aannemers

Een EVM-systeem is een uiterst nuttig hulpmiddel voor zowel de aannemer als de klant. De voordelen van het implementeren van EVMS worden hieronder samengevat:

• Vroegtijdige waarschuwing en analysetechnieken op EV-problemen
• Integreert prestaties over planning, kosten en technische prestaties
• Identificeert probleemgebieden die onmiddellijk aandacht vereisen
• Maakt nauwkeurige rapportage mogelijke van kosten en geplande gevolgen van genomen besluiten
• Geeft een duidelijk overzicht met verschillende verantwoordelijkheden voor bepaalde activiteiten
• Bevordert een duidelijke definitie van de verwachtingen van een project
• Verbetert het planningsproces
• Biedt consistentie en duidelijke communicatie over de voorgang van een project of programma op alle managementniveaus
• Verbetert zichtbaarheid, transparantie en verantwoording van het project of programma

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Herken jij de uitleg over Earned Value Management (EVM)? Heb jij wel eens en project of programma uitgevoerd met behulp van Earned Value Mangagement (EVM)? Wat zijn volgens jou voordelen van een dergelijke managementbenadering voor projectmanagement? Heb jij tips of opmerkingen?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. Christensen, D. S. (1998). The costs and benefits of the earned value management process. Journal of Parametrics, 18(2), 1-16.
2. Kim, E., Wells Jr, W. G., & Duffey, M. R. (2003). A model for effective implementation of earned value management methodology. International Journal of Project Management, 21(5), 375-382.
3. Lipke, W., Zwikael, O., Henderson, K., & Anbari, F. (2009). Prediction of project outcome: The application of statistical methods to earned value management and earned schedule performance indexes. International journal of project management, 27(4), 400-407.
4. Naeni, L. M., Shadrokh, S., & Salehipour, A. (2011). A fuzzy approach for the earned value management. International Journal of Project Management, 29(6), 764-772.

Citatie voor dit artikel:
Janse, B. (2020). Earned Value Management (EVM). Retrieved [insert date] from Toolshero: https://www.toolshero.nl/project-management/earned-value-management/

Oorspronkelijke publicatiedatum: 10/01/2020 | Laatste update: 21/03/2024

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/project-management/earned-value-management/”>Toolshero: Earned Value Management (EVM)</a>

Article by:

Ben Janse

Ben Janse is een young professional en werkzaam als Content Manager bij Toolshero. Daarnaast houdt hij zich binnen zijn studie International Business aan de Hogeschool Rotterdam bezig met het analyseren en ontwikkelen van managementmodellen. Dankzij zijn theoretische en praktische kennis weet hij hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden waardoor de essentie van elk artikel goed naar voren komt.