Strategisch inkoopmanagement

Wat is strategisch inkoopmanagement?

Strategisch inkoopmanagement is het managen van het inkoopproces van een organisatie, inclusief alle aanverwante aspecten en processen.

Soms is er een toegewijde afdeling die zich bezighoudt met inkoop, bijvoorbeeld een afdeling inkoopbeheer. In kleinere organisatie valt inkoopbeheer onder de verantwoordelijkheid van de logistieke afdeling, soms ook onder marketing en verkoop.

Strategisch inkoopmanagement of inkoopbeheer is belangrijk om ervoor te zorgen dat de organisatie op volle kracht kan blijven werken. Zaken die hiervoor belangrijk zijn omvatten goederen, diensten, inventaris en andere benodigdheden. Een belangrijk element van inkoopmanagement is het managen van voorraadniveaus van artikelen en het beheren van de bijkomende kosten. Soms wordt strategisch inkoopmanagement ook wel materiaalmanagement genoemd.

Samengevat is strategisch inkoopmanagement het volgende:

• Managen van leveringen en leveranciers
• Beheer van (voorraad)kosten en kostenreductie
• Risicobeoordelingen als het gaat om voorraad en inventaris

Het is belangrijk omdat het de kosten voor het maken van een eindproduct sterk kan beïnvloeden. Het controleren van de kosten van bestelde goederen is om deze reden een van de belangrijkste onderdelen van purchasing management (PM).

Waarom is strategisch inkoopmanagement nog meer belangrijk?

In aanvulling op de bovenstaande redenen is dit belangrijk omdat:

• Inkoop levert materialen aan de productie. Zonder input kan productie niet plaatsvinden.
• Een besparing van 1% op de inkoopkosten (materiaalkosten) kan in sommige gevallen gelijkstaan aan een omzetstijging van grofweg 10%.
• Een inkoopmanager beheert in feite de portemonnee van een organisatie omdat in veel organisaties inkoop meer dan 50% van de uitgaven vertegenwoordigt.

Inkoopstrategie

Het ontwikkelen van een inkoopstrategie wordt gedaan door professioneel opgeleid personeel die de ins en outs de functie goed kennen. Om kosteneffectief te zijn moeten deze strategieën adequaat geïmplementeerd worden.

Een methode die hen helpt bij het classificeren en analyseren van de inkoopportfolio van een bedrijf is de Kraljic matrix, ontwikkeld door Peter Kraljic. Het belangrijkste doel ervan is om de strategische betekenis van ingekochte artikelen te identificeren en daarop de inkoopstrategie aan te passen.

Een model dat gebaseerd is op de Kraljic matrix is het Inkoop portfolio model van Olsen en Ellram.

inkoopcyclus

De inkoopcyclus vertegenwoordigt het inkoopproces zoals dat plaatsvindt in veel organisaties. Het is een reeks gebeurtenissen die leiden tot de daadwerkelijke aankoop van goederen en diensten. Een efficiënt inkoopproces stelt bedrijven in staat om geld en tijd te besparen en kan de sleutel zijn tot een winstgevend en succesvol bedrijf.

Organisaties doorlopen vaak de volgende stappen:

1. Identificeren van behoefte

Het proces begint met een team of afdeling die de behoefte aan een bepaald product of materiaal identificeert. In deze fase identificeert het bedrijf het artikel of het product dat het nodig heeft, de hoeveelheid en het beschikbare budget voor de aankoop.

2. Opstellen leverancierslijsten

In de tweede fase van het inkoopproces verzamelt het inkoopteam van een bedrijf een lijst met potentiële verkopers van de producten waarvoor een behoefte ontstaan is. Het zoeken naar de juiste leverancier is iets moeilijker dan het selecteren van de goedkoopste partij. Prijs zou niet de enige factor moeten zijn die een leverancier kwalificeert voor een plek op de leverancierslijst. Let ook op levertijden en betrouwbaarheid als het gaat om voorraadleveringen.

3. Selecteren van leveranciers en contractvoorwaarden bespreken

Tijdens de derde fase van het inkoopproces wordt een keuze gemaakt voor een leverancier die de middelen mag leveren. Dit is ook het moment waarop onderhandeld wordt over de voorwaarden voor een overeenkomst, tenzij dit eerder al is vastgesteld en het gaat om een herhaalde levering. Het is wel belangrijk om de voorwaarden van bestaande overeenkomsten regelmatig te herzien. Het opbouwen van een langdurige, wederzijds voordelige relatie is zeer belangrijk.

4. Inkooporders maken

De vierde fase draait om de creatie van een inkooporder. Een inkooporder is een formeel contract dat gebruikt wordt om de aankoop van goederen of diensten te doen. De inkooporder markeert het einde van de contractonderhandelingen en omvat alle kosten die gemoeid zijn met de aankooporder. De inkooporder wordt intern verspreid naar het management voor goedkeuring en naar de financiële afdeling.

5. Goederen en diensten ontvangen

Tijdens de vijfde fase bereidt de leverancier de levering voor en stuurt deze naar het bedrijf. Na ontvangst documenteert de ontvangende partij dat de levering is aangekomen en dat gecontroleerd is of alles compleet is. Er wordt direct contact opgenomen met de leverancier op het moment dat er iets niet klopt. Er kunnen altijd artikel beschadigd zijn, of er kan iets ontbreken.

6. Betalingen

De laatste stap omvat de betaling van de factuur. Deze factuur wordt verstuurd na ontvangst van de inkooporder. Op de factuur wordt ook de betalingstermijn vermeld. Het is belangrijk dat al het papierwerk met elkaar overeenkomt. Daarom wordt de inkooporder, factuur en eventuele betalingsbewijzen nogmaals gecontroleerd en vergeleken.

Tips en tricks

De artikelen die gelinkt zijn aan de tag inkoopmanagement omvatten theorieën, modellen en technieken die gebruikt worden voor het effectief beheren van de inkoop binnen organisaties. Mis je een onderwerp gelinkt aan strategisch inkoopmanagement? Laat het weten in de opmerkingen onder een artikel of stuur ons een persoonlijk bericht