Team management

Wat is team management?

Team management verwijst naar de technieken, methoden en activiteiten die nodig zijn om een groepen individuen te beheren en coördineren om een bepaalde taak uit te voeren. Team management omvat communicatiemanagement, teamwerk, het stellen van doelen, prestatiemanagement en meer. Ook het omgaan met conflicten binnen die groep behoort tot team management.

In teams speelt de teamleider een sleutelrol. Het is zijn of haar taak om de juiste leiderschapsstijl voor de groep te kiezen en gebruiken om zo de productiviteit van de groep te verhogen. Een effectieve leider is essentieel voor succes van teams in het algemeen.

Teams komen voor in vele soorten en maten. Deze teams werken zelfstandig of werken samen met elkaar. Als het goed is, zijn al deze teams afgestemd om hetzelfde gemeenschappelijke doel na te streven. Team management is verschillend van managementteams. Een managementteam is een type team dat zich bezighoudt met taken als het aansturen, adviseren en trainen van medewerkers en teams of divisies.

Team op afstand managen

Het kantoor is al enige tijd niet meer de enige plek waar teams of individuen samenwerken aan gemeenschappelijke organisatorische doelen. De trend zette verschillende jaren geleden in en is door de coronacrisis versterkt.

Volgens Forbes komt meer thuiswerken met enige uitdagingen: gebrek aan toezicht, gebrek aan toegang tot informatie, sociale isolatie en afleidingen. Tips die worden genoemd om teams of afstand te managen zijn:

• Plan dagelijks een check-in gesprek
• Communiceer veel
• Gebruik de mogelijkheden die technologie biedt
• Bedenk regels voor betrokkenheid
• Beheer verwachtingen
• Focus op uitkomsten, niet activiteiten
• Definieer deze uitkomsten
• Zorg voor de juiste middelen
• Wees flexibel
• Stimuleer sociale interactie
• Verwijder barrières

Zelfsturende teams

Zelfsturende teams nemen in populariteit toe. Een zelfsturend team is een zelfgeorganiseerde, (semi) autonome groep die een collectief doel nastreeft.

Een manager bepaalt de algemene koers van een project of taak, waarna het team zelf de dagelijkse activiteiten bepaalt, plant en uitvoert. Dit doen zij onder verminderd toezicht of helemaal zonder toezicht.

De manager heeft dan alleen contact met het team voor updates, problemen of verzoeken voor extra middelen. Een self-managed team (SMT) heeft de vrijheid om binnen de grenzen over alles te beslissen.

Taakbeheer in teams

Taakbeheer omvat het proces van het beheren van alle taken, inclusief plannen, testen, rapporteren, uitvoeren etc. Taakbeheer helpt medewerkers en teamleden om efficiënt doelen te bereiken en groepen samen te laten werken zodat zij kennis kunnen delen. Effectief taakbeheer vereist een goed beheer van al de bovengenoemde aspecten. Alle aspecten van de verschillende taken die moeten worden uitgevoerd worden beoordeeld, inclusief de complexiteit van hoog naar laag. Ook de status, prioriteit, afhankelijkheid, herhaling, middelen en zaken als meldingen zijn hierin van belang. Het beheren van meerdere taken en personen in teams wordt vaak ondersteund door speciale software, zoals projectmanagementsoftware of workflow-software.

Kenmerken van succesvolle teams

Er is een aantal kenmerken of eigenschappen van succesvolle teams die herleid kunnen worden uit een analyse hierop.

Leiderschap in teams

Een daarvan is samenhangend leiderschap. Leiderschap is cruciaal voor het succesvol worden van een team. Hoewel we gezien hebben dat er ook zelfsturende teams bestaan, bestaan er in deze teams zelf wel personen die op een natuurlijke manier de leiding nemen. Samenhang tussen leiders en besluitvormers houdt in dat zij als een eenheid samenwerken en beslissingen nemen die gefocust zijn op het gemeenschappelijke einddoel.

Communicatie in teams

Ook effectieve communicatie is belangrijk in teams. Zowel in zelfsturende groepen als geleide teams is het belangrijk dat er een effectief communicatiesysteem in werking is, met een commandostructuur van boven naar beneden en andersom.

Een betrouwbaar en effectief communicatiesysteem zorgt ervoor dat medewerkers zonder vertraging en met de grootste precisie besluiten kunnen maken en de voortgang naar de eindstreep versnellen.

Doelstellingen in teams

Bij aanvang van een project en wanneer teamleden voor het eerst met elkaar samenwerken, zullen zij elk met verschillende opvattingen, ideeën en visies komen. Een cruciaal onderdeel in het succesvol maken van een team is om doelstellingen af te stemmen.

Het is belangrijk dat er een doel of meerdere doelen worden ontwikkeld die het hele team wil nastreven. Op die manier zal iedereen zijn uiterste best doen om het doel te bereiken.

Rollen en verantwoordelijkheden in teams

Een ander obstakel voor een succesvol team is een slechte definitie van rollen en verantwoordelijkheden. Indien het onduidelijk is voor medewerkers wat er van hen verwacht wordt, zal de uiteindelijke bijdrage minimaal zijn.

Het is daarom belangrijk dat de teamleider de verschillende rollen en verantwoordelijkheden binnen het team schetst zodat daar geen onduidelijkheid over bestaat en het team kan samenwerken als een integrale eenheid.

Tips en tricks

De artikelen met de tag team management gaan over de verschillende methoden, technieken, ondersteunende tools en andere sleutelinformatie met betrekking tot het managen van effectieve tools.