To do List

To-do List - ToolsHero

In dit artikel wordt het concept van een To-do list praktisch uitgelegd. Na het lezen begrijp je de basis van deze krachtige time management tool.

Wat is een To-do list?

Iedereen heeft het bij tijd en wijle druk. Dat kan komen door te weinig tijd, te veel onderbrekingen of teveel taken. Juist voor dit laatste helpt het om te werken met een zogenoemde To-do lijstje. Dergelijke To-do lijstjes geven inzicht in wat er allemaal nog gedaan moet worden, maar helpen ook om de juiste prioriteiten te stellen. Het is daarbij belangrijk dat dergelijke lijstjes op de juiste manier gebruikt worden en niet als een soort afvalputje fungeren door er van alles op te zetten, waar men nooit aan toekomt. Een To-do list is niet de tientallen geeltjes die op een bureau en computer zijn geplakt. Het moet daadwerkelijk iets opleveren, waardoor het een serieus timemanagement tool wordt.

Top down

Top down en bottom up zijn termen uit organisatiemanagement, waarmee de richting van besluitvorming wordt aangeduid. Top down geeft aan dat het voornamelijk de directie is die van boven naar beneden beslissingen neemt en uitdraagt. Bottom up is een manier om ook het personeel te betrekken bij besluitvorming. In de context van To-do lijstjes heeft het niets met besluitvorming te maken, maar met taakverdeling en de inrichting van het werk. Iemand die een baan heeft waarbij van dag tot dag vastligt wat zijn taken zijn, doet er goed aan om met een top down een To-do list te werken. Dit houdt in dat hij een To-do lijstje maakt met de taken die hij de volgende werkdag wil uitvoeren. Het mooiste moment om dit te doen, is aan het einde van de dag. Het hoeft niet langer dan een kwartier te duren.

Buffertijd

Op een vel papier worden alle taken gezet. Vervolgens moet er achter elke taak de tijd worden gezet, die men denkt nodig te hebben. Iets wat langer dan een uur gaat duren, kan het beste worden opgesplitst in 2x een half uur. Een werkdag van 8 uur mag niet meer dan 6 geplande uren qua taken beslaan, omdat er zogenoemde buffertijd moet overblijven. Er komen namelijk altijd taken tussendoor die voorrang hebben. Nadat de tijdsindicatie erachter is gezet, moeten de taken op volgorde van prioriteit worden gezet; het belangrijkste bovenaan en het minst belangrijke onderaan. Alleen de taken voor de volgende dag worden op de To-do list gezet. Dit vergt oefening en dagelijkse discipline. De eerstvolgende werkdag wordt er aan de hand van het zelf opgestelde To-do list gewerkt, waarbij de afgeronde taken worden weggestreept. Dit geeft niet alleen overzicht maar ook een voldaan gevoel. Aan het einde van de werkdag wordt eenzelfde lijstje voor de volgende dag gemaakt. Met buffertijd rekening houden werkt stimulerend. Bovendien is het daardoor gemakkelijker om aan alle taken toe te komen.

Bottom up

Natuurlijk kent niet elke baan vaste patronen en kan de dag ook gevuld worden met taken die van uur tot uur op iemands bureau belanden. Ook in dit geval kan een To-do list helpen. Het gaat hier om het omgekeerde lijstje dat bottom up wordt opgesteld. Het doel is om inzicht in alle taken te krijgen en aan het einde van de dag een tevreden gevoel te hebben van alles wat is afgerond. Ook deze manier van werken kost circa 15 minuten per dag en weer komt de discipline om de hoek kijken. Het kan op twee manieren worden toegepast; gedurende de dag of aan het einde van de dag. Alle taken die voltooid zijn, worden opgeschreven met de tijd die daarvoor nodig was erachter genoteerd. Dit geeft niet alleen inzicht voor de medewerker zelf, maar ook voor zijn collega’s en leidinggevende. In een hectische werkomgeving is het niet altijd even duidelijk waar iemand mee bezig is. Met deze ‘tijdschrijf’ manier is dit overzicht er in één klap.

Combinatie

Natuurlijk is een combinatie van top down en bottom up To-do lijstjes ook mogelijk. Daar waar gedeeltelijk met vooraf vastgestelde taken gewerkt wordt en gedeeltelijk met taken die per dag verschillen, is dit een prima mogelijkheid. De vaste taken worden in prioriteit op een To-do lijstje gezet met de tijd die men denkt hiervoor nodig te hebben. Daaronder worden de taken gezet die tussendoor komen. Ook hier komt een tijdspanne achter te staan. Zo ontstaat overzicht van alle taken die voltooid zijn en dwingt het iemand na te denken over mogelijke invullen van de volgende dag.

Valkuilen van een To-do lijstje

Het werken met To-do lijstjes lijkt gemakkelijker gezegd dan gedaan. Er zijn veel valkuilen waarin mensen kunnen belanden. Hieronder zijn de meest gangbare opgenomen:

  • Zet taken niet op alfabetische volgorde; het is beter om te kijken welke taak als eerste af moet en die bovenaan het lijstje te zetten.
  • Werk niet met meerdere To-do lijstjes; dit leidt af en kan uiteindelijk demotiverend werken omdat geen enkele taak afkomt.
  • Zet geen vage en/of grote taken op het lijstje; ‘rapport afmaken’ moet concreter omschreven en opgesplitst worden in deeltaken, zodat duidelijk is wat er precies nog geschreven moet worden. De tijdsindicatie helpt hierbij.
  • Zet niet teveel taken op 1 To-do lijstje; tel alle werktijden die achter de taken staan bij elkaar op en houdt rekening met circa 20% buffertijd voor taken die er tussendoor komen.

To-do list tips

To-do lijstjes zijn echt alleen bedoeld voor de korte termijn; sterker nog, ze zijn bedoeld voor de volgende werkdag. Alles wat op een To-do lijstje wordt gezet voor later in de week, mag ervan af worden gehaald. In praktijk blijkt dat dit niet allemaal afgemaakt kan worden en daardoor alleen maar demotiverend werkt. Taken voor de langere termijn kunnen het beste in een planning worden opgenomen of in een agenda worden gezet.

Een andere tip is om echt tijd voor elke taak te maken en de taak ook daadwerkelijk af te maken. Het komt vaak voor dat er externe verstoringen zijn, zoals collega’s die langskomen, telefoongesprekken of klantcontacten. Door de buffertijd in acht te nemen, is het minder ergerlijk dat deze verstoringen plaatsvinden.

En als laatste is het goed om grotere taken, die langer dan een uur in beslag gaan nemen, op te splitsen in deeltaken van elk een half uur. De taak kan vervolgens verdeeld worden over de dag of over de week. Zo kan iemand gemotiveerd aan de slag, zonder het overzicht te verliezen. Het is ook prettig om kortere taken met langere taken af te wisselen. Door elke keer een (deel)taak af te strepen geeft voldoening van het werk.

Nu is het jouw beurt

Wat denk jij? Wat zijn je ervaringen met To-do Lists? Herken je de praktische uitleg of heb je meer suggesties? Wat zijn je succesfactoren voor een goed timemanagement?

Deel jouw kennis en ervaring via het commentaar veld onderaan dit artikel.

Als je het artikel handig of praktisch vond voor jouw eigen kennis, deel dit vooral met jouw netwerk aan vrienden en zakenrelaties. Je kunt ons ook vinden op Facebook, LinkedIn en Twitter.

Meer informatie

  1. Conley, K., & Carpenter, J. (2007, March). Towel: Towards an Intelligent To-Do List. In AAAI Spring Symposium: Interaction Challenges for Intelligent Assistants (pp. 26-32).
  2. Gil, Y., & Ratnakar, V. (2008, January). Towards intelligent assistance for to-do lists. In Proceedings of the 13th international conference on Intelligent user interfaces (pp. 329-332). ACM.
  3. Kreifelts, T., Hinrichs, E., & Woetzel, G. (1993). Sharing to-do lists with a distributed task manager. In Proceedings of the Third European Conference on Computer-Supported Cooperative Work 13–17 September 1993, Milan, Italy ECSCW’93 (pp. 31-46). Springer, Dordrecht.

Citatie voor dit artikel:
Mulder, P. (2018). To-do List. Retrieved [insert date] from ToolsHero: https://www.toolshero.nl/time-management/to-do-list/

Wilt u linken naar dit artikel, dat kan!
<a href=”https://www.toolshero.nl/time-management/to-do-list/”>ToolsHero: To-do List</a>

Interessant artikel?
Geef je waardering of deel het artikel via social media!

To do List, 0 / 5 (0 votes)

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here