Competentiemanagement: de uitleg

Competentiemanagement: in dit artikel wordt competentiemanagement praktisch uitgelegd. Naast de betekenis, definitie en uitleg, worden de nodige stappen gedeeld om dit concept goed op te zetten in een bedrijf of organisatie. Na het lezen begrijp je de basis van dit Human Resources en medewerkers ontwikkelconcept.

Wat is competentiemanagement? De uitleg

Zonder personeel kunnen organisaties niet functioneren. Het draait om goed opgeleid en gemotiveerde medewerkers die zich vol overgave inzetten om hun taken te volbrengen. Voor elke functie heeft een medewerker specifieke competenties nodig; kwaliteiten die zij nodig hebben om hun werk goed uit te voeren.

In de meeste gevallen zijn zij al in het bezit hiervan en daarnaast is het mogelijk om diverse competenties op te bouwen en te ontwikkelen. Dit is precies het gebied waar competentiemanagement zich op richt.

Wanneer zij hun competenties verder ontwikkelen, zijn zij in staat om hun werk nog beter doen. Dit komt uiteindelijke ten goede van elk bedrijf.

Definitie en betekenis van competentiemanagement

Competentiemanagement is een belangrijke activiteit dat als doel heeft de vaardigheden, kennis en beroepshouding van medewerkers binnen de organisatie in te zetten en te ontwikkelen zodat er maximaal gewerkt kan worden aan de organisatiedoelstellingen.

Veel bedrijven en organisaties doen aan competentiemanagement omdat het dan beter lukt om kennis, vaardigheden en beroepshouding van medewerkers af te stemmen met de doelstellingen. Als organisaties duidelijk voor ogen hebben welke competenties er nodig zijn, kan hier bij het aannamebeleid al op worden ingespeeld.

Bedrijfsstrategie

Competentiemanagement zorgt ervoor dat er gemeenschappelijke waarden heersen binnen de organisatie. Zodra alle medewerkers weten waar zij aan moeten voldoen, dan zal dat invloed hebben op hun prestaties.

Ook bij toetsingsmomenten in bijvoorbeeld functionerings- beoordelings- en loopbaangesprek kunnen de competenties vervolgens terugkomen. Door de kwaliteiten van medewerkers concreet te benoemen, weten zij hoe zij zichzelf kunnen verbeteren.

Bij competentiemanagement draait het om het opbouwen en exploiteren van competenties van medewerkers. Dit moet wel stroken met de strategie en doelstellingen van de organisatie, waardoor zowel de organisatie als de medewerkers zich gemeenschappelijk kunnen ontwikkelen.

Een organisatie komt pas tot bloei, als duidelijk is welke competenties medewerkers in huis moeten hebben. Pas dan kan hier ook rekening mee worden gehouden bij het aannamebeleid en kunnen de juiste medewerkers met de juiste competenties worden geselecteerd.

In sollicitatiegesprekken zal aandacht zijn voor kennis, vaardigheden en eigenschappen van de kandidaat. Wat weet hij, welke opleiding heeft hij gevolgd en hoe is hij in staat deze kennis in te zetten? Hoe bekwaam is hij, welke ervaring heeft hij en hoe is zijn oplossingsgerichte vermogen?

Als laatste moet er worden gekeken hoe de houding van de kandidaat is, om wat voor type het gaat en of hij zal passen in het team. Wanneer organisaties dergelijke kerncompetenties vooraf hebben afgebakend, wordt het gemakkelijker om dit te integreren in de volledige bedrijfsstrategie.

Competentiemanagement stappenplan

Competentiemanagement vormt als het ware het fundament voor een samenhangende inrichting en toepassing van de afdeling personeelsmanagement. Competentiemanagement kan op verschillende manieren worden ingevoerd.

Figuur 1- het stappenplan voor competentiemanagement

Onder ander het onderstaand stappenplan is daarvoor een handig tool:

1. Omschrijving van algemene kerncompetenties

Door eerst vast te stellen welke kerncompetenties binnen de organisatie van belang en van toepassing zijn, komt er een algemeen portfolio waar men naar op zoek is. Wat is de core business van het bedrijf, waarin onderscheidt het zich ten opzichte van de concurrent en hoe wil het bedrijf zich profileren naar de buitenwereld?

Deze stap bevindt zich op strategisch niveau en draait om de vraag welke kerncompetenties de komende jaren nodig zijn om succesvol te functioneren. Zo zal een luchtvaartorganisatie competenties als klantgerichtheid, service verlenend, oplossingsgericht en communicatief vaardig hoog in het vaandel hebben staan. Op elke afdeling en binnen alle units zijn dit competenties die van medewerkers verlangd worden.

2. Ontwikkeling van competentieprofielen

Pas na het opstellen van de kerncompetenties kunnen de competenties van de individuele medewerkers worden bepaald. Uiteraard moeten die wel zijn afgeleid van de kerncompetenties. Voor elke afdeling zijn specifieke kennis, vaardigheden en beroepshouding nodig om goed te functioneren.

Bij dezelfde luchtvaartmaatschappij is technisch en analytisch inzicht bij de technische dienst van belang, terwijl voor cabinepersoneel stressbestendig als één van de competentie geldt.

Wanneer functiegerichte competenties nog niet helder zijn, kan het helpen om profielen op te stellen door middel van interviews met leidinggevenden én medewerkers. Daarnaast kunnen de opgestelde competentieprofielen worden toegevoegd aan de functiebeschrijvingen. Alle competenties kunnen met het oog op competentiemanagement worden gebundeld in een competentiehandboek.

3. Meetbaar maken

Wanneer duidelijk is welke competenties van toepassing zijn voor de diverse functies binnen een organisatie, is het aan te bevelen om deze competenties meetbaar te maken. Daar kunnen resultaatgebieden en prestatie-indicatoren aan worden gekoppeld. Dit speelt zich af op afdelingsniveau (tactisch niveau) en het is de taak van de leidinggevende om dit op duidelijke wijze te communiceren naar zijn medewerkers.

Door vooraf aan te geven wat er van medewerkers wordt verlangd en hoe de afzonderlijke competenties gemeten worden, weet iedereen wat er van hem verlangd wordt.

Aan de hand van SMART geformuleerde doelstellingen wordt dit nog duidelijker; wat wordt er Specifiek verwacht, hoe wordt het Meetbaar, is het Acceptabel en Realistisch om dit te eisen en in welk Tijdsbestek wordt er gekeken? Zo zal er bij de luchtvaartmaatschappij gekeken kunnen worden, hoe klantgericht de medewerker klachtenafhandeling is geweest gedurende het afgelopen jaar aan de hand van het aantal afgehandelde klachten.

4. Draagvlak creëer

Zodra er alleen top down door directie en middenmanagement bepaald wordt hoe de competentieprofielen worden ingevuld, zullen medewerkers dit niet prettig vinden. Zij krijgen zo het idee dat er ‘voor hen beslist wordt’.

Door ook medewerkers te betrekken bij het opstellen van de competentieprofielen, zullen zij veel meer geneigd zijn deze competenties naar een hoger niveau te tillen.

Alleen door draagvlak te creëren zal competentiemanagement succesvol worden. Daarnaast moeten medewerkers het nut ervan inzien. Als er sprake is van enige weerstand, is het de taak van het management om individuele gesprekken met medewerkers te voeren.

5. Implementatie

Uiteindelijk moeten alle competenties integreren in het personeelsbeleid. De implementatie van het competentiemanagement is pas een feit als het onderdeel van de bedrijfscultuur is geworden.

Op operationeel niveau vormen de competenties nu de basis van zowel het selectieproces als van het ontwikkelingsproces van het huidig personeel. Competentieprofielen worden doorgevoerd en gebruikt in beoordelings-, functionerings- en persoonlijke ontwikkel gesprekken, alsook tijdens sollicitatiegesprekken.

Loopbaanbeleid en competentiemanagement

Competentiemanagement biedt tevens een praktisch instrument voor loopbaanbegeleiding. Naast de vaardigheden en de kennis van medewerkers draait het ook om hun persoonlijkheid en gedrag. In hoeverre heeft elke medewerker de juiste beroepshouding en in hoeverre is elke medewerker bereid om zichzelf te blijven ontwikkelen en te scholen?

Het gaat bij competentiemanagement om het herkennen, benutten en ontwikkelen van de competenties van alle medewerkers. Dit is in lijn met de eerdergenoemde bedrijfsstrategie en -doelstellingen en een middel om een samenhang binnen de organisatie te ontwikkelen.

Medewerkers kunnen gerichter gestuurd worden op hun gedrag. Competenties zijn gebaseerd op de toekomst in plaats van het verleden en richten zich op nieuwe vaardigheden van de medewerkers. Het biedt duidelijkheid en helpt medewerkers zelfstandig te functioneren.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Herken je de bovenstaande praktische uitleg over competentiemanagement of heb je aanvullingen? Wat zijn jouw ervaringen met het opbouwen en exploiteren van competenties van medewerkers? Heb jij nog nuttige tips om te delen met andere lezers?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Meer informatie

1. Draganidis, F., & Mentzas, G. (2006). Competency based management: a review of systems and approaches. Information management & computer security, 14(1), 51-64.
2. Homer, M. (2001). Skills and competency management. Industrial and Commercial training, 33(2), 59-62.
3. Palan, R. (2007). Competency management. Jakarta: PPM.

Citatie voor dit artikel:
Mulder, P. (2019). Competentiemanagement. Retrieved [insert date] from Toolshero: https://www.toolshero.nl/human-resources/competentiemanagement/

Oorspronkelijke publicatiedatum: 25/05/2019 | Laatste update: 05/10/2023

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/human-resources/competentiemanagement/”> Toolshero: Competentiemanagement</a>

Article by:

Patty Mulder

Patty Mulder is een management expert op het gebied van competentie ontwikkeling, time management, persoonlijke effectiviteit en zakelijke communicatie. Naast content schrijven, is ze een business coach en verzorgt ze bedrijfstrainingen.