Project samenwerking

Wat is project samenwerking?

Samenwerken in projecten, of project samenwerking, in het Engels project collaboration, is de praktijk van het samenspel van teams en teamleiders in projecten waarbij plannen, coördineren, controleren en monitoren centraal staan. Dit collaboratieve proces werkt soms over de hele linie van een afdeling of organisatie en wordt belangrijker naarmate de projecten complexer worden.

Project samenwerking wordt steeds belangrijker nu de trend bezig is dat medewerkers vaker op afstand werken en gegevens verplaatsen naar de cloud of online omgeving. Wat houdt projectsamenwerking eigenlijk in?

Samenwerken in simpele zin betekent zoveel als het samenwerken aan een gemeenschappelijk doel. In projectzin is dat ook zo. De complexiteit van projecten en organisatiestructuren kan ervoor zorgen dat projectsamenwerking belemmerd wordt. Dat moet voorkomen worden. En daar zijn de best practices geschikt voor die genoemd worden onder de tag project samenwerking.

Waarom is projectsamenwerking belangrijk?

Project samenwerking in projectmanagement is cruciaal. Traditioneel projectmanagement is een proces waarbij een projectmanager samen met zijn projectteam een project uitvoert gedurende een bepaalde periode. De planning staat centraal in dit proces.

Als manager moet het doel zijn om de samenwerking tussen teamleden te faciliteren, want dat is goed voor het project en komt de resultaten ten goede. De manager is de persoon die de besluitvorming grotendeels beheert.

Vaak gebruiken zij daar ondersteunende methoden voor, zoals projectbeheersoftware. Deze software is vaak uitgerust met handige tools, zoals taakbeheer, functies voor het delen van bestanden en functies voor teamsamenwerking en communicatie.

Andere tools voor project samenwerking

Projectsamenwerkingstools hebben dus een belangrijke functie in het efficiënt kunnen uitvoeren van een project. Soms zijn deze ondergebracht in één softwarepakket, soms worden verschillende technieken naast elkaar gebruikt.

Kanban

Een voorbeeld daarvan is het Kanban-bord. Kanban is een tool voor taakbeheer die samenwerking mogelijk maakt door de workflow te visualiseren. De tool verdeelt de projectcyclus in overzichtelijke kolommen en geeft goed weer waar het project staat in relatie tot de projectplanning.

Gantt chart voor planning en progressie

Een andere tool die vaak gebruikt wordt is de Gantt chart. Deze diagrammen vormen de basis van traditioneel projectbeheer en zijn beschikbaar in vele vormen en maten. Projectmanagers gebruiken de tool om taken te organiseren en afhankelijkheden te bepalen. Ook mijlpalen worden bijgehouden in de Gantt chart.

Over het algemeen kent het gebruik van ondersteunende tools voor projectsamenwerking de volgende voordelen:

• Verhoogde productiviteit
• Verbeterde probleemoplossing
• Stimuleert projectcommunicatie
• Makkelijk in gebruik voor teams en teamleden die op afstand werken of in andere tijdzones
• Stimuleert teambuilding

Tips voor het verbeteren van project samenwerking

Samenwerken gaat niet vanzelf goed. Om een groep mensen op een lijn te brengen en te laten werken aan een gemeenschappelijk doel is sturing en ervaring nodig. Er zijn wel manieren om goed samenwerken te leren.

1. Teambuilding

Een bekende methode is teambuilding. Teambuilding is voornamelijk bedoeld om de hechting tussen groepsleden te versnellen. Daardoor kunnen zij elkaar makkelijker benaderen en weten ze van elkaar waar ze goed in zijn. Voorbeelden van activiteiten voor teambuilding zijn etentjes, spelletjes of samen sporten.

2. Focus op communicatie

Een tweede tip is om te focussen op efficiënte communicatie. Communicatie is de lijn die een samenwerkingsverband bij elkaar houdt. Het is belangrijk dat er zo snel mogelijk een manier wordt opgezet om snel informatie naar iedereen te kunnen verspreiden.

3. Middelen

Om als team effectief te kunnen werken, zijn middelen nodig. Zorg ervoor dat uw team uitgerust is met alles dat zij nodig hebben. Denk hierbij aan kantoorartikelen, tools zoals Kanban-borden, takenlijsten etc.

Tips en tricks

De artikelen die gelinkt zijn aan de tag project samenwerking gaan over de verschillende theorieën, methoden en best practices om zo succesvol mogelijk samen te werken in projectverband. Zoek je een artikel of template over een ander onderwerp gelinkt aan projectmanagement? Laat een opmerking achter onder een artikel of stuur een mailtje